Отпускные: рассчитываем и признаем в налоговом учете

В прошлом номере мы рассказали о нюансах предоставления ежегодного отпуска с учетом положений трудового законодательства. В продолжение темы предлагаем рассмотреть вопросы расчета отпускных, признания их в целях налогообложения прибыли, а также вопросы удержания НДФЛ и начисления страховых взносов. Кроме того, из представленной статьи вы узнаете, какие разъяснения относительно отпускных расчетов поступили от финансового ведомства.

Рассчитываем отпускные

Расчет отпускных в соответствии со ст. 139 ТК РФ. По общему правилу для всех случаев определения размера средней заработной платы (среднего заработка), предусмотренных Трудовым кодексом, устанавливается единый порядок ее исчисления. При этом необходимо руководствоваться Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922). В данном нормативном документе перечислены учитываемые и не учитываемые при расчете среднего заработка выплаты, а также установлены особенности учета премий и вознаграждений при расчете отпускных, способы расчета при повышении в учреждении должностных окладов.

При расчете отпускных в средний заработок включаются все виды выплат, предусмотренных системой оплаты труда, независимо от их источников: зарплата, премии, надбавки, выплаты, связанные с условиями труда, и т. д. (ст. 139 ТК РФ, п. 2 Положения № 922).

Согласно п. 3, 5 Положения № 922 в расчете не участвуют:

• социальные и другие выплаты, которые не относятся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.);
• суммы, выплаченные за время, когда работник не работал, но за ним сохранялся заработок (отпуск, выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом, командировки, периоды болезни и другого времени, когда работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ).

Пример 1.

Работнику организации предоставлен отпуск с 05.05.2016 продолжительностью 28 календарных дней. Расчетный период – с 01.05.2015 по 30.04.2016. Из расчетного периода исключается время:

• отпуска – с 3 по 30 августа 2015 года;
• командировки – с 21 по 25 марта 2016 года.

Оклад работника – 32 500 руб., в ноябре 2015 года ему была выплачена материальная помощь в размере 25 000 руб. Заработная плата за фактически отработанное время в августе 2015 года составила 1 547,62 руб., а в марте 2016 года – 24 761,90 руб.

Рассчитаем сумму отпускных.

Отпуск предоставлен работнику с 05.05.2016, и один день выпадает на нерабочий праздничный день (9 мая). Согласно ст. 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного отпуска, в число дней отпуска не включаются. Следовательно, последним днем отпуска будет не 1, а 2 июня.

Зарплата сотрудника за расчетный период будет равна 351 309,50 руб. (32 500 руб. х 10 мес. + 1 547,62 руб. + 24 761,90 руб.).

При расчете среднего заработка не была учтена сумма материальной помощи в размере 25 000 руб. (п. 3 Положения № 922). Кроме того, из расчетного периода были исключены время, а также начисленные за это время суммы, когда сотрудник находился в отпуске и командировке (п. 5 Положения № 922).

По правилам п. 10 Положения № 922 в случае, если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 5 указанного положения, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном ме­сяце.

В рассматриваемом примере количество календарных дней в не полностью отработанных сотрудником месяцах составит:

• в августе 2015 года – 2,84 кал. дн. (29,3 / 31 х 3);
• в марте 2016 года – 22,68 кал. дн. (29,3 / 31 х 24).

Итак, средний дневной заработок работника будет равен 1 102,94 руб. (351 309,50 руб. / (10 мес. х 29,3 кал. дн. + 2,84 кал. дн. + 22,68 кал. дн.)), а сумма отпускных – 30 882,32 руб. (1 102,94 руб. х 28 кал. дн.).

Расчет отпускных с учетом разъяснений Минфина, приведенных в Письме от 25.01.2016 № 03‑03‑06/2/2557. Финансисты обратили внимание на тот факт, что согласно абз. 6 ст. 139 ТК РФ работодатель вправе предусмотреть иные периоды для расчета средней заработной платы, отличные от установленных в ст. 139 ТК РФ. При этом должны выполняться два условия:

• соответствующие положения должны быть закреплены в коллективном договоре, локальном нормативном акте, составленных в соответствии с нормами Трудового кодекса;
• правила расчета, разработанные работодателем, не должны ухудшать положение работников.

Однако в случае применения своего порядка расчета среднего заработка бухгалтеру придется рассчитать отпускные дважды: по общим правилам согласно ст. 139 ТК РФ и Положению № 922 и правилам, установленным коллективным договором. Выплатить работнику необходимо большую сумму.

