Компенсации работникам

Как заменить неиспользованный отпуск компенсацией

Ответы на частые вопросы бухгалтеров и кадровиков.
46,4 тыс. 31,4 тыс.
Как заменить неиспользованный отпуск компенсацией

С курсом «Кадровый учет: документы, воинский учет, 1С»вы с нуля освоите все тонкости кадрового учета: прием, увольнение сотрудников по новым правилам 2024 года, ведение воинского учета, работа в 1С:ЗУП. Стоимость обучения сейчас снижена 18 990 3 690 руб., успейте записаться по акции.

Когда можно заменить неиспользованный отпуск компенсацией? В  какой последовательности следует предоставлять работнику не  использованные им ежегодные отпуска? Может  ли работник настаивать на  выплате ему компенсации за  неиспользованный отпуск при  условии, что  он продолжает работать в  организации? В  каких случаях замена отпуска компенсацией недопустима? Надо  ли удерживать с  суммы компенсации за  неиспользованный отпуск НДФЛ и  начислять на  нее страховые взносы?

О предоставлении отпуска

По  правилам ст.  122 ТК  РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Аналогичное положение содержится в  ст.  3 Конвенции МОТ №-132 «Об  оплачиваемых отпусках», которая была ратифицирована Российской Федерацией Федеральным законом от  01.07.2010 №-139-ФЗ и  вступила в  силу 6 сентября 2011 года.

Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

В  исключительных случаях с  согласия работника допускается перенос отпуска на  следующий рабочий год, если отпуск не  был использован им в  текущем году (ч.  3 ст.  124 ТК  РФ).

Согласно ч.  4 ст.  124 ТК  РФ непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в  течение двух лет подряд запрещено. Работодатель обязан учесть неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска при  составлении графика отпусков. При  этом график отпусков обязателен как  для  работодателя, так и  для  работника (ч.  2 ст.  123 ТК  РФ). Работодатель должен предоставлять работнику отпуск без  его заявления, так как  отпуск предоставляется на  основании графика отпусков, а  не  на  основании заявления работника.

Работник подает заявление, касающееся отпуска, когда у  него есть право:

  • на  досрочное предоставление отпуска;

  • на  выбор времени отпуска;

  • на  продление или  перенос отпуска (например, в  случае болезни).

В  Письме от  08.06.2007 № 1921-6 Роструд уточнил, что  ежегодные отпуска за  предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в  рамках графика отпусков на  очередной календарный год, либо по  соглашению между работником и  работодателем. В  течение календарного года работник может использовать несколько отпусков. Этот вопрос решается по  соглашению между работником и  работодателем или  на  основании графика отпусков. Если сотрудник не  использует все отпуска за  предыдущие годы, он вправе получить денежную компенсацию за  неиспользованные отпуска при  увольнении.

Если по  каким-либо причинам работники имеют неиспользованные ежегодные отпуска за  предыдущие рабочие периоды, за  ними сохраняется право на  использование всех полагающихся им ежегодных оплачиваемых отпусков (ст.  114, 122, 124 ТК  РФ).

На  практике нередко встречается ситуация, когда работник сознательно не  уходит в  очередной отпуск, а  затем требует выплатить ему денежную компенсацию. Такое требование необоснованно (при  условии, что  работник продолжает работать в  организации), и  работодатель не  вправе выплачивать компенсацию за  неиспользованный отпуск.

Может  ли работник настаивать на  выплате компенсации за  неиспользованный отпуск при  его переводе из  головной организации в  филиал? В  данном случае также отсутствуют основания для  выплаты компенсации. Дело в  том, что  филиал не  является юридическим лицом, следовательно, у  сотрудника остается прежний работодатель – головная организация.

Нужно помнить, что  нарушение законодательства о  труде 
и  об  охране труда влечет наложение административного штрафа (ч.  1 ст.  5.27 КоАП  РФ):

  • на  должностных лиц – в  размере от  1  000 до  5  000  руб.;

  • на  лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без  образования юридического лица, – от  1  000 до  5  000  руб.;

  • на  юридических лиц – от  30  000 до  50  000  руб.

В какой последовательности следует предоставлять работнику не  использованные им ежегодные отпуска? 

