Как правильно заполнить новую форму 4-ФСС за 9 месяцев 2016 года?

{literal}

Наступил срок сдачи отчетности за 9 месяцев 2016 года. Форму 4-ФСС обязаны представлять все страхователи, перечисляющие страховые взносы в Фонд соцстраха с выплат работникам.

Приказом ФСС РФ от 04.07.2016 № 260 внесены изменения в действующую форму 4-ФСС. В связи с этим сдать отчет за 9 месяцев 2016 году нужно по новой форме. 

Некоторые организации и частные агентства занятости вправе временно направлять своих работников для работы в другие организации.

Это возможно при соблюдении целого ряда условий.

В частности, в Трудовом кодексе есть целая глава 53.1, регулирующая эти вопросы. Она называется «Особенности регулирования труда работников, направляемых временно работодателем к другим физическим лицам или юридическим лицам по договору о предоставлении труда работников (персонала)».

При этом для работников, направленных по договору о предоставлении труда персонала, работодателем остается передающая сторона, поскольку именно с ней заключен трудовой договор.

Поэтому именно передающая персонал сторона обязана удерживать с заработка НДФЛ и начислять пенсионные и медицинские взносы.

Однако со взносами «на травматизм» ситуация особая.

Их также должна платить предоставляющая сторона, но с одной важной оговоркой – исходя из страхового тарифа, определяемого в соответствии с основным видом экономической деятельности принимающей стороны. Причем с учетом надбавок и скидок к тарифу по взносам.

Таким образом, передающая персонал сторона должна получить от принимающей стороны информацию о тарифе взносов «на травматизм», о скидках и надбавках.

Эту информацию, в частности, потребуется теперь отображать в новом расчете 4-ФСС. Также потребуется показывать и размеры выплат в пользу переданных «в аренду» работников.

Прежде было не ясно, как отражать в расчете 4-ФСС эти сведения.

Поэтому и потребовалось скорректировать форму 4-ФСС.

В обновленной форме 4-ФСС появилась новая таблица 6.1 «Сведения необходимые для исчисления страховых взносов страхователями, указанными в пункте 2.1 статьи 22 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ».

В указанной статье указаны «страхователи, направляющие временно своих работников по договору о предоставлении труда работников (персонала) для работы у другого юридического лица или индивидуального предпринимателя».

Если же организация не предоставляет персонал «в аренду», то для нее форма расчета 4-ФСС остается прежней. Новую таблицу 6.1 можно попросту не заполнять  (п. 2 Порядка заполнения формы 4-ФСС, утв. Приказом ФСС РФ от 26.02.2015 № 59).

Таким образом, новую таблицу 6.1 расчета обновленного расчета 4-ФСС нужно заполнять именно страхователям, которые имеют право предоставлять своих сотрудников «в аренду».

Индивидуальные предприниматели новую таблицу 6.1 заполнять никогда не должны, поскольку законодательство не позволяет им «сдавать» персонал в аренду.

При этом все остальные разделы и таблицы формы 4-ФСС остались без изменений.

Новая форма 4-ФСС за 9 месяцев 2016 года обязательна для всех компаний, которые выплачивают вознаграждения физ. лицам по трудовым и по некоторым гражданско-правовым договорам (ч. 1, 3 ст. 5, ч. 1, 2 ст. 7, ч. 9 ст. 15 Закона № 212-ФЗ).

Это компании, подразделения этих компаний и ИП.

А еще это адвокаты и нотариусы, а также физ. лица, не зарегистрированные в качестве ИП.

Обращаем внимание, что подразделения подают 4-ФСС за тех физ. лиц, которые получали вознаграждения за работу в этих подразделениях.

При этом такие подразделения должны иметь свой отдельный баланс и расчетный счет, а также самостоятельно выплачивать вознаграждения и отчитываться об уплаченных взносах (ч. 11 ст. 15 Закона № 212-ФЗ).

Если эти условия не выполняются, обособленные подразделения отражают в отчетности по головному офису.

Возможно несколько вариантов.

Чаще всего расчет подписывает законный представитель (руководитель) организации. Тогда на титульном листе в ячейках, предусмотренных для подписи, указывают "1" и фамилию, имя и отчество представителя полностью, подпись и ставят дату подписания. В поле "М.П." ставят печать (при ее наличии). Кстати, даже если печать у вас есть и она не проставлена, расчет все равно примут. Об этом сказано в информации ФСС от 10 июня 2015 г.

