ЭДО

Итак, вас пригласили к обмену электронными документами

В любой момент ваша компания может получить приглашение к обмену документами в электронном виде через сервис обмена электронными документами. Приглашение может прийти, например, в виде информационного письма от ваших основных клиентов, партнеров или обслуживающей организации. Или вам внезапно позвонят партнеры. Возможно, даже кто-то из вас уже сталкивался с подобными письмами.
3,1 тыс. 153

В любой момент ваша компания может получить приглашение к обмену документами в электронном виде через сервис обмена электронными документами. Приглашение может прийти, например, в виде информационного письма от ваших основных клиентов, партнеров или обслуживающей организации. Или вам внезапно позвонят партнеры. Возможно, даже кто-то из вас уже сталкивался с подобными письмами.

А что такое приглашение значит? Что делать вам, если ваш партнер настойчиво зовет вас подключиться к какому-либо сервису? Это лишние заботы, и пусть все остается как есть, или все-таки стоит принять приглашение?

Зачем вообще это нужно? Любая компания заинтересована в повышении эффективности бизнеса, а обмен документами – это один из ключевых процессов, от которого зависит прибыльность. Думаю, излишне приводить примеры, когда из-за пропажи или задержки документов, компании теряли заказчиков и миллионы рублей.

При переводе документов в электронный вид выигрывают оба участника обмена. Если вы поставщик продукции или услуг – увеличится скорость предоставления корректировок и оборачиваемость средств. Вы покупатель, то вам не нужно тратить время и деньги на отправку экземпляров документов поставщика.

И еще одна вещь, которая традиционно упускается из виду. Обмен бумажными документами, как процесс, складывался веками: почти всю сознательную историю бизнес работал бумагой и настолько к этому привык, что не задается вопросом, сколько это стоит. И речь идет не только о чистой цене бумаги и услуг по ее доставке, здесь все куда сложнее: расходы на хранение, стоимость труда делопроизводителя, даже косвенные расходы на оргтехнику и краску для принтеров. Все это делает бумажные документы довольно-таки дорогим удовольствием.

И последнее: если работать с партнером выгодно, неужели мы не готовы кое-что изменить в своей работе?

Как подключиться?

В первую очередь нужно понять – к какому Оператору ЭДО вы будете подключаться. Можно связаться с отправителем приглашения и уточнить информацию у него, почему он рекомендует подключиться к конкретному сервису.

Подключение и регистрация в сервисе Оператора ЭДО не займет у вас много времени. Как правило, достаточно заполнить регистрационную форму, предоставив минимальные реквизиты вашей организации.

Стоит обратить внимание, но то что подключение и регистрация в сервисе должны быть бесплатными. Также не должно быть абонентской платы. Сам факт подключения к оператору и регистрация в сервисе не должна нести за собой юридических или финансовых обязательств с вашей стороны. Учитывайте это.

Электронная подпись (ЭП)

Следующий шаг – загрузка сертификата ЭП в сервис. Если вы уже сдаете отчетность в электронном виде, то у вас уже есть сертификат ЭП, который может подойти для обмена документами. Если остаются сомнения по сертификату ЭП, вы можете проверить его на сайте оператора или связаться с его технической поддержкой.

Если в вашей компании нет сертификата ЭП, то его нужно получить, обратившись в ближайший Удостоверяющий центр или к самому оператору.

После того, как вы подключите ЭП, то вы фактически готовы для обмена документами в электронном виде. Если планируете обмениваться электронными счетами-фактурами, не забывайте принять регламент обмена, согласно приказу Минфина 50н.

Сколько это будет стоить

Обычно, если компания-партнер, предлагает вам подключиться к оператору, то его основной интерес лежит в области доставки документов до вас. У большинства операторов входящий трафик бесплатный, следовательно, при зачастую с вас не потребуют никакой платы. Если только вы не хотите начать отправлять документы сами.

Тариф может быть предложен в информационном письме от вашего контрагента или Оператора. Важно знать, что тариф на обмен документами в сервисе вы вправе выбрать самостоятельно, и он не может быть вам навязан. Ваше право согласиться с предложенным тарифом, если стоимость по нему ниже, чем предложенные тарифы на официальном сайте оператора. Вы можете узнать о подробностях тарификации на сайте Оператора или при непосредственном общении с его представителями.

Варианты работы

У всех операторов есть возможность работать через веб-клиент. Для этого вам нужен простой браузер. Такой способ поддерживает необходимую функциональность для работы с документами, например, загрузку и выгрузку документов, создание, поиск и прочее.

Второй вариант – использовать интеграционное решение для вашей информационной системы. Наверняка хозяйственный и бухгалтерский учет вы уже привыкли вести в такой системе. Можно интегрировать ее с сервисом обмена: в этом случае вы сможете создавать, подписывать и отправлять документы в привычном интерфейсе. Узнайте о такой возможности у оператора.

***

В заключении хочется сказать, что даже если вас убеждают приступить к обмену в электронном виде ваши крупнейшие клиенты или это ваш осознанный выбор: задача оператора – подключение вашей компании с минимальными затратами для вас и обеспечение максимально комфортного старта для работы в сервисе. Учитывайте это при подключении и выборе оператора.

