Клерк.Ру

Установление сроков хранения первичных учетных документов. Чему нас учит арбитражная практика

Источник: «Делис Архив»

Известно, что первичные бухгалтерские документы нужно хранить не менее пяти, а налоговые документы – не менее четырех лет. Для определения сроков хранения применяются специальные перечни и бесплатный интернет-сервис «Архивист-Онлайн», который позволяет быстро найти нужный документ со сроком хранения. Но далеко не все знают, что сроки хранения нужно считать не с даты создания документа, а с момента, когда он окончательно завершил выполнение своей роли в бухгалтерском и налоговом учете.

Незнание основных принципов определения сроков хранения зачастую приводит к большим неприятностям. В ходе судебных споров может выясниться, что для защиты своих интересов организации не хватает первичных учетных документов, которые были уничтожены, как ей казалось, в полном соответствии с законодательством.

Отключить рекламу

Судебные споры, в которых решающую роль играет наличие первичных учетных документов либо их отсутствие ввиду неправильного установления сроков хранения, можно разделить на две группы:

  • Споры о правах собственности на движимое и недвижимое имущество.

  • Споры, связанные с вопросами налогообложения.

Споры о правах на движимое и недвижимое имущество

Важно знать, что соблюдение срока хранения, установленного законодательством в отношении ряда документов, вовсе не означает, что по его истечении организация обязана их уничтожить. При проведении работ по выделению документов к уничтожению организация должна учитывать и свои собственные интересы, в том числе оценить, какие документы с уже истекшими сроками могут понадобиться ей в будущем для защиты своих интересов в случае возникновения каких-либо споров. Судебная арбитражная практика наглядно показывает, что преждевременное уничтожение финансовых документов может напрямую навредить интересам компании.

Отключить рекламу

Арбитражная практика: бездумное уничтожение финансовых документов не позволило доказать, кто финансировал строительство

В 2010 году Территориальное управление Федерального агентства по управлению государственным имуществом по Свердловской области и Администрация Полевского городского округа Свердловской области выясняли в суде, кто из них имеет право собственности на самовольную постройку (здание ГИБДД общей площадью 1140,6 кв. м).

Единственными документами, которые представил в суд истец, были свидетельство о праве собственности на земельный участок, выписка из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним, а также кадастровый паспорт земельного участка.

В 1998 г. на этом земельном участке хозяйственным способом было возведено спорное здание. Документов, подтверждающих факт строительства, истец не представил, ссылаясь на истечение нормативного срока хранения документации. Кроме того, по причине отсутствия документов истец не смог предоставить доказательства, подтверждающие факт получения в установленном порядке разрешения на строительство, проектную документацию и иные документы, предусмотренные Градостроительным кодексом РФ.

Отключить рекламу

Поскольку при строительстве спорного объекта недвижимости истцом не была оформлена разрешительная и проектная документация, суд признал данный объект самовольной постройкой и на основе положений ст. 222 Гражданского Кодекса РФ признал, что Российская Федерация как владелец земельного участка, на котором такая постройка находится, имеет право предъявления иска о признании права собственности на это здание, а лицо, «осуществившее постройку, вправе требовать возмещения своих расходов».

Но вот с подтверждение расходов как раз и возникли проблемы: региональные власти утверждали, что спорный объект был возведен за счет средств областного бюджета. Общими усилиями органов власти Свердловской области в качестве доказательства своей правоты в суд были представлены:

  • Правительством Свердловской области: Постановление Правительства Свердловской области № 32-п от 13.01.1997 г. с приложениями «Об областной строительной программе 1997 года». В утвержденной программе было предусмотрено финансирование по заказчику «УВД области» в сумме 14600 млн рублей.

    Отключить рекламу

  • Комитетом по экономике: информация о том, что в перечень объектов строительства на 1997 г. за счет средств областного бюджета по заказчику «Главное управление внутренних дел области» включено здание РОВД г. Полевского.

