Клерк.Ру

Как сформировать отчет об эффективности работы каждого бухгалтера?

Подготовили краткий конспект разговора с одним из наших клиентов. Компания занимается аутсорсингом бухгалтерии. Беседу вели с руководителем Викторией. Текст записан от первого лица:

«Нам уже 2 года. Количество клиентов растет, штат растет, прибыль остается все на том же месте. И тут должен быть грустный смайлик — кредит за машину я все еще не выплатила. Нет, мы не убыточны, не подумайте. Но объем прибыли не особо меняется с ростом численности сотрудников и клиентов.

Решила разобраться, что я делаю не так в этой жизни. И разобралась: большая часть доходов от новых клиентов благополучно расходится на заработную плату новых сотрудников, которые их обслуживают.

Посудите сами. Чем больше сотрудников в штате, тем сложнее их контролировать. Раньше, когда у меня было в подчинении всего три бухгалтера, я знала, каждую запятую в их отчете и даже частоту дыхания.

Сейчас, когда их восемь, дай Бог, упомнить, кто какого клиента ведет и у кого когда день рождения намечается.

В итоге, все мои воины света, по их собственным словам, перегружены по самое «не могу». Работают по принципу «я все сдам в последний день, а сегодня у меня навалом текучки». Брать новых клиентов не готов никто — «Расширяйте штат, дорогой начальник. Мы не справляемся».

И я покорно нанимаю, ведь они действительно заняты, ну или, по крайней мере, делают вид.

И так по кругу...

Назревает ряд вопросов:

  • Куда реально уходит время моих бухгалтеров?
  • Кто филонит, а кто действительно загружен?
  • Как понять, какие операции забирают больше всего времени? И как их автоматизировать?

Чтобы ответить на эти вопросы, я решила оцифровать результаты работы каждого бухгалтера за один месяц.

Что было сделано:

Я открыла каждую базу 1С, с которой работает бухгалтер. Посчитала общее количество документов, который создал сотрудник в течении месяца (Поступлений товаров и услуг, Реализаций товаров и услуг, Начислений зарплаты и т.д)

Затраченное время на каждый документ определила из личного опыта. Например, на создание одного Поступления товаров и услуг в среднем уходит 3 минуты, на формирование записей книги покупок — 45-60 минут и т.д.

Время, затраченное на телефонные звонки, вычислила с помощью отчета по звонкам в Личном кабинете провайдера IP-телефонии.

Также сформировала отчет Экспресс-проверки ведения учета в каждой базе, вынесла обнаруженные ошибки в отдельные файлы.

Вот тут меня ждал самый большой подарок судьбы — в некоторых базах были допущены критические ошибки, которые могли привести к штрафам. Благо, вовремя все выявили.

Время на работу с архивированием документов, электронной почтой и другими рутинными задачами оценила просто наблюдая за сотрудниками. Примитивный хронометраж — тоже неплохой инструмент.

На подготовку этого отчета у меня ушло почти 3 недели.

Итог

  • поняла, что только 3 из 8 сотрудников загружены на 90-95%. Загруженность остальных не превышает 60%. Каждый из них может взять, минимум 1-2 клиентов на ОСН и еще 2-3 на УСН.
  • подняла стоимость услуг для 12 компаний, так как условия их договора устарели. У них значительно выросло количество операций. Бухгалтер просто решил об этот промолчать.
  • сотрудники невнимательны, очень много ошибок. Пример: не на тот счет списали комиссию банка за РКО валютного счета.
  • у самых загруженных бухгалтеров слишком много времени уходит на работу с банковскими выписками (2-3 часа ежедневно). Еще примерно столько же на работу с первичными документами — архивирование, ввод в 1С.

Результат отчета меня впечатлил, но тратить на это большую половину каждого рабочего месяца я не готова. Что делать?"

Вместо вывода

Для чего мы все это писали?

Еще год назад мы разработали сервис Sauri, который формирует такой же отчет по нажатию 1 кнопки. В любой день месяца. Без какой-либо ручной работы и 3х недель, выброшенных из жизни.

Мы создали систему, которая собирает обезличенную статистику из баз 1С и на ее основании формирует отчет об эффективности каждого вашего бухгалтера.

В одном отчете вы можете увидеть, сколько времени уходит на работу с:

  • каждым видом документов 1С и даже справочниками;
  • регламентированной отчетностью;
  • архивированием первички;
  • телефонными звонками.

Также система сведет в одну таблицу качественные показатели работы бухгалтера:

  • количество уведомлений от контролирующих органов, на которые не ответили в в срок;
  • количество отчетов, не сданных в срок;
  • общую оценку бухгалтера по результатам Экспресс-проверки в каждой базе.

Вы можете бесплатно протестировать сервис уже сегодня. Переходите по ссылке Sauri.io.