Подготовили краткий конспект разговора с одним из наших клиентов. Компания занимается аутсорсингом бухгалтерии. Беседу вели с руководителем Викторией. Текст записан от первого лица:
«Нам уже 2 года. Количество клиентов растет, штат растет, прибыль остается все на том же месте. И тут должен быть грустный смайлик — кредит за машину я все еще не выплатила. Нет, мы не убыточны, не подумайте. Но объем прибыли не особо меняется с ростом численности сотрудников и клиентов.
Решила разобраться, что я делаю не так в этой жизни. И разобралась: большая часть доходов от новых клиентов благополучно расходится на заработную плату новых сотрудников, которые их обслуживают.
Посудите сами. Чем больше сотрудников в штате, тем сложнее их контролировать. Раньше, когда у меня было в подчинении всего три бухгалтера, я знала, каждую запятую в их отчете и даже частоту дыхания.
Сейчас, когда их восемь, дай Бог, упомнить, кто какого клиента ведет и у кого когда день рождения намечается.
В итоге, все мои воины света, по их собственным словам, перегружены по самое «не могу». Работают по принципу «я все сдам в последний день, а сегодня у меня навалом текучки». Брать новых клиентов не готов никто — «Расширяйте штат, дорогой начальник. Мы не справляемся».
И я покорно нанимаю, ведь они действительно заняты, ну или, по крайней мере, делают вид.
И так по кругу...
Назревает ряд вопросов:
- Куда реально уходит время моих бухгалтеров?
- Кто филонит, а кто действительно загружен?
- Как понять, какие операции забирают больше всего времени? И как их автоматизировать?
Чтобы ответить на эти вопросы, я решила оцифровать результаты работы каждого бухгалтера за один месяц.
Что было сделано:
Я открыла каждую базу 1С, с которой работает бухгалтер. Посчитала общее количество документов, который создал сотрудник в течении месяца (Поступлений товаров и услуг, Реализаций товаров и услуг, Начислений зарплаты и т.д)
Затраченное время на каждый документ определила из личного опыта. Например, на создание одного Поступления товаров и услуг в среднем уходит 3 минуты, на формирование записей книги покупок — 45-60 минут и т.д.
Время, затраченное на телефонные звонки, вычислила с помощью отчета по звонкам в Личном кабинете провайдера IP-телефонии.
Также сформировала отчет Экспресс-проверки ведения учета в каждой базе, вынесла обнаруженные ошибки в отдельные файлы.
Вот тут меня ждал самый большой подарок судьбы — в некоторых базах были допущены критические ошибки, которые могли привести к штрафам. Благо, вовремя все выявили.
Время на работу с архивированием документов, электронной почтой и другими рутинными задачами оценила просто наблюдая за сотрудниками. Примитивный хронометраж — тоже неплохой инструмент.
На подготовку этого отчета у меня ушло почти 3 недели.
Итог
- поняла, что только 3 из 8 сотрудников загружены на 90-95%. Загруженность остальных не превышает 60%. Каждый из них может взять, минимум 1-2 клиентов на ОСН и еще 2-3 на УСН.
- подняла стоимость услуг для 12 компаний, так как условия их договора устарели. У них значительно выросло количество операций. Бухгалтер просто решил об этот промолчать.
- сотрудники невнимательны, очень много ошибок. Пример: не на тот счет списали комиссию банка за РКО валютного счета.
- у самых загруженных бухгалтеров слишком много времени уходит на работу с банковскими выписками (2-3 часа ежедневно). Еще примерно столько же на работу с первичными документами — архивирование, ввод в 1С.
Результат отчета меня впечатлил, но тратить на это большую половину каждого рабочего месяца я не готова. Что делать?"
Вместо вывода
Для чего мы все это писали?
Еще год назад мы разработали сервис Sauri, который формирует такой же отчет по нажатию 1 кнопки. В любой день месяца. Без какой-либо ручной работы и 3х недель, выброшенных из жизни.
Мы создали систему, которая собирает обезличенную статистику из баз 1С и на ее основании формирует отчет об эффективности каждого вашего бухгалтера.
В одном отчете вы можете увидеть, сколько времени уходит на работу с:
- каждым видом документов 1С и даже справочниками;
- регламентированной отчетностью;
- архивированием первички;
- телефонными звонками.
Также система сведет в одну таблицу качественные показатели работы бухгалтера:
- количество уведомлений от контролирующих органов, на которые не ответили в в срок;
- количество отчетов, не сданных в срок;
- общую оценку бухгалтера по результатам Экспресс-проверки в каждой базе.
Вы можете бесплатно протестировать сервис уже сегодня. Переходите по ссылке Sauri.io.
Комментарии
16Думала, что путное прочитаю, а тут реклама...
ИМХО, у каждого человека разное время на выполнение одинаковых операций. У меня, например, медленно платежки получаются, т.к. проверяю реквизиты каждый раз.
Если абстрагироваться от рекламного подтекста, то конечно есть такая проблема для руководителя как проверить своих сотрудников -дурью они маются или реально работают и кого с чем проблемы. На самом деле в 1С насколько помню есть журнал где можно и введенные документы посмотреть и а время работы - т.е. основное и для этого 3 недели конечно не нужны - скачал жрнал за определенный период и анализируй- не хочу. Что касается всего остального - проанализировать звонки тоже не должно составить проблем (если бухгалтера действительно много проводят на линии, хотя я не очень в аутсорсинге и не совсем понимаю сколько же надо там висеть на телефоне, чтобы так много надо было анализировать). Но есть и такие вещи, которые труднее проанализировать - например сложные операции, сложный расчет зарплаты, когда приходится брать знания не из головы, а "гуглить" , потому что слишком много нюансов, а помнить и знать все это нереально. И это тоже работа. Мне кажется для контроля сотрудник было достаточно взять анализ журнала работы в 1С и просто раз в неделю, например, а лучше внезапно и внепланово проводить проверку ведения учета (в той же 1С) и выборочно документов - есть или нет и в каком состоянии. Такие внеплановые проверки должны дисциплинировать - не знаешь когда тебя проверят и стараешься делать все хорошо сразу. Возможно, елси идет перегруз с первичкой, то стоит на нее как раз взять отдельного человека, который будет брать на себя загрузку и внесение этих документов, если их так много, что они занимают серьезную часть рабочего времени. И возможно стоит завести секретаря для обзвона клиентов - который будет например напоминать о сроках передачи первички или уточнять какие-то вопросы. Тоже разгруза бухгалтерам (и кстати минус стресс). И конечно выше верно сказали - люди разные, кто-то слету все вносит в базу, кому то надо чуть больше времени
А еще можно доплачивать за каждую новую компанию, которую скидываешь бухгалтеру :)
ну,работа бухгалтером в аутсорсинге подразумевает все таки работу с несколькими компаниями, вероятно все же этот объем как-то должен быть прописан в трудовом договоре или ЛНА организации или можно наваливать работу вообще без ограничения) Меня больше позабила ситуация, что то, что платят новые клиенты съедается зарплатой новых сотрудников. Может тут проблема не в кадрах, а в ценовой политике?