Когда же расчет подписывает уполномоченный представитель - физлицо, на титульном листе ячейки для подписи заполняют так. Указывают "2", фамилию, имя и отчество представителя полностью, дату подписания, а также вид документа, подтверждающего полномочия представителя (например, доверенность).

Возможно, расчет подписывает уполномоченный представитель - специализированная организация. В этом случае в ячейках, предусмотренных для подписи, также указывают "2", наименование специализированной организации, фамилию, имя и отчество ее руководителя (уполномоченного сотрудника) полностью.

Закон о страховых взносах позволяет плательщикам представлять данные 4-ФСС в двух форматах: бумажном и электронном.

Выбрать любой из двух возможных форматов подачи отчета может только тот плательщик, численность работников у которого не превысила 25 человек.

Если работников было 25 и более лиц, передавать информацию можно только на электронном носителе (ч. 10 ст. 15 Закона № 212-ФЗ).

Обращаем Ваше внимание на то, что за несоблюдение порядка представления формы 4-ФСС организацию могут оштрафовать на 200 руб. (ч. 2 ст. 46 Закона N 212-ФЗ).

Расчет по форме 4-ФСС надо сдавать по окончании каждого отчетного периода (I квартала, полугодия, 9 месяцев, года) (п. 2 ч. 9 ст. 15 Закона N 212-ФЗ, п. 1 ст. 24 Закона N 125-ФЗ):

• в электронном виде - не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом;
• на бумаге - не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Если последний день для представления формы 4-ФСС приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то ее надо сдать в ближайший следующий за ним рабочий день (ч. 7 ст. 4 Закона N 212-ФЗ).

Сроки сдачи расчета по форме 4-ФСС за 2016 год представим в виде таблицы:

За несвоевременное представление расчета по форме 4-ФСС установлены следующие санкции.

Руководителя организации могут оштрафовать на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 2 ст. 15.33 КоАП РФ).

Организации грозят сразу два штрафа (Письмо Минздравсоцразвития от 22.02.2011 N 507-19 (п. 1)).

1. За несвоевременную сдачу отчетности по взносам на ВНиМ (ВНиМ -обязательные взносы на страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, уплачиваемые в ФСС).

Штраф рассчитывается от суммы взносов по ВНиМ, начисленных к уплате по этому расчету за последний квартал отчетного периода.

Размер штрафа равен 5% от суммы взносов за каждый полный или неполный месяц, который прошел со дня, установленного для сдачи расчета, и до дня его представления. При этом штраф не может быть (ч. 1 ст. 46 Закона N 212-ФЗ):

• больше 30% от начисленной за последний квартал суммы взносов на ВНиМ;
• меньше 1000 руб.

2. За несвоевременную сдачу отчетности по страхованию от несчастных случаев на производстве (взносы "на травматизм").

Штраф рассчитывается от суммы взносов "на травматизм", начисленных к уплате по этому расчету за последний квартал отчетного периода.

Размер штрафа равен 5% от суммы взносов за каждый полный или неполный месяц, который прошел со дня, установленного для сдачи расчета, и до дня его представления. При этом штраф не может быть (ч. 1 ст. 19 Закона N 125-ФЗ):

• больше 30% от начисленной за последний квартал суммы взносов на ВНиМ;
• меньше 1000 руб.

Для всех плательщиков в составе новой формы 4-ФСС за 9 месяцев 2016 года нужно представить титульный лист, а также 5 таблиц: 1, 3, 6, 7, 10 (п. 2 Порядка заполнения бланка 4-ФСС).

Таблицы 1 и 3 находятся в разделе I, который содержит сведения о взносах по ВНиМ, а 6, 7 и 10 — в разделе II, который содержит сведения о взносах на «травматизм».

В таблице 10 собираются сведения о спецоценке условий труда, а также об обязательных и периодических медосмотрах (п. п. 34 – 34.4 Порядка).

При этом, бумажный вариант отчета можно составлять как на компьютере, так и с помощью шариковой (перьевой) ручки печатными буквами (п. 1 Порядка).

Каждое поле отчета может вмещать только один показатель, при отсутствии ставится прочерк (п. 2 Порядка).

Помимо обязательных таблиц, в форме 4-ФСС за 9 месяцев 2016 года есть другие разделы, но заполнять их надо в определенных случаях и не всем плательщикам.

