Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.
В первой главе «Бухгалтер и электронный документ» мы рассказали, что нужно знать бухгалтеру, чтобы приступить к обмену электронными документами. В этом выпуске мы подробнее рассмотрим нюансы использования электронной подписи и ответим на ряд вопросов. Каким образом электронный документ приобретает юридическую силу и как сохранить ее? Как организовать хранение документов?
Область применения электронной подписи
Многие ли с ходу смогут ответить, для чего нужна электронная подпись? Вряд ли. Потому что четкого представления о сфере применения ЭП у большинства людей пока не сложилось. Между тем, ответ на данный вопрос умещается в небольшой табличке.
Пожалуй, самая главная и очевидная область применения ЭП – электронный документооборот как внутренний, так и внешний (межкорпоративный). Электронные документы внутри компании, подписанные ЭП, защищены от изменений и считаются завизированными или утвержденными. Например, генеральный директор согласовал приказ и подписал его своей ЭП, значит, приказ может быть передан в исполнение.
Если вы обмениваетесь электронными документами со своими контрагентами, то ЭП является гарантом юридической значимости вашего обмена. Причем в электронной форме могут оформляться не только договорные, но и первичные бухгалтерские документы. В соответствии со статьей 169 Налогового кодекса РФ в электронном виде допускается составление и выставление электронных счетов-фактур. Ключевым элементом всех легитимных электронных документов является, конечно же, электронная подпись.
Нам часто задают вопрос, какую электронную подпись выбрать для обмена электронными документами? На самом деле вы можете выбрать любую электронную подпись с учетом положений ст.5 и ст.6 ФЗ №63 «Об электронной подписи». Однако если вы планируете, сдавать отчетность в государственные контролирующие органы (ФНС, ПФР, Росстат и ФСС) в электронном виде, то в обязательном порядке потребуется квалифицированная ЭП.
Максим Соловьев, аналитик Synerdocs
При возникновении каких-либо споров между организациями в качестве доказательства в суде могут использоваться электронные документы. Согласно Арбитражному процессуальному кодексу РФ, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, подписанные электронной подписью или другим аналогом собственноручной подписи, относятся к письменным доказательствам.
С помощью ЭП заверять различные документы могут физические лица. Благодаря этой возможности удаленные работники на основании договоров оказания услуг, например, могут выставлять акты приемки-сдачи работ в электронном виде.
Обладателей электронных подписей можно отнести к тем счастливчикам, кто самым легким образом получает доступ к государственным услугам. О длительной процедуре активации кода и проверки данных можно забыть.
Широкое распространение получили электронные торги, которые проводятся на специальных площадках. ЭП поставщиков и заказчиков гарантируют участникам, что они имеют дело с реальными предложениями.Кроме того, заключенные контракты приобретают юридическую силу только при его подписании обеими сторонами.
И, наконец, ЭП для электронной отчетности. Как сказано выше, контролирующие органы признают юридическую силу лишь тех документов, что подписаны квалифицированной электронной подписью. Вы можете подавать отчетность через оператора электронного документооборота, специальные программные решения 1С или через сайты органов.
За счет чего обеспечивается юридическая сила электронного документа
С термином «юридическая сила документа», полагаю, знакомы все. Как для бумажного, так и для электронного это его доказательная сила во всех государственных органах.
Юридическую силу электронному документу, равно как и бумажному, придает обязательное наличие определенных реквизитов:
- название вида документа (за исключением писем);
- номер документа;
- название организации или имя автора документа;
- дата документа;
- место разработки, издания, принятия или подписания;
- подпись.
Конечно, когда мы говорим о подписи, имеем в виду электронную подпись. Именно она является гарантом целостности и подлинности документа. Кроме того, существуют нюансы обеспечения юридической силы формализованных и неформализованных документов. Так, неформализованные документы, подписанные квалифицированной ЭП, уже являются легитимными. Формализованные электронные документы приобретают легитимность в том случае, если они подписаны квалифицированной ЭП и вы, как налогоплательщик, присоединены к регламенту обмена.
Кроме того, другим важным фактором в обеспечении юридической силы документа является право автора создавать и подписывать документы.
Пожалуй, самым известным примером того, что суды признают легитимность электронных документов, является постановление суда Волго-Вятского округа по делу N А43-5226/2010. Истец настаивал на взыскании задолженности с ответчика за неоплаченный товар. Ответчик же считал недействительными электронные документы, подписанные ЭП. Однако между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором явно прописана возможность применения электронного документооборота с использованием ЭП. Суд установил, что первичные документы составлены в соответствии с нормами и подписаны уполномоченным лицом. Нужно ли уточнять, кто выиграл дело?
Хранение электронных документов
Срок действия сертификата электронной подписи составляет один год, а бухгалтерские документы необходимо хранить пять лет. Но даже после истечения срока действия сертификата, документ не потеряет юридической силы, так как в момент подписания ставится штамп времени.
Штамп времени – это аналог даты на подписываемом документе. Он подтверждает, что сертификат электронной подписи был действителен на момент подписания документа.
Так, в момент подписания документа проставляется штамп времени и результат проверки сертификата.
Максим Соловьев, аналитик Synerdocs
Подтвердить тот факт, что на момент подписания сертификат был действующим, можно также, обратившись к списку отозванных сертификатов на сайте удостоверяющего центра.
Непосредственно хранение электронных документов можно организовать, по крайней мере, двумя способами:
- локальное хранение (документы хранятся на локальных дисках/серверах вашей компании);
- хранение в облаке (документы хранятся на серверах компании, услугами которой вы воспользовались).
Услуги электронного архивирования, например, предлагают операторы ЭДО.
Если вам интересно из чего состоит ЭП и как подписывается электронный документ
В прошлой главе мы выяснили, что электронная подпись (ЭП) – это особый реквизит документа, который позволяет установить авторство документа и подтвердить его неизменность. Приступая к обмену электронными документами, необходимо приобрести сертификат ЭП. Так, у владельца подписи на руках оказываются:
- Сертификат ЭП, который подтверждает принадлежность подписи определенному лицу;
- Ключи подписи – комплект из секретного (закрытого) ключа и открытого. При подписании документа создается шифр. То, что мы зашифруем с помощью закрытого ключа, можно расшифровать соответствующим открытым ключом, и наоборот.
Рассмотрим чуть подробнее механизм подписания документа.
Весь сложный процесс подписания и проверки ЭП реализуется с помощью специальных программ (средств криптографической защиты информации). ЭП формируется в результате преобразования информации с помощью секретного ключа и содержит в себе зашифрованный образ документа, именно поэтому можно сразу установить изменялся ли документ после подписания.
Вам, как бухгалтеру, вникать в подробности предыдущего абзаца нет необходимости. ЭП чаще всего хранится на специальной «флешке» (eToken). Для безопасности содержимое носителя защищено пин-кодом, который известен только вам.
Сам процесс подписания достаточно прост, нужно вставить «флешку» в свой компьютер и нажать кнопку «подписать».
Вместо заключения
Итак, электронная подпись является не только аналогом собственноручной подписи, но и является гарантом целостности и подлинности документа. Юридическая сила электронного документа обеспечивается за счет наличия обязательных реквизитов, электронной подписи и правомочий автора. А сохранить юридическую силу электронных документов возможно с помощью штампов времени, которые проставляются в момент подписания.
В следующей главе
В третьей главе «Бухгалтер и электронный документ» вы узнаете все о формах и форматах электронной бухгалтерской первички. Какими документами можно и даже удобно обмениваться в электронном виде, а какие документы имеют смысл лишь в бумажном варианте.
Комментарии
2