Менеджмент

Аутсорсинг в бюджетной сфере

Для бюджетных организаций 2015 год оказался непростым. Во-первых, прошла очередная волна реорганизаций и большинство ведомств затронули изменения в системе оплаты труда. А во-вторых, многие столкнулись с необходимостью использовать облачные технологии, активно внедряемые в госсекторе и бюджетной сфере. И для многих это было новинкой.
8,6 тыс. 346
Аутсорсинг в бюджетной сфере
Фото Евгения Смирнова, Кублог

Для бюджетных организаций 2015 год оказался непростым. Во-первых, прошла очередная волна реорганизаций и большинство ведомств затронули изменения в системе оплаты труда. А во-вторых, многие столкнулись с необходимостью использовать облачные технологии, активно внедряемые в госсекторе и бюджетной сфере. И для многих это было новинкой.

При этом никуда не делись серьезные требования по сокращению издержек, а также по повышению процента профильных сотрудников в штатной структуре учреждения и по повышению их средней заработной платы. И, естественно, выполнение майских указов президента.

Добавим к вышеперечисленному необходимость полноценного развития внебюджетной деятельности, и станет ясно, что проблем и задач у бюджетных учреждений более, чем достаточно. Осталось только понять, как с этим жить, особенно если учесть, что 2016-й год обещает быть также весьма непростым.

Тренды 2015-го года

Реорганизация бюджетных учреждений

Новая система оплаты труда

«Облачные» технологии

Требования к бюджетным организациям

Сокращение издержек

Повышение процента профильных сотрудников

Повышение уровня средней заработной платы

Развитие внебюджетной деятельности

Тем не менее, приспособиться к новым реалиям вполне возможно, и одним из самых эффективных и действенных инструментов для этого является аутсорсинг.

С аутсорсингом так или иначе многие бюджетные организации уже сталкивались и активно используют. Обычно это работы по техническому обслуживанию зданий и инженерных сетей, уборке помещений и территории, услуги по питанию. Но в нашем случае разговор пойдет о передаче на аутсорсинг одних из самых проблемных участков у бюджетников, а именно бухгалтерского, налогового и кадрового учета.

А это вообще можно?

Правовыми основами для передачи на аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета в первую очередь является закон о бухгалтерском учете, который позволяет руководителю государственного учреждения, как представителю независимого хозяйствующего субъекта, передавать по договору независимой специализированной организации функцию по ведению бухгалтерского учета (смотри п. 3 ст. 7 закона).

Стоит отметить, что в последнее время активизировались слухи о том, что наши законодатели планируют внести изменения в бюджетный кодекс, которые могут ограничить, или даже запретить аутсорсинг. Поэтому компания Интеркомп специально сделала запрос в Комитет Госдумы РФ по бюджету и налогам и получила официальный ответ о том, что в обозримом будущем подобные изменения вносить не планируется. Поэтому вы на уровне своих учреждений можете свободно принимать решения об использовании аутсорсинга.

У вас есть три варианта…

Исходя из опыта нашей работы с государственным сектором, мы выделили для себя три возможные модели организации учетных функций в бюджетных организациях.

1.     Штатная бухгалтерия

Это наиболее распространенная модель на сегодняшний день, но она же и несет в себе максимум рисков для руководителей учреждений. Это и персональная ответственность руководителя за качество ведения учета, и высокая зависимость от человеческого фактора.

Сталкиваясь с учреждениями различных отраслей, мы видим, что уровень бухгалтеров очень сильно «плавает». Примеры, когда в учреждениях все в порядке с бухгалтерией и кадрами, и эти функции полностью «закрываются» штатными сотрудниками, встречаются куда реже, чем те, в которых эти участки полны проблем и ошибок. Как следствие, руководители вынуждены тратить свое время и постоянно контролировать работы бухгалтеров.

2.     Централизованная бухгалтерия

Эта модель относится скорее к регионам страны, нежели к столице, поскольку на практике она оказалась недостаточно эффективной. В Москве большинство централизованных бухгалтерий были либо реорганизованы, либо вовсе ликвидированы.

На наш взгляд, основная причина неэффективности здесь кроется в слишком узкой специализации сотрудников, что подтверждается нашей практикой в Департаменте образования города Москвы. К слову сказать, когда в конце 2013 года отделы бухгалтерского сопровождения окружных дирекций активно закрывались, мы рассматривали в качестве кандидатов на работу сотрудников ликвидируемых централизованных бухгалтерий, но примерно 80% из них не смогли пройти наши внутренние методологические тестирования. Уровень их квалификации, к сожалению, не соответствовал уровню требований, принятых в нашей компании.