Комментарии

3
  • Наталия
    Эцп стоит денег. Но я лично столкнулась с тем, что надо подключиться ровно к тому же оператору, что и поставщик. При этом отчётность уже сдаётся через другого оператора посредством помощи налогового представителя. Эта ситуация как должна решаться?
  • twain2

    только работает это в связке покупатель-продавец только для реального опта и то не всегда . те кто работает на розницу (то есть у кого покупатель это розницные магазины, точки , ларьки и тп) .... им ничего не светит еще лет 5 как минимум.

  • тишина
    Ну, не знаю у меня контур и с электронным документооборотом могу работать только с теми у кого контур, откликнулись только двое, никто не хочет работать.

О госзакупках простым языком

Сегодня, как и было обещано, хочу поделиться с вами обновлениями в системе государственных закупок.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

МВД хочет приостанавливать денежные переводы в рамках уголовного преследования

Силовые структуры смогут приостанавливать такие переводы на 10 дней

Банки обяжут за 24 часа предоставлять в МВД данные о переводе цифровых денег

Ведомство разработало проект соответствующего федерального закона

Лучшие спикеры, новый каждый день

Киргизский Finca Bank приостановит зачисление переводов из «Сбера» и «Тинькофф»

Ограничения начнут действовать в мае

178

⚡️Меняем тарифы на «Клерке». Успейте подключить безлимитные консультации

У нас молния. С понедельника на «Клерке» произойдут изменения. Тарифов с безлимитными консультациями больше не будет. Хотите безлимит? Подключайте тариф на год или на полтора прямо сейчас.

Иллюстрация: Вера Ревина / «Клерк»

В Telegram можно заработать на продаже стикеров

Создатели стикеров и эмодзи в Telegram смогут получить в криптовалюте 95% выручки от продажи своего творчества.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Самозанятые

👵 Чтобы заработать пенсию, самозанятые должны платить добровольные взносы. Но не обязаны, уточняет наш эксперт

В стаж для пенсии идет период работы, если за этот период начисляют и уплачивают взносы. За работников взносы платит работодатель, ИП сами платят свои взносы. А самозанятые не платят.

Экономика России

Официально: сколько в России ресторанов, кафе и баров

Росстат привел статистику за 2023 год по местам общепита.

Налоговая подсмотрит за вами через камеры, если понадобится. 🎥«Ночной бухгалтер» № 1668

Улыбнитесь, вас скрывает скрытая камера! А может и не скрытая, а просто камера наблюдения на улице. Корреспондент «Клерка» узнала о любопытном способе налоговиков проверять ваш бизнес.

Иллюстрация: создана при помощи ИИ playground.com / Елена Балаклицкая

КС РФ: иногда УК должна продолжать управление домом и после прекращения договора

Конституционный Суд уточнил порядок прекращения обязательств компании (УК) по управлению многоквартирным домом.

Малый и средний бизнес выпустил облигации на 2,5 млрд рублей

До конца года МСП Банк готов поддержать выпуск биржевых облигаций компаний на сумму до 8 млрд рублей.

Банкротство

Новое постановление КС: как теперь платить налоги при банкротстве компании

Чтобы не получать требования о взыскании убытков от налоговиков или других кредиторов, арбитражный управляющий должен согласовать интересы сторон в суде, который определит порядок выплат при банкротстве организации.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Бухгалтеры

❗️ Оформите подписку «Клерк.Премиум» со скидкой 50%! В понедельник цена вырастет

До 22 апреля вы можете купить подписку «Клерк.Премиум» на 12 месяцев со скидкой 50% за 9900 рублей. Успейте получить доступ к образовательным материалам «Клерка» по старой цене.

Больничные

Как бывшим контрактникам считать стаж для оплаты больничного

Военная служба по контракту входит в стаж для больничного.

Самозанятый написал жалобу на руководителя в трудовую? А так можно было?

Привет, это налоговый юрист для бизнеса и СЕО «Патрикеев и партнеры» Павел Патрикеев. И я никогда не думал, что тема переквалификации будет окутана такими интригами.

Самозанятый написал жалобу на руководителя в трудовую? А так можно было?
1
220
Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: сотрудники не хотят терпеть токсичных начальников, глава Willdberries стала обедневшим миллиардером, в Москве будет шторм, а Питер завалит снегом

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

178

Решила зайти в рефералку «Клерка». Как думаете, получится?

Коллеги, решила поделиться с вами. Сегодня решила стать участником Клерк.Партнер. Буду рекомендовать наши курсы и вебинары и получать пассивный доход. Говорят, что через рефералку может зарабатывать любой, а не только менеджеры. Посмотрим, что у меня получится😉

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Охрана труда

Порядок обучения сотрудников по охране труда в организации

Разобрались с тем, какие программы обучения существуют, кто имеет право проводить инструктаж и по каким правилам это нужно делать, чтобы не получить штраф от проверяющих органов.

Иллюстрация: dcstudio/freepik
Бухгалтеры

Эксперты «Клерка» ответили с начала года на 3000+ вопросов бухгалтеров. Торопитесь — безлимитные консультации можно получать только до 21 апреля!

Всегда приятно получить совет профессионала, а получить консультацию эксперта в трудное время сдачи отчетов — еще и полезно! Пока вы можете получать ответы на вопросы без ограничений, но скоро такой возможности не будет. Поспешите подключить подписку, пока есть время.

Интересные материалы

Сайты с картинками могут воровать telegram-аккаунты

В поисковиках пользователи рискуют наткнуться на изображения, которые ведут на фишинговые ресурсы и просят пройти авторизацию в мессенджере Telegram.

86