Ведение бизнеса

«Предпринимательские истории»: кейс внедрения ЭДО. Что далось сложнее всего

Руководитель IT-компании о том, как сократилось время работы менеджеров с документов, на что стали меньше тратить и чему особенно сопротивлялись клиенты.
2,8 тыс. 101
«Предпринимательские истории»: кейс внедрения ЭДО. Что далось сложнее всего

Продолжаем нашу новую рубрику «Предпринимательские истории». В ней мы просим предпринимателей и управленцев делиться кейсами: от внедрения какой-то новой системы в работе до опыта общения с налоговиками. Присылайте и свои истории главреду «Клерка» на snegovskaya@klerk.ru.

На этот раз руководитель IT-компании Наталья Савукова поделилась, как переход на электронный документооборот помог оптимизировать работу сотрудников и увеличить прибыль.

Мы работаем на рынке B2B, где все взаиморасчеты с клиентами, поставщиками должны быть документально подтверждены. Вся работа с документами отнимает очень много ресурсов.

Я постоянно анализирую все бизнес-процессы в компании, и вопрос работы с документами давно не давал мне покоя.

Сотрудники компании при заказе клиентом нашего продукта первоначально должны были подписать отгрузочные документы у меня, сканировали их и отправляли по электронной почте клиенту. Затем ждали подписанный документ от клиента обратно. На это уходили недели.

Отдельно стоит отметить отправку оригиналов документов. Они отправлялись почтой России, могли очень долго идти или быть отправленными обратно, так как на той стороне клиент забыл их встретить. Или документ попросту мог быть утерян клиентом. И в таком случае приходилось всё проходить заново.

Менеджер на это тратил очень много времени, в которое можно было позвонить новому клиенту или обработать заявку. Поэтому я стала думать, как можно оптимизировать этот процесс.

В 2013 году мы перешли на электронный документооборот. Выбор пал на сервис компании 1С, потому что мы являемся официальным партнером фирмы.

Сложностей внедрения, конечно же, было немало

Прежде всего, было сопротивление клиентов/поставщиков к чему-то новому. Ведь им приходилось полностью перестраивать давно устоявшиеся бизнес-процессы. И даже несмотря на то, что это упрощало их работу, особого энтузиазма замечено не было.

Также это была совершенно новая для людей программа и приходилось учиться работать в ней. Еще несколько лет назад наблюдалась тенденция, что с возрастом желание узнавать, учиться чему-то новому снижалось к нулю. Сейчас, к счастью, такая тенденция идет на спад.

Кто-то, работая в программе 1С, не обновлял ее, не желая дополнительно тратиться. Даже несмотря на то, что это удобство в работе. Поэтому работать в сервисе у них не было технической возможности.

Раньше не было и роуминга между различными операторами документооборота. Сейчас он есть, он бесплатный, и нет никаких ограничений по обмену документами.

Моя компания вот уже 5 лет работает на электронном документообороте.

Какие плюсы я могу выделить от внедрения ЭДО?

Безусловно, оптимизация рабочего времени сотрудников. На отправку документа теперь тратятся секунды. Отмечу также, что менеджер, в обязанности которого входил поход на почту и отправка документов, стал успевать делать в разы больше своей основной работы.

Возврат документов также происходит очень оперативно. Документ подписывается электронной подписью и отравляется клиенту нажатием одной кнопки, аналогичным путем и возвращается. Не нужно ничего распечатывать, подписывать вручную, сканировать. Для тех менеджеров, у кого зарплата зависит от возвращенных документов, это очень важно.

Мы стали меньше тратить на оплату работы курьера, который развозил оригиналы документов по всему городу, бумагу и чернила для принтера.

Отдельным пунктом стоит отметить оптимизацию взаимодействия с поставщиками. Раньше бумажные накладные необходимо было заводить в программе вручную. Можете себе представить, как много времени отнимало это у менеджера, если позиций было далеко не 5, не 10. Сейчас накладная формируется автоматически уже в программе 1С. Конечно же, это еще и сводит риск ошибок к нулю.

Для тех, кто работает в программе 1С, а по нашей статистике — это большинство компаний на российском рынке, есть еще один плюс. Документы формируются автоматически в программе, клиент его также там и подписывает.