Поэтому, если какие-то таблицы расчета вы представлять не должны, то и заполнять их не нужно (п. 2 Порядка заполнения формы 4-ФСС).

Так, таблицу 2 надо составить страхователю, который оплачивал пособия (детские, больничные).

А таблицу 3.1 — при выплате пособий иностранцам и временным лицам.

Таблицу 4 формы 4-ФСС за 9 месяцев 2016 года прилагают к отчету компании из сферы IT-технологий, облагающие взносы пониженным тарифом.

А разделы 4.1 и 4.2 — компании, применяющие упрощенную систему налогообложения.

Когда выплата пособий производится из средств федерального бюджета, нужно приложить таблицу 5, а если пособия выплачивались по проф. заболеваниям, то — 8.

Условия, при которых организации должны заполнять и представлять другие таблицы расчета по форме 4-ФСС, можно определить по таблице (п. 2 Порядка заполнения формы 4-ФСС).

В нем нужно указать (п. п. 5.1, 5.7 - 5.14 Порядка заполнения формы 4-ФСС):

• данные об организации (наименование, ИНН, КПП, ОГРН, регистрационный номер в ФСС, адрес, указанный в уставе организации, шифр плательщика страховых взносов);
• среднесписочную численность работников.

Обращаем Ваше внимание, в поле «Среднесписочная численность работников» нужно указать среднесписочную численность работающих сотрудников на 30 сентября 2016 года, включая тех, кто находится в ежегодном отпуске.

А вот тех, кто находится в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком, считать не нужно (п. 5.14 Порядка, утв. приказом № 59 в новой редакции).

Добавим несколько слов о графе "Шифр страхователя". Первые три знака возьмите из Приложения N 1 к Порядку заполнения расчета по форме 4 - ФСС. Следующие два знака - из Приложения N 2 к тому же Порядку.

Последние два знака заполняют, руководствуясь Приложением N 3 к Порядку. Например, у коммерческой фирмы на общем режиме налогообложения, которая платит взносы по основному тарифу, шифр: "071/00/00".

Далее следует заполнить все нужные таблицы.

Раздел I посвящен взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. В разд. I входят девять таблиц.

Здесь нужно рассчитать базу для начисления страховых взносов.

В строке 1 напишите все выплаты в пользу сотрудников за отчетный период. В то числе суммы, превысившие порог в 718 000 руб.

В строке 2 таблицы 3 отразите выплаты, которые не облагаются страховыми взносами.

В строке 3 таблицы 3 напишите суммы, которые вышли за рамки лимита – больше 718 000 руб.

В строке 4 таблицы 3 рассчитайте величину, на которую начисляются взносы.

Если у вас в организации работают иностранцы из стран Евразийского экономического союза: Беларуси, Казахстана, Армении и Киргизии, за них взносы платятся, как с выплат российским работникам – по ставке 2,9 процента.Право на пособие они имеют с начала года.

Если вы приняли на работу иностранцев (не из стран ЕАЭС), которые временно пребывают в России, ставка – 1,8 процента. Эти начисления нужно отразить в строке 8 таблицы 3. Больничные выплаченные иностранцам нужно отражать в строке таблицы 2. Право на пособие иностранцы имеют, если организация как минимум шесть месяцев перечисляла на них взносы.

Во втором разделе форма 4-ФСС нужно указать расчетную базу, тарифы и состояние взаиморасчетов с ФСС РФ по взносам на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Размер страхового тарифа по этому виду взносов зависит от класса профессионального риска, присвоенного компании.

А этот класс зависит от вида экономической деятельности.

С отчетности за I квартал 2016 года в раздел II перенесли два показателя из титульного листа: количество работающих инвалидов и число занятых на вредных и опасных работах. Рядом с ними нужно указать код ОКВЭД основного вида деятельности, который компания ежегодно подтверждает в ФСС РФ.

Здесь нужно отразить расчет базы для взносов на травматизм.

Эту таблицу заполняют организации-страхователи, которые временно направляли свой персонал на работу в другие компании, включая ИП.

В таком случае взносы на травматизм платятся по тарифу принимающей стороны.

Таблица содержит 15 граф (столбцов), в которых указываются сведения о принимающей стороны. При этом количество заполненных строк должно соответствовать числу организаций или ИП, куда временно направлены работники.

Расшифруем содержание граф таблицы 6.1 новой формы 4-ФСС.

Эту таблицу заполняют все организации.

Она предназначена для отражения итогов специальной оценки труда.

