Бухгалтеры

Как сформировать отчет об эффективности работы каждого бухгалтера?

Куда уходит прибыль в бухгалтерской компании?
Как сформировать отчет об эффективности работы каждого бухгалтера?

Подготовили краткий конспект разговора с одним из наших клиентов. Компания занимается аутсорсингом бухгалтерии. Беседу вели с руководителем Викторией. Текст записан от первого лица:

«Нам уже 2 года. Количество клиентов растет, штат растет, прибыль остается все на том же месте. И тут должен быть грустный смайлик — кредит за машину я все еще не выплатила. Нет, мы не убыточны, не подумайте. Но объем прибыли не особо меняется с ростом численности сотрудников и клиентов.

Решила разобраться, что я делаю не так в этой жизни. И разобралась: большая часть доходов от новых клиентов благополучно расходится на заработную плату новых сотрудников, которые их обслуживают.

Посудите сами. Чем больше сотрудников в штате, тем сложнее их контролировать. Раньше, когда у меня было в подчинении всего три бухгалтера, я знала, каждую запятую в их отчете и даже частоту дыхания.

Сейчас, когда их восемь, дай Бог, упомнить, кто какого клиента ведет и у кого когда день рождения намечается.

В итоге, все мои воины света, по их собственным словам, перегружены по самое «не могу». Работают по принципу «я все сдам в последний день, а сегодня у меня навалом текучки». Брать новых клиентов не готов никто — «Расширяйте штат, дорогой начальник. Мы не справляемся».

И я покорно нанимаю, ведь они действительно заняты, ну или, по крайней мере, делают вид.

И так по кругу...

Назревает ряд вопросов:

  • Куда реально уходит время моих бухгалтеров?
  • Кто филонит, а кто действительно загружен?
  • Как понять, какие операции забирают больше всего времени? И как их автоматизировать?

Чтобы ответить на эти вопросы, я решила оцифровать результаты работы каждого бухгалтера за один месяц.

Что было сделано:

Я открыла каждую базу 1С, с которой работает бухгалтер. Посчитала общее количество документов, который создал сотрудник в течении месяца (Поступлений товаров и услуг, Реализаций товаров и услуг, Начислений зарплаты и т.д)

Затраченное время на каждый документ определила из личного опыта. Например, на создание одного Поступления товаров и услуг в среднем уходит 3 минуты, на формирование записей книги покупок — 45-60 минут и т.д.

Время, затраченное на телефонные звонки, вычислила с помощью отчета по звонкам в Личном кабинете провайдера IP-телефонии.

Также сформировала отчет Экспресс-проверки ведения учета в каждой базе, вынесла обнаруженные ошибки в отдельные файлы.

Вот тут меня ждал самый большой подарок судьбы — в некоторых базах были допущены критические ошибки, которые могли привести к штрафам. Благо, вовремя все выявили.

Время на работу с архивированием документов, электронной почтой и другими рутинными задачами оценила просто наблюдая за сотрудниками. Примитивный хронометраж — тоже неплохой инструмент.

На подготовку этого отчета у меня ушло почти 3 недели.

Итог

  • поняла, что только 3 из 8 сотрудников загружены на 90-95%. Загруженность остальных не превышает 60%. Каждый из них может взять, минимум 1-2 клиентов на ОСН и еще 2-3 на УСН.
  • подняла стоимость услуг для 12 компаний, так как условия их договора устарели. У них значительно выросло количество операций. Бухгалтер просто решил об этот промолчать.
  • сотрудники невнимательны, очень много ошибок. Пример: не на тот счет списали комиссию банка за РКО валютного счета.
  • у самых загруженных бухгалтеров слишком много времени уходит на работу с банковскими выписками (2-3 часа ежедневно). Еще примерно столько же на работу с первичными документами — архивирование, ввод в 1С.

Результат отчета меня впечатлил, но тратить на это большую половину каждого рабочего месяца я не готова. Что делать?"

Вместо вывода

Для чего мы все это писали?

Еще год назад мы разработали сервис Sauri, который формирует такой же отчет по нажатию 1 кнопки. В любой день месяца. Без какой-либо ручной работы и 3х недель, выброшенных из жизни.

Мы создали систему, которая собирает обезличенную статистику из баз 1С и на ее основании формирует отчет об эффективности каждого вашего бухгалтера.

В одном отчете вы можете увидеть, сколько времени уходит на работу с:

  • каждым видом документов 1С и даже справочниками;
  • регламентированной отчетностью;
  • архивированием первички;
  • телефонными звонками.

