Клерк.Ру

Расходы на ГСМ признаются после их оплаты независимо от даты списания в производство

Катерина Васенова, руководитель отдела аудита компании «Уверенность»

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Елены (г. Самара)

Директор использует свое авто в служебных целях. Сфера деятельности - "обслуживание по 1С" (консультации, сопровождение, внедрение....) Вопрос по ГСМ. Каким образом их приобретать, списывать и выплачивать деньги? Что для этого нужно? Как правильно оформить? У нас УСН 15%.

Расходами в целях налогообложения при УСН признаются любые расходы при условии, что они экономически обоснованны, подтверждены документами, оформленными в порядке, установленном законодательством РФ, и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ налогоплательщики, применяющие УСН, при определении объекта налогообложения могут уменьшить полученные доходы на расходы на содержание служебного транспорта, а также расходы на аренду легковых автомобилей. На основании п. 2 ст. 346.17 НК РФ расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты.

На основании ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Основным оправдательным документом, подтверждающим фактический расход ГСМ на производственные цели, является путевой лист (Письмо ФНС России от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@). О правилах заполнения путевого листа можно прочесть в Письме Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51. В нем также отмечается, что нетранспортные компании могут разработать форму путевого листа самостоятельно и оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца. НК РФ не предусмотрено нормирование затрат на ГСМ.

При этом согласно последним разъяснениям Минфина России при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе учитывать Методические рекомендации "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", введенные в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (Письмо Минфина России от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097). На транспортное средство, на которое не предусмотрены нормы расхода бензина либо фактический расход их превышает, организация может самостоятельно установить нормы на ГСМ отдельным документом и придерживаться их для расчета расходов на бензин.

Таким образом, Вам необходимо заключить договор аренды с владельцем  транспортного средства, разработать и утвердить форму путевого листа за месяц. Расходы ГСМ Вы можете учитывать либо на основании кассовых и товарных чеков по авансовым отчетам, либо именно по расходам на бензин заключить договор с топливной компанией и перечислять денежные средства непосредственно на карту с расчетного счета организации. Документами, подтверждающими расход на ГСМ в целях налогообложения УСН будут являться:

  • договор аренды транспортного средства с прописанной в нем ежемесячной суммы арендной платы;
  • оформленные путевые листы за месяц использования транспортного средства;
  • утвержденные в организации нормы списания топлива;
  • кассовые и товарные чеки на приобретение ГСМ (если заключен договор с топливной компанией, то товарные накладные/счета-фактуры и платежные поручения на оплату топлива);
  • документ о списании ГСМ и топлива (акт, требование-накладная или любой другой, утвержденный в организации документ).
Также обращаем внимание, что согласно мнению ФНС (Письмо ФНС России от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@) для признания в целях налогообложения расходов по ГСМ необходимо выполнение одновременно двух условий: наличия оплаты указанных материалов (ГСМ) и фактического списания топлива служебному транспорту. При этом, по мнению Минфина РФ, расходы на приобретение горюче-смазочных материалов признаются после их оплаты независимо от даты списания в производство (Письмо от 23.12.2009 N 03-11-09/413).

Получить персональную консультацию Катерины Васеновой в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.