Электронные счета-фактуры уже не за горами

Материал предоставлен корпоративным изданием для клиентов ГК «ИРБиС» «Система успеха»

С 01.01.2011 вступили в силу поправки, внесенные Федеральным законом от 27.07.2010 N 229-ФЗ в п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ (далее — НК РФ). Согласно данным изменениям теперь счета-фактуры могут выставляться не только на бумажном носителе, но и в электронной форме.

Минфин разработал и принял Приказ от 25.04.2011 N 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» (далее — Приказ N 50н), который начал действовать с 03.06.2011. Благодаря таким нововведениям у организаций и предпринимателей, являющихся плательщиком НДС, скоро появится возможность выставлять счета-фактуры в электронном виде.

Но все ли налогоплательщики смогут применять в работе электронные счета-фактуры? Какие действия необходимо предпринять в процессе подготовки к переходу с бумажного на электронный документооборот? Каким образом будет осуществляться составление и выставление счетов-фактур? Об этом мы и поговорим в данной статье.

Общие положения

Согласно абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ счета-фактуры составляются в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

К сожалению, на  момент подготовки статьи  возможность выставлять и принимать счета-фактуры в электронном виде пока отсутствует.

Дело в том, что на законодательном уровне все еще не были разработаны и утверждены электронные форматы счетов-фактур, книг и журналов, а также не внесены соответствующие правки в Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914.

Пока же предлагаем вам рассмотреть основные правила порядка выставления и получения счетов-фактур, чтобы понять принципы данных процедур.

Из положений п. 1 ст. 169 НК РФ следует, что применение счетов-фактур в электронном виде не является обязательным для налогоплательщиков, и ни одна организация не может обязать своих контрагентов принимать или выставлять документы в электронном виде. Ведь такие счета-фактуры могут выставляться только по взаимному согласию сторон.

Что подразумевал законодатель под формулировкой «взаимное согласие сторон», и в какой форме оно должно быть выражено, в Налоговом кодексе РФ не раскрывается.

Ответ на этот вопрос попытался дать Минфин РФ в Письме от 01.08.2011 N 03-07-09/26. По мнению финансового ведомства, взаимное согласие в контексте п. 1 ст. 169 НК РФ означает добровольность применения электронной формы составления и выставления счета-фактуры.

А поскольку способ выражения взаимного согласия сторон сделки на составление счета-фактуры в электронном виде в НК РФ не определен, такое согласие может быть оформлено с учетом применяемых в предпринимательской деятельности обычаев делового оборота, в том числе посредством обмена документами, без составления одного документа, подписанного сторонами, выполнением действий, свидетельствующих о согласии на составление счетов-фактур в электронном виде и т.п.

Таким образом, организациям и индивидуальным предпринимателям, являющимся плательщиками НДС и желающим применять счета-фактуры в электронном виде, для их применения нужно  включить данное условие в договор либо же направить друг другу официальные письма с согласием применять такие счета-фактуры, либо заключить соответствующее соглашение между собой.

Участники электронного документооборота:

К участникам электронного документооборота выставления счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи помимо продавцов товаров, работ, услуг и имущественных прав и покупателей также относятся налоговые агенты, комиссионеры, агенты, действующие в интересах принципала и осуществляющие от своего имени реализацию (приобретение) товаров, работ, услуг, имущественных прав (п. 1.2. Приказа N 50н).

Однако одного лишь взаимного согласия сторон сделки, увы, недостаточно. Статья 169 НК РФ требует, чтобы оба деловых партнера имели в наличии совместимые технические средства и возможности для приема и обработки этих счетов-фактур. Остановимся на этом подробнее.

Согласно п. 1.6. Приказа N 50н счета-фактуры в электронном виде подписываются электронной цифровой подписью и выставляются по телекоммуникационным каналам связи при участии специализированных организаций, уполномоченных осуществлять обмен открытой и конфиденциальной информации по телекоммуникационным каналам связи, именуемых в Приказе «операторами электронного документооборота».

Таким образом, в процесс выставления и получения счетов-фактур в электронном виде вовлечены три участника: продавец товаров, работ, услуг, имущественных прав, покупатель и оператор электронного документооборота. Отношения продавца либо покупателя с таким оператором будут осуществляться на возмездной основе и должны оформляться соответствующим гражданско-правовым договором.