Министерство финансов Свердловской области сообщило суду, что «информацией о выделении денежных средств из областного бюджета на строительство вышеуказанного объекта Министерство финансов Свердловской области не располагает, так как годовые отчеты главных распорядителей бюджетных средств уничтожены в связи с истечением сроков хранения документов».

ГУВД по Свердловской области также пояснил суду, что «не может представить документы, подтверждающие выделение денежных средств на строительство спорного объекта, поскольку данные документы уничтожены, в связи с истечением срока хранения. Управление представило справку от 01.06.2010 г., согласно которой «определение объемов и источника финансирования строительства объекта … не представляется возможным в связи с уничтожением финансовых документов за период строительства по истечению срока хранения».

Отключить рекламу

Арбитражный суд Свердловской области своим решение от 11 июня 2010 г. (Дело № А60-5747/2010-С12) признал право собственности Российской Федерации на самовольную постройку. Постановлением  Федерального арбитражного суда Уральского округа № Ф09-7529/10-С6 от 30 сентября 2010 г. решение Арбитражного суда Свердловской области было оставлено без изменения, а кассационная жалоба Правительства Свердловской области – без удовлетворения.

Комментарий. Рекомендуем всем организациям, владеющим недвижимостью, не уничтожать связанные с нею финансовые документы (финансирование строительства, приобретения и т.д.) до тех пор, пока эта недвижимость находится в их собственности. В ряде случаев без первичной финансовой документации практически невозможно защитить свои права и интересы.

Арбитражная практика: из-за уничтожения документов организации пришлось в судебном порядке устанавливать факт владения движимым имуществом

Отключить рекламу

В марте 2011 года организации через суд пришлось устанавливать факт владения своим же движимым имуществом. Арбитражному суду Пермского края пришлось заниматься этим вопросом (решение от 14  марта 2011 года по делу № А50-27724/2010) вследствие того, что ОАО не сохранило договора и первичную документацию, подтверждающие приобретение им данного имущества.

Суть дела

ОАО «Метафракс» обратилось в арбитражный суд с заявлением об установлении имеющего юридическое значение факта владения и пользования движимым имуществом (вагонами (цистернами) в количестве 269 штук) как своим собственным с момента первичного пономерного учета каждого из вагонов в уполномоченном органе. Организации это было необходимо для документального подтверждения права владения железнодорожным подвижным составом в органах Федерального агентства железнодорожного транспорта (Росжелдора).

Отключить рекламу

У ОАО «Метафракс» необходимых документов (и возможности восстановить их) не оказалось. Отсутствие документов ОАО объяснило истечением сроков хранения хозяйственных договоров (поставки, купли-продажи) и первичных документов и приложений к ним, установленных в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 г.

В результате на руках у общества оказались только технические паспорта на спорное движимое имущество.

ОАО «Российские железные дороги» представило в суд справки, согласно которым  вагоны (цистерны) зарегистрированы в их автоматизированной базе данных за ОАО «Метафракс».

Решением суда был установлен факт владения и пользования как своим собственным движимым имуществом, вагонов (цистерн), с момента первичного пономерного учета каждого из вагонов в уполномоченном органе.

Отключить рекламу

Комментарий. Вывод из данного судебного разбирательства достаточно очевиден. Пока организация владеет недвижимым или движимым имуществом, уничтожать какие-либо документы, подтверждающие факт его приобретения, значит идти на существенный риск.

Не следует забывать, что в Перечнях обычно указаны сроки, в течение которых документы (в своей основной функции) нужны государственным органам. Потребности организации могут быть иными, и документы могут использоваться для выполнения иных функций – в данном случае, для регистрации прав на имущество. Поэтому сроки из Перечня нужно использовать с осторожностью, учитывая собственные потребности организации в документах.

В данном случае рекомендуется в номенклатуре дел для таких документов устанавливать срок хранения 5 лет после выбытия/списания движимого имущества.