Пример 2.

Изменим условия примера 1. В организации установлен расчетный период для определения среднего заработка, составляющий шесть месяцев. Соответствующие положения закреплены в коллективном договоре и положении об оплате труда.

В данном случае расчетный период для расчета отпускных – с 01.11.2015 по 30.04.2016.

Зарплата за этот период будет равна 187 261,90 руб. (32 500 руб. х 5 мес. + 24 761,90 руб.).

Средний заработок составит 1 106,88 руб. (187 261,90 руб. / (5 мес. х 29,3 кал. дн. + 2,84 кал. дн. + 22,68 кал. дн.)), а сумма отпускных – 30 992,63 руб. (1 106,88 руб. х 28 кал. дн.).

Сопоставим результат (30 992,63 руб.) с суммой, полученной в примере 1 (30 882,32 руб.), где расчет производился по общим правилам. Как видим, отпускные, рассчитанные по правилам, принятым в организации, хоть и ненамного, но выше. Следовательно, к выплате работнику причитаются отпускные, рассчитанные в соответствии с локальными актами работодателя.

Пример 3.

Изменим условия примера 1. В организации установлен расчетный период для определения среднего заработка – два календарных года, предшествующих отпуску. Соответствующие положения закреплены в коллективном договоре и положении об оплате труда.

Оклад сотрудника до 01.01.2015 – 30 000 руб.

Кроме периодов, перечисленных в условиях примера 1, из расчетного периода следует исключить период временной нетрудоспособности с 16 по 25 марта 2015 года. Зарплата сотрудника за фактически отработанное в марте время – 20 119,05 руб.

Рассчитаем сумму отпускных.

В данном случае расчетный период – с 01.05.2014 по 30.04.2016.

Заработная плата сотрудника за расчетный период составит 708 928,60 руб. (30 000 руб. х 8 мес. + 32 500 руб. х 13 мес. + 20 119,05 руб. + 1 547,62 руб. + 24 761,90 руб.).

Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах будет равно:

• в марте 2015 года – 18,90 кал. дн. (29,3 / 31 х 11);
• в августе 2015 года – 2,84 кал. дн. (29,3 / 31 х 3);
• в марте 2016 года – 22,68 кал. дн. (29,3 / 31 х 24).

Средний дневной заработок работника – 1 074,59 руб. (708 928,60 руб. / (21 мес. х 29,3 кал. дн. + 18,90 кал. дн. + 2,84 кал. дн. + 22,68 кал. дн.)), а сумма отпускных – 30 088,52 руб. (1 074,59 руб. х 28 кал. дн.).

При сопоставлении сумм отпускных, рассчитанных по общим правилам (в примере 1 – 30 882,32 руб.) и правилам организации (30 088,52 руб.), видно, что большая величина получается в первом случае. Именно ее следует выплатить работнику.

Учитываем отпускные для целей налогообложения прибыли

Возможность признать отпускные в целях применения гл. 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ предусмотрена п. 7 ст. 255 НК РФ.

В Письме от 07.04.2016 № 03‑03‑06/2/19828 Минфин разъяснил: расходы в виде среднего заработка, сохраняемого работникам на время отпуска, включаются в состав расходов для целей налогообложения прибыли организаций в порядке, предусмотренном п. 4 ст. 272 НК РФ, либо списываются за счет резерва предстоящих расходов на оплату отпусков в порядке, установленном ст. 324.1 НК РФ.

Другими словами, у организаций есть два варианта учета сумм, выплаченных при предоставлении работникам ежегодных оплачиваемых отпусков:

• единовременно списать суммы начисленных отпускных на расходы. Согласно п. 7 ст. 255 НК РФ при расчете налога на прибыль в расходы на оплату труда включается средний заработок, сохраняемый за работником на время отпуска. В налоговом учете такие расходы признаются ежемесячно исходя из начисленных сумм (п. 4 ст. 272 НК РФ). При определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций сумма начисленных отпускных за ежегодный оплачиваемый отпуск включается в состав расходов пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период (письма Минфина РФ от 21.07.2015 № 03‑03‑06/1/41890, от 15.07.2015 № 03‑03‑06/40536, от 09.07.2015 № 03‑03‑06/1/39600, от 12.05.2015 № 03‑03‑06/27129);
• равномерно учитывать суммы отпускных. Для этих целей создается резерв предстоящих расходов на оплату отпусков по правилам ст. 324.1 НК РФ. Если в организации принято решение о создании такого резерва, в учетной политике для целей налогообложения необходимо прописать принятый способ резервирования, определить предельную сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в указанный резерв (Письмо Минфина РФ от 16.12.2015 № 03‑03‑06/2/73666).

Расчет размера ежемесячных отчислений приводится в специальном документе (расчете или смете).

В целях формирования резерва налогоплательщик обязан составить специальный расчет (смету), в котором отражается расчет размера ежемесячных отчислений в указанный резерв, исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний с этих расходов (письма Минфина РФ от 07.04.2016 № 03‑03‑06/2/19828, от 01.04.2013 № 03‑03‑06/2/10401). При этом процент отчислений в указанный резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.

Приведем формулу расчета суммы ежемесячных отчислений в резерв:

При этом процент отчислений в резерв определяется по следующей формуле:

Ниже приведем образец специального документа (сметы), в котором отражается расчет размера ежемесячных отчислений в отпускной резерв.

* Предполагаемую сумму отпускных можно рассчитать или как произведение средней заработной платы работников организации и среднего количества дней отпуска, или на основе данных за предыдущий год.

** Применяемый в организации тариф страховых взносов во внебюджетные фонды – 30%, тариф страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний соответствует I классу профессионального риска – 0,2%. Работников с доходами, превышающими предельную величину базы для начисления страховых взносов, в организации нет.

*** Этот показатель можно сформировать или путем суммирования годовых окладов работников организации согласно штатному расписанию, или с помощью данных предыдущего года.

К сведению

Резерв на оплату отпусков нельзя использовать для покрытия расходов на выплату компенсации за неиспользованный отпуск. Это обусловлено тем, что расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством РФ (п. 7 ст. 255 НК РФ), и денежные компенсации за неиспользованный отпуск в соответствии с трудовым законодательством РФ (п. 8 ст. 255 НК РФ) являются разными видами расходов на оплату труда (письма УФНС по г. Москве от 04.06.2014 № 16-15/054509, Минфина РФ от 03.05.2012 № 03‑03‑06/4/29).

Можно ли отнести затраты на создание резерва на оплату отпусков к косвенным расходам налогоплательщика? Пунктом 2 ст. 324.1 НК РФ предусмотрено, что расходы на формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков относятся на счета учета расходов на оплату труда соответствующих категорий работников. В Письме от 16.09.2013 № 03‑03‑06/1/38134 Минфин рассмотрел вопрос о порядке учета в целях налога на прибыль расходов на формирование такого резерва. Чиновники напомнили, что согласно п. 1 ст. 318 НК РФ для целей применения гл. 25 НК РФ расходы на производство и реализацию, осуществленные в течение отчетного (налогового) периода, разделяются на прямые и косвенные. К прямым расходам могут быть отнесены, в частности, расходы на оплату труда персонала, участвующего в процессе производства товаров, выполнения работ, оказания услуг. Таким образом, затраты на формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков работников, занятых в процессе производства продукции, могут учитываться в составе прямых расходов, если согласно учетной политике для целей налогообложения прибыли расходы на оплату труда указанных работников включаются в перечень прямых расходов.

Вместе с тем в силу абз. 10 п. 2 ст. 318 НК РФ налогоплательщик самостоятельно определяет в учетной политике для целей налогообложения перечень прямых расходов, связанных с производством товаров (выполнением работ, оказанием услуг). Следовательно, налогоплательщик вправе сам определить, к какому виду расходов (прямым или косвенным) относятся затраты на формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков как в отношении работников, занятых в процессе производства, так и в отношении иных сотрудников организации, непосредственно не связанных с производственным процессом.

Отпускные и страховые взносы

Суммы отпускных необходимо включить в базу для начисления страховых взносов, уплачиваемых в ФСС, ПФР и ФФОМС (ч. 1 ст. 7 Федерального закона № 212‑ФЗ^[1], п. 1, 2 ст. 20.1 Федерального закона № 125‑ФЗ^[2]).

Работодатели определяют базу для начисления страховых взносов отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода по истечении каждого календарного месяца нарастающим итогом (ч. 3 ст. 8 Федерального закона № 212‑ФЗ).

Уплата взносов в ПФР, ФФОМС и ФСС, начисленных на суммы отпускных, производится не позднее 15‑го числа месяца, следующего за месяцем, в котором начислены отпускные (ч. 5 ст. 15 Федерального закона № 212‑ФЗ, п. 4 ст. 22 Федерального закона № 125‑ФЗ).

К сведению

Исчисление страховых взносов с сумм оплаты отпусков осуществляется плательщиком страховых взносов – организацией в том периоде, в котором указанные суммы были начислены, вне зависимости от периода их фактической выплаты работникам (письма Минтруда РФ от 04.09.2015 № 17-4/Вн-1316, 17-4/В-448).

Ежемесячные обязательные платежи по страховым взносам исчисляются в течение расчетного (отчетного) периода по итогам каждого календарного месяца исходя из величины выплат и иных вознаграждений, начисленных с начала расчетного периода до окончания соответствующего календарного месяца, и тарифов страховых взносов за вычетом сумм ежемесячных обязательных платежей, исчисленных с начала расчетного периода по предшествующий календарный месяц включительно. Такой порядок установлен в ч. 3 ст. 15 Федерального закона № 212‑ФЗ.

Каков период отражения в отчетности по страховым взносам сумм отпускных, если они начислены и выплачены работнику в июне, а отпуск у него начинается в июле? В Письме Минтруда РФ от 12.08.2015 № 17-4/ООГ-1158 дана отсылка к п. 1 ст. 11 Федерального закона № 212‑ФЗ, согласно которому для организаций дата осуществления выплат и иных вознаграждений в пользу работников определяется как день начисления этих выплат и вознаграждений. С учетом данной нормы исчисление страховых взносов осуществляется плательщиком страховых взносов – организацией в том периоде, в котором были начислены выплаты. Следовательно, при начислении сотруднику отпускных в июне текущего года их сумма включается в отчетность по страховым взносам за полугодие.

Аналогичные разъяснения были представлены в Письме Минтруда РФ от 17.06.2015 № 17-4/В-298, где рассматривался вопрос об отражении сумм отпускных в ситуации, когда отпуск начинается в апреле, а выплаты произведены в марте. Минтруд рекомендовал включать начисленные сотруднику в марте текущего года отпускные в отчетность по страховым взносам за I квартал.

Отпускные и НДФЛ

При выплате отпускных с их суммы необходимо исчислить и удержать НДФЛ.

С 1 января 2016 года п. 6 ст. 226 НК РФ действует в редакции Федерального закона от 02.05.2015 № 113‑ФЗ. По общему правилу, установленному в данном пункте, удержанный НДФЛ должен быть перечислен не позднее даты, следующей за днем выплаты дохода.

Однако на отпускные, как и на пособия по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком), данное правило не распространяется. Удержанный с них НДФЛ нужно перечислить в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором они выплачены.

Напомним, что до 2016 года вопрос о том, в какой момент должен быть перечислен НДФЛ, удержанный с отпускных, являлся спорным. Дело в том, что дата перечисления НДФЛ в бюджет зависела от дня получения налоговым агентом средств в банке (перевода с его счета на счет физического лица) либо фактического получения физическим лицом дохода.

Так, в Постановлении от 07.02.2012 № 11709/11 Президиум ВАС указал, что НДФЛ с отпускных нужно перечислять в соответствии с порядком, предусмотренным абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ (в редакции, действовавшей до 01.01.2016), то есть не позднее дня фактического получения в банке денежных средств для выплаты дохода (перечисления денег на счет налогоплательщика либо (по его поручению) на счета третьих лиц).

Такие же выводы были сделаны, в частности, в письмах Минфина РФ от 10.04.2015 № 03‑04‑06/20406, от 26.01.2015 № 03‑04‑06/2187, от 15.11.2011 № 03‑04‑06/8‑306, ФНС РФ от 24.10.2013 № БС-4-11/19079О.

Вместе с тем была и другая точка зрения: исчисление, удержание и перечисление НДФЛ с суммы выплаченных отпускных производятся одновременно с исчислением, удержанием и перечислением налога с суммы заработной платы за отчетный период, то есть в последний день месяца, за который был начислен доход (постановления ФАС ЗСО от 18.10.2011 № А27-17765/2010, от 26.09.2011 № А27-16788/2010 (Определением ВАС РФ от 10.02.2012 № ВАС-499/12 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС), от 30.09.2010 № А56-41465/2009, ФАС УО от 05.08.2010 № Ф09-9955/09-С3 по делу № А47-9420/2009).

Теперь с учетом изменившегося законодательства данный спор разрешен.

К сведению

В справке 2-НДФЛ отпускные указываются с кодом дохода «2012» (Приказ ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов»).

Каков порядок удержания НДФЛ с сумм среднего заработка, сохраняемого за работниками – нерезидентами РФ на период отпуска? Обратимся к Письму Минфина РФ от 01.04.2016 № 03‑04‑06/18552. Чиновники ведомства указали на положения п. 3 ст. 224 НК РФ, согласно которому ставка НДФЛ в размере 30% установлена в отношении доходов за выполнение трудовых обязанностей в РФ, получаемых физическими лицами, не являющимися налоговыми резидентами РФ. Это правило не распространяется на доходы, получаемые:

• от осуществления трудовой деятельности, указанной в ст. 227.1 НК РФ (в отношении некоторых категорий иностранных граждан, осуществляющих в РФ трудовую деятельность по найму на основании патента);
• от осуществления трудовой деятельности в качестве высококвалифицированного специалиста в соответствии с Федеральным законом от 25.07.2002 № 115‑ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»;
• от осуществления трудовой деятельности участниками Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в РФ соотечественников, проживающих за рубежом;
• от осуществления трудовой деятельности иностранными гражданами или лицами без гражданства, признанными беженцами или получившими временное убежище на территории РФ в силу Федерального закона от 19.02.1993 № 4528‑1 «О беженцах».

В отношении указанных доходов п. 3 ст. 224 НК РФ налоговая ставка установлена в размере 13%.

Минфин отметил, что налоговая ставка 13% применяется в том числе к доходам, непосредственно связанным с занятием трудовой деятельностью, но не являющимся вознаграждением за осуществление трудовой деятельности, таким как сумма среднего заработка, сохраняемого за работниками на период отпуска.

Надо ли удерживать НДФЛ с доходов в виде среднего заработка, сохраняемого на период отпуска работников организации, направленных за пределы РФ? Минфин в Письме от 29.06.2015 № 03‑04‑06/37283 уточнил, что согласно пп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу, совершение действия за пределами РФ относится к доходам от источников за пределами РФ. Доходами от источников за пределами РФ признается также такой непосредственно связанный с выполнением трудовых обязанностей, но не являющийся вознаграждением за выполнение этих обязанностей доход, как средний заработок, сохраняемый за работниками на период очередного отпуска. При этом объектом обложения НДФЛ является доход, полученный налоговыми резидентами РФ как от источников в РФ, так и от источников за пределами РФ, а для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами, – только от источников в РФ (п. 2 ст. 209 НК РФ).

С учетом приведенных норм Минфин пришел к выводу: доходы сотрудников организации, не признаваемых налоговыми резидентами РФ в соответствии со ст. 207 НК РФ, полученные от источников за пределами РФ, не являются объектом обложения НДФЛ.

* * *

В заключение еще раз обратим ваше внимание на некоторые важные моменты:

• в коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены периоды для расчета средней заработной платы, отличные от установленных в ст. 139 ТК РФ, при условии что это не ухудшает положение работников (Письмо Минфина РФ от 25.01.2016 № 03‑03‑06/2/2557);
• расходы в виде среднего заработка, сохраняемого работникам на время отпуска, включаются в состав расходов для целей налогообложения прибыли организаций в порядке, предусмотренном п. 4 ст. 272 НК РФ, либо списываются за счет резерва предстоящих расходов на оплату отпусков в порядке, определенном ст. 324.1 НК РФ (Письмо Минфина РФ от 07.04.2016 № 03‑03‑06/2/19828);
• страховые взносы с сумм оплаты отпусков исчисляются плательщиком страховых взносов – организацией в том периоде, в котором указанные суммы были начислены, вне зависимости от периода их фактической выплаты работникам (письма Минтруда РФ от 04.09.2015 № 17-4/Вн-1316, 17-4/В-448, от 12.08.2015 № 17-4/ООГ-1158, от 17.06.2015 № 17-4/В-298);
• НДФЛ, удержанный с отпускных, нужно перечислить в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором они выплачены (п. 6 ст. 226 НК РФ).

^[1] Федеральный закон от 24.07.2009 № 212‑ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

^[2] Федеральный закон от 24.07.1998 № 125‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».