Компенсации работникам

Как заменить неиспользованный отпуск компенсацией

Ответы на частые вопросы бухгалтеров и кадровиков.
44,8 тыс. 31,2 тыс.
Как заменить неиспользованный отпуск компенсацией

С курсом профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП» вы с нуля освоите все тонкости кадрового учета: прием, увольнение сотрудников по новым правилам 2024 года, ведение воинского учета, работа в 1С:ЗУП, и получите диплом государственного образца, который подтвердит вашу новую профессию работодателю. Стоимость обучения сейчас снижена 32890 7300 руб., успейте записаться по акции.

Когда можно заменить неиспользованный отпуск компенсацией? В  какой последовательности следует предоставлять работнику не  использованные им ежегодные отпуска? Может  ли работник настаивать на  выплате ему компенсации за  неиспользованный отпуск при  условии, что  он продолжает работать в  организации? В  каких случаях замена отпуска компенсацией недопустима? Надо  ли удерживать с  суммы компенсации за  неиспользованный отпуск НДФЛ и  начислять на  нее страховые взносы?

О предоставлении отпуска

По  правилам ст.  122 ТК  РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Аналогичное положение содержится в  ст.  3 Конвенции МОТ №-132 «Об  оплачиваемых отпусках», которая была ратифицирована Российской Федерацией Федеральным законом от  01.07.2010 №-139-ФЗ и  вступила в  силу 6 сентября 2011 года.

Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

В  исключительных случаях с  согласия работника допускается перенос отпуска на  следующий рабочий год, если отпуск не  был использован им в  текущем году (ч.  3 ст.  124 ТК  РФ).

Согласно ч.  4 ст.  124 ТК  РФ непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в  течение двух лет подряд запрещено. Работодатель обязан учесть неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска при  составлении графика отпусков. При  этом график отпусков обязателен как  для  работодателя, так и  для  работника (ч.  2 ст.  123 ТК  РФ). Работодатель должен предоставлять работнику отпуск без  его заявления, так как  отпуск предоставляется на  основании графика отпусков, а  не  на  основании заявления работника.

Работник подает заявление, касающееся отпуска, когда у  него есть право:

  • на  досрочное предоставление отпуска;

  • на  выбор времени отпуска;

  • на  продление или  перенос отпуска (например, в  случае болезни).

В  Письме от  08.06.2007 № 1921-6 Роструд уточнил, что  ежегодные отпуска за  предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в  рамках графика отпусков на  очередной календарный год, либо по  соглашению между работником и  работодателем. В  течение календарного года работник может использовать несколько отпусков. Этот вопрос решается по  соглашению между работником и  работодателем или  на  основании графика отпусков. Если сотрудник не  использует все отпуска за  предыдущие годы, он вправе получить денежную компенсацию за  неиспользованные отпуска при  увольнении.

Если по  каким-либо причинам работники имеют неиспользованные ежегодные отпуска за  предыдущие рабочие периоды, за  ними сохраняется право на  использование всех полагающихся им ежегодных оплачиваемых отпусков (ст.  114, 122, 124 ТК  РФ).

На  практике нередко встречается ситуация, когда работник сознательно не  уходит в  очередной отпуск, а  затем требует выплатить ему денежную компенсацию. Такое требование необоснованно (при  условии, что  работник продолжает работать в  организации), и  работодатель не  вправе выплачивать компенсацию за  неиспользованный отпуск.

Может  ли работник настаивать на  выплате компенсации за  неиспользованный отпуск при  его переводе из  головной организации в  филиал? В  данном случае также отсутствуют основания для  выплаты компенсации. Дело в  том, что  филиал не  является юридическим лицом, следовательно, у  сотрудника остается прежний работодатель – головная организация.

Нужно помнить, что  нарушение законодательства о  труде 
и  об  охране труда влечет наложение административного штрафа (ч.  1 ст.  5.27 КоАП  РФ):

  • на  должностных лиц – в  размере от  1  000 до  5  000  руб.;

  • на  лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без  образования юридического лица, – от  1  000 до  5  000  руб.;

  • на  юридических лиц – от  30  000 до  50  000  руб.

В какой последовательности следует предоставлять работнику не  использованные им ежегодные отпуска? 

Трудовое законодательство не  содержит положений, предусматривающих использование отпусков за  рабочие периоды в  хронологической последовательности (Письмо Роструда от  01.03.2007 № 473-6-0).

Например, работник был принят на  работу в  организацию 10 января 2013 года. В  силу различных причин ему не  предоставлялись ежегодные отпуска до  2016 года. По  графику с  1 июля работнику предоставляется 14 дней ежегодного оплачиваемого отпуска за  рабочий период с  10 января 2016 года по  9 января 2017 года. По  заявлению работника к  этому отпуску присоединяется ежегодный отпуск продолжительностью 28 дней за  рабочий период с  10.01.2015 по  09.01.2016. Затем в  сентябре работник планирует использовать очередной отпуск за  рабочий период с  10.01.2013 по  09.01.2014.

В  отличие от  календарного года, рабочий год исчисляется не  с  1 января, а  со  дня поступления работника на  работу (п.  1 Правил об  очередных и  дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169, действуют в  настоящее время в  части, не  противоречащей ТК  РФ (Письмо Роструда от  18.12.2012 № 1519-6-1)).

О  замене неиспользованного отпуска компенсацией

Следует отметить, что  28 календарных дней – это минимальная продолжительность основного оплачиваемого отпуска, который работодатель в  соответствии с  ТК  РФ обязан предоставлять работнику для  отдыха в  течение каждого года работы (ст.  115 ТК  РФ). Претендовать на  компенсацию части отпуска может только тот работник, у  которого каждый ежегодный отпуск в  отдельности превышает 28 календарных дней (работник имеет право на  удлиненный основной отпуск и  (или) ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска).

Как  известно, помимо ежегодного основного оплачиваемого отпуска ст.  116 ТК  РФ предусмотрено предоставление ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков отдельным категориям работников, а  именно работникам:

  • занятым на  работах с  вредными и  (или) опасными условиями труда;

  • имеющим особый характер работы;

  • с  ненормированным рабочим днем;

  • работающим в  районах Крайнего Севера и  приравненных к  ним местностях.

Кроме того, допускается предоставление ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков в  других случаях, предусмотренных ТК  РФ и  иными федеральными законами, а  также при  самостоятельном установлении работодателем дополнительных оплачиваемых отпусков с  определением порядка и  условий их  предоставления в  коллективном договоре либо ином локальном нормативном акте.

Частью 2 ст.  116 ТК  РФ предусмотрено право работодателя с  учетом своих производственных и  финансовых возможностей самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для  работников, если иное не  определено ТК  РФ и  другими федеральными законами. Порядок и  условия предоставления таких отпусков предусматриваются коллективными договорами или  локальными нормативными актами, которые принимаются с  учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

В  случаях, не  связанных с  увольнением работника, по  его письменному заявлению часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией (ч.  1 ст.  126 ТК  РФ).

В период работы замена отпуска денежной компенсацией возможна только в той его части, которая превышает 28 календарных дней.

Часть 2 ст.  126 ТК  РФ содержит уточнение, согласно которому при  суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или  перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на  следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или  любое количество дней из  этой части.

Формулировка «может быть заменена» в  ст.  126 ТК  РФ подразумевает, что  выплата денежной компенсации при  продолжении трудовых отношений является правом, а  не  обязанностью работодателя (Письмо Роструда от  01.03.2007 № 473-6-0). Следовательно, работодатель вправе отказать в  удовлетворении просьбы работника о  выплате ему компенсации и  настаивать на  фактическом использовании всего отпуска.

В  каких случаях замена отпуска компенсацией недопустима? Положения о  замене денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и  ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков не  распространяются:

  • на  беременных женщин;

  • на  работников в  возрасте до  18 лет;

  • на  работников, занятых на  работах с  вредными и  (или) опасными условиями труда, за  работу в  соответствующих условиях.

По  общему правилу замена отпуска компенсацией для  названных категорий работников возможна при  увольнении (ч.  3 ст.  126 ТК  РФ).

Обратите внимание

Статьей 117 ТК  РФ предусмотрено, что  на  основании отраслевого (меж-отраслевого) соглашения и  коллективных договоров, а  также письменного согласия работника, оформленного путем заключения отдельного соглашения к  трудовому договору, часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, которая превышает минимальную продолжительность данного отпуска, установленную ч.  2 этой статьи, может быть заменена отдельно устанавливаемой денежной компенсацией в  порядке, в  размерах и  на  условиях, которые предусмотрены отраслевым (межотраслевым) соглашением и  коллективными договорами.

Организация не  вправе выплатить компенсацию, не  связанную с  увольнением, за  неиспользованный ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск сотруднику, который ранее пострадал вследствие катастрофы на  Чернобыльской АЭС. В  Решении от  30.07.2007 № ГКПИ07-615 Верховный суд указал, что дополнительные дни отдыха для  таких работников являются мерой социальной поддержки и  предоставляются ежегодно. Они не  связаны с  выполнением трудовых обязанностей и  предоставляются независимо от  того, содержатся  ли соответствующие положения в  трудовом договоре.

Минтруд в  Письме от  26.03.2014 № 13-7/В-234 также отметил, что  компенсация за  неиспользованный дополнительный оплачиваемый отпуск в  такой ситуации не  предусмотрена.

Следует помнить, что  компенсация за  неиспользованный отпуск выплачивается независимо от  основания для  увольнения. В  случае, когда рабочий год полностью не  отработан, дни отпуска, за  которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам (Письмо Роструда от  18.12.2008 № 6966-ТЗ).

С  учетом норм п.  35 Правил об  очередных и  дополнительных отпусках, а  также писем Роструда от  18.12.2008 № 6966-ТЗ, от  02.07.2009 № 1917-6-1 при  расчете компенсации за  неиспользованный отпуск излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из  подсчета, а  излишки, составляющие не  менее половины месяца, округляются до  полного месяца.

Количество не  использованных за  время работы дней отпуска определяется из  расчета 2,33 дня отпуска за  месяц (Письмо Роструда от  31.10.2008 № 5921-ТЗ).

Округление количества дней неиспользованного отпуска законодательством не  предусмотрено. Однако, если в  организации локальными нормативными актами установлено округление количества дней неиспользованного отпуска, округление необходимо производить не  по  правилам арифметики, а  в  пользу работника (Письмо Минздравсоцразвития  РФ от  07.12.2005 № 4334-17).

Рассчитываем компенсацию за  неиспользованный отпуск

По  общему правилу компенсация за  неиспользованный отпуск определяется исходя из  среднего заработка, рассчитываемого в  соответствии с  Постановлением Правительства  РФ от  24.12.2007 № 922.

Для  расчета компенсации за  неиспользованный отпуск при  увольнении необходимо умножить количество неиспользованных дней отпуска на  средний дневной заработок.

Количество неиспользованных дней отпуска за  рабочие годы (за  исключением года увольнения), в  которых отпуск был использован не  полностью, можно рассчитать по  формуле:

Количество неиспользованных дней отпуска

=

Количество отработанных лет

х

Количество полагающихся работнику дней отпуска за  год

-

Количество использованных дней отпуска

Количество неиспользованных дней отпуска в  году увольнения (если работник в  последний рабочий год отработал меньше 11 месяцев) определяется следующим образом:

Количество неиспользованных дней отпуска

=

Количество дней отпуска, положенных работнику за  рабочий год

/

12 месяцев

х

Количество месяцев работы в  организации

Если в  году увольнения отпуск был частично использован, из  полученного результата необходимо вычесть количество использованных дней отпуска за  этот период.

Если в  последний рабочий год работник отработал 11 месяцев, но  меньше года (без  учета округления в  большую сторону), он имеет право на  компенсацию за  полный ежегодный оплачиваемый отпуск за  вычетом компенсации за  использованные за  этот год дни отпуска (п.  28 Правил об  очередных и  дополнительных отпусках).

Пример.

Работник устроился на  работу в  организацию 10.01.2013, а  уволился 11.06.2016.

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника – 28 календарных дней. За  время работы в  организации работник использовал:

  • 14 календарных дней отпуска – в  сентябре 2013 года;

  • 28 календарных дней отпуска – в  июле 2014 года.

Средний дневной заработок – 2  750  руб.

Рассчитаем сумму компенсации за  неиспользованный отпуск.

Сначала определим количество неиспользованных дней отпуска:

  • за  рабочий год с  10.01.2013 по  09.01.2014 – 14 дней (28 - 14);

  • за  рабочий год с  10.01.2014 по  09.01.2015 – отпуск использован полностью;

  • за  рабочий год с  10.01.2015 по  09.01.2016 – 28 дней (отпуск за  рабочий год не  использован);

  • за  период с  10.01.2016 по  11.06.2016 – 12 дней (после округления) 

  • (28 дн. / 12 мес. х 5 мес. = 11,67 дн.).

Общее число дней неиспользованного отпуска – 54 (14 + 28 + 12).

Сумма компенсации за  не  использованный работником отпуск при  увольнении – 148  500  руб. (2  750  руб. х 54 дн.).

Надо  ли удерживать с  суммы компенсации за  неиспользованный отпуск НДФЛ и  начислять на  нее страховые взносы? Независимо от  того, выплачивается  ли компенсация при  увольнении работника или  производится выплата по  его письменному заявлению за  часть ежегодного отпуска, превышающую 28 календарных дней, данная компенсация облагается НДФЛ и  страховыми взносами в  ПФР, ФСС и  ФФОМС по  общему правилу (п.  3 ст.  217 НК  РФ, пп.  «д» п.  2 ч.  1 ст.  9 Федерального закона № 212-ФЗ1, пп.  2 п.  1 ст.  20.2 Федерального закона № 125-ФЗ2).

В  справке 2-НДФЛ сумма компенсации за  неиспользованный отпуск отражается с  кодом дохода «4800» (Письмо ФНС  РФ от  08.08.2008 № 3-5-04/380@).

Итак, в  заключение перечислим основные моменты:

  • работодатель обязан учитывать неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска при  составлении графика отпусков;

  • если работнику ежегодно положено по  ТК  РФ только 28 дней отпуска, независимо от  продолжительности не  использованных им отпусков денежную компенсацию он может получить лишь при  увольнении (ст.  127 ТК  РФ);

  • в  некоторых случаях замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков) не  допускается;

  • нарушение законодательства о  труде и  об  охране труда влечет привлечение работодателя к  административной ответственности.

1 Федеральный закон от 24.07.2009 №?212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

2 Федеральный закон от 24.07.1998 №?125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Комментарии

1
  • НатальяС

    Всё-таки можно компенсацию при доп отпуске за ненормированный рабочий день?

Банки

ЦБ запретил банкам ограничивать переводы граждан самим себе в пределах 30 млн рублей в месяц

Центробанк выпустил новые разъяснения об онлайн-переводах граждан самим себе.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

❗❗❗ Будет 3 разных срока для сдачи единой упрощенной декларации

Срок сдачи ЕУД вместо декларации по налогу на прибыль будет один, вместо других налогов – другой, а для новых компаний – третий. И правила камералки этой декларации тоже изменят.

98
Банки

Большинство банков Армении прекратят принимать и обслуживать карты «Мир»

Слухи про проблемы российских карт «Мир» в Армении подтвердились: с 30 марта большинство банков этой страны прекратит их приём в банкоматах и POS-терминалах. Исключением будет «ВТБ Армения».

Лучшие спикеры, новый каждый день

Как выстроить работу компании и избавиться от кассовых разрывов

Кассовые разрывы являются одной из самых частых проблем в бизнесе. Ситуация возникает, когда в конкретный период обязательства компании превышают её возможности. Такая угроза приводит к серьёзным финансовым трудностям и даже к банкротству. Рассказываем, в каких компаниях чаще всего возникают такие проблемы и что нужно сделать для их предотвращения.

Как выстроить работу компании и избавиться от кассовых разрывов
38

Телеграм взял курс на ускоренное развитие за счет облигаций

Основатель мессенджера Телеграм Павел Дуров сообщил, что выпустил облигации на 300 млн долларов, чтобы гарантировать, что Telegram сможет продолжать расширяться ускоренными темпами.

32

Станут ли звонки от ФНС с напоминаниями о НДФЛ регулярными?

Всем здравствуйте! Благодаря всем новшествам, ФНС теперь звонит несколько раз в месяц с вопросами сначала «а почему это вы не отправляете уведомление по НДФЛ по такому-то сроку?».

60
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
НДФЛ

Для ИП меняют срок уплаты НДФЛ

Когда устанавливали единый срок уплаты налогов 28 число, забыли про ИП на ОСНО. Теперь это исправят.

4
327

Экспериментально-правовых режимов станет больше

С 2022 года экспериментально-правовые режимы (ЭПР) за 2 года позволили более 83 000 граждан России участвовать в тестировании цифровых и не только инноваций.

Какие налоги платят блогеры в 2024 году 

Прошедший год запомнился рядом громких уголовных дел, фигурантами которых стали известные блогеры. Государство не досчиталось порядка 2 млрд руб. неуплаченных налогов. 

Какие налоги платят блогеры в 2024 году 
1
219
Кадры

Новый тренд: не карьера, а дайте больше полномочий

Аналитики выявили на российском рынке труда новый тренд — все больше сотрудников предпочитают не идти вверх по карьерной лестнице, а расширять горизонты уже имеющихся должностных полномочий.

153

Пополнил ИИС на 200 000 в марте. Что купил?

Тает снег, с каждым днём всё теплее и теплее, в том числе на душе, а значит можно потянуться, улыбнуться и пополнить ИИС. Собственно, именно это и было мной проделано. ИИС в этом году пополнен на целевую сумму, половину которой я внёс за январь и февраль, а оставшуюся половину в марте.

Пополнил ИИС на 200 000 в марте. Что купил?

Малого и среднего бизнеса в новых регионах стало в разы больше

На расширенной коллегии Счетной палаты аудитор Светлана Орлова рассказала об особенностях контрольной и надзорной деятельности в новых регионах России.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Банки

Суд арестовал имущество исполнительного директора Freedom Holding на 18,9 млн евро и 2 млн долларов

На денежные средства и имущество Тимура Турлова наложили арест по требованию Агентства по страхованию вкладов.

422
Ведение бизнеса

Российским кемпингам будут присваивать звезды: организовать бизнес станет проще

Роскачество и Национальный Союз Профессионалов индустрии Кемпингов и Автотуризма (НСПКА) заключили соглашение о сотрудничестве, направленном на развитие и популяризацию новых видов туризма, повышение качества инфраструктуры кемпингов и безопасности автопутешествий.

ФССП взыскала долги по алиментам на 66 млрд рублей

Приставы вернули на 39% больше долгов по алиментам. Сейчас в работе 772,4 тысячи исполнительных производств.

Бесплатно с Компенсации работникам

Компенсации дистанционным работникам в 2024 году: НДФЛ, взносы, расходы для целей налогообложения

В 2024 году удаленщикам, которые работают на собственном оборудовании, нужно выплачивать компенсации. Законодательство не ограничивает размер выплаты, но не всегда можно избежать начисления НДФЛ и взносов на нее или учесть ее в расходах. Разберем, как считать налоги и взносы при выплате компенсаций дистанционным сотрудникам и можно ли включать ее в расходы.

Компенсации дистанционным работникам в 2024 году: НДФЛ, взносы, расходы для целей налогообложения
Бесплатно с

Может ли муж или жена передать супругу остаток имущественного вычета. Мини-курс

Как имея общую совместную собственность супруги могут получить налоговый вычет и может ли один из них передать другому остаток имущественного вычета, разбираемся в мини-курсе.

Может ли муж или жена передать супругу остаток имущественного вычета. Мини-курс
Банки

Банки начали учитывать цифровые активы на отдельных счетах

В бухгалтерском учете кредитных организаций появились отдельные балансовые счета для учета ЦФА. Сейчас в активах банковского сектора на цифровые финансовые активы приходится 7 млрд рублей.

Внедряем электронный документооборот в учреждении, пошаговая инструкция

Бюджетным (автономным) учреждениям не стоит бояться перехода на электронное применение первичных документов. Цель использования последних исключительно из-за удобства применения и хранения.

Внедряем электронный документооборот в учреждении, пошаговая инструкция

Интересные материалы

Маркетинг

10 трендов в стратегических коммуникациях, которые изменят подход к маркетингу

Мир стремительно развивается и вносит изменения во все сферы жизни, включая методы и подходы к коммуникации. Новейшие технологии и цифровизация создают возможности для инновационного подхода к маркетинговым стратегиям.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
1
113