Бухгалтеры

За счет заведения. Почему бухгалтер должен быть в штате

Опыт сети кофеен.
За счет заведения. Почему бухгалтер должен быть в штате

Сеть кофеен Jeffreys запустили в марте 2014 года в виде тайм-кофейни, где гости платят за время, а напитки и десерты можно взять бесплатно. В новом месте делали ставку на сервис и качество кофе. За 5 лет компания выросла до сети из 15 заведений, отказалась от платы за время, запустила франшизу. С ростом компании выяснилось, что бухгалтерия на аутсорсе — не лучший вариант для стабильного бизнеса. В мае 2017 года, после сдачи налоговой отчетности, основатели кофейни это осознали. Вот с какими проблемами они столкнулись и почему наняли в штат первого бухгалтера.

Бухгалтер и минус 1,5 млн руб.

Мы не боимся называть себя качественной попсой, активно внедряем технологии и любим партизанский маркетинг. Мы росли за собственные деньги, поэтому всегда стремились к получению прибыли здесь и сейчас, ведь «в долгосрочном периоде мы все умрем» (Джон Кейнс).

Кофейный бизнес состоит из множества мелких и специфичных деталей, поэтому бухгалтерский учет играет в нашем бизнесе важную роль. В маркетинге вы можете «слить» бюджет, а в бухгалтерии заложить бомбу замедленного действия, даже если платите все налоги, — тут многое поставлено на карту.

В апреле 2017 года, когда наступило время для уплаты налогов, мы столкнулись с отсутствием в бухгалтерской базе части первичных документов, особенно тех, что касались наличных платежей.

Например, так было с поставками из Metro, который очень нелоялен к безналичным расчётам, с уборкой, где мы часто договаривались на местах, и с промоутерами. Для этих задач в кофейне собиралась первичная бухгалтерская документация, которая затем передавалась бухгалтерии.

В нашем случае далеко не вся документация вбивалась в базу 1С — видимо, наш подрядчик решил сэкономить время на обслуживание. В результате не было учтено расходов на 1,5 млн руб. Часть документов мы, конечно, восстановили, но все равно потеряли около 110 тыс. руб. из-за искусственно образовавшейся прибыли — это примерно 9 тыс. руб. в месяц.

Блокировка в налоговой

В июне 2016 года, когда мы открывали точку «кофе с собой» на Пушкинской, по требованию налоговой заблокировали около 190 тыс. руб. на нашем счете, а затем и сам счёт, потому что на нем оставалась меньшая сумма. За 4 дня до открытия мы не могли довнести деньги, оплатить оборудование и поставки.

Оказалось, налоговая изменила реквизиты, аутсорсинговая компания это вовремя не отследила (и это была не главная проблема). Самым печальным в данной ситуации стало то, что разблокировкой мы занимались самостоятельно, не имея ни знаний, ни опыта. Именно в тот момент мы не отказались от аутсорсинга (это была ошибка), но хотя бы начали над этим задумываться.

Когда у вас нет доступа к бухгалтерской базе, вы не контролируете ситуацию, но это только часть проблемы. Страшнее то, что аутсоринговая компания не может оперативно вам помочь, физически находясь в другом городе.

Что мы сделали

Мы примерно оценили все издержки аутсорсинга бухгалтерии в расчёте на месяц:

  • оплата услуг компании — 21 тыс. руб.;
  • издержки из-за отсутствия первичной документации — 9 тыс. руб.;
  • необходимость самостоятельного ведения управленческой отчетности — 12 тыс. руб.;
  • прочие издержки (отсутствие прозрачности, ответственности, худшее принятие решений из-за удаленной работы) — очень условные 10-15 тыс. руб. в месяц.

Мы приняли решение нанять собственного бухгалтера на неполный день за 35 тыс. руб. Это был специалист из крупнейшего ресторанного холдинга, который дважды в неделю появлялся у нас в офисе, был на связи, разгреб авгиевы конюшни и наладил ежемесячную отчётность.

Полную версию статьи читайте в источнике: Журнал Inc.

Комментарии

14
  • Afrikan

    За тридцать пять тыщ два раза в неделю тоже бы разгреб пару конюшен.

  • titova-tlt

    надо было вовремя вывести 1С в онлайн

  • Головой думать надо, а не валить все на аутсорс. Вот почему доступ к базе онлайн сейчас очень важен. Плюс другой город не означает что аутсорс очень плохо, так или иначе но свою попу хозяину тоже надо поднимать.

💥Обзор к утру вторника: изъятие российских активов разрушит мировую экономику, мутация на МКС, отказ от полетов Turkish Airlines

Добавим в ленту самых свежих новостей на сегодня. Рассказываем обо всем, что писали и обсуждали в мире.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

К кому попадет ваша биометрия? / Штраф до 1 млн рублей за СПАМ / Какие выплаты положены пенсионерами

Добрый день, уважаемые коллеги! Ребята, я вот даже не знаю, у меня для вас есть новости хорошие и есть не очень хорошие. Вот как бы вы предпочли начинать просмотр роликов: с хороших новостей или с не очень хороших новостей? Мне интересно будет узнать ваше мнение в комментариях. Ну, а начну, наверное, с не очень хороших новостей.

