Клерк.Ру

По умолчанию все электронные документы хранятся в сервисе ЭДО

На фото Карина Кассис, аналитик компании Synerdocs

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Анастасии (г. Москва)

Где основное место хранения электронных документов: наши компьютеры или сервис документооборота? Будут ли документы автоматически сохраняться на компьютерах при обмене через сервис?

По умолчанию, если нет особенных условий или требований к хранению, все электронные документы хранятся в сервисе ЭДО. Когда вы работаете через веб-клиент любого оператора, то все документы с электронными подписями будут оставаться там.

Если же существуют некоторые нюансы или требования к хранению, то все они обсуждаются с оператором индивидуально и закрепляются в договоре. Например, после обмена в веб-клиенте вы вправе выгрузить документы к себе на компьютер, после чего из сервиса они будут удалены.

Другой способ работы с оператором ЭДО – обмен документами прямо из ваших информационных систем. Например, учетных или СЭД. В этом случае документы будут храниться в них:  они будут автоматически подгружаться в системы там же храниться. У оператора так же будет храниться документ, если нет специальных условий, о которых я сказала выше.

📌 Реклама
Отключить

На самом деле, электронный документооборот дает нам несколько парадоксальную ситуацию: подписанный электронный документ может храниться сразу в нескольких местах – у оператора, в вашей информационной системе или просто на жестком диске компьютера. И всюду это будет оригинальный, юридически сильный документ, который можно показывать, например, при выездных проверках, или отправлять в ФНС в неизменном виде.

А какое место хранение будет основным – зависит от политик хранения конкретной компании. Словом, решать вам.

Получить персональную консультацию Карины Кассис в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Мероприятия

Разместить

Блоги компаний

Создать блог
📌 Реклама
Отключить