Клерк.Ру

Электронный кадровый документооборот: все про эксперимент

Иллюстрация: Борис Мальцев / Клерк

С 23 марта по 1 октября 2018 года Министерство труда и соцзащиты проводило эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений. Правила его проведения регламентированы Приказом от 26.03.2018 № 194.

В эксперименте приняли участие ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс».

Основными задачами эксперимента являлись:

— апробация механизма возможности ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;

— оценка затрат и выявление проблем от ведения кадровых документов в электронном виде;

— подготовка предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений;

— подготовка предложений по внесению изменений в законодательство РФ.

По итогам эксперимента Минтруд планировал подготовить предложения по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений, а также разработать и внести соответствующие изменения в законодательство Российской Федерации.

Эксперимент проводился в 4 этапа.

Этап

Период

Мероприятия

1

23.03 — 20.04.2018

Подготовка проектов и утверждение локальных нормативных правовых актов организаций, необходимых для проведения эксперимента, содержащих процедуры его проведения, а также перечень ответственных лиц.

Организация взаимодействия с первичной профсоюзной организацией либо (при отсутствии таковой) с иными представителями работников для участия в эксперименте.

Все возникающие вопросы о мероприятиях первого этапа его участники обсуждали в Минтруде

2

23.04 — 15.05.2018

Подготовка корпоративных информационных систем, уточнение локальных нормативных правовых актов для проведения эксперимента (при необходимости)

3

16.05 — 01.09.2018

В конце августа каждая организация, участник эксперимента, подвела итоги и направила в Минтруд такую информацию:

— оценку финансовых затрат, затрат времени, рисков, связанных с проведением эксперимента;

— анализ эффекта ведения кадровых документов в электронном виде, а также их влияние на производительность труда и на контрольно-надзорную деятельность;

— предложения по внесению изменений в законодательство РФ в данной сфере.

Ход мероприятий третьего этапа обсудили с участниками в Минтруде

4

16.09 — 01.10.2018

В Минтруде подведены общие итоги эксперимента

В ходе эксперимента его участникам было предложено заменить обычный «бумажный» кадровый документооборот на электронный в следующих ситуациях:

— заключение трудовых договоров;

— оформление служебных командировок;

— оформление отпусков;

— извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся им за соответствующий период;

— ознакомление с графиком отпусков и уведомление работника о времени начала отпуска;

— ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью;

— представление документов при проведении проверок Федеральной службой по труду и занятости;

— заявление работника о выдаче ему копий документов, связанных с работой;

— заявление о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;

— ведение учёта рабочего времени, фактически отработанного каждым работником;

— получение согласия на привлечение к сверхурочной работе и работе в выходные и нерабочие праздничные дни;

— ознакомление с правом отказаться от выполнения сверхурочной работы.

19 октября Минфин подвел и озвучил итоги проведенного эксперимента, по итогам которого, с учетом мнения участников эксперимента, выявлены следующие недостатки и замечания:

— необходимо законодательно закрепить унифицированные требования к универсальной усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), обеспечивающих возможность ее использования в рамках любых правоотношений;

— необходимо решение вопроса о снижении стоимости приобретения и использования электронной цифровой подписи, так как планируется, что работодатели будут ее приобретать за счет собственных средств (в настоящее время стоимость УКЭП составляет в среднем от 1 до 5 тысяч рублей на человека ежегодно);

— по мнению делового сообщества, ведение ряда документов только в электронном виде при рассмотрении споров в судебных органах или при проверках контрольно-надзорных органов создает высокие риски привлечения работодателей к ответственности;

— проблемы при утере работодателем информации на электронных носителях, ошибки программного обеспечения при передаче и обработке данных в электронном виде могут также привести к принятию неправомерных решений контрольно-надзорными органами;

— при потере информации из корпоративных систем работодателя при ведении кадрового документооборота только в электронном виде, работнику будет затруднительно защитить свои права и гарантии;

— Российский союз промышленников и предпринимателей и Федерация независимых профсоюзов России, которые уполномочены вести переговоры по законодательным инициативам в социально-трудовой сфере, выражают мнение о необходимости поэтапной и тщательной проработки поправок в трудовое законодательство по вопросу ведения кадрового документооборота в организации только в электронном виде.

Так, стороны Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (РТК), представляющие общероссийские объединения профсоюзов и общероссийские объединения работодателей, отмечают нецелесообразность включения в законопроект о трудовой книжке норм о ведении всего кадрового документооборота в электронном виде в организации.

Несмотря на выявленные недостатки и пробелы, электронный документооборот имеет явные преимущества:

— ускорение процессов подписания кадровых документов;

— контроль за подписанием кадровых документов в электронном варианте более эффективен;

— сохранение документов в течение более длительного времени по сравнению с бумажными;

— экономия пространства для хранения;

— снижение затрат на оргтехнику и расходные материалы;

— обеспечение доступа к архиву документов;

— оперативное предоставление документов контролирующим органам.

Минтруд России считает, что предварительно должны быть приняты решения в IT-сфере, касающиеся электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.

По итогу Минтруд предлагает принять в следующем году Закон об электронной трудовой книжке. В соответствии с ним работодатели будут передавать в Пенсионный фонд Российской Федерации сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде. Работники смогут видеть в информационной системе записи, которые делает работодатель, и направлять свои данные работодателю в электронной форме.

Таким образом, законодателем планируется более раннее введение электронных трудовых книжек, по сравнению с иными кадровыми документами, однако, запланировано принятие различных законопроектов в следующие сроки:

— декабрь 2018 года — по вопросам регулирования механизмов формирования и использования «облачной» электронной подписи, установления унифицированных требований к универсальной (единой) усиленной квалифицированной подписи, визуализации электронной подписи в электронном документе, уточнения правового статуса аккредитованного удостоверяющего центра,

— июль 2019 года — в части уточнения понятия электронного документа, определения процедур хранения документов, в том числе электронных, использования и хранения электронного дубликата (электронного образа) документа, а также в части формирования благоприятных правовых условий для сбора, хранения и обработки данных с использованием новых технологий.

С учетом этих изменений в законодательстве, а также высказанных предложений бизнес-сообщества и мнения представителей работников Минтруд России предполагает разработку законопроекта, который планируется принять в 2021 году.

Хотелось бы отметить, что уже на данный момент действующее законодательство позволяет использовать некоторые кадровые документы в электронном формате:

— трудовой договор с дистанционным работником (ст. 312.2 ТК РФ);

— электронный больничный;

— акты выполненных работ по гражданско-правовым договорам;

— сведения персонифицированного учета и уплаченных страховых взносах;

— иные документы, в которых не нужна подпись, также могут быть сформированы в форме электронного документа.

Однако, большая часть кадровых документов пока должны вестись на бумаге.

По материалам журнала «Наша бухгалтерия»