Трудовое законодательство не  содержит положений, предусматривающих использование отпусков за  рабочие периоды в  хронологической последовательности (Письмо Роструда от  01.03.2007 № 473-6-0).

Например, работник был принят на  работу в  организацию 10 января 2013 года. В  силу различных причин ему не  предоставлялись ежегодные отпуска до  2016 года. По  графику с  1 июля работнику предоставляется 14 дней ежегодного оплачиваемого отпуска за  рабочий период с  10 января 2016 года по  9 января 2017 года. По  заявлению работника к  этому отпуску присоединяется ежегодный отпуск продолжительностью 28 дней за  рабочий период с  10.01.2015 по  09.01.2016. Затем в  сентябре работник планирует использовать очередной отпуск за  рабочий период с  10.01.2013 по  09.01.2014.

В  отличие от  календарного года, рабочий год исчисляется не  с  1 января, а  со  дня поступления работника на  работу (п.  1 Правил об  очередных и  дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169, действуют в  настоящее время в  части, не  противоречащей ТК  РФ (Письмо Роструда от  18.12.2012 № 1519-6-1)).

О  замене неиспользованного отпуска компенсацией

Следует отметить, что  28 календарных дней – это минимальная продолжительность основного оплачиваемого отпуска, который работодатель в  соответствии с  ТК  РФ обязан предоставлять работнику для  отдыха в  течение каждого года работы (ст.  115 ТК  РФ). Претендовать на  компенсацию части отпуска может только тот работник, у  которого каждый ежегодный отпуск в  отдельности превышает 28 календарных дней (работник имеет право на  удлиненный основной отпуск и  (или) ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска).

Как  известно, помимо ежегодного основного оплачиваемого отпуска ст.  116 ТК  РФ предусмотрено предоставление ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков отдельным категориям работников, а  именно работникам:

  • занятым на  работах с  вредными и  (или) опасными условиями труда;

  • имеющим особый характер работы;

  • с  ненормированным рабочим днем;

  • работающим в  районах Крайнего Севера и  приравненных к  ним местностях.

Кроме того, допускается предоставление ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков в  других случаях, предусмотренных ТК  РФ и  иными федеральными законами, а  также при  самостоятельном установлении работодателем дополнительных оплачиваемых отпусков с  определением порядка и  условий их  предоставления в  коллективном договоре либо ином локальном нормативном акте.

Частью 2 ст.  116 ТК  РФ предусмотрено право работодателя с  учетом своих производственных и  финансовых возможностей самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для  работников, если иное не  определено ТК  РФ и  другими федеральными законами. Порядок и  условия предоставления таких отпусков предусматриваются коллективными договорами или  локальными нормативными актами, которые принимаются с  учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

В  случаях, не  связанных с  увольнением работника, по  его письменному заявлению часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией (ч.  1 ст.  126 ТК  РФ).

В период работы замена отпуска денежной компенсацией возможна только в той его части, которая превышает 28 календарных дней.

Часть 2 ст.  126 ТК  РФ содержит уточнение, согласно которому при  суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или  перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на  следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или  любое количество дней из  этой части.

Формулировка «может быть заменена» в  ст.  126 ТК  РФ подразумевает, что  выплата денежной компенсации при  продолжении трудовых отношений является правом, а  не  обязанностью работодателя (Письмо Роструда от  01.03.2007 № 473-6-0). Следовательно, работодатель вправе отказать в  удовлетворении просьбы работника о  выплате ему компенсации и  настаивать на  фактическом использовании всего отпуска.

В  каких случаях замена отпуска компенсацией недопустима? Положения о  замене денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и  ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков не  распространяются:

  • на  беременных женщин;

  • на  работников в  возрасте до  18 лет;

  • на  работников, занятых на  работах с  вредными и  (или) опасными условиями труда, за  работу в  соответствующих условиях.

По  общему правилу замена отпуска компенсацией для  названных категорий работников возможна при  увольнении (ч.  3 ст.  126 ТК  РФ).

Обратите внимание

Статьей 117 ТК  РФ предусмотрено, что  на  основании отраслевого (меж-отраслевого) соглашения и  коллективных договоров, а  также письменного согласия работника, оформленного путем заключения отдельного соглашения к  трудовому договору, часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, которая превышает минимальную продолжительность данного отпуска, установленную ч.  2 этой статьи, может быть заменена отдельно устанавливаемой денежной компенсацией в  порядке, в  размерах и  на  условиях, которые предусмотрены отраслевым (межотраслевым) соглашением и  коллективными договорами.