Банки

Вдвое больше россиян открыли брокерские счета: чьи акции в топе

🔥 Сбер: «Наши клиенты активно приходят на фондовый рынок. Важно, что это устойчивый интерес: мы не видим резких перепадов или движений из стороны в сторону».

Лучшие спикеры, новый каждый день

Условия для выплаты дивидендов и ограничения

Один из самых популярных способов получения дохода от прибыли — дивиденды. При этом следует не нарушать ограничения, которые предусмотрены законом. Рассказываем, на что обратить внимание. 

Условия для выплаты дивидендов и ограничения

Что такое обеспечительный платеж по договору аренды: когда он нужен и когда подлежит возврату

Нередко в процессе заключения сделок стороны требуют гарантий того, что обязательства будут исполнены. В таких ситуациях пользуется популярностью механизм обеспечительного платежа. В договорах его называют по-разному — депозит, гарантийный или страховой платеж. Гарантом служат денежные средства или ценные бумаги.

ВЭД

Таможенная служба рекомендовала рассчитываться в рублях: что это дает

Об этом сообщил начальник Управления торговых ограничений, валютного и экспортного контроля (УТОВЭК) ФТС Сергей Шкляев на сессии Российско-турецкого бизнес-форума в Москве.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

IPO МТС Банка, или как готовить яйца правильно

Рецепт удачного IPO: немного объёма, обещания высоких дивидендов, капелька хайпа, и всё это под соусом фантастической финансовой отчётности. МТС Банк определился с датой IPO и ценами. 25 апреля завершится сбор заявок, а уже 26 апреля акции начнут торговаться. Цена от 2 350 до 2 500 рублей за акцию.

IPO МТС Банка, или как готовить яйца правильно

Из бункера должен быть запасной выход. Какие риски необходимо проработать предпринимателю

Любой бизнес можно разложить на процессы: отношения с работниками / самозанятыми, обработка персональных данных клиентов, хранение денег и проведение оплат, интеллектуальная собственность и т.д.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Иногда УК должна управлять домом и после прекращения договора

Конституционный Суд уточнил порядок прекращения обязательств компании (УК) по управлению многоквартирным домом.

​А была ли реализация? Судебная практика

Как мы уже не раз говорили налоговые органы считают подозрительными практически любые сделки, совершенные налогоплательщиками. Однако, результат каждой налоговой проверки все же зависит от того, сможет ли инспекция собрать полный набор доказательств виновности налогоплательщика применительно к конкретному случаю

Мошенничество

Раскрыта мошенническая схема с бесплатным Wi-Fi

Посетители московских аэропортов столкнулись c одной из мошеннических схем: попытались подключиться к Wi-Fi и лишились телеграм-аккаунта.

Банки

Банки будут платить повышенную ставку в фонд страхования вкладов

Размер повышенной дополнительной ставки составит 300% от базовой. С первого квартала 2022 года дополнительная ставка была нулевой.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Регулятор Гонконга сообщил, что банки региона не обязаны следовать антироссийским санкциям

Первый официальный дебош против вторичных санкций США.

Патентные поверенные из новых регионов могут не оплачивать экзамены

Путин принял закон о льготном периоде аттестации патентных поверенных. Он продлится до 1 января 2026 года.

Социальные предприниматели заработали больше 102 млрд рублей

Выручка индивидуальных предпринимателей, который работают в социальной сфере, составила 17,9 млрд рублей, а юридических лиц — 84,6 млрд.

Президент подписал закон о запрете передавать коллекторам долги по ЖКХ

Коллекторов и других третьих лиц запретят привлекать для взимания с граждан долгов за жилищно-коммунальные услуги.

Считаем все: просмотры, открытия дочитывания

Коллеги, с 14 часов сегодняшнего дня мы ввели новые метрики: просмотра анонса статьи и открытия статьи.

Считаем все: просмотры, открытия  дочитывания
5
Ипотека

Многодетным продлят выплаты на погашение ипотеки

Многодетные семьи до конца 2030 года будут получать 450 000 рублей на погашение жилищного кредита.

Бесплатно с Социальный вычет

Какие изменения по вычетам произошли в 2024 году и как они влияют на получение вычетов. Мини-курс

В мини-курсе рассказываем, как изменился порядок подтверждения расходов для получения социальных налоговых вычетов по НДФЛ с 1 января 2024.

Какие изменения по вычетам произошли в 2024 году и как они влияют на получение вычетов. Мини-курс

Интересные материалы

Ведение бизнеса

Для малого бизнеса в сельском хозяйстве введут дополнительные меры поддержки

Президент поручил правительству разработать дополнительные меры поддержки сельскохозяйственных товаропроизводителей.