Отключить рекламу

Споры, связанные с вопросами налогообложения

Нередко документы организации выполняют сразу несколько функций. В этом случае уничтожать такие документы нужно только после того, как документ закончит исполнять свою последнюю роль. Наиболее ярким примером являются документы, подтверждающие факт появления у организации дебиторской задолженности или убытков.

Арбитражная практика: почему нельзя уничтожать первичные бухгалтерские документы по дебиторской задолженности

В марте 2011 г. со спором в отношении дебиторской задолженности  пришлось разбираться Арбитражному суду Ульяновской области (дело № А72-9466/2010).

Суть спора

В ходе проведения выездной налоговой проверки ОАО «Димитровградский автоагрегатный завод» по вопросам правильности исчисления и своевременности уплаты налогов и сборов за 2008-2009 гг. налоговая инспекция выявила ряд нарушений и выставила обществу требование об уплате налога, сбора, пени и штрафа. Налоговая инспекция отказала во включении в состав внереализационных расходов сумм списанных дебиторских задолженностей двух организаций в размере почти 10 млн рублей.

Отключить рекламу

Общество, несогласное с этим решением, обратилось в арбитражный суд.

Позиция суда

При изучении этого вопроса в суде было установлено, что, когда налоговая инспекция запросила у ОАО первичные бухгалтерские документы, подтверждающие факт существования дебиторской задолженности, организация не смогла их представить, поскольку «первичные документы (акты выполненных работ (оказанных услуг), накладные подтверждающие совершение хозяйственных операций между ОАО «ДААЗ» и ООО «Цех питания ДААЗа») отсутствуют по причине уничтожения в сроки, установленные Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием с роков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000 г.)».

Именно отсутствие у общества первичных документов, которые, по словам сотрудников общества, были уничтожены до проверки общества налоговым органом, стало основанием для сделанного налоговым органом вывода о неправомерном включении соответствующих сумм обществом в состав внереализационных расходов.

Отключить рекламу

ОАО доказывало, что, с учетом норм Налогового кодекса РФ, налогоплательщик обязан хранить первичные документы не менее 4 лет, а согласно пункту 1 ст. 17 федерального закона от 21.11.1996 г. № 129 -ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. В соответствии со статьей 150 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000 г., первичные учетные документы подлежат хранению 5 лет при условии завершения проверки (ревизии), а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения.

Отключить рекламу

Суд с этим мнением не согласился. По мнению суда, обществом не было учтено, что обязанность налогоплательщика документально подтверждать свои расходы не зависит от права на уничтожение документов. Поскольку расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, носят заявительный характер, именно на налогоплательщика возложена обязанность доказать правомерность и обоснованность их уменьшения, в том числе путем представления документов. Учитывая специфику списания дебиторской задолженности, срок хранения первичных документов по ним должен исчисляться с момента списания дебиторской задолженности (данная правовая позиция подтверждается судебной практикой, в частности, постановлениями ФАС Западно-Сибирского округа от 30.05.2007 г. № Ф04-3421/2007 (34717-70-26), Ф04-3421/2007 (35577-А70-26) по делу № А70-7854/20-2006, ФАС Уральского округа от 03.06.2008 г. № Ф09 -3232/08-С2 по делу № А50-16573/70, от 17.09.2009 г. № КА-А40/9153-09).

Отключить рекламу

На этом основании в этой части заявление ОАО было оставлено без удовлетворения.

Одиннадцатый арбитражный апелляционный суд своим постановлением от 7 июля 2011 г. оставил решение Арбитражного суда Ульяновской области от 28 марта 2011 года  без изменения.

Федеральный арбитражный суд Поволжского округа 20 сентября 2011 года оставил решения судов без изменения, а кассационную жалобу – без удовлетворения.