Организация не  вправе выплатить компенсацию, не  связанную с  увольнением, за  неиспользованный ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск сотруднику, который ранее пострадал вследствие катастрофы на  Чернобыльской АЭС. В  Решении от  30.07.2007 № ГКПИ07-615 Верховный суд указал, что дополнительные дни отдыха для  таких работников являются мерой социальной поддержки и  предоставляются ежегодно. Они не  связаны с  выполнением трудовых обязанностей и  предоставляются независимо от  того, содержатся  ли соответствующие положения в  трудовом договоре.

Минтруд в  Письме от  26.03.2014 № 13-7/В-234 также отметил, что  компенсация за  неиспользованный дополнительный оплачиваемый отпуск в  такой ситуации не  предусмотрена.

Следует помнить, что  компенсация за  неиспользованный отпуск выплачивается независимо от  основания для  увольнения. В  случае, когда рабочий год полностью не  отработан, дни отпуска, за  которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам (Письмо Роструда от  18.12.2008 № 6966-ТЗ).

С  учетом норм п.  35 Правил об  очередных и  дополнительных отпусках, а  также писем Роструда от  18.12.2008 № 6966-ТЗ, от  02.07.2009 № 1917-6-1 при  расчете компенсации за  неиспользованный отпуск излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из  подсчета, а  излишки, составляющие не  менее половины месяца, округляются до  полного месяца.

Количество не  использованных за  время работы дней отпуска определяется из  расчета 2,33 дня отпуска за  месяц (Письмо Роструда от  31.10.2008 № 5921-ТЗ).

Округление количества дней неиспользованного отпуска законодательством не  предусмотрено. Однако, если в  организации локальными нормативными актами установлено округление количества дней неиспользованного отпуска, округление необходимо производить не  по  правилам арифметики, а  в  пользу работника (Письмо Минздравсоцразвития  РФ от  07.12.2005 № 4334-17).

Рассчитываем компенсацию за  неиспользованный отпуск

По  общему правилу компенсация за  неиспользованный отпуск определяется исходя из  среднего заработка, рассчитываемого в  соответствии с  Постановлением Правительства  РФ от  24.12.2007 № 922.

Для  расчета компенсации за  неиспользованный отпуск при  увольнении необходимо умножить количество неиспользованных дней отпуска на  средний дневной заработок.

Количество неиспользованных дней отпуска за  рабочие годы (за  исключением года увольнения), в  которых отпуск был использован не  полностью, можно рассчитать по  формуле:

Количество неиспользованных дней отпуска

=

Количество отработанных лет

х

Количество полагающихся работнику дней отпуска за  год

-

Количество использованных дней отпуска

Количество неиспользованных дней отпуска в  году увольнения (если работник в  последний рабочий год отработал меньше 11 месяцев) определяется следующим образом:

Количество неиспользованных дней отпуска

=

Количество дней отпуска, положенных работнику за  рабочий год

/

12 месяцев

х

Количество месяцев работы в  организации

Если в  году увольнения отпуск был частично использован, из  полученного результата необходимо вычесть количество использованных дней отпуска за  этот период.

Если в  последний рабочий год работник отработал 11 месяцев, но  меньше года (без  учета округления в  большую сторону), он имеет право на  компенсацию за  полный ежегодный оплачиваемый отпуск за  вычетом компенсации за  использованные за  этот год дни отпуска (п.  28 Правил об  очередных и  дополнительных отпусках).

Пример.

Работник устроился на  работу в  организацию 10.01.2013, а  уволился 11.06.2016.

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника – 28 календарных дней. За  время работы в  организации работник использовал:

  • 14 календарных дней отпуска – в  сентябре 2013 года;

  • 28 календарных дней отпуска – в  июле 2014 года.

Средний дневной заработок – 2  750  руб.

Рассчитаем сумму компенсации за  неиспользованный отпуск.

