Клерк.Ру

По умолчанию все электронные документы хранятся в сервисе ЭДО

На фото Карина Кассис, аналитик компании Synerdocs

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Анастасии (г. Москва)

Где основное место хранения электронных документов: наши компьютеры или сервис документооборота? Будут ли документы автоматически сохраняться на компьютерах при обмене через сервис?

По умолчанию, если нет особенных условий или требований к хранению, все электронные документы хранятся в сервисе ЭДО. Когда вы работаете через веб-клиент любого оператора, то все документы с электронными подписями будут оставаться там.

Если же существуют некоторые нюансы или требования к хранению, то все они обсуждаются с оператором индивидуально и закрепляются в договоре. Например, после обмена в веб-клиенте вы вправе выгрузить документы к себе на компьютер, после чего из сервиса они будут удалены.

Другой способ работы с оператором ЭДО – обмен документами прямо из ваших информационных систем. Например, учетных или СЭД. В этом случае документы будут храниться в них:  они будут автоматически подгружаться в системы там же храниться. У оператора так же будет храниться документ, если нет специальных условий, о которых я сказала выше.

На самом деле, электронный документооборот дает нам несколько парадоксальную ситуацию: подписанный электронный документ может храниться сразу в нескольких местах – у оператора, в вашей информационной системе или просто на жестком диске компьютера. И всюду это будет оригинальный, юридически сильный документ, который можно показывать, например, при выездных проверках, или отправлять в ФНС в неизменном виде.

А какое место хранение будет основным – зависит от политик хранения конкретной компании. Словом, решать вам.

Получить персональную консультацию Карины Кассис в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Обучающий курс от команды «Клерка»
«Налоговые проверки. Тактика защиты»
Способы защиты, проверенные на практике, от Ивана Кузнецова, налогового эксперта, работавшего в ОБЭП.
  • Первое видео — бесплатно.
  • Даем сертификат в конце обучения.
  • Дистанционное обучение.
Записаться на курс за 5 500 руб.
Отключить рекламу