И еще один существенный недостаток в работе централизованных бухгалтерий – ведомственное подчинение. Теоретически это должна быть специализированная организация, которая может обслуживать многие учреждения, но на практике руководители централизованных бухгалтерий в какой-то момент стали считать, что раз все финансовые потоки проходят через их структуру, то они имеют некое право влиять на принятие решений внутри обслуживаемых организаций. Естественно, это мешало развитию учреждений, а в некоторых моментах делало это практически невозможным.

3.     Аутсорсинг

Третья модель является нашим профилем - аутсорсинг ведения бухгалтерского и налогового учета. У нее есть ряд важных преимуществ.

Первое – комплексный подход к обеспечению непрофильных функций учреждения. Второе – финансовая ответственность, в том числе за штрафы, которые выставляют фискальные органы за периоды обслуживания.

По факту при аутсорсинге с руководителя организации снимается значительная доля рисков и персональной ответственности, так как у него на руках договор, в котором прописан четкий график документооборота со специализированной организацией и четкий раздел про ответственность, в том числе материальную за все ошибки компании-провайдера.

Кроме того, аутсорсинг позволяет с минимальными издержками получить максимально высокий уровень технического и методологического обеспечения. Обслуживая ряд предприятий государственного сектора в промышленном масштабе, мы, как одна из специализированных организаций, можем позволить себе держать в штате не только специалистов уровня главных бухгалтеров и узких специалистов различных тематик, но и методологов очень высокого уровня квалификации. У нас есть люди с опытом работы в бюджетном учете свыше 20 лет, которые проводят повышение квалификации наших сотрудников, а также постоянно отслеживают изменения законодательства и информируют обслуживаемые нами учреждения о тех важных нововведениях, которые периодически появляются в российском законодательстве.

А теперь про деньги

Перейдем к конкретным цифрам. Данные взяты из трех реальных расчетов полной передачи на аутсорсинг функции по ведению бухгалтерского и налогового учета (данные актуальны для Москвы и Московской области).

Здравоохранение

Итак, возьмем типичное учреждение здравоохранения - поликлинику, которая после реорганизации состоит из семи структурных подразделений и содержит в своем штате 9 сотрудников финансовой службы.

Фонд оплаты труда по данной службе (с учетом всех надбавок, премий, налогов, сборов и т.п.) составляет порядка 11 млн. рублей в год. Накладные расходы мы усреднили и считаем, как 10% от текущих затрат на ФОТ бухгалтерской службы. Соответственно, итоговые цифры по обслуживанию и содержанию финансовой службы составляют более 12 млн. рублей.

После передачи нам функции по ведению бухгалтерского и налогового учета конечная цифра составила менее 10 миллионов. Соответственно, учреждение уже в первый год обслуживания ежемесячно может позволить себе сократить более 20% от текущих затрат.

Культура

Теперь перейдем к отрасли культуры и посмотрим на среднестатистическую школа искусств. Ее штат более 40 сотрудников, в котором работает два сотрудника бухгалтерии. В учреждениях культуры уровень зарплат существенно ниже, но ФОТ на данную службу все равно не так мал.

Общие затраты на содержание бухгалтерии составили 1 184 000 рублей в год. Расходы на внешнего подрядчика составляют менее 800 000 рублей в годовом исчислении. Соответственно учреждение в первый же год обслуживания может экономить более 35% от текущих затрат на бухгалтерию.

Образование

А вот самый знакомый для Интеркомп ЦБУ пример – образование. Именно на учреждениях из сферы образования мы построили больший объем своего опыта. Это типичный образовательный комплекс, который состоит из 5-ти структурных подразделений и содержит в своем штате 4 сотрудника бухгалтерской службы.

Более 5 миллионов учреждение тратило на содержание бухгалтерии, а услуги по аутсорсингу составили всего 1800000 рублей. Экономия налицо.

Почему бухгалтер не должен бояться аутсорсинга

Теперь самое время успокоить главных бухгалтеров, которые почуяли в аутсорсинговой компании врага – речь далеко не всегда идет о полной передаче. Но даже при ней сотрудники могут лишь перейти из одной организации в другую – так что не все так плохо.