Сначала определим количество неиспользованных дней отпуска:

  • за  рабочий год с  10.01.2013 по  09.01.2014 – 14 дней (28 - 14);

  • за  рабочий год с  10.01.2014 по  09.01.2015 – отпуск использован полностью;

  • за  рабочий год с  10.01.2015 по  09.01.2016 – 28 дней (отпуск за  рабочий год не  использован);

  • за  период с  10.01.2016 по  11.06.2016 – 12 дней (после округления) 

  • (28 дн. / 12 мес. х 5 мес. = 11,67 дн.).

Общее число дней неиспользованного отпуска – 54 (14 + 28 + 12).

Сумма компенсации за  не  использованный работником отпуск при  увольнении – 148  500  руб. (2  750  руб. х 54 дн.).

Надо  ли удерживать с  суммы компенсации за  неиспользованный отпуск НДФЛ и  начислять на  нее страховые взносы? Независимо от  того, выплачивается  ли компенсация при  увольнении работника или  производится выплата по  его письменному заявлению за  часть ежегодного отпуска, превышающую 28 календарных дней, данная компенсация облагается НДФЛ и  страховыми взносами в  ПФР, ФСС и  ФФОМС по  общему правилу (п.  3 ст.  217 НК  РФ, пп.  «д» п.  2 ч.  1 ст.  9 Федерального закона № 212-ФЗ1, пп.  2 п.  1 ст.  20.2 Федерального закона № 125-ФЗ2).

В  справке 2-НДФЛ сумма компенсации за  неиспользованный отпуск отражается с  кодом дохода «4800» (Письмо ФНС  РФ от  08.08.2008 № 3-5-04/380@).

Итак, в  заключение перечислим основные моменты:

  • работодатель обязан учитывать неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска при  составлении графика отпусков;

  • если работнику ежегодно положено по  ТК  РФ только 28 дней отпуска, независимо от  продолжительности не  использованных им отпусков денежную компенсацию он может получить лишь при  увольнении (ст.  127 ТК  РФ);

  • в  некоторых случаях замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков) не  допускается;

  • нарушение законодательства о  труде и  об  охране труда влечет привлечение работодателя к  административной ответственности.

1 Федеральный закон от 24.07.2009 №?212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

2 Федеральный закон от 24.07.1998 №?125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Комментарии

1
  • НатальяС

    Всё-таки можно компенсацию при доп отпуске за ненормированный рабочий день?

Кадры

Камчатку включили в список регионов-участников программы стимулирования занятности

Сотрудники оборонно-промышленного комплекса на Камчатке смогут бесплатно получить дополнительное образование. Такое обучение организуют и для всех желающих найти работу.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Электронные накладные: что, как и зачем

В современном мире, где технологии развиваются с невероятной скоростью, бизнес-процессы становятся все более автоматизированными. Одна инновация, которая успела завоевать популярность в логистике и в ресторанном бизнесе, — электронные накладные. Рассказываем, как работают электронные накладные и почему стоит уже сейчас использовать их в заведении общепита.

Электронные накладные: что, как и зачем
Банки

ФАС выявила нарушения в рекламе ипотеки от Альфа-Банка

Банк не рассказал в рекламе о дополнительных условиях, которые могут повлиять на ставку по ипотеке в размере 5,6% годовых.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Туристический налог, больничный для НПД, прогрессивный УСН. Обзор для бухгалтера

Налоговые новости с Петром Захарченко. Все самое интересное из мира налогов в видео-обзоре.

Познакомимся с золотыми стандартами внутреннего финансового аудита

Аудиторская проверка бюджета организации направлена не только на обнаружение нарушений и ошибок в ведении финансово-бюджетного управления. Основная задача этой сложной комплексной работы заключается в налаживании правильных алгоритмов, предотвращении рисков и поиске оптимальных управленческих решений. 

Познакомимся с золотыми стандартами внутреннего финансового аудита

При ввозе импортного уникального оборудования придется заплатить НДС, если его пока нет в перечне

При ввозе в РФ оборудования, аналоги которого не производятся в России, НДС на таможне платить не надо. Но только если это оборудование включено в перечень.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
НДС

Заявление на возмещение НДС нужно направлять только в электронном виде

ФНС отказалась принимать в бумажном виде заявления на применение заявительного порядка возмещения НДС, акциза.

