Методология внедрения электронного юридически значимого документооборота

Вопросы внедрения юридически значимого электронного документооборота (ЭДО) привлекают все больше внимания - предприятия взаимодействуют с партнерами, контрагентами, участвуют в гос.закупках, ищут оптимальные решения для использования электронной подписи и хранения электронных документов. Успешная практика в этой области невозможна без понимания основных понятий и законодательства, определяющих и регулирующих юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО).

Как оптимизировать бизнес-процессы для получения максимальной выгоды от внедрения юридически значимого электронного документооборота? Что необходимо для того, чтобы обеспечить юридическую значимость электронных документов?

С 2010 г. в России началось формирование нормативно-правовой базы в области обеспечения юридически значимого электронного документооборота, что позволило приравнять электронный документ к бумажному при соблюдении установленного порядка его оформления. Это позволило многим компаниям начать переход от бумажного к электронному ЮЗЭДО.

Процесс работы с юридически значимым электронным документооборотом в каждой компании в зависимости от ее размера, вида деятельности, организационной структуры и учетной политики различен, однако можно выделить схожие этапы обработки документов и сложности, с которыми сталкиваются компании.

Весь поток корпоративного документооборота можно разделить на три составляющие:

1. документы, поступающие от других организаций (входящие);
2. документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
3. документы, составляемые внутри организации (внутренние).

Одним из основных для бизнеса видом документооборота считается обмен документами, которые являются обязательными при сопровождении сделки по купле-продаже товарно-материальных ценностей (ТМЦ) или услуг:

• счет на оплату;
• счет-фактура;
• товарная накладная по форме ТОРГ-12;
• товарно-транспортная накладная (ТТН);
• акт выполненных работ;
• акт сверки;
• платежные документы;
• договор и др.

Пример схемы бизнес-процесса обмена первичными документами между двумя контрагентами представлен на Рис. 1.

Рис. 1. Пример схемы бизнес-процесса обработки первичных документов

Основные сложности, с которыми сталкиваются компании при работе с первичными бухгалтерскими документами:

• длительность оформления документов;
• рост дебиторской и кредиторской задолженности;
• трудоемкость ручного поиска документов;
• увеличение сроков аудита и риска штрафных санкций;
• колоссальные затраты на поддержание бумажного архива;
• отсутствие точных данных о статусе обработки документа;
• риск потери документов и непрогнозируемые сроки обработки.

Для принятия решения о переходе к юридически значимому электронному документообороту необходимо оценить экономический эффект от такого перехода и степень готовности компании. В частности, необходимо:

• проанализировать влияние электронного документооборота на методологию налогового учета;
• оценить возможный экономический эффект от внедрения электронного документооборота;
• определить перечень контрагентов, переход на электронный документооборот с которыми наиболее экономически эффективен;
• проанализировать текущее состояние информационных систем, используемых в компании;
• проанализировать общий уровень организации процессов.

Для того чтобы переход к юридически значимому электронному документообороту был наиболее безболезнен для Компании, перед началом внедрения необходимо провести ряд методологических работ.

Цели методологических работ

1. обеспечить четкую реализацию бизнес-процессов юридически значимого электронного документооборота компании;
2. повысить эффективность деятельности компании за счет оптимизации процессов внутреннего взаимодействия;
3. обеспечить прозрачность системы управления.

Бизнес-выгоды от внедрения юридически значимого электронного документооборота и реализации методологических работ (на примере первичной документации)

Рис. 3. Достижение бизнес выгод

Уменьшение стоимости бизнес-процессов и повышения прозрачности компании за счет:

• сокращения времени оформления документов поставщикам и клиентам;
• сокращения роста дебиторской и кредиторской задолженности;
• исключения ручного поиска документации;
• сокращения сроков аудита и риска штрафных санкций;
• снижения риска потери документов;
• сокращения количества квалифицированного персонала.

Повышение оперативности и эффективности налогового учета;

Сокращение прямых издержек за счет исключения печати, доставки, хранения и утилизации бумажных документов;

Минимизация влияния человеческого фактора при обработке первичных документов;

Повышение достоверности, оперативности, надежности финансово-хозяйственного учета.

О конкретных шагах по переходу на электронный юридически значимый документооборот можно прочитать подробно по ссылке.

Источник: группа компаний TerraLink