ЭДО

Как компания TerraLink помогла L’Oreal повысить эффективность работы

Компания TerraLink разработала для L’Oréal систему для автоматизации процесса организации работы консультантов и торговых представителей. Решение предназначено для учета рабочего времени сотрудников и их распределения по торговым точкам согласно календарю рабочих смен. Также была создана удобная картотека, в которой отражаются все необходимые данные о каждом консультанте.
619 1
Как компания TerraLink помогла L’Oreal повысить эффективность работы
Фото Всеволода Альшанского, Кублог

Компания TerraLink разработала для L’Oréal систему для автоматизации процесса организации работы консультантов и торговых представителей. Решение предназначено для учета рабочего времени сотрудников и их распределения по торговым точкам согласно календарю рабочих смен. Также была создана удобная картотека, в которой отражаются все необходимые данные о каждом консультанте.

Созданная система может решать различные задачи по управлению экспертами, промоутерами, консультантами и продавцами, работающими распределенно в розничных сетях и предлагающими услуги своих компаний. Может быть использована не только в индустрии красоты, как это сделала компания L’Oréal, но и в других сферах, например:

  • Для банков, где армии экспертов продают кредиты, страхование и другие финансовые услуги в рознице;
  • Для алкогольной промышленности, где консультанты/сомелье консультируют покупателей по продукции;
  • Для компаний из табачной отрасли, где промоутеры помогают определиться с выбором марки сигарет;
  • Другие области.

Сложившаяся ситуация

В трех ведущих подразделениях компании L’Oréal работает более 800 консультантов и торговых представителей (аниматоров). Координаторы подразделений должны были формировать графики с информацией о рабочих сменах в MS Excel, что было крайне неудобно, потому что на согласование графиков и их выверку сотрудниками тратилось большое количество времени. Более того, получить полную и достоверную информацию по сводным графикам было практически невозможно.

Связано это с большим количеством консультантов в различных подразделениях и частыми изменениями. Сотрудники в подразделениях работают с разными графиками, берут информацию из разных источников, работают на разных территориях и представляют различные продукты, попутно проходя различные тренинги, которые назначаются в разное время разными тренерами.

Решение

Подразделения Люкс, Активной Косметики и Продукции широкого спроса, занимающиеся работой с консультантами, заинтересовались созданием единой рабочей системы, в которой хранились бы все данные о консультантах и их рабочем графике, графике тренингов с возможностью формировать их в режиме онлайн на месяц вперед и автоматически рассылать эту информацию по электронной почте всем консультантам.

Компания TerraLink предложила оптимизировать этот процесс за счет создания системы автоматического формирования графиков и учета рабочего времени на платформе Microsoft SharePoint 2013 как наиболее инновационной и функциональной платформе для реализации подобных задач. Еще одним фактором послужил успешный опыт реализации ряда задач для других подразделений, выполненных на платформе MS SharePoint с помощью компании TerraLink.

Система нужна для управления 3 аспектами:

  1. График смен и учет рабочего времени;
  2. Распределение по торговым точкам;
  3. Расписание тренингов.

Во время создания системы перед TerraLink были следующие цели:

  • Создать систему управления базами консультантов и торговых представителей;
  • Дать возможность формирования индивидуальных графиков работы консультантов и аниматоров в торговых точках;
  • Обеспечить быстрый процесс формирования графиков с учетом всей имеющейся информации о численности консультантов, загруженности точек и расписания тренингов.

Задачи системы:

  • Формирование индивидуальных графиков;
  • Управление загруженностью торговых точек и ее распределение;
  • Учет плановых и фактических показателей загрузки консультантов;
  • Получение актуальной информации о загруженности торговых точек и сотрудниках;
  • Своевременное информирование консультантов об изменениях в графиках работы (рассылка по электронной почте);
  • Формирование отчетности для предоставления контрагентам (в торговые сети).

Преимущества системы:

  • Наглядность отображения информации через использование разных цветов;
  • Интерактивность: внесение изменений и получение подтверждений/одобрение в режиме онлайн;
  • Быстрота согласования графиков работы, позволяет избегать коллизий, возникающих в случае изменений и добавления в них новых событий;
  • Точность учета рабочего времени, обеспечивающее прозрачность всех финансовых расчетов оплаты труда;
  • Обеспеченность торговых точек - информация в режиме онлайн о наличии необходимого количества консультантов на точке;
  • Быстрое получение различной отчетности для руководства, пользователей системы и контрагентов.

Система была внедрена в трех подразделениях:

  1. Подразделение Продукции широкого спроса (Consumer Products Division), которое работает с марками L'Oréal Paris, Maybelline NY, Garnier и Essie;
  2. Подразделение Активной косметики (Active Cosmetics Division), которое представляет марки Vichy, La Roche-Posay и SkinCeuticals;
  3. Подразделение Люкс (L'Oréal Luxe) – марки Lancôme, Giorgio Armani, Yves Saint Laurent, Biotherm, Helena Rubinstein, Clarisonic, Kiehl's, Urban Decay, Cacharel, Viktor & Rolf, Maison Martin Margiela.

Описание системы

Компания TerraLink создала систему на платформе Microsoft SharePoint 2013 для управления базой консультантов, их индивидуальными графиками работы в торговых точках и загруженностью точек, а также для учета плановых и фактических показателей загрузки сотрудников. Благодаря системе автоматически формируется план, а по результатам работы за месяц рассчитываются фактические показатели. Графики работы автоматически отправляются консультантам. Через систему их также информируют об изменениях в расписании. На основе данных формируется отчет, который отправляется контрагентам по заданному формату.

Администраторы системы могут работать со следующими списками:

  • Пользователи;
  • Консультанты и аниматоры;
  • Торговые точки;
  • Регионы;
  • Секторы;
  • Марки;
  • События для консультантов/аниматоров;
  • Активности для точек;
  • Агентство.

Все данные загружаются из файлов MS Excel и автоматически преобразуются в таблицы. Также предусмотрена возможность загрузки этих данных вручную самим пользователем.

Роли

Консультант или аниматор

Супервайзер (супервайзер, RSM, Area-менеджер) управляет аниматорами, формирует отчеты о загрузке точек и графике консультантов и аниматоров по торговым точкам.

Региональный директор управляет в системе активностями в торговых точках и работой консультантов: формирует, изменяет и рассылает график работы, редактирует анкетные данные. Формирует отчеты о загрузке точек и сводном графике консультантов.

Суперпользователь (администратор системы в рамках своего подразделения) обладает более расширенными правами, чем региональный директор, может создавать и корректировать справочники, назначать роли пользователям.

Ведение базы данных консультантов

Для каждого консультанта в системе создается персональная карточка. Исторические данные загружаются в систему с помощью файла в формате MS Excel, а дальнейшая работа и заведение новых консультантов осуществляется через интерфейс. Персональные данные, такие как ФИО, фото и другая аналогичная информация (паспортные данные, данные о привязке к региону, точке, городу и т.д.) ограничиваются системой прав доступа и доступны только для вышестоящего руководства.

Варианты построения графиков

Есть несколько вариантов графика работы консультанта: 2/2, 5/2 и индивидуальный. В зависимости от того, какой график работы выбран, система автоматически строит его. После того как все данные по консультантам внесены, координатор подразделения формирует в системе график работы консультантов и начинает его корректировать, смотреть загруженность той или иной точки. В процессе он может что-то добавлять, изменять время работы, перерывы, смотреть плановую и фактическую загрузку.

Управление графиком

На графике отображаются все консультанты, относящиеся к данному подразделению, дни недели, а также привязка к торговой точке, городу и руководителю. Также есть функция фильтрации по консультанту, по сектору, по городу, по торговой точке. Дальше руководитель начинает работу с этим графиком, он также может его редактировать, например, добавить дополнительное событие, сформировать отпуск или отгул, добавить активность, такую как торговый день, работа с клиентами, собрание. Все эти активности отображаются на графике для консультантов и для наглядности выделяются разными цветами.

После того как график сформирован, также через систему его утверждает вышестоящее руководство. После согласования он автоматически рассылается всем консультантам на электронную почту в теле письма и в виде файла MS Excel, где указано имя консультанта, торговая точка и его часы работы. Также помечена активность – клиентский день или что-то еще.

Планы по развитию Системы:

  • Возможность управления мероприятиями по обучению и аттестации консультантов. Рассылка уведомлений, напоминаний и по расписанию тренингов. Отображение результатов обучения в карточке консультанта, что будет влиять на его бонусы;
  • Управление планом продаж (план/факт);
  • Расчет бонусов и компенсаций для консультантов;
  • Развитие функционала построения отчетности – внедрение и построение собственных шаблонов для упрощения работы менеджеров с системой.

Детальный обзор реализационного функционала системы на базе MS SharePoint 2013.

  • Загрузка справочных данных:
  1. Справочник торговых точек;
  2. Справочник анкет консультантов и аниматоров для разовой загрузки.
  • Управление базой консультантов:
  1. Создание анкет новых консультантов и аниматоров;
  2. Редактирование анкет существующих консультантов и аниматоров;
  3. Управление анкетами уволившихся консультантов и аниматоров;
  4. Формирование печатных анкет.
  • Планирование и учет рабочего времени консультантов и аниматоров:
  1. Создание и редактирование индивидуальных графиков;
  2. Автоматическое формирование сводного графика по сформированным индивидуальным графикам, спискам активностей в точках;
  3. Учет плановой и фактической загрузки консультантов и аниматоров;
  4. Управление списком активностей в торговых точках.
  • Управление загрузкой торговых точек:
  1. Автоматическое формирование сводного графика загрузки торговых точек по сформированным индивидуальным графикам консультантов и аниматоров, списком активностей в точках;
  2. Управление параметрами графика загрузки торговой точки (активности, количество консультантов и аниматоров);
  3. Рассылка индивидуальных графиков консультантам и аниматорам (интеграция с почтовым клиентом);
  • Формирование отчетных форм:
  1. Формирование предустановленных отчетных форм и отправка заявок и анкет консультантов в розничные сети;
  2. Возможность быстрой распечатки из системы всех отчетов, графиков и списков.
  • Ведение журнала системных событий;
  • Автоматическое формирование списка системных событий;
  • Типы регистрируемых событий:
  1. Выполнение рассылки (индивидуального графика);
  2. управление списком активностей в точках (события: добавление новой активности, редактирование активности, удаление активности);
  3. загрузка списка торговых точек;
  4. Управление анкетами (события: создание новой анкеты, редактирование анкеты).
  • Администрирование:
  1. Управление учетными записями пользователей;
  2. Управление нормативно-справочной информацией;
  3. Управление процедурой импорта данных (по консультантам и торговым точкам).

Источник: группа компаний TerraLink

Начать дискуссию

Бухотчетность составляют в тысячах рублей. Опрос про ошибки из-за округлений

До 1 апреля компании должны сдать бухотчетность за 2023 год.

26

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Кадры

Четверть компаний отказывают в найме соискателям с долгами

Чаще всего кредитную историю проверяют у менеджеров по работе с клиентами, специалистов по продажам и закупкам.

💥Госзакупки. Как компании не попасть в реестр недобросовестных поставщиков

Компания выиграла тендер на госзакупку, но по каким-то причинам не смогла выполнить контракт — это прямая дорога в реестр недобросовестных поставщиков (РНП). Расскажем, какие аргументы и обстоятельства помогут избежать реестра, сохранить репутацию и деньги компании. Забирайте подсказки от редакции.

Иллюстрация: Вера Ревина/«Клерк»
6
119
Лучшие спикеры, новый каждый день

В сервис «Прозрачный бизнес» ФНС добавила спецрежим ИП. Пользователи: наконец-то! + опрос

Теперь через сервис ФНС «Прозрачный бизнес» любой желающий может узнать, какие специальные налоговые режимы применяет ИП.

Нашлась биржа, которая сфокусируется на IPO попавших под санкции промышленных компаний

СПБ Биржа начала заниматься IPO российских промышленников, попавших в те же санкционные списки, что и СПБ Биржа.

Шведский бизнес Avito переехал в Калининградскую область

Шведская компания Avito AB провела редомициляцию и теперь будет зарегистрирована как международная компания в специальном административном регионе.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Как предпринимателю выйти из операционки: пошаговая инструкция

Сосредоточение в своих руках всех процессов, желание все сделать самому — проблема многих предпринимателей. В результате попытки охватить все не остается времени на разработку новой, более продуктивной стратегии. Чтобы разгрузить себя и заниматься более глобальными бизнес-задачами, владельцу бизнеса нужно научиться делегировать.