Арбитражная практика: уничтожив документы о дебиторской задолженности, организация сама себя наказала

Предлагаю коллегам познакомиться с судебным решением, которое очередной раз демонстрирует, что правильное установление сроков хранения документов позволяет организации снять лишнюю головную боль при проведении у нее налоговых проверок, экономит силы и немалые финансовые средства.

Отключить рекламу

На этот раз в хитросплетении сроков хранения пришлось разбираться Арбитражному суду города Санкт-Петербурга и Ленинградской области, разбирая дело № А56-15237/2010.

Суть спора

В 2009 году налоговая инспекция провела выездную налоговую проверку соблюдения ЗАО «Челябинские строительно-дорожные машины» законодательства о налогах и сборах за 2006-2007 годы.

В ходе проверки инспекция установила, что в 2007 году Общество включило в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, задолженность с истекшим сроком исковой давности, право требования которой перешло заявителю на основании договоров цессии от 30.09.2002 № 533 и от 01.04.2003 г., заключенных с ОАО «Предприятие по обеспечению транспортных и дорожных организаций».

При этом в ходе проверки ЗАО смогло представить налоговому органу в качестве документального подтверждения расходов лишь договоры цессии, акт инвентаризации и копию приказа о списании просроченной задолженности. Документы, подтверждающие наличие задолженности, переданной по договору цессии, и ее размер, не были представлены в связи с их уничтожением.

Отключить рекламу

Налоговая инспекция приняла решение о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения. Не согласившись с этим, ЗАО обратилось в суд.

Позиция ЗАО

ЗАО считало, что для включения во внереализационные расходы дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности необходимыми и достаточными документами являются акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами, а также приказ о списании просроченной задолженности, которые у ЗАО имеются. Общество доказывало, что оно не обязано хранить документы более четырех лет.

Позиция суда

Суд в своем решении указал, что в ст. 23 НК РФ предусмотрена обязанность налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.

Отключить рекламу

Документы, подтверждающие наличие задолженности, переданной по договору цессии, списанной в 2007 году, относятся к числу документов, связанных с исчислением налогов, поскольку только на основании этих документов инспекция может убедиться в реальном существовании переданного права требования, его размере и действительности.

Обязанность по хранению и представлению этих документов на проверку лежит на налогоплательщике. Налогоплательщик обязан обеспечить сохранность документов в течение четырех лет не с момента их составления, а именно с момента, когда эти документы послужили основанием для исчисления и уплаты налога, в данном случае в течение четырех лет с момента списания задолженности, по которой истек срок исковой давности.

Арбитражный суд города Санкт-Петербурга и Ленинградской области своим решением от 10 августа 2010 г. признал, что акционерным обществом обязанность по сохранению документов не была исполнена, и поэтому заявленные им расходы не могут быть признаны документально обоснованными. Вывод инспекции о занижении заявителем налога на прибыль по этому эпизоду суд счел обоснованным. В результате только сумма доначислений и пеней составила более 300 тысяч рублей плюс штраф.

Отключить рекламу

В своем постановлении Тринадцатый арбитражный апелляционный суд более подробно остановился на вопросе обеспечения сохранности документов, подчеркнув, что суммы безнадежных долгов (дебиторская задолженность) в целях принятия их в качестве внереализационных расходов для исчисления налога на прибыль должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, с учетом положений Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Сохранность таких документов должна быть обеспечена налогоплательщиком до окончания проверки правильности налогообложения за налоговый период, в котором эта дебиторская задолженность учтена в составе внереализационных расходов.

Суд указал, что ЗАО не обеспечена сохранность первичных документов (договор на оказание эксплуатационных услуг от 01.01.2001, Акт сверки от 29.09.2002 на сумму 317 399,03 руб., договор поставки № 1032П/ДО/82 от 19.07.2001, акт сверки от 29.03.2003 в размере 656 067,04 руб.) – данные документы были уничтожены.

