Клерк.Ру

В чем ошибаются, отдавая архив документов на внеофисное хранение

Иллюстрация: Борис Мальцев/Клерк

Рост спроса на услуги внеофисного хранения архивов организаций привел к появлению на рынке компаний, не обладающих достаточным уровнем профессионализма и квалификации. Как следствие — невозможность качественного предоставления услуг и проблемы с заказчиками. Чтобы избежать возможных штрафных санкций, недобросовестные организации вносят в договор на предоставление услуг по хранению архивных документов различные оговорки, способные серьезно осложнить получение клиентом принадлежащих ему архивов.

Такая ситуация на языке юристов называется безвозвратным изъятием документов, которое может обернуться для заказчика архивных услуг блокировкой доступа к собственному архиву и, как следствие, серьезными штрафными санкциями. Несколько подобных случаев из арбитражной практики описываются в статье. Однако, сначала необходимо дать несколько пояснений относительно указанного выше понятия.

Что такое «безвозвратное изъятие документов»?

Действующее законодательство трактует термин «безвозвратное изъятие документов» как окончательную выемку архива с обязательным указанием этого в сопроводительной документации. Более того, заказчик должен включить данное требование в качестве отдельной услуги, предоставляемой в соответствии с условиями, четко прописанными в договоре. Суть данной услуги состоит в выгрузке документации и удалению ее из систем учета.

В случае, если речь идет о договоре на хранение архивной документации, возврат документов является частью услуги по умолчанию.

Это выступает одним из требований ст. 886 ГК РФ. Другими словами, возвращение документов клиенту входит в число обязанностей поставщика услуг.

На практике указанная такая трактовка норм законодательства соблюдается далеко не всегда. Это подтверждается рядом решений Арбитражных судов различных регионов России, в которых в качестве встречного условия выдачи документов владельцу выступает необходимость оплаты дополнительной по отношению к заключенному договору услуги. В результате, некоторые достаточно крупные и известные компании серьезно пострадали от действий недобросовестных поставщиков архивных услуг. Далее описываются несколько реальных дел из арбитражной практики, касающихся рассматриваемого вопроса.

Двойная тарификация

Компания, которая является одним из самых крупных отечественных ритейлеров обратилась в арбитраж с целью оспорить стоимость услуг по безвозвратному изъятию документов в рамках договора внеофисного хранения. Суть претензии заключалась в том, что поставщик услуг начислил оплату как за короба в количестве 894 шт., так и за файлы, число которых составило 33,554 тыс. шт.

Такая своеобразная двойная тарификация стала возможной, благодаря тому, что в договоре не были четко прописаны условия ценообразования оказываемых услуг. Это позволило исполнителю отдельно рассчитать плату за изъятие коробов и за изъятие файлов. Важно отметить, что вторая услуга обошлась в конечном итоге в 40 раз дороже первой, что и подтвердило решение суда, вынесенное в мае 2017 года.

Дополнительные услуги

Другой часто распространенной ловушкой договора архивного хранения выступает предоставление счета на оплату безвозвратного изъятия документов как дополнительной по отношению к их хранению услуги. В 2016 году один из заметных российских банков принял решение не продлевать договор хранения архивных документов со специализированной компанией. В результате, последняя выставила счет на услуги изъятия документации и последующего ее уничтожения на общую сумму свыше 1,6 млн. рублей.

Арбитраж подтвердил правомерность подобных действий со стороны исполнителя, не согласившись с мнением истца, и взыскал денежные средства в указанном объеме.

Еще более серьезной проблемой обернулась невнимательность при составлении договора архивного хранения для компании-поставщика техники для мобильной связи. Ее обязали выплатить более 650 тыс. рублей за услугу по поиску документов, которые подлежат безвозвратному изъятию. Абсурдность ситуации была подкреплена пунктом договора о возможности предоставления дополнительных услуг по желанию заказчика.