Не нужно переживать и за процесс передачи документов. Хоть документ и передается через оператора ЭДО, это происходит в зашифрованном виде, поэтому данные не увидит никто, кроме указанного получателя.

Все мы знаем, что такое аренда помещения: как сложно найти подходящий офис и как зачастую нас не радуют цены. Поэтому об экономии пространства я тоже хочу сказать. Немногие компании, особенно начинающие свой бизнес, могут позволить себе выделить отдельную комнату для бумаг, которые часто никогда больше и не пригождаются.

В электронном документообороте и поиск документа стал проще. Не нужно пересматривать горы бумажных документов, чтобы найти нужный. Просто вводите данные в программе, и документ уже перед вами.

Немаловажный пункт — минимизация рисков. При пожаре все бумажные документы сгорят, на электронные же это никак не повлияет.

Конечно, защитники-консерваторы могут сказать, что электронные базы еще проще ломаются, данные уничтожаются. Но на дворе-то год какой?

Есть резервное копирование, так что документы ваши будут под надежной защитой.

Также в заключение хочу отметить и то, что благодаря электронному документообороту у вас не будет сложностей с ответом на запросы налоговиков. В программе есть возможность выгрузить пакет документов по конкретным взаиморасчетам и оперативно отправить в ФНС. Не нужно беспокоиться, что каких-то документов может не быть, всё будет в программе.

А вы за ЭДО или консерваторы?

Комментарии

3
  • ИКС Эн

    Ну хорошо, сервис 1С Вы прорекламировали, потому что продаете этот ресурс. Умолчали что если не обновляться и не покупать ИТС, работать не будет. СБИС дешевле и надёжнее. Контур дороже.

    А так конечно дело очень нужное - ЭДО! Внедряем его и на 1С7 и на 1С8.

    Удобно. Соглашусь, и наш персонал сопротивлялся внедрению.

  • Ali
     менеджер, стал успевать делать в разы больше своей основной работы

    Я так понимаю он на почту в другой город пешком ходил?

    Т.е. раньше он ежедневно тратил 1 час на основную работу и 5-6 часов на поход в почту (а иначе как понимать слово в разы)?

  • Smila

    Интересно сравнить стоимость работы раньше и сейчас с 1С ЭДО (особенно с вызовом специалиста и почасовой оплатой). А так да, конечно, это исключительно удобно.

Банки

Большинство банков Армении прекратят принимать и обслуживать карты «Мир»

Слухи про проблемы российских карт «Мир» в Армении подтвердились: с 30 марта большинство банков этой страны прекратит их приём в банкоматах и POS-терминалах. Исключением будет «ВТБ Армения».

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Как выстроить работу компании и избавиться от кассовых разрывов

Кассовые разрывы являются одной из самых частых проблем в бизнесе. Ситуация возникает, когда в конкретный период обязательства компании превышают её возможности. Такая угроза приводит к серьёзным финансовым трудностям и даже к банкротству. Рассказываем, в каких компаниях чаще всего возникают такие проблемы и что нужно сделать для их предотвращения.

Как выстроить работу компании и избавиться от кассовых разрывов

Телеграм взял курс на ускоренное развитие за счет облигаций

Основатель мессенджера Телеграм Павел Дуров сообщил, что выпустил облигации на 300 млн долларов, чтобы гарантировать, что Telegram сможет продолжать расширяться ускоренными темпами.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Станут ли звонки от ФНС с напоминаниями о НДФЛ регулярными?

Всем здравствуйте! Благодаря всем новшествам, ФНС теперь звонит несколько раз в месяц с вопросами сначала «а почему это вы не отправляете уведомление по НДФЛ по такому-то сроку?».

НДФЛ

Для ИП меняют срок уплаты НДФЛ

Когда устанавливали единый срок уплаты налогов 28 число, забыли про ИП на ОСНО. Теперь это исправят.

1
234

Экспериментально-правовых режимов станет больше

С 2022 года экспериментально-правовые режимы (ЭПР) за 2 года позволили более 83 000 граждан России участвовать в тестировании цифровых и не только инноваций.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Какие налоги платят блогеры в 2024 году 

Прошедший год запомнился рядом громких уголовных дел, фигурантами которых стали известные блогеры. Государство не досчиталось порядка 2 млрд руб. неуплаченных налогов. 