При этом законодательство РФ не требует, чтобы обе стороны сделки обращались за услугами к одному и тому же оператору электронного документооборота. Важно, чтобы у операторов имелись совместимые технические средства и возможности для приема и передачи счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с утвержденным форматом.

В Письме РФ от 01.08.2011 N 03-07-09/25 сотрудники Минфина РФ разъяснили, что требования к таким операторам во многом идентичны требованиям к специализированным операторам связи, осуществляющим передачу налоговых деклараций в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи от налогоплательщиков и их представителей в налоговые органы на основании Приказа МНС от 02.04.2002 N БГ-3-32/169 «Об утверждении Порядка представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи».

Для участия в электронном документообороте участнику, будь то продавец товаров, работ, услуг или имущественным прав, или же покупатель, необходимо выполнить следующие действия:

1. Получить сертификаты ключей подписи.

Напомним, что, в соответствии с п. 6 ст. 169 НК РФ, счет-фактура в электронном виде подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации либо лиц, уполномоченным на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью.

Сертификаты ключей электронной цифровой подписи участники электронного документооборота должны получить у аккредитованных удостоверяющих центров, которые выдают сертификаты ключей электронной подписи для использования в информационных системах общего пользования, и входят в сеть доверенных удостоверяющих центров ФНС России (п. 1.8 Приказа N 50н).

Сертификаты ключей электронной цифровой подписи выдаются в порядке,  предусмотренным Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее - Закон об ЭЦП). Надо отметить, что данный нормативный правовой акт утрачивает свое действие с 01.07.2012 в связи с изданием Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», вступившего в законную силу с 08.04.2011.

2. Оформить и представить оператору электронного документооборота заявление об участии в электронном документообороте счетов-фактур в электроном виде с указанием сведений, предусмотренных в пп. «б» п. 2.1. Порядка N 50н.

3. Получить у оператора электронного документооборота идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к электронному документообороту.

Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур

При выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи электронный документооборот осуществляется по каждому счету-фактуре в отдельности.

Отметим, что порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде регламентируется положениями раздела II Приказа N 50н и существенно отличается от порядка выставления и получения счетов-фактур на бумажном носителе. Одним из отличительных моментов являются многочисленные подтверждения и извещения, которые необходимо формировать всем участникам электронного документооборота.

Так, согласно п.п. 1.10.-1.11 Приказа N 50н счет-фактура в электронном виде считается выставленным (полученным), если продавцу (покупателю) поступило соответствующее подтверждение оператора электронного документооборота. 

Вкратце схема взаимоотношений участников электронного документооборота выглядит следующим образом.

Продавец при выставлении покупателю счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи должен совершить следующие действия: сформировать счет-фактуру в электронном виде в соответствии с утвержденными требованиями и форматом, подписать счет-фактуру электронной цифровой подписью, предварительно проверив ее действительность, при необходимости зашифровать счет-фактуру, а затем направить файл счета-фактуры в электронном виде покупателю через оператора электронного документооборота, сохранив подписанный счет-фактуру в электронном виде.

Оператор электронного документооборота при получении от продавца файла счета-фактуры в электронном виде не позднее следующего рабочего дня должен зафиксировать дату и время ее поступления, а затем переслать файл счета-фактуры покупателю (а если покупатель заключил договор с иным оператором электронного документооборота, отправить данный файл через этого оператора) с фиксацией даты и времени отправки этого файла.

После чего оператор направляет продавцу подтверждение с указанием даты и времени поступления от него к оператору файла счета-фактуры. Данное подтверждение должно быть подписано электронной цифровой подписью оператора электронного документооборота. 

Если в цепочке взаимоотношений участников электронного документооборота  по выставлению счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи участвуют не один, а несколько операторов электронного документооборота (в случае, когда стороны сделки пользуются услугами разных операторов электронного документооборота), то оператор покупателя при получении файла счета-фактуры в электронном виде не позднее следующего рабочего дня должен зафиксировать дату и время поступления файла счета-фактуры, а затем направить файл счета-фактуры с фиксацией даты и времени его отправки покупателю.

Помимо этого он направляет  покупателю и свое подтверждение о направлении покупателю файла счета-фактуры с указанием даты и времени отправки (п. 2.6. Приказа N 50н).

