Хранение первички

Преодолеваем барьеры в законодательстве при обмене электронными документами

В законодательстве об ЭДО можно найти белые пятна разного размера и качества. Это неудивительно, ведь при создании законов нельзя предусмотреть все и сразу. В результате у нас накопилось множество вопросов о том, как преодолевать многочисленные пробелы, становящиеся настоящими барьерами на пути к электронным документам. Рассмотрим некоторые из них.
936 3
Преодолеваем барьеры в законодательстве при обмене электронными документами
Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs

В законодательстве об ЭДО можно найти белые пятна разного размера и качества. Это неудивительно, ведь при создании законов нельзя предусмотреть все и сразу. В результате у нас накопилось множество вопросов о том, как преодолевать многочисленные пробелы, становящиеся настоящими барьерами на пути к электронным документам. Рассмотрим некоторые из них.

Пожалуй, самая неурегулированная законами область в части электронных документов – это хранение. Данный вопрос не всегда рассматривают среди первых, но после начала внедрения электронных документов он, скорее всего, возникнет. Вот основные вопросы:

Где и как хранить документы с обеспечением их юридической силы? Технологии развиваются очень стремительно, и нет  гарантий, что вы сможете открыть и просмотреть документ, созданный 10 лет назад. Меняются форматы, носители, просмотрщики. Поэтому оригиналы документов с требованиями к долговременному хранению (более 10-15 лет) стоит создавать и хранить в бумажном виде так, как мы привыкли.

А вот оригиналы документов, имеющие не такой большой срок хранения (счета-фактуры, например), проще создавать и хранить в электронном виде. Причем лучше в формате, который не требует специальных средств для просмотра (например, XML или PDF/A). Но в любом случае, хранить электронный документ нужно в том формате, в котором он создавался и обязательно с электронной подписью и сертификатом ключа проверки электронной подписи.

Местом хранения может быть локальное хранилище, в том числе с использованием специализированных решений, которые помогут с упорядочиванием, поиском и разграничением прав доступа к документами. Также они помогут упростить работу и с бумажными документами. Главное, о чем нужно помнить, это регулярные резервное копирование данных на разные носители, их проверка и замена.

Также сейчас получает широкое распространение облачное хранение. Такую услугу, кстати, могут оказывать и операторы ЭДО счетов-фактур. О резервном копировании данных, замене носителей и безопасности ваших документов позаботится уже центр обработки данных, в котором будут храниться документы.

Как доказать действительность ЭП спустя несколько лет? В соответствии со ст. 11 ФЗ от 06.04.2011 № 63 «Об электронной подписи» одним из признаков действительности квалифицированной ЭП является действительность квалифицированного сертификата на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен. Сам квалифицированный сертификат выдается на 1 год. Без специальных решений, проверить действительность сертификата ЭП спустя, например, 5 лет нельзя. Решением вопроса является так называемая усовершенствованная электронная подпись. Она включает в себя штамп времени, доказывающий факт существования ЭП документа в момент подписания и доказательства действительности сертификата.

Выездные налоговые проверки и выемка документов. Мы храним документы для того, чтобы можно было спустя какое-то время доказать с их помощью факт совершения хозяйственных операций. И наиболее вероятные ситуации, когда нужны подобные доказательства, тоже не очень урегулированы законом, - это выездные налоговые проверки и выемка.

Как подготовиться к выездной налоговой проверке?  О выездных налоговых проверках мы уже говорили, поэтому лишь коротко напомню, что правила проверки одинаковы как для электронных, так и для бумажных счетов-фактур (см. Письмо ФНС России от 25.07.2013 № АС-4-2/13622 "О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок").

Инспектору нужно обеспечить доступ к электронным документам (см. п. 12 ст. 89 Налогового Кодекса РФ). Для этого можно выгрузить документы из учетной системы на съемный носитель и загрузить непосредственно на компьютер, за которым будет сидеть инспектор. Если позволяет ваша учетная система, можно предоставить доступ только к тем документам, которые будут затребованы. О подобной услуге вы можете также попробовать попросить оператора электронного документооборота. Но на деле, скорее всего, электронные документы, составленные по форматам ФНС, будут истребоваться по телекоммуникационным каналам связи (см. п. 2 ст. 93 Налогового Кодекса РФ).