Отключить рекламу

Тринадцатый арбитражный апелляционный суд оставил решение Арбитражного суда города Санкт-Петербурга и Ленинградской области без изменения.

Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа своим Постановлением от 17 марта 2011 г. оставил кассационную жалобу ЗАО «Челябинские строительно-дорожные машины» без удовлетворения.

Комментарий. Подведем краткий итог. Полтора года судебных разбирательств и прямые финансовые потери в 300 тысяч рублей плюс штраф из-за того, что не была обеспечена сохранность четырех (!) документов, доказывавших наличие и размер дебиторской задолженности.

Арбитражная практика: хранить некоторые первичные учетные документы придется до 15 лет

В 2012 г. вопрос о том, должен ли налогоплательщик сохранять все первичные учетные документы, подтверждающие убытки, на сумму которых он уменьшает свою налоговую базу, дошел до Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации. Рассмотрение дела началось в Арбитражном суде г. Москвы в июне 2011 г. (дело № А40-9620/11)

Отключить рекламу

Суть спора

Управлением Федеральной налоговой службы по г. Москве (УФНС) была проведена повторная выездная налоговая проверка ФГУП «Государственная корпорация организации воздушного транспорта в РФ» по вопросам правильности исчисления и своевременности уплаты по всем налогам и сборам за 2006 г., по результатам которой ФГУП был привлечен к налоговой ответственности на основании ст. 101 Налогового кодекса РФ.

УФНС посчитало, что организация неправомерно уменьшила налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на сумму убытка в сумме 20,6 млн руб., полученного в 2005 г. ФГУП «ГЦ ППВД» (которое было реорганизовано в форме присоединения к предприятию в 2006 г.), что повлекло неуплату налога на прибыль в размере более 4,9 млн руб. Причиной такого решения стало то, что предприятие не подтвердило объем понесенного убытка и не предоставило первичные документы бухгалтерского учета.

Отключить рекламу

Не согласившись с наказанием, ФГУП обратилось в суд.

Арбитражный суд города Москвы в июне 2011 г. счел, что решение УФНС не соответствует требованиям Налогового Кодека, нарушает права и законные интересы заявителя, и признал недействительным решение налогового органа.

Суд счел, что передаточный акт и налоговые регистры являются законными документами, подтверждающими сумму убытка у ФГУП «ГЦ ППВД», переданную на баланс ФГУП «Госкорпорация по ОрВД» в качестве налогового актива, и что общество документально подтвердило обоснованность и правомерность включения в налоговую базу по налогу на прибыль за 2006 г. суммы убытка реорганизованного ФГУП «ГЦ ППВД», полученного в 2005 г.

По мнению суда, налоговый орган допустил подмену понятий, истребовав у заявителя не документы, подтверждающие объем убытков, а первичные документы, которые такой информации не содержат и не могут содержать.

Отключить рекламу

Девятый арбитражный апелляционный суд в августе 2011 г. не нашел оснований для отмены или изменения решения арбитражного суда и удовлетворения апелляционной жалобы.

В ноябре 2011 г. Федеральный арбитражный суд Московского округа оставил без изменения Решение Арбитражного суда города Москвы и постановление Девятого арбитражного апелляционного суда, а кассационную жалобу УФНС России по г. Москве – без удовлетворения.

Казалось бы, все ясно, но налоговый орган на этом не успокоился и обратился в Высший Арбитражный Суд Российской Федерации.

Позиция Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации

Президиум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации рассмотрел дело 24 июля 2012 г. (Постановление № 3546/12) и счел ошибочным вывод судов трех инстанций об отсутствии у налогоплательщика обязанности хранить первичные учетные документы, подтверждающие размер сформированного им убытка.

Отключить рекламу

Порядок документального оформления затрат установлен Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и предполагает обязательное оформление всех хозяйственных операций, проводимых организацией, оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами и на основании которых ведется бухгалтерский и налоговый учет.