Данные в ней необходимо указать по состоянию на 1 января 2016 года.

Если вы не проводили аттестацию (а у вас есть право до декабря 2018 года не проводить), проставьте общее число рабочих мест в графе 3, а графы 4-6 не заполняйте.

После заполнения всех нужных таблиц, в последнюю очередь заполните:

1) Таблицу 1 разд. I.

В Таблице 1 указываются сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах, а также о состоянии расчетов организации с ФСС РФ на начало и конец отчетного периода.

При этом укажите в графе 3 Таблицы 1:

- в строке 1 - сумму из строки 19 графы 3 Таблицы 1 формы 4-ФСС за предыдущий год;

- в строках 12 - 14 - суммы из одноименных строк 9 - 11 графы 3 Таблицы 1 формы 4-ФСС за предыдущий год;

- в строке 15 - сумму из строки 15 графы 4 Таблицы 2, если вы ее заполняли. Если Таблицу 2 вы не заполняли, то в строке 15 графы 3 Таблицы 1 надо поставить прочерк;

2) Таблицу 7 разд. II.

При этом укажите в графе 3 Таблицы 7:

- в строке 1 - сумму из строки 19 графы 3 Таблицы 7 формы 4-ФСС за предыдущий год;

- в строках 12 - 14 - суммы из одноименных строк 9 - 11 графы 3 Таблицы 7 формы 4-ФСС за предыдущий год;

- в строке 15 - сумму из строки 10 графы 4 Таблицы 8, если вы ее заполняли. Если Таблицу 8 вы не заполняли, то в строке 15 графы 3 Таблицы 7 надо поставить прочерк.

Расходы на выплату соцстраховских пособий надо отразить в Таблице 2 расчета по форме 4 - ФСС.

Здесь надо указать нарастающим итогом суммы пособий, начисленные за счет средств ФСС (независимо от того, выплачены они или нет) в том отчетном периоде, за который составлен расчет (ч. 2 ст. 4.6 Закона N 255-ФЗ, ч. 2 ст. 15 Закона N 212-ФЗ, п. 8 Порядка заполнения формы 4 - ФСС).

Например, если болезнь началась в одном отчетном периоде и продолжалась в другом, то распределять суммы пособия между периодами не надо.

Вся сумма пособия отражается в расчете за тот отчетный период, в котором работник предоставил организации больничный и было начислено ему пособие.

Пособия по временной нетрудоспособности, выплачиваемые за счет средств работодателя, т.е. за первые три дня болезни или травмы самого работника, в таблице не отражаются.

Разберем порядок заполнения отдельных строк и граф:

Чтобы установить скидку или надбавку к тарифу взносов "на травматизм", надо информировать ФСС о результатах специальной оценки условий труда и проведении обязательных медосмотров сотрудников. Это предусмотрено пп. 18 п. 2 ст. 17 Закона N 125-ФЗ. Такие сведения и отражают в таблице 10.

Таблица 10 расчета по форме 4-ФСС заполняется на основании данных (п. п. 29.1, 29.2 Порядка заполнения формы 4-ФСС):

• отчета о проведенной в организации спецоценке (аттестации) условий труда;
• медицинских книжек, заключений и других документов, выданных по результатам обязательных предварительных и периодических медосмотров работников.

Все данные в Таблице 10 указываются на 1 января отчетного года. Это означает, что Таблица 10 в составе формы 4-ФСС за I квартал, I полугодие, 9 месяцев и этот год будет заполнена одинаково.

Спецоценка и медосмотры, проведенные в текущем году, в Таблице 10 не отражаются.

Организации, зарегистрированные в текущем году, представляют Таблицу 10 с прочерками (п. 2 Порядка заполнения формы 4-ФСС).

Остальные организации заполняют Таблицу 10 следующим образом (п. п. 2, 29.1 Порядка заполнения формы 4-ФСС).

В заключение приведем пример заполнения таблиц 1,2 и 3 формы 4 – ФСС

• Декларация по налогу на прибыль при наличии обособленных подразделений: рабочая пошаговая инструкция за 9 месяцев
• Как правильно заполнить декларацию по налогу на прибыль за 9 месяцев 2016 года
• Как правильно заполнить новую форму 4-ФСС за 9 месяцев 2016 года?
• Как правильно заполнить расчет по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2016 года?
• Таблица, в которой прописаны сроки сдачи отчетности за 3 квартал (9 месяцев) 2016 года.