А вот как процесс передачи учетных функций выглядит на практике:

1.     Передача отдельных участков учета на аутсорсинг

В этом случае главный бухгалтер учреждения однозначно остается в штате, и часть других сотрудников бухгалтерии также могут продолжить работу. Они совместно определяют для себя наиболее проблемные участки учета и передают их аутсорсинг-провайдеру по договору.

Например, это может быть расчет заработной платы. С учетом перехода всех органов исполнительной власти Москвы «в облако» этот участок стал еще более проблематичным. Особенно сложно в процессе реорганизации рассчитывать заработную плату по присоединенным организациям, поскольку на практике все учреждения могут вести учет в разных программах и далеко не все уже сконвертировали свои данные в облако. Чтобы в кратчайшие сроки привести все к единому знаменателю и рассчитать корректно заработную плату, зачастую приходится привлекать сторонние организации. То же самое может быть и по другим участкам учета.

2.     Дистанционное обслуживание

Самый распространенный вариант. На территории бюджетной организации устанавливается автоматизированное рабочее место, на котором работает ответственный исполнитель со стороны учреждения, и через которого принимаются первичные документы к расчету. Соответственно, все взаимодействие с органами власти, фискальными органами – полностью ложится на аутсорсинг-провайдера.

Если настроен электронный документооборот, то подрядчик пользуется данной системой. А если какие-либо документы обязательно должны передаваться на бумажных носителях, то, например, в Интеркомп ЦБУ есть своя служба логистики, которая полностью закрывает потребность в разъездах по всем вопросам бухгалтерии.

3.     Обслуживание с присутствием сотрудника аутсорсинговой компании в учреждении

Третий вариант подходит для наиболее крупных учреждений, с изначально большим штатом бухгалтерии. Это, как правило, относится к сфере здравоохранения. Здесь уже не обойтись без физического присутствия сотрудника аутсорсинг-провайдера на территории заказчика (как правило, одного). Кстати, им может быть и бывший сотрудник организации, переходящей на обслуживание – такое тоже не редкость.

При таком раскладе сотрудник находится полный рабочий день на территории заказчика и трудится по всем правилам внутреннего распорядка учреждения, соблюдая все те требования, которые поступают от руководства и администрации. Но в остальном же данный вариант ничем не отличается от предыдущего.

Проверки – проще, показатели – выше

Теперь о нашей любимой теме – проверках. Если в вашем учреждении проходит проверка, то у нормального аутсорсинг-оператора сотрудник в обязательном порядке присутствует на территории организации, сопровождает ревизоров, отвечает на их вопросы и предоставляет документы. Например, Интеркомп ЦБУ полностью отвечает перед проверяющими за те периоды, в которых ведет учет. И в случае предъявления штрафных санкций по каким-то спорным моментам они полностью компенсируются заказчику.

Отметим, что ценящему себя аутсорсинг-провайдеру не меньше, чем самим руководителям учреждений, важно иметь лучшие показатели и лучшие результаты проверок. Например, только по пенсионному фонду в нашей практике были случаи, когда организации вменялись миллионные штрафы, но благодаря нашей помощи учреждение платило всего 4 тысячи – чем и мы и сама бюджетная организация очень довольны.

Поэтому самое время вам окинуть взором все затраты вашей организации и подумать, не пора ли сдать непрофильные операции тем, кто умеет их делать не просто на высоком профессиональном уровне, но и в совокупности дешевле?

Начать дискуссию

Акцизы

В декларации по акцизам появятся новые коды для алкоголя

Для заполнения декларации по акцизам с 1 мая нужно указывать новые коды для алкогольной продукции с содержанием спирта.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Как предпринимателю не подставить себя перед налоговой

Предприниматели часто по незнанию допускают бухгалтерские ошибки, которые ведут к печальным последствиям: штрафам, доначислениям, пеням и даже закрытию бизнеса. Рассказали в статье о четырех самых актуальных правилах, которых следует придерживаться в сегодняшних реалиях и что предпринять, если их нарушили.

Как предпринимателю не подставить себя перед налоговой

Для НКО продлят пониженные тарифы страховых взносов

Минфин предлагает на 2 года продлить пониженные тарифы страховых взносов, которые могут применять некоммерческие организации.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Принят закон о свободном доступе провайдеров в многоквартирные дома

Теперь жители могут свободно выбирать нужного им провайдера и заключать индивидуальный договор.

