Учет расходов

Мелкие расходы – большие проблемы. Или как пицца для сотрудников может съесть вашу маржу

Самая коварная штука в бизнесе — это мелкие бесполезные траты, которые, на первый взгляд, незаметны. Но именно они могут пробить в бюджете дыру и оказаться губительными для итоговой маржи. Как правильно сокращать расходы компании? Как отличить нужные траты от бесполезных?
5,3 тыс. 110
Мелкие расходы – большие проблемы. Или как пицца для сотрудников может съесть вашу маржу
Иллюстрация: Ирина Григорьева / Клерк

Самая коварная штука в бизнесе — это мелкие бесполезные траты, которые, на первый взгляд, незаметны. Но именно они могут пробить в бюджете дыру и оказаться губительными для итоговой маржи. Как правильно сокращать расходы компании? Как отличить нужные траты от бесполезных? Давайте разбираться.

Расходы нужно сократить прямо сейчас

Если вы хотите увеличить маржу, будьте готовы принимать жесткие и непопулярные решения. Часто владелец компании стыдится завести разговор об экономии даже со своим бухгалтером, боясь показаться жмотом. Однако оптимизация не имеет со скупостью ничего общего. Чтобы развивать бизнес, нужны деньги. Не хватает финансов? Срочно ищите возможности уменьшать расходы.

Офис

Чем меньше вы тратите, тем больше у вас остается средств для развития компании. Поэтому прежде, чем покупать что-либо в офис, подумайте как следует, а действительно ли вашему бизнесу это необходимо. Бизнесу, а не лично вам, как руководителю, или вашим сотрудникам.

Так, деньги, вложенные в дорогую мебель и технику (PlayStation, TV, кофемашина), не принесут бизнесу прибыли. А, например, инвестиции в автоматизацию бизнес-процессов, покупку оборудования или наем необходимого персонала — не только окупятся, но и дадут возможность бизнесу расти дальше. Так может, лучше взять бюджетную мебель, а условную кофемашину в аренду? Или можно вообще обойтись без подобных покупок?

Персонал

Трезво оценивайте полезность того или иного сотрудника для продвижения и развития бизнеса. Каждый человек — это расходы на зарплату. Скажем, вы платите 30-40 тысяч офис-менеджеру, который, по большому счету, в вашей компании не нужен. 30-40 тысяч рублей в месяц — это 360-480 тысяч рублей в год. С таким бюджетом можно передать управление финансами малого бизнеса на аутсорс, наняв высококлассного специалиста. А на что вы тратите эти деньги? На зарплату человеку, который половину рабочего дня сидит в соцсетях?

«У нас большой бизнес, в нашей компании работает более 100 человек». Ну и что? Число работников — не критерий эффективности. Из двух компаний с одинаковым количеством персонала эффективнее всегда будет та, которая не нагружает бизнес ненужными расходами.

Тимбилдинг

Корпоративы, праздники и прочий тимбилдинг — хоть и приятная часть работы в команде, но жутко затратная. Допустим, каждую пятницу вы берете из прибыли 10 тысяч рублей, чтобы угостить всех своих сотрудников пиццей. Ведь что такое для вас, владельца успешного бизнеса, 40 тысяч в месяц? Казалось бы, мелочь.

Целый год вы кормите всех пиццей, а потом понимаете, чтобы развивать бизнес дальше, вам необходим новый сайт. Разработка которого будет стоить 300 тысяч. И еще 200 тысяч нужно вложить в его продвижение. То есть вам нужно где-то взять полмиллиона. А для вас это могут быть большие деньги. Вытащить из бизнеса такую сумму иногда не получается. В итоге вы пытаетесь сделать сайт за 100 или 150 тысяч и получаете результат, слепленный из [censored] и палок.

На чем нельзя экономить

Существуют вещи, на которых бизнесу экономить ни в коем случае нельзя. Речь идет о качестве вашего продукта и обслуживания клиентов. Это именно то, на чем держится ваш бизнес. Никогда не забывайте о этом.

Давайте вернемся к вашей пицце. 40 тысяч, которые вы «проедали» каждый месяц — это 480 тысяч в год. Как раз те полмиллиона, которых вам не хватило на новый сайт. Теперь сложите их с зарплатой того самого сотрудника, который сидит в соцсетях у вас на ресепшне. Добавьте сюда услуги клининговой компании, за которые вы отдаете 15 тысяч рублей каждый месяц вместо того, чтобы нанять приходящую уборщицу за 5 тысяч. И вы уже получите расходы в миллион рублей, которые ровным счетом ничего не дают вашему бизнесу.

Один миллион рублей ненужных расходов! Кстати, сколько вы заработали за прошлый год? Пять миллионов? А могли бы шесть.

Как сократить затраты без ущерба для бизнеса? Несколько советов

Совет 1. Следите за тем, куда уходят деньги

Первый шаг на пути к сокращению расходов — сбор и анализ информации. Заведите графу «непредвиденные расходы» в своей отчетности. В нее вносите затраты, не предусмотренные планами, бюджетами и сметами: новогодний корпоратив, подарки сотрудникам на 23 февраля и 8 марта, выезд шашлыки на майских праздниках и т. д.

Ежемесячно анализируйте, на что тратились деньги компании в предыдущем месяце. Руководителю, в распоряжении которого есть систематизированные данные, а не куча сумбурных документов, удобнее управлять расходами и контролировать «утечки» из бюджета.

Совет 2. Записывайте, чего вам не хватает для развития бизнеса

Давно задумываетесь о внедрении CRM-системы, но нет свободных денег? Запишите это в отдельную графу. Туда вы будете вносить все, что необходимо для развития вашего бизнеса. Посчитайте, что сколько будет стоить. А теперь посмотрите: сколько вы потратили на установку кондиционеров в прошлом месяце? 300 тысяч рублей. А могли бы закрыть этот вопрос за 20 тысяч, купив вентиляторы (это, конечно, менее пафосно, но речь идёт об эффективности бизнеса). И 280 тысяч, которые у вас «освободились», вложить, наконец, в автоматизацию продаж.

Понятно, что если ваш бизнес находится на старте и еще не приносит прибыли, вам следует думать не о сокращении расходов, а о том, как найти клиентов и заработать денег. На начальных порах важно акцентировать внимание на продажах и качестве услуг. Но когда вы уже кое-что зарабатываете, и из месяца в месяц ваши непредвиденные расходы «переваливают» за 100 тысяч, с этим надо что-то делать.

Совет 3. Прислушивайтесь к критике

В вашем окружении обязательно должен быть человек, который будет оценивать экономическую целесообразность расходов и критиковать вас за «расточительство». Он, например, вовремя напомнит вам, что, если ваша компания потратит на проведение новогоднего корпоратива 150 тысяч, она не получит никакой выгоды. И что с покупкой PlayStation и плазменного TV в офис можно подождать, а эти деньги целесообразнее вложить в обучение сотрудников.

Вы, в свою очередь, должны быть готовы воспринимать такую критику, иначе она не будет эффективной. Отличительная черта сильного управленца — способность правильно реагировать на критику и извлекать из нее максимум пользы.

Комментарии

42
  • Leonid Yakutovich

    Голодный сотрудник обязательно украдёт,а сытый не посмеет,если не дурак!Стабильность компании важнее взлётов и падений дохода,

    на ежедневный момент деятельности!Взял своё и радуйся!

  • geologov_12

    Практика показывает что сколько кадры не корми - не оценят.

    Лучше взять более дорогих эффективных чем привычных деевых, хