Учебный отпуск: нюансы предоставления, оформления и оплаты

Работники, совмещающие работу с обучением, имеют право на получение дополнительного отпуска – учебного. От чего зависит продолжительность такого отпуска? Всегда ли он оплачивается? Какие документы обязан представить работник для получения учебного отпуска? Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете выплату отпускных работнику-студенту? На эти и другие вопросы найдете ответы в данной статье.

Гарантии и компенсации (в том числе предоставление учебного отпуска) работникам, совмещающим работу с получением образования, а также работникам, допущенным к соисканию ученой степени кандидата или доктора наук, установлены гл. 26 ТК РФ. Согласно положениям данной главы предоставление учебных отпусков осуществляется при условии:

• получения работником образования соответствующего уровня впервые;
• наличия государственной аккредитации образовательной программы;
• успешности освоения работником соответствующего образования (то есть отсутствия у работника, проходящего обучение, академической задолженности за предыдущий семестр, выполнения им всех обязательных курсовых, лабораторных и иных работ, сдачи работником зачетов по всем дисциплинам, предусмотренным учебным планом).

Возможность предоставления учебного отпуска работнику, уже имеющему профессиональное образование соответствующего уровня, может быть предусмотрена трудовым договором или ученическим договором, заключенным между работником и работодателем в письменной форме. Работнику, совмещающему работу с получением образования одновременно в двух образовательных организациях, учебный отпуск может быть предоставлен только в связи с получением образования в одной из этих организаций (по выбору работника) (ст. 177 ТК РФ).

В коллективном или трудовом договоре дополнительно может быть закреплена возможность предоставления учебного отпуска работнику, совмещающему работу с освоением не имеющих государственной аккредитации образовательных программ (ст. 173 – 176 ТК РФ).

В отношении отдельных категорий работников предоставление учебных отпусков осуществляется с учетом следующих особенностей:

1. Работник-совместитель в силу ст. 287 ТК РФ вправе претендовать на получение учебного отпуска только по основному месту работы. В связи с этим, если сотрудник, совмещающий работу с обу­чением, оформлен на условиях внутреннего совместительства, ему предоставляется учебный оплачиваемый отпуск по основному месту работы согласно гл. 26 ТК РФ, а по совместительству он должен оформить отпуск без сохранения заработной платы на время учебного отпуска.
2. Сотрудники, совмещающие работу по срочным трудовым договорам с обучением, имеют право на получение учебного отпуска в общем порядке, установленном для работников, оформленных по трудовому договору на неопределенный срок. Срок действия трудового договора не влияет на возможность предоставления работнику учебного отпуска (ст. 58, 173 ТК РФ).

Продолжительность учебных отпусков

Продолжительность учебных отпусков, а также возможность их оплаты зависит от уровня образования, получаемого работником, и целей предоставления таких отпусков (прохождение промежуточной, итоговой аттестации, поступление в учебное заведение, подготовка выпускной работы, сдача итоговых экзаменов).

Приведем в таблице перечень лиц, имеющих право на оплачиваемые (неоплачиваемые) учебные отпуска, с указанием их продолжительности.

Документальное оформление направления работника в учебный отпуск

Документом-основанием для направления работника в учебный отпуск, а также для получения им других гарантий и компенсаций, связанных с совмещением работы с обучением, является справка-вызов, форма которой утверждена Приказом Минобрнауки РФ от 19.12.2013 № 1368. Стоит отметить, что данная форма справки была введена с 2014 года и заменила сразу две формы справок-вызовов, которые ранее применялись отдельно для оформления обучения в высших учебных заведениях и отдельно – в средне-специальных учебных заведениях.

В 2015 году указанная форма справки-вызова была обновлена приказами Минобрнауки РФ от 02.03.2015 № 134, от 26.05.2015 № 525.

Справка-вызов, выдаваемая образовательным учреждением, состоит из двух частей: непосредственно из справки-вызова и отрывного корешка к ней. Если сотрудник не представит работодателю заполненный корешок, подтверждающий фактическое его нахождение в период учебного отпуска в образовательном учреждении, то он может лишиться права на следующий учебный отпуск. На стр. приведем образец справки-вызова.

Предъявив справку-вызов работодателю, работник должен написать заявление о предоставлении отпуска. Заявление может быть оформлено в следующем виде.

После утверждения руководителем учреждения заявления оформляется приказ о предоставлении данному работнику отпуска. Бухгалтер на основании такого приказа начисляет отпускные. Для этого он заполняет записку-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях (ф. 0504425), а затем сведения об учебном отпуске вносятся в личную карточку сотрудника.

Оплата учебного отпуска

За время нахождения работника в учебном отпуске ему выплачивается средний заработок. Расчет средней заработной платы, сохраняемой за работником в период такого отпуска, производится в соответствии со ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).

Средний дневной заработок для оплаты отпусков исчисляется за последние 12 календарных месяцев (расчетный период) (п. 4 Положения № 922).

Согласно п. 10 Положения № 922 средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,3).

Сумма отпускных, причитающаяся работнику, определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество календарных дней в периоде, подлежащем оплате (то есть на количество календарных дней учебного отпуска) (п. 9 Положения № 922).

При определении среднего заработка для оплаты дополнительных учебных отпусков оплате подлежат все календарные дни (включая нерабочие праздничные дни), приходящиеся на период таких отпусков, предоставляемых в соответствии со справкой-вызовом учебного заведения (п. 14 Положения № 922).

Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат независимо от источников получения этих выплат (п. 2 Положения № 922). При этом стоит помнить, что при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключаются время, а также начисленные за это время суммы, если (п. 5 Положения № 922):

• за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных ТК РФ;
• работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
• работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
• работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
• работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

Согласно справке-вызову № 59 Петрова И. Н. (воспитатель) уходила в учебный отпуск с 07.09.2015 на 14 кал. дн. Расчетный период для его оплаты – с 01.09.2014 по 31.08.2015. Начисленная заработная плата за расчетный период составила 150 000 руб. Следует определить сумму отпускных за период обучения.

Сумма отпускных за 14 кал. дн. равна 5 972,70 руб. (150 000 руб. / 12 мес. / 29,3 дн. x 14 дн.).

Напомним, что оплату учебного отпуска с учетом положений ст. 136 ТК РФ следует производить не позднее чем за три дня до его начала. При совпадении дня выплаты отпускных с выходным или нерабочим праздничным днем оплата отпуска осуществляется накануне этого дня или в более ранний срок (Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693‑6‑1).

Обложение сумм оплаты учебного отпуска НДФЛ и страховыми взносами

НДФЛ. В силу п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной формах или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

Перечень доходов, не облагаемых НДФЛ, установлен ст. 217 НК РФ.

Поскольку суммы оплаты учебного отпуска работника в размере среднего заработка в п. 3 ст. 217 НК РФ не включены, они подлежат обложению НДФЛ в общеустановленном порядке. Аналогичное мнение приведено в Письме Минфина РФ от 24.07.2007 № 03‑04‑06‑01/260.

Датой фактического получения дохода в виде сумм отпускных признается дата фактической выплаты такого дохода (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). При выплате налогоплательщику доходов в виде отпускных налоговые агенты – работодатели обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного НДФЛ не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы. Сумма среднего заработка, причитающегося работнику за время его нахождения в учебном отпуске, облагается страховыми взносами, уплачиваемыми в ПФР, ФСС и ФФОМС. В базу для начисления страховых взносов суммы отпускных включаются в полном объеме на дату их начисления (п. 1 ст. 7, п. 1 ст. 8, п. 1 ст. 11 Федерального закона № 212‑ФЗ^[1]).

Отражение в бухгалтерском учете операций по начислению и выплате отпускных

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденным Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н, расходы по оплате учебных отпусков сотрудникам учреждения, совмещающим работу с обучением, отражаются по виду расходов 111 «Фонд оплаты труда учреждений» и подстатье 211 «Заработная плата» КОСГУ. По этим же кодам следует показывать расходы на уплату НДФЛ.

При этом уплату во внебюджетные фонды страховых взносов, начисляемых на суммы отпускных, нужно производить по виду расходов 119 «Взносы по обязательному социальному страхованию на выплаты по оплате труда работников и иные выплаты работникам учреждений» и подстатье 213 «Начисления на выплаты по оплате труда» КОСГУ.

Исходя из этого, а также в соответствии с инструкциями № 162н^[2], 174н^[3], 183н^[4] операции по начислению и выплате среднего заработка за время нахождения работника в учебном отпуске отразятся в бухгалтерском (бюджетном) учете следующими корреспонденциями счетов:

На основании записки-расчета сумма начисленного среднего заработка, сохраняемого за работником бюджетного учреждения за время нахождения его в учебном отпуске, составила 10 000 руб. Величина НДФЛ равна 1 300 руб., а страховых взносов – 3 020 руб. (в том числе взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (2,9 %) – 290 руб.; взносов на обязательное медицинское страхование (5,1 %) – 510 руб.; взносов на пенсионное страхование, направленных на финансирование страховой части трудовой пенсии (22 %), – 2 200 руб.; взносов на социальное страхование от травматизма (0,2 %) – 20 руб.).

Сумма отпускных перечислена на банковскую карту сотрудника.

Все выплаты и перечисления осуществляются за счет субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания.

Поскольку работа указанного сотрудника непосредственно сопряжена с оказанием основных государственных услуг, расходы, связанные с выплатой отпускных, и начисленные на их сумму страховые взносы относятся к прямым затратам, включаемым в себестоимость оказываемых услуг.

В бухгалтерском учете бюджетного учреждения данные операции отра­зятся следующим образом:

* * *

Работник, совмещающий работу с обучением, имеет право на учебный отпуск. Продолжительность такого отпуска, а также возможность его оплаты зависят от уровня образования, получаемого работником, формы обучения и целей предоставления учебных отпусков (прохождение промежуточной, итоговой аттестации, поступление в учебное заведение, подготовка выпускной работы, сдача итоговых экзаменов). Оплата данного отпуска осуществляется исходя из среднего заработка, начисленного работнику за последние 12 месяцев. Оплачивая учебный отпуск работнику, работодатель обязан исчислить с сумм отпускных и уплатить НДФЛ и страховые взносы.

---

^[1] Федеральный закон от 24.07.2009 № 212‑ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

^[2] Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

^[3] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

^[4] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.