Что помнить при выемке? На вопросы о выемке электронных документов налоговые органы не дают однозначных ответов. Некоторые местные инспекции говорят об изъятии жесткого диска. Но среди нужных документов на диске может быть множество тех, которые отношения к проверке не имеют, что противоречит п. 5 ст. 94 Налогового кодекса РФ.

Кроме того, документы можно выгрузить на съемный носитель информации, например, флеш-карта или диск.

В целом, наиболее логичным и правильным способом получения электронных документов является механизм истребования и представления их через ТКС. В конечном итоге обмен электронным документами должен исключить такое понятие как «выемка».

Но сейчас о выемке не стоит забывать. И лучше сразу спросить у инспекции, как они представляют себе проведение выемки и, возможно, заранее предложить вариант изъятия на съемном носителе.

Если позиция инспекции жесткая и будет изыматься, например, жесткий диск, то не забывайте о резервном копировании документов на разные носители. Это позволит сохранить документы в компании и работа не встанет из-за отсутствия информации.

Представление электронных документов в ФНС. Казалось бы, здесь уже все понятно и решено. На самом деле остался небольшой вопрос: как же представлять электронные документы, которые созданы не по форматам ФНС?

На эту тему есть несколько писем Минфина, например, от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1 и от 11.01.2012 № 03-02-07/1-2. Если истребуемый документ составлен в электронном виде не по форматам ФНС, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью.

Подводим итог

Как видите, практика творит чудеса – даже на самые сложные вопросы всегда можно найти ответы. Как конкретно? Вот несколько советов, что делать, если по вашему вопросу нет ответа в законодательстве:

  1. Руководствуйтесь общими положениями законодательства и существующими разъяснениями. Например, на сайте ФНС есть раздел с разъяснениями, обязательными для применения налоговыми органами. На письма из этого раздела можно ссылаться при спорах, так как, в отличие от общего правила, они носят обязательный, а не рекомендательный характер.
  2. Определите четкие и детальные правила в своих локальных нормативных актах или соглашениях.
  3. Обращайтесь за разъяснениями в государственные органы. Например, в ФНС это можно сделать через специальный онлайн-сервис.

Начать дискуссию

Российским банкам теперь доступен выбор канала биометрического обслуживания

Задача внедрения биометрии станет проще и дешевле для 200+ банков. Ниже порог — выше выполнимость задачи.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

⚡️Новые санкции США: 11 российских банков и НСПК

США объявляют санкции против 11 российских банков, включая известные Модульбанк и Авангард, а также Национальную систему платежных карт (НСПК). В список попали и значимые финансовые структуры, среди которых БСФ Капитал и Эльбрус Капитал, что говорит о расширении масштабов ограничительных мер.

378

🪡 Бизнес на иголках. Колючая история Рязанского предпринимательства

Без чего невозможно представить всю текстильную промышленность? Без мелочи. Без иголки. Давайте ненадолго переместимся в те времена, когда одно предприятие Рязанской губернии обеспечивало игольными изделиями не только всю Россию, но и было известно далеко за ее пределами. Переяславль-Рязанский, 1700 год.

🪡 Бизнес на иголках. Колючая история Рязанского предпринимательства
Лучшие спикеры, новый каждый день
Бесплатно с Кадровый учет

Трудовой договор с дистанционным работником в 2024 году: образец

Дистанционная работа (ст. 312.1 ТК) выполняется вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. Как правило, для выполнения трудовой функции и взаимодействия используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе интернет.

Трудовой договор с дистанционным работником в 2024 году: образец

Должен ли бухгалтер компенсировать ущерб из-за своей ошибки?

Ошибки бухгалтера. Коллеги, добрый день. Поделитесь. Если из-за ошибки бухгалтера организация несёт расход. В моём случае, больничный лист переплата, около 10 тыс руб. Первый раз такое за 17 лет. Должен ли бухгалтер возместить эти суммы работодателю? Малый бизнес, главбух в единственном лице 🤦‍♀

192

С Днём защитника Отечества!

