Клерк.Ру

«Предпринимательские истории»: кейс внедрения ЭДО. Что далось сложнее всего

Продолжаем нашу новую рубрику «Предпринимательские истории». В ней мы просим предпринимателей и управленцев делиться кейсами: от внедрения какой-то новой системы в работе до опыта общения с налоговиками. Присылайте и свои истории главреду «Клерка» на snegovskaya@klerk.ru.

На этот раз руководитель IT-компании Наталья Савукова поделилась, как переход на электронный документооборот помог оптимизировать работу сотрудников и увеличить прибыль.

Мы работаем на рынке B2B, где все взаиморасчеты с клиентами, поставщиками должны быть документально подтверждены. Вся работа с документами отнимает очень много ресурсов.

Я постоянно анализирую все бизнес-процессы в компании, и вопрос работы с документами давно не давал мне покоя.

Отключить рекламу

Сотрудники компании при заказе клиентом нашего продукта первоначально должны были подписать отгрузочные документы у меня, сканировали их и отправляли по электронной почте клиенту. Затем ждали подписанный документ от клиента обратно. На это уходили недели.

Отдельно стоит отметить отправку оригиналов документов. Они отправлялись почтой России, могли очень долго идти или быть отправленными обратно, так как на той стороне клиент забыл их встретить. Или документ попросту мог быть утерян клиентом. И в таком случае приходилось всё проходить заново.

Менеджер на это тратил очень много времени, в которое можно было позвонить новому клиенту или обработать заявку. Поэтому я стала думать, как можно оптимизировать этот процесс.

В 2013 году мы перешли на электронный документооборот. Выбор пал на сервис компании 1С, потому что мы являемся официальным партнером фирмы.

Отключить рекламу

Сложностей внедрения, конечно же, было немало

Прежде всего, было сопротивление клиентов/поставщиков к чему-то новому. Ведь им приходилось полностью перестраивать давно устоявшиеся бизнес-процессы. И даже несмотря на то, что это упрощало их работу, особого энтузиазма замечено не было.

Также это была совершенно новая для людей программа и приходилось учиться работать в ней. Еще несколько лет назад наблюдалась тенденция, что с возрастом желание узнавать, учиться чему-то новому снижалось к нулю. Сейчас, к счастью, такая тенденция идет на спад.

Кто-то, работая в программе 1С, не обновлял ее, не желая дополнительно тратиться. Даже несмотря на то, что это удобство в работе. Поэтому работать в сервисе у них не было технической возможности.

Раньше не было и роуминга между различными операторами документооборота. Сейчас он есть, он бесплатный, и нет никаких ограничений по обмену документами.

Отключить рекламу

Моя компания вот уже 5 лет работает на электронном документообороте.

Какие плюсы я могу выделить от внедрения ЭДО?

Безусловно, оптимизация рабочего времени сотрудников. На отправку документа теперь тратятся секунды. Отмечу также, что менеджер, в обязанности которого входил поход на почту и отправка документов, стал успевать делать в разы больше своей основной работы.

Возврат документов также происходит очень оперативно. Документ подписывается электронной подписью и отравляется клиенту нажатием одной кнопки, аналогичным путем и возвращается. Не нужно ничего распечатывать, подписывать вручную, сканировать. Для тех менеджеров, у кого зарплата зависит от возвращенных документов, это очень важно.

Мы стали меньше тратить на оплату работы курьера, который развозил оригиналы документов по всему городу, бумагу и чернила для принтера.

Отключить рекламу

Отдельным пунктом стоит отметить оптимизацию взаимодействия с поставщиками. Раньше бумажные накладные необходимо было заводить в программе вручную. Можете себе представить, как много времени отнимало это у менеджера, если позиций было далеко не 5, не 10. Сейчас накладная формируется автоматически уже в программе 1С. Конечно же, это еще и сводит риск ошибок к нулю.

Для тех, кто работает в программе 1С, а по нашей статистике — это большинство компаний на российском рынке, есть еще один плюс. Документы формируются автоматически в программе, клиент его также там и подписывает.

Не нужно переживать и за процесс передачи документов. Хоть документ и передается через оператора ЭДО, это происходит в зашифрованном виде, поэтому данные не увидит никто, кроме указанного получателя.

Отключить рекламу

Все мы знаем, что такое аренда помещения: как сложно найти подходящий офис и как зачастую нас не радуют цены. Поэтому об экономии пространства я тоже хочу сказать. Немногие компании, особенно начинающие свой бизнес, могут позволить себе выделить отдельную комнату для бумаг, которые часто никогда больше и не пригождаются.

В электронном документообороте и поиск документа стал проще. Не нужно пересматривать горы бумажных документов, чтобы найти нужный. Просто вводите данные в программе, и документ уже перед вами.

Немаловажный пункт — минимизация рисков. При пожаре все бумажные документы сгорят, на электронные же это никак не повлияет.

Конечно, защитники-консерваторы могут сказать, что электронные базы еще проще ломаются, данные уничтожаются. Но на дворе-то год какой?

Есть резервное копирование, так что документы ваши будут под надежной защитой.

Отключить рекламу

Также в заключение хочу отметить и то, что благодаря электронному документообороту у вас не будет сложностей с ответом на запросы налоговиков. В программе есть возможность выгрузить пакет документов по конкретным взаиморасчетам и оперативно отправить в ФНС. Не нужно беспокоиться, что каких-то документов может не быть, всё будет в программе.

А вы за ЭДО или консерваторы?

Трудовые проверки становятся новыми налоговыми. Ошиблись в кадровом документе? Оштрафуют, умножив на количество сотрудников. 

Станьте гуру кадрового учета. Сейчас наш мега-популярный онлайн-курс по заполнению кадровых документов со скидкой 50 %.

Куча образцов документов и советов от практиков. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат. Успейте купить (у нас еще пять курсов со скидкой).

Отключить рекламу