За счет заведения. Почему бухгалтер должен быть в штате

Сеть кофеен Jeffreys запустили в марте 2014 года в виде тайм-кофейни, где гости платят за время, а напитки и десерты можно взять бесплатно. В новом месте делали ставку на сервис и качество кофе. За 5 лет компания выросла до сети из 15 заведений, отказалась от платы за время, запустила франшизу. С ростом компании выяснилось, что бухгалтерия на аутсорсе — не лучший вариант для стабильного бизнеса. В мае 2017 года, после сдачи налоговой отчетности, основатели кофейни это осознали. Вот с какими проблемами они столкнулись и почему наняли в штат первого бухгалтера.

Бухгалтер и минус 1,5 млн руб.

Мы не боимся называть себя качественной попсой, активно внедряем технологии и любим партизанский маркетинг. Мы росли за собственные деньги, поэтому всегда стремились к получению прибыли здесь и сейчас, ведь «в долгосрочном периоде мы все умрем» (Джон Кейнс).

Кофейный бизнес состоит из множества мелких и специфичных деталей, поэтому бухгалтерский учет играет в нашем бизнесе важную роль. В маркетинге вы можете «слить» бюджет, а в бухгалтерии заложить бомбу замедленного действия, даже если платите все налоги, — тут многое поставлено на карту.

В апреле 2017 года, когда наступило время для уплаты налогов, мы столкнулись с отсутствием в бухгалтерской базе части первичных документов, особенно тех, что касались наличных платежей.

Например, так было с поставками из Metro, который очень нелоялен к безналичным расчётам, с уборкой, где мы часто договаривались на местах, и с промоутерами. Для этих задач в кофейне собиралась первичная бухгалтерская документация, которая затем передавалась бухгалтерии.

В нашем случае далеко не вся документация вбивалась в базу 1С — видимо, наш подрядчик решил сэкономить время на обслуживание. В результате не было учтено расходов на 1,5 млн руб. Часть документов мы, конечно, восстановили, но все равно потеряли около 110 тыс. руб. из-за искусственно образовавшейся прибыли — это примерно 9 тыс. руб. в месяц.

Блокировка в налоговой

В июне 2016 года, когда мы открывали точку «кофе с собой» на Пушкинской, по требованию налоговой заблокировали около 190 тыс. руб. на нашем счете, а затем и сам счёт, потому что на нем оставалась меньшая сумма. За 4 дня до открытия мы не могли довнести деньги, оплатить оборудование и поставки.

Оказалось, налоговая изменила реквизиты, аутсорсинговая компания это вовремя не отследила (и это была не главная проблема). Самым печальным в данной ситуации стало то, что разблокировкой мы занимались самостоятельно, не имея ни знаний, ни опыта. Именно в тот момент мы не отказались от аутсорсинга (это была ошибка), но хотя бы начали над этим задумываться.

Когда у вас нет доступа к бухгалтерской базе, вы не контролируете ситуацию, но это только часть проблемы. Страшнее то, что аутсоринговая компания не может оперативно вам помочь, физически находясь в другом городе.

Что мы сделали

Мы примерно оценили все издержки аутсорсинга бухгалтерии в расчёте на месяц:

  • оплата услуг компании — 21 тыс. руб.;
  • издержки из-за отсутствия первичной документации — 9 тыс. руб.;
  • необходимость самостоятельного ведения управленческой отчетности — 12 тыс. руб.;
  • прочие издержки (отсутствие прозрачности, ответственности, худшее принятие решений из-за удаленной работы) — очень условные 10-15 тыс. руб. в месяц.

Мы приняли решение нанять собственного бухгалтера на неполный день за 35 тыс. руб. Это был специалист из крупнейшего ресторанного холдинга, который дважды в неделю появлялся у нас в офисе, был на связи, разгреб авгиевы конюшни и наладил ежемесячную отчётность.

Полную версию статьи читайте в источнике: Журнал Inc.

Обучающий курс от команды «Клерка»
«Налоговые проверки. Тактика защиты»
Способы защиты, проверенные на практике, от Ивана Кузнецова, налогового эксперта, работавшего в ОБЭП.
  • Первое видео — бесплатно.
  • Даем сертификат в конце обучения.
  • Дистанционное обучение.
Записаться на курс за 5 500 руб.