Счет за короба

Достаточно часто в ходе переговоров компания, предоставляющая услуги архивного хранения документов, чтобы заинтересовать потенциального клиента декларирует бесплатное предоставление коробов. Однако, нередко в договор включает пункт, что данное условие действует только на время хранения документов. При уничтожении коробов или их порче, а также в ходе безвозвратного изъятия документов исполнитель имеет право предъявить клиенту счет в размере их стоимости.

Важно понимать, что короба не являются носителем информации и потому их уничтожение рассматривается как дополнительная услуга.

Это подтвердило решение одного из апелляционных арбитражных судов, вынесенное осенью 2016 года и обязавшее заказчика услуг выплатить архивной компании стоимость коробов в размере почти 215 тыс. рублей.

Выплата недополученной прибыли

Нередко дополнительными расходами, и весьма серьезными, оборачивается желание заказчика расторгнуть договор архивного хранения. В подобной ситуации клиенту приходится выбирать между оплатой либо услуг до окончания срока действия договора, либо безвозвратного изъятия документации. Выбрать менее обременительный варианты далеко не просто, так как в обоих случаях речь идет, как показывают приведенные выше примеры, о серьезных суммах.

Единственным способом избежать подобной проблемы является расторжение договора в судебном порядке.

Одним из частых оснований для такого решения может выступать ненадлежащее качество оказания архивных услуг или другие подобные обстоятельства. В этом случае взимание платы за безвозвратное изъятие документации и другие дополнительные услуги не допускается, что подтверждается решениями нескольких арбитражей, произошедших в течение 2013-2018 годов.

Расторжение договора или отказ от его продления

Зачастую конфликтная ситуация возникает при расторжении договора архивного хранения или отказе заказчика продлить срок его действия. Случай, когда контракт расторгается по решению суда, был описан выше. Здесь же необходимо остановиться на двух других сценариях развития подобной ситуации:

  1. Расторжение договора по инициативе архивной компании. Обычно поводом выступает несогласие заказчика с индексацией стоимости предоставляемых услуг. Добросовестный исполнитель предупреждает о желании прекратить сотрудничество за 2-3 месяца. В противном случае нередко возникает ситуация, при которой приходится платить за безвозвратное изъятие в полном объеме и практически вынужденно.
  2. Истечение срока действия договора. В этом случае заказчику необходимо изъять архивную документацию из хранилища. Крайне важно выполнить все прописанные в контракте формальности, например, заблаговременно предупредить исполнителя. В противном случае, контракт может автоматически продлеваться с очевидными последствиями для заказчика.

Удержание документов архивной компании

Значительную часть потенциальных получателей услуг архивного хранения интересует вопрос о том, имеет ли право исполнитель увязывать возврат документов с полным или частичным погашением задолженности перед ним. Ответ на него достаточно прост: если пункт об обязательной выдаче документации заказчику отсутствует в договоре, добиться ее получения удастся только путем обращения в суд. Такая ситуация может оказаться крайне неприятной, например, при налоговой проверке или других подобных случаях.

Рекомендации по правильному составлению договора архивного хранения

Профессиональные юристы, имеющие большой опыт разрешения споров, касающихся услуг архивного хранения документов, рекомендуют следовать нескольким простым правилам:

  1. Всегда внимательно читать все условия договора и показывать его квалифицированным юристам. То же относится и к приложениям к контракту.
  2. Детально прописывать перечень предоставляемых услуг и их стоимость. Особенно аккуратно следует относиться к расценкам на безвозвратное изъятие документации. Оптимальный для заказчика вариант — изъятие документов без каких-либо дополнительных финансовых расходов.
  3. В договоре обязательно прописываются условия его расторжения. Наиболее благоприятная для клиента формулировка — возможность расторгнуть контракт в любое время при заблаговременном предупреждении исполнителя, например, за 30 дней. При этом необходимо указать максимальный срок, в течение которого документация должна быть возвращена заказчику.

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.