Какие налоги платят блогеры в 2024 году 
1
199
Кадры

Новый тренд: не карьера, а дайте больше полномочий

Аналитики выявили на российском рынке труда новый тренд — все больше сотрудников предпочитают не идти вверх по карьерной лестнице, а расширять горизонты уже имеющихся должностных полномочий.

Пополнил ИИС на 200 000 в марте. Что купил?

Тает снег, с каждым днём всё теплее и теплее, в том числе на душе, а значит можно потянуться, улыбнуться и пополнить ИИС. Собственно, именно это и было мной проделано. ИИС в этом году пополнен на целевую сумму, половину которой я внёс за январь и февраль, а оставшуюся половину в марте.

Пополнил ИИС на 200 000 в марте. Что купил?

Малого и среднего бизнеса в новых регионах стало в разы больше

На расширенной коллегии Счетной палаты аудитор Светлана Орлова рассказала об особенностях контрольной и надзорной деятельности в новых регионах России.

Банки

Суд арестовал имущество исполнительного директора Freedom Holding на 18,9 млн евро и 2 млн долларов

На денежные средства и имущество Тимура Турлова наложили арест по требованию Агентства по страхованию вкладов.

412
Ведение бизнеса

Российским кемпингам будут присваивать звезды: организовать бизнес станет проще

Роскачество и Национальный Союз Профессионалов индустрии Кемпингов и Автотуризма (НСПКА) заключили соглашение о сотрудничестве, направленном на развитие и популяризацию новых видов туризма, повышение качества инфраструктуры кемпингов и безопасности автопутешествий.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

ФССП взыскала долги по алиментам на 66 млрд рублей

Приставы вернули на 39% больше долгов по алиментам. Сейчас в работе 772,4 тысячи исполнительных производств.

Бесплатно с Компенсации работникам

Компенсации дистанционным работникам в 2024 году: НДФЛ, взносы, расходы для целей налогообложения

В 2024 году удаленщикам, которые работают на собственном оборудовании, нужно выплачивать компенсации. Законодательство не ограничивает размер выплаты, но не всегда можно избежать начисления НДФЛ и взносов на нее или учесть ее в расходах. Разберем, как считать налоги и взносы при выплате компенсаций дистанционным сотрудникам и можно ли включать ее в расходы.

Компенсации дистанционным работникам в 2024 году: НДФЛ, взносы, расходы для целей налогообложения
Бесплатно с

Может ли муж или жена передать супругу остаток имущественного вычета. Мини-курс

Как имея общую совместную собственность супруги могут получить налоговый вычет и может ли один из них передать другому остаток имущественного вычета, разбираемся в мини-курсе.

Может ли муж или жена передать супругу остаток имущественного вычета. Мини-курс
Банки

Банки начали учитывать цифровые активы на отдельных счетах

В бухгалтерском учете кредитных организаций появились отдельные балансовые счета для учета ЦФА. Сейчас в активах банковского сектора на цифровые финансовые активы приходится 7 млрд рублей.

Внедряем электронный документооборот в учреждении, пошаговая инструкция

Бюджетным (автономным) учреждениям не стоит бояться перехода на электронное применение первичных документов. Цель использования последних исключительно из-за удобства применения и хранения.

Внедряем электронный документооборот в учреждении, пошаговая инструкция
Маркетинг

10 трендов в стратегических коммуникациях, которые изменят подход к маркетингу

Мир стремительно развивается и вносит изменения во все сферы жизни, включая методы и подходы к коммуникации. Новейшие технологии и цифровизация создают возможности для инновационного подхода к маркетинговым стратегиям.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру

ИИ все же заменит бухгалтеров, говорят осталось чуть-чуть. Сами бухгалтеры так не считают. 🤖«Ночной бухгалтер» № 1644

Тут одно исследование провели и говорят скоро бухгалтеров и кадровиков можно будет заменить искусственным интеллектом без проблем. А вот сами бухгалтеры уверены, что этому не бывать. Ни один ИИ не справится с такими запутанными штуками как ЕНС или НДС.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
836

Интересные материалы

Цифровой рубль

Цифровой рубль будет подчиняться антиотмывочному закону

Центробанк будет оценивать подозрительные операции на электронной платформе, блокировать цифровые рубли и отправлять информацию в Росфинмониторинг.

204