Клерк.Ру

Любое подписание электронного документа возможно только при наличии соответствующего ПО

На фото Карина Кассис, аналитик компании Synerdocs

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Наталии Орловой (г. Новосибирск)

Каким образом следует хранить внутренние документы в электронном виде? В частности, мы хотим оцифровать ряд бумажных документов и обращаться к ним через компьютеры. Следует ли подписывать их электронной подписью?

Начнем с конца. Любое подписание электронного документа возможно только при наличии соответствующего ПО. Например, ваша информационная система (1С, Directum, SAP, Галактика) может быть оснащена функциональностью для подписания. В этом случае ваши внутренние документы будут подписаны, хранение их так же будет обеспечено информационной системой. Если же вы не используете такие системы, а внутренний документооборот у вас основан на возможностях локальной файловой системе и электронной почты, то вопросы юридической значимости и подписания будут решаться уже другими, специализированными средствами.

Если говорить о хранении, то у вас есть выбор: хранить локально (файловая система или ваша собственная база данных) или отдать документы на хранение оператору ЭДО. В первом случае вы можете сами определить технологию хранения: носители, физическое расположение серверов, структуру и иерархию папок. Вместе с этим вам придется взять на себя и все заботы по обеспечению хранения, замены носителей и т. д. Средство оперативного доступа к документам вы также определяете сами: будет ли это некий внутренний портал, внутренняя система электронного документооборота или просто публичные сетевые папки.

Во втором случае вы полностью доверяете сервису, специально созданному для хранения документов в электронном виде. Все технические и организационные вопросы решаются на стороне сервиса, вы только подписываете соответствующие договорные документы. Таким сервисом, кстати, может быть  оператор ЭДО, через которого у вас уже идет обмен. Преимущество такого способа хранения в том, что вы полностью освобождены от проблем, связанных с техническим обеспечением хранения, оперативным доступом и поиском документов.

Что касается оцифровки документов – сделать это можно. Только стоит понимать, что оцифровка дает вам электронную копию бумажного оригинала, что обуславливает необходимость этот оригинал хранить в соответствии с правилами хранения бумажных документов. И подписывать их нет смысла: ведь бумажный документ уже подписан, он и имеет юридическую силу.

Вы можете комфортно работать данными в электронной копии, быстро искать документы, апеллировать  к ним, но бумажные оригиналы останутся у вас в бумажном архиве до истечения срока хранения. Кстати, такая практика довольно широко распространена, особенно среди компаний, которые в момент перехода на электронный документооборот уже обладали внушительным бумажным архивом, с которым также необходимо было автоматизировать работу. Для этого существуют специальные решения, помогающие, например, работать с архивом финансовых документов вне зависимости от того, в каком виде они поступили – бумажном или электронном.

Получить персональную консультацию Карины Кассис в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Обучающий курс от команды «Клерка»
«Налоговые проверки. Тактика защиты»
Способы защиты, проверенные на практике, от Ивана Кузнецова, налогового эксперта, работавшего в ОБЭП.
  • Первое видео — бесплатно.
  • Даем сертификат в конце обучения.
  • Дистанционное обучение.
Записаться на курс за 5 500 руб.