Как предпринимателю выйти из операционки: пошаговая инструкция
14
Отпуска

Сотрудник не может переносить отпуск, если у него заболел ребенок

Продлить или перенести ежегодный оплачиваемый отпуск разрешено только если заболел сам сотрудник, а не его ребенок.

Как исправить ошибку в уведомлении по ЕНП в 2024 году. Когда налоговая не начислит пени

Налоговики не всегда начисляют пени из-за ошибок в уведомлениях по ЕНП. Но в интересах бизнеса их всё-таки исправить. Подробно и на конкретных примерах рассказали, как это сделать.

Как исправить ошибку в уведомлении по ЕНП в 2024 году. Когда налоговая не начислит пени

Песков: нейросети в руках недобросовестных людей — еще одна большая угроза

Заместитель руководителя администрации президента РФ, пресс-секретарь В. Путина Дмитрий Песков заявил, что нейросети в руках недобросовестных людей или террористов могут стать грозным оружием.

👫 На одну штатную единицу можно принять двух полставочников. Эксперт: запрета нет, и Верховный Суд это косвенно подтверждает

Ранее Роструд заявлял, что одну должность не могут делить между собой два человека по полставки каждый, должно быть 2 должности. Теперь поступили новые вводные.

340

Шестиугольник управления проектами. Что это такое и для чего нужен

Управление любым проектом представляет собой многоуровневый процесс, имеющий множество составляющих. Как минимум он включает в себя планирование, мотивацию, материальное и прочее обеспечение, а также контроль исполнительных процессов.

Шестиугольник управления проектами. Что это такое и для чего нужен
1
16
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

ФНС объяснила, какой ОКТМО указывать в ЕНП-уведомлении по налогу на имущество

В уведомлении по ЕНП при указании кода ОКТМО надо учитывать особенности исчисления и уплаты налогов.

🎓 Уже завтра бухгалтеры узнают, как Минтруд и ФНС будут бороться со скрытыми сотрудниками

Подготовьтесь к проверкам и запросам по сотрудникам и уберегите себя от штрафов.

Клиенты Сбера могут разблокировать карту после блокировки из-за криптовалют

Чтобы снизить риск блокировки карт из-за сомнительных операций, клиенты Сбербанка могут подтвердить свои криптовалютные доходы, сделав скриншот с сайтов криптобирж.

УСН

📌 Как ИП на УСН «доходы» в 2024 году уменьшать налог на фиксированные взносы: таблица

Чтобы уменьшать налог по УСН за 2024 год на взносы ИП за 2024, их не нужно платить. А вот на взносы 1% за 2024-й налог за 2024 год уменьшить нельзя независимо от того, платили вы их или нет.

НДФЛ

За подаренную двоюродным братом квартиру придется платить НДФЛ

За подаренную недвижимость не надо платить НДФЛ, если даритель и одаряемый являются членами семьи или близкими родственниками по Семейному кодексу. Двоюродный брат – это не близкий родственник.

59

💰 Зарплату иностранным работникам надо платить только безналом

Выплата денег валютным резидентом (российской компанией) нерезиденту (сотруднику-иностранцу) в наличной форме не входит в перечень разрешенных валютных операций.

Как составить прогнозный баланс на основе управленческой отчётности. 5 шагов

Устойчивое развитие бизнеса можно поставить под сомнение, если руководство на основе целей не составляет планы, а управленческий учёт заключается только в фиксировании фактических данных. И наоборот, планирование помогает находить резервы для роста компании, координировать все службы, чётко рассчитывать денежные потоки, поставки сырья и материалов.

Как составить прогнозный баланс на основе управленческой отчётности. 5 шагов

Интересные материалы

Минстрой утвердил официальную стоимость 1 кв. м жилья на II квартал

Министерство строительства и жилищно-коммунального хозяйства России установило показатели средней рыночной стоимости 1 квадратного метра общей площади жилого помещения по субъектам РФ на II квартал 2024 года.