Дорогие коллеги! От имени всего коллектива поздравляем вас с Днём защитника Отечества!

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
IT-компании

Иностранные IT-компании не смогут получать льготы в РФ

Из реестра аккредитованных IT-компаний уберут иностранный бизнес. Предприятия не смогут получать налоговые преференции и отсрочку от армии для своих сотрудников.

Утвердят бланк, чтобы останавливать упрощенную ликвидацию компании

С 1 июля 2023 года действует процедура упрощенной ликвидации компаний малого бизнеса. Но если учредители передумали и решили продолжить бизнес, надо подать заявление об остановки процесса ликвидации. Формы такого заявления сейчас нет. Но оно будет.

Новости ФНС

ФНС будет получать данные о загранпаспортах

МВД будет сообщать налоговикам сведения о выдаче россиянам загранпаспортов. Форму таких сведений утвердят.

440

Празднование 23 февраля. Самый лучший подарок мужу

Я сломала раковину в кухне. И это самое лучшее поздравление сильному мужчине ❤️

Празднование 23 февраля. Самый лучший подарок мужу

🙎 Бухгалтеры не понимают, как считать НДФЛ 15% и зачем ФНС сравнивает 6-НДФЛ с уведомлениями. Топ новостей за неделю

Мы собрали для вас самые важные бухгалтерские новости прошлой недели, которые вы могли пропустить.

Вклады

Банки начнут открывать вклады по биометрии

Взять кредит или открыть вклад будет можно без личного визита в офис банка, идентификацию клиентов будут проводить по биометрии.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Маркетинг

Цветы к 8 Марта подорожают на 15-20%

Из-за проблем с логистикой и высокого спроса средняя стоимость праздничного букета вырастет до 3,4 тысяч рублей.

162

Как реагировать на критику клиентов и конкурентов? 5 моментов

Критика в бизнесе — не только неприятный момент столкновения с обратной связью покупателей и конкурентов, но и шанс на улучшения. Предприниматели должны уметь трезво оценить её и использовать для роста компании. Чтобы это сделать, можно воспользоваться следующим алгоритмом.

Как реагировать на критику клиентов и конкурентов? 5 моментов
Инвестиции

Отчётность по РСБУ и МСФО: в чём отличия и что важно знать инвесторам

Если компания становится публичной и присутствует на бирже, она обязана раскрывать свою финансовую информацию. У нас чаще всего используются отчётности по РСБУ (российским стандартам бухгалтерского учета) и МСФО (международным стандартам финансовой отчетности).

Отчётность по РСБУ и МСФО: в чём отличия и что важно знать инвесторам
220
Новости ФНС

Как восстановить пароль от своего личного кабинета налогоплательщика

Иногда налогоплательщик не может войти в личный кабинет на сайте ФНС по причине утери пароля доступа. Пароль можно восстановить.

Сколько зарабатывает аналитик 1С без опыта

Обошли весь сайт hh.ru и нашли вакансии для начинающих аналитиков 1С. Оказалось, что в среднем выпускники курсов без опыта могут получать до 75 тыс. рублей, а стажеры около 40-50 тыс. рублей.

Трудовые отношения

За год Роструд восстановил права 300 тысяч сотрудников

Работодатели погасили долги по зарплате на 12 млрд рублей, число жалоб от сотрудников на нарушение их трудовых прав сократилось на треть.

Законопроекты

Кабмин против того, чтобы производители крупно писали объем и вес продуктов

Правительство не согласилось с тем, чтобы информация о весе и объеме продуктов питания занимала не меньше 15% от площади упаковки или этикетки.

Банки

Банк «Точка»: все сервисы и услуги работают бесперебойно

В Трибуне «Клерка» пользователь написал пост, в котором постарался разобраться, что же произошло в результате отзыва лицензии у Банка КИВИ и как это повлияло на клиентов другого банка — «Точки». Пост получился жестким и набрал много комментариев, в которые заглянули и представители банка.