Продавец, получив от своего оператора электронного документооборота подтверждение о поступлении файла счета-фактуры с указанием даты и времени, не позднее следующего рабочего дня должен проверить подлинность электронной цифровой подписи оператора электронного документооборота и отправить оператору соответствующее извещение, подписанное электронной цифровой подписью продавца.

Оператор, получив от продавца такое извещение,  не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность электронной цифровой подписи продавца и сохраняет подписанное продавцом извещение в электронном виде.

Следующим шагом является получение покупателем от продавца файла счета-фактуры в электронном виде. При этом не позднее следующего рабочего дня он должен проверить подлинность электронной цифровой подписи продавца и отправить продавцу извещение о получении счета-фактуры, подписанное электронной цифровой подписью покупателя.

Оператор, получив от покупателя соответствующее извещение, не позднее следующего рабочего дня должен известить  продавца о получении покупателем счета-фактуры (при необходимости через оператора электронного документооборота, заключившего договор с продавцом).

Продавец, убедившись в подлинности электронной цифровой подписи покупателя, не позднее следующего рабочего дня сохраняет полученное от покупателя извещение о получении им счета-фактуры в электронном виде.

Когда покупатель получит подтверждение оператора электронного документооборота о дате отправки покупателю файла счета-фактуры, он должен не позднее следующего рабочего дня удостовериться в подлинности электронной цифровой подписи оператора электронного документооборота и известить оператора о получении его подтверждения, подписав его электронной цифровой подписью.

Помимо этого, при  получении подтверждения оператора электронного документооборота о дате отправки извещения о получении счета-фактуры, покупатель не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность электронной цифровой подписи оператора электронного документооборота и информирует оператора электронного документооборота о получении от него извещения о том, что покупатель получил счет-фактуру.

Оператор электронного документооборота в свою очередь проверяет полученное им извещение от покупателя, проверяет подлинность электронной цифровой подписи покупателя и сохраняет подписанное покупателем извещение в электронном виде.

Датой выставления (получения) счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца (покупателя), указанная в подтверждении этого оператора электронного документооборота.

Если продавец не получил в установленный срок подтверждение оператора электронного документооборота с указанием даты и времени поступления файла со счетом-фактурой или извещение от покупателя о получении счета-фактуры, он должен поставить в известность об этом оператора электронного документооборота. Если же покупатель не получил от продавца в установленный срок счет-фактуру в электронном виде, он сообщает об этом продавцу.

В случае подтверждения продавцом факта поступления файла счета-фактуры от него оператору электронного документооборота, продавец и (или) покупатель извещают об этом оператора электронного документооборота, и продавец повторяет процедуру направления ранее составленного счета-фактуры без изменения его реквизитов.

Если на дату повторного направления ранее составленного продавцом счета-фактуры, требуется внести изменения в этот счет-фактуру, то покупателю направляется счет-фактура с исправленными реквизитами.
Обращаем внимание, что Приказ N 50н возлагает на участников электронного документооборота обязанность обеспечить хранение счетов-фактур, извещений и уведомлений, подписанных электронной цифровой подписью, составление и выставление которых предусмотрено данным Приказом, в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур (п. 1.13). Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Соответственно, электронные счета-фактуры и иные документы в электронной форме, подписанные в рамках данного Приказа электронной цифровой подписью должны храниться в течение 4 лет.

Порядок  внесения изменений в электронный счет-фактуру

Получив от продавца счет-фактуру в электронном виде, покупатель должен его проверить на соответствие утвержденным требованиям и формату, а также на наличие и правильность заполнения реквизитов счета-фактуры.

При необходимости  внесения исправлений в счет-фактуру покупатель направляет продавцу через оператора электронного документооборота уведомление об уточнении счета-фактуры. Продавец, получив такое уведомления, обязан устранить указанные в нем ошибки и направить покупателю исправленный счет-фактуру в электронном виде в соответствии с вышеописанной последовательностью действий, предусмотренной Приказом N 50н.

Заключение

По прогнозам экспертов и налоговых органов, внедрение электронных счетов-фактур позволит сократить время на получение счетов-фактур, повысит качество и оперативность сбора информации, упростит и ускорит процедуры проверок деятельности налогоплательщиков, снизит затраты налогоплательщиков на ведение архива документов на бумажном носителе (например, затраты на бумагу, печать, аренду площадей для архива), сделает возможным оперативный поиск нужного документа в электронном архиве. Ну а так ли это будет на самом деле, мы сможем узнать лишь на практике.