Таким образом, в случае отражения в налоговой декларации убытка без соответствующих подтверждающих первичных документов на основании регистров налогового учета и иных аналитических документов, порядок, установленный пунктом 4 статьи 283 Налогового Кодекса, нельзя признать соблюденным.

Суд сделал вывод о том, что в отсутствие первичных учетных документов реорганизованного центра, подтверждающих размер понесенного им убытка и период его возникновения, налоговые регистры, налоговые декларации и передаточные акты данного юридического лица не могут быть признаны достаточными доказательствами подобных затрат, влекущих формирование убытка в заявленном предприятием размере.

Отключить рекламу

Президиум Высшего Арбитражного Суда отменил решения всех трех судов и отказал обществу в удовлетворении заявленного требования о признании недействительным решения УФНС по г. Москве.

Комментарий. Сколько нужно хранить первичные учетные документы, которые подтверждают размер понесенного ими убытка? Срок хранения этих документов будет исчисляться с учетом того, что налогоплательщик должен хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу, то есть срок хранения документов в ряде случаев может достичь 15 лет (до 10 лет, пока будут списываться убытки, и еще 5 лет по завершении этой операции).

Таким образом, организациям, желающим в дальнейшем воспользоваться правом на уменьшение налоговой базы на сумму полученных ранее убытков, следует при отборе на уничтожение документов с истекшими сроками хранения  выделить из общей массы первичных учетных документов те, что подтверждают размер понесенного убытка.

Отключить рекламу

Некоторые выводы

Не исключено, что после прочтения этого обзора у вас возникнет желание вообще не уничтожать документы временного срока хранения и на всякий случай хранить их постоянно. В отдельных случаях подход «хранить все» оправдан. Например, когда организация, участвуя во внешнеэкономической деятельности, попадает под юрисдикцию англосаксонских стран (США, Великобритания и др.). Законодательство этих государств в случае спора обязывает представлять в суд все существующие документы, независимо от того, истекли сроки хранения или нет. За невыполнение данного требования предусмотрены крайне жесткие санкции.

Как правило, избыточно длительное хранение документов связано с серьезными рисками. Если организация примет решение хранить документы после истечения сроков хранения, то, с одной стороны, это может привести к увеличению затрат на обеспечение сохранности и доступности документов, а с другой – появится риск того, что документы при определенных условиях будут использованы против нее государством, акционерами, конкурентами, недовольными сотрудниками и др.

Отключить рекламу

Нужно помнить о том, что государство на законодательном уровне устанавливает требования к хранению первичных учетных документов в первую очередь для того, чтобы контролирующие органы могли проверить соблюдение организациями положений законодательства. Право уничтожить документы по истечении установленного срока хранения – это фактически амнистия старых грешков организации.

Золотой серединой является взвешенный подход к хранению первичных документов организации. Для того чтобы защитить свои права и интересы в будущем, необходимо следовать не только требованиям законодательства, но и здравому смыслу, а также сложившейся деловой и судебной практике. Подход «хранить все» оправдан лишь в исключительных случаях. Для большинства компаний наиболее оптимальным является регулярное уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Отключить рекламу

Но прежде чем избавиться от, казалось бы, ненужных бумаг, важно проконсультироваться со специалистами. Во избежание ошибок, которые могут обернуться серьезными неприятностями в суде, отбор документов на уничтожение рекомендуется проводить силами профессиональных архивных компаний. Они учитывают в своей работе не только положения перечней со сроками хранения, но и реальную архивную практику.

Трудовые проверки становятся новыми налоговыми. Ошиблись в кадровом документе? Оштрафуют, умножив на количество сотрудников. 

Станьте гуру кадрового учета. Сейчас наш мега-популярный онлайн-курс по заполнению кадровых документов со скидкой 50 %.

Куча образцов документов и советов от практиков. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат. Успейте купить (у нас еще пять курсов со скидкой).

Отключить рекламу