Расходы на ремонт служебных автомобилей выросли на 25%

Общая сумма госконтрактов по ремонту и обслуживанию автомобилей выросла до 30 млрд рублей, а число торгов увеличилось на 5%.

УСН

Минфин: при торговле через маркетплейсы на УСН агентское вознаграждение тоже идет в доход

При УСН есть закрытый перечень доходов, которые не учитывают для налогообложения. Эта норма не предусматривает уменьшение доходов принципалов на вознаграждение, которое они платят агентам.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Основные изменения по НДС в 2023–2024 

Большинство последних новаций по налогу на добавленную стоимость являются «отраслевыми». Поправки касаются застройщиков, экспортеров, рестораторов, туроператоров, продавцов детских товаров и даже перекупщиков б/у авто. В статье собрали для вас самые важные изменения на 2023–2024 гг.

Основные изменения по НДС в 2023–2024 

Будут изменения по имущественным налогам: обзор от ФНС

В НК внесут поправки, направленные на повышение эффективности налогообложения имущества.

Верховный суд РФ может изменить практику назначения выездных налоговых проверок

Мнение налогового адвоката о судебном иске к ФНС о незаконности налоговой проверки.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
4
53

Бухотчетность составляют в тысячах рублей. Опрос про ошибки из-за округлений

До 1 апреля компании должны сдать бухотчетность за 2023 год.

159
Кадры

Четверть компаний отказывают в найме соискателям с долгами

Чаще всего кредитную историю проверяют у менеджеров по работе с клиентами, специалистов по продажам и закупкам.

83

💥Госзакупки. Как компании не попасть в реестр недобросовестных поставщиков

Компания выиграла тендер на госзакупку, но по каким-то причинам не смогла выполнить контракт — это прямая дорога в реестр недобросовестных поставщиков (РНП). Расскажем, какие аргументы и обстоятельства помогут избежать реестра, сохранить репутацию и деньги компании. Забирайте подсказки от редакции.

Иллюстрация: Вера Ревина/«Клерк»
7
132
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

В сервис «Прозрачный бизнес» ФНС добавила спецрежим ИП. Пользователи: наконец-то! + опрос

Теперь через сервис ФНС «Прозрачный бизнес» любой желающий может узнать, какие специальные налоговые режимы применяет ИП.

Нашлась биржа, которая сфокусируется на IPO попавших под санкции промышленных компаний

СПБ Биржа начала заниматься IPO российских промышленников, попавших в те же санкционные списки, что и СПБ Биржа.

Шведский бизнес Avito переехал в Калининградскую область

Шведская компания Avito AB провела редомициляцию и теперь будет зарегистрирована как международная компания в специальном административном регионе.

Как предпринимателю выйти из операционки: пошаговая инструкция

Сосредоточение в своих руках всех процессов, желание все сделать самому — проблема многих предпринимателей. В результате попытки охватить все не остается времени на разработку новой, более продуктивной стратегии. Чтобы разгрузить себя и заниматься более глобальными бизнес-задачами, владельцу бизнеса нужно научиться делегировать.

Как предпринимателю выйти из операционки: пошаговая инструкция
31
Отпуска

Сотрудник не может переносить отпуск, если у него заболел ребенок

Продлить или перенести ежегодный оплачиваемый отпуск разрешено только если заболел сам сотрудник, а не его ребенок.

Как исправить ошибку в уведомлении по ЕНП в 2024 году. Когда налоговая не начислит пени

Налоговики не всегда начисляют пени из-за ошибок в уведомлениях по ЕНП. Но в интересах бизнеса их всё-таки исправить. Подробно и на конкретных примерах рассказали, как это сделать.

Как исправить ошибку в уведомлении по ЕНП в 2024 году. Когда налоговая не начислит пени

Песков: нейросети в руках недобросовестных людей — еще одна большая угроза

Заместитель руководителя администрации президента РФ, пресс-секретарь В. Путина Дмитрий Песков заявил, что нейросети в руках недобросовестных людей или террористов могут стать грозным оружием.

Интересные материалы

👫 На одну штатную единицу можно принять двух полставочников. Эксперт: запрета нет, и Верховный Суд это косвенно подтверждает

Ранее Роструд заявлял, что одну должность не могут делить между собой два человека по полставки каждый, должно быть 2 должности. Теперь поступили новые вводные.

377