Подготовка к повышению цен на бухгалтерские услуги

Продолжаем серию статей про то, как организовать работу по повышению стоимости бухгалтерских услуг. В рамках прочтения прошлой статьи вы посчитали сколько недозарабатывает ваша бухгалтерская компания. Теперь нам предстоит обсудить вопросы о том, как подготовиться к повышению стоимости бухгалтерского обслуживания клиентам и насколько сильно возможно поднимать цену клиентам.

Подготовка к повышению цен на бухгалтерские услуги

Как упростить учет в логистике

Грамотная организация логистических процессов, оперативный документооборот и автоматизация на всех этапах грузоперевозок сводят к минимуму рутинные операции, позволяют бухгалтеру вовремя и корректно отражать в учете факты ФХД.

Как упростить учет в логистике

Что делать продавцу на маркетплейсе, если покупатель подменил товар

Маркетплейс может потерять товары продавца, а сотрудники ПВЗ не всегда проверяют, те ли вещи возвращают клиенты на склад. Узнайте, как правильно поступать в подобных ситуациях и вернуть свои деньги.

НДС

👔 Вычет НДС без счета-фактуры и первички суд может признать правомерным. Практик: но нужно принять все возможные меры

Арбитражный суд решил, что организация подтвердила реальность операций, исполнила сделку и имеет право на вычет, не имея документов.

Вы тоже так сможете! Топ-3 самых успешных кейса продвижения в Телеграме для b2b

Успех рекламных кампаний в Телеграме зависит от многих факторов: это и правильный выбор каналов, написание интересного текста, дизайн запоминающейся картинки и так далее. Однако есть один фактор успеха, который не зависит от типа аудитории, тематики рекламы, бюджета — вообще ни от чего. Это реклама в Телеграме через платформу Telega.in.

Вы тоже так сможете! Топ-3 самых успешных кейса продвижения в Телеграме для b2b
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
НДС

Как изменился заявительный порядок возмещения НДС

С 1 апреля 2024 года вступили в силу изменения в заявительном порядке возмещения НДС.

ЭДО

❌ Внимание! С 18 по 21 апреля может не получиться сдать отчетность в налоговую

По информации Управления электронного документооборота ФНС и операторов ЭДО с 18 по 21 апреля 2024 года возможны задержки при приеме и обработке налоговой и бухгалтерской отчетности.

294

Что выбрать для торговли на маркетплейсах: ООО или ИП

Маркетплейсы пользуются популярностью у начинающего бизнеса, так как избавляют продавцов от проблем, связанных с доставкой, складированием, продвижением товаров, приемом оплат и управлением торговлей. Но прежде чем стать селлером, бизнес нужно зарегистрировать.

Что выбрать для торговли на маркетплейсах: ООО или ИП
Банки

Верховный Суд: банк обязан проверять ИНН получателя денежных переводов

Банки не проверили ИНН получателя перевода и отправили деньги компании с похожим наименованием. Верховный Суд встал на сторону отправителя и взыскал убытки с кредитной организации.

Обзор ТОП–10 банков с самыми выгодными условиями по интернет-эквайрингу 2024

Консалтинговое агентство Markswebb опубликовало ежегодный рейтинг банков Business Internet Banking Rank. Один из критериев оценки — это качество предоставляемых услуг эквайринга для ИП, малого и среднего бизнеса. Делимся результатами исследований и показателями лидеров рынка. 

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Как заполнить и сдать РСВ за I квартал и другие отчетные периоды 2024 года: общий гайд

25 апреля нужно сдавать форму расчёта по страховым взносам (РСВ) за первый квартал. Рассказываем о нюансах заполнения отчёта, которые помогут сдать его без единой ошибки.

Как заполнить и сдать РСВ за I квартал и другие отчетные периоды 2024 года: общий гайд
Сальдо ЕНС

Положительным сальдо ЕНС можно распорядиться 2 способами

Распорядиться положительным сальдо ЕНС можно с помощью зачета или возврата денег на расчетный счет.

Интересные материалы

Программа подготовки документов для государственной регистрации юридических лиц и ИП

В этом материале мы подробно рассмотрим использование данного программного обеспечения (ППДГР), чтобы упростить процесс регистрации вашего предприятия.

Программа подготовки документов для государственной регистрации юридических лиц и ИП