Также система сведет в одну таблицу качественные показатели работы бухгалтера:

  • количество уведомлений от контролирующих органов, на которые не ответили в в срок;
  • количество отчетов, не сданных в срок;
  • общую оценку бухгалтера по результатам Экспресс-проверки в каждой базе.

Вы можете бесплатно протестировать сервис уже сегодня. Переходите по ссылке Sauri.io.

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит

Платная часть Клерка содержит кучу полезного контента. Пытаюсь разобраться в составе подписки и сценариях ее использования. Это не рекламы пост, а что-то вроде экзамена на понимание продукта. Обычно такие статьи мало кто читает, но мне будет интересно вернуться к ней через год и посмотреть что изменилось.

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит
99

Комментарии

16
  • vaLeka

    Думала, что путное прочитаю, а тут реклама...

  • darnoc

    ИМХО, у каждого человека разное время на выполнение одинаковых операций. У меня, например, медленно платежки получаются, т.к. проверяю реквизиты каждый раз.

  • Если абстрагироваться от рекламного подтекста, то конечно есть такая проблема для руководителя как проверить своих сотрудников -дурью они маются или реально работают и кого с чем проблемы. На самом деле в 1С насколько помню есть журнал где можно и введенные документы посмотреть и а время работы - т.е. основное и для этого 3 недели конечно не нужны - скачал жрнал за определенный период и анализируй- не хочу. Что касается всего остального - проанализировать звонки тоже не должно составить проблем (если бухгалтера действительно много проводят на линии, хотя я не очень в аутсорсинге и не совсем понимаю сколько же надо там висеть на телефоне, чтобы так много надо было анализировать). Но есть и такие вещи, которые труднее проанализировать - например сложные операции, сложный расчет зарплаты, когда приходится брать знания не из головы, а "гуглить" , потому что слишком много нюансов, а помнить и знать все это нереально. И это тоже работа. Мне кажется для контроля сотрудник было достаточно взять анализ журнала работы в 1С и просто раз в неделю, например, а лучше внезапно и внепланово проводить проверку ведения учета (в той же 1С) и выборочно документов - есть или нет и в каком состоянии. Такие внеплановые проверки должны дисциплинировать - не знаешь когда тебя проверят и стараешься делать все хорошо сразу. Возможно, елси идет перегруз с первичкой, то стоит на нее как раз взять отдельного человека, который будет брать на себя загрузку и внесение этих документов, если их так много, что они занимают серьезную часть рабочего времени. И возможно стоит завести секретаря для обзвона клиентов - который будет например напоминать о сроках передачи первички или уточнять какие-то вопросы. Тоже разгруза бухгалтерам (и кстати минус стресс). И конечно выше верно сказали - люди разные, кто-то слету все вносит в базу, кому то надо чуть больше времени

    • darnoc

      А еще можно доплачивать за каждую новую компанию, которую скидываешь бухгалтеру :)

      • Елена Балаклицкая

        ну,работа бухгалтером в аутсорсинге подразумевает все таки работу с несколькими компаниями, вероятно все же этот объем как-то должен быть прописан в трудовом договоре или ЛНА организации или можно наваливать работу вообще без ограничения) Меня больше позабила ситуация, что то, что платят новые клиенты съедается зарплатой новых сотрудников. Может тут проблема не в кадрах, а в ценовой политике?

ГАИ может отказаться ставить на учет ввезенные иномарки

Перекупщикам, которые перепродают в течение года ввезенный из-за границы автомобиль, придется заплатить утилизационный сбор от 300 тысяч до 1,3 млн рублей. Иначе авто не поставят на учет.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

10 программ льготного финансирования для бизнеса

Программы господдержки для бизнеса позволяют получить льготные займы со ставками от 3%, но только в некоторых банках и с соблюдением ограничений. Разобрались, где можно получить такой займ и как это сделать.

10 программ льготного финансирования для бизнеса

🔎 Счетная палата оценит режим для самозанятых. Будет увеличение лимитов и ставок НПД, считает самозанятый налоговый бухгалтер

Самозанятых просят пройти анонимный опрос в приложении «Мой налог», чтобы оценить эффективность этого специального налогового режима и улучшить его.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Увеличение уставного капитала ООО за счет вкладов всех участников: порядок и особенности процедуры увеличения уставного капитала общества с ограниченной ответственностью

Все участники общества с ограниченной ответственностью могут вносить дополнительные вклады в общество, тем самым увеличивая его уставный капитал.

Увеличение уставного капитала ООО за счет вкладов всех участников: порядок и особенности процедуры увеличения уставного капитала общества с ограниченной ответственностью

Сократить расходы на бухгалтерию, не увольняя сотрудников: миссия невыполнима

Если руководитель поставил задачу снизить расходы компании за счёт всех отделов, кажется, что единственный вариант — расстаться с частью сотрудников. Так ли это? Рассказываем об альтернативных способах экономии.

Сократить расходы на бухгалтерию, не увольняя сотрудников: миссия невыполнима

По разовым сделкам тоже надо применять ККТ

Если поступила оплата наличными или безналом от физлица, продавец должен применить ККТ и сформировать кассовый чек. Даже если это одна-единственная подобная сделка.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Как безопасно использовать нейросети в работе

Почти каждую неделю появляются сообщения о новых достижениях искусственного интеллекта или выходе очередной нейросети. Действительно, нейросети — мощный инструмент для автоматизации задач, персональной помощи, генерации идей и даже развлечений. Но несмотря на возможности ИИ, важно не забывать о вопросах безопасности, связанных с его использованием.

Как безопасно использовать нейросети в работе

Календарь вебинаров для бухгалтера в июне 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на июнь 2024 года.

Как отказать в запросе пояснений по камеральной проверке, если прошло три месяца со сдачи отчетности: формулировка

Камеральная проверка — важный инструмент налогового контроля, позволяющий выявить возможные нарушения в представленной отчетности. Как ответить налоговикам, если срок запроса пояснений по НК уже прошел?

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Налоговые перспективы на 2025 год. Налогообложение дивидендов и корпоративных сделок

Каким будет налогообложение дивидендов и корпоративных сделок с акциями и долями российских организаций в 2025 году.

Иностранные работники

Разъяснение статусов иностранных граждан в России

Прежде чем привлекать к работе иностранных граждан, важно разобраться, как различается их правовой статус. Это повлияет как на процесс трудоустройства, так и на ответственность за нарушения при взаимодействии с такими сотрудниками. Обо всех тонкостях рассказали в статье.

Разъяснение статусов иностранных граждан в России

Комитет Госдумы одобрил поправки в НК по прогрессивному НДФЛ и НДС для упрощенцев

Комитет Госдумы по бюджету и налогам рекомендовал принять в 1-ом чтении законопроект с масштабными поправками в НК.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Мошенники пугают жертв просрочкой по ипотеке

Клиентов с ипотекой убеждают в том, что у них появилась просрочка платежей, а также просят назвать код из СМС.

Санкции против Мосбиржи не повлияют на обмен заблокированных бумаг

Иностранные инвесторы, которые планируют выкупить заблокированные ценные бумаги у россиян, не будут напрямую взаимодействовать с подсанкционным депозитарием.

НДС

Бухгалтеры считают, что НДС на УСН – это просто скрытое увеличение налога

«Разве 5% или 7% без права на вычет – это НДС?», – задаются вопросом бухгалтеры.

ЭДО

Как создать МЧД с помощью сервиса «Астрал Доверенность»

С 1 сентября 2024 года использование машиночитаемой доверенности обязательно. При этом у руководителя может возникнуть вопрос: «Как лучше создать МЧД — с помощью сервиса ФНС или сервиса Астрал Доверенность?»

Как создать МЧД с помощью сервиса «Астрал Доверенность»
Вклады

Размер страхового возмещения по долгосрочным вкладам увеличат в два раза

Вклады, открытые на срок от трех лет, будут застрахованы до 2,8 млн рублей. Сейчас размер страхового возмещения составляет 1,4 млн.

Из-за нехватки контейнеров российские импортеры не могут получить товары из Китая

У китайских поставщиков не хватает контейнеров для перевозки грузов, а также нет свободных мест на судах. Срок поставок вырос на 36%.

Вакансии

Новые вакансии для бухгалтеров и финансистов Добавить вакансию
НДФЛ

Не забудьте до 15 июля уплатить НДФЛ с доходов за 2023 год

С 16 июля ФНС будет начислять пени, тем, кто не успел оплатить налог по декларации 3-НДФЛ за 2023 год.

Интересные материалы

Производственный инвентарь: инструменты, приборы, приспособления

Все не так хорошо, как хочется, но и не так плохо, как кажется. Поговорим об учете производственного инвентаря.