Начнем с того, что унифицированная форма командировочного удостоверения № Т-10 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Командировочное удостоверение подтверждает время пребывания работника в служебной поездке. Оно определяется по дате приезда в командировку и дате выезда из нее.
В каждом из таких пунктов назначения должностные лица принимающей организации (например, работник отдела кадров) делают в командировочном удостоверении соответствующие отметки. Они должны быть заверены подписью должностного лица и печатью организации. Такой порядок определен пунктом 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. Напомним, что оно утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Отсутствие командировочного удостоверения, а также отметок в нем не позволит организации доказать обоснованность произведенных в связи с командировкой расходов (постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 7 мая 2009 г. № А29-800/2009). При служебной поездке за рубеж командировочное удостоверение не оформляется. Исключением являются командировки в государства – участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения о том, что в документах для въезда и выезда (загранпаспортах) пограничные органы не делают отметки о пересечении границы (п. 15 Положения о командировках). Также командировочное удостоверение не оформляется при однодневных командировках.
Следует отметить, что законодательство не содержит норм, которые бы указывали на основания, по которым командировочное удостоверение может быть признано недействительным ввиду допущенных в нем ошибок.
В командировочном удостоверении указывается наименование организации в соответствии с ее учредительными документами. Также в него вносятся фамилия, имя и отчество командированного работника, его должность, наименование структурного подразделения, в котором он трудится.
Также в командировочном удостоверении должно быть указано место назначения – страна, город, организация, например: Россия, г. Орел, ОАО «Турфирма “Орел”».
Необходимо также отразить цель командировки (в соответствии со служебным заданием), количество дней командировки (не считая времени нахождения в пути), указать даты ее начала и окончания.
В письме Минфина России от 16 августа 2011 г. № 03-03-06/3/7 приведен перечень документов, которые необходимо оформить в случае, если в командировочном удостоверении невозможно проставить отметки о дате прибытия (выезда) работника.
Итак, если отметки в командировочном удостоверении не могут быть проставлены по объективным причинам (например, при проведении переговоров с физическими лицами, не имеющими печати), то факт нахождения в месте командировки может быть подтвержден иными документами, а именно:
– приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;
– служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;
– проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;
– счетом гостиницы, подтверждающим период проживания работника в месте командирования.
В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ при направлении в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
– расходы по проезду;
– расходы по найму жилого помещения;
– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
В случае если в командировочном удостоверении неверно указана дата выбытия или прибытия работника, может возникнуть вопрос о правильности исчисления суточных и компенсации специалисту среднего заработка за период нахождения в поездке.
>|В целях исчисления НДФЛ суточные принимаются по нормам (700 руб. в день – при командировках по России и 2500 руб. – при загранкомандировках).|<
Впрочем, если ошибка допущена в командировочном удостоверении, реальный срок командировки может быть определен на основании других документов: счета из гостиницы, в котором указан период проживания, авиабилета, в котором указана дата вылета и прилета и т. п.
Прямой запрет на внесение исправлений законодательство содержит только в отношении кассовых и банковских документов. Поэтому ошибка в командировочном удостоверении работника может быть исправлена.
Порядок внесения исправлений в первичные документы и учетные регистры описан в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105.
Неправильный текст должен быть зачеркнут одной чертой, над ним надписывается исправленный текст.
Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, заверивших документ, а также должна быть указана дата исправления.
Например, если допущена ошибка в дате, можно внести исправления следующим образом: зачеркнуть неправильную дату, внести дату, соответствующую действительности, после чего проставить отметку «исправлено» и заверить изменение печатью организации.
Важно запомнить
Статья напечатана в журнале "Учет туристической деятельности" №11, ноябрь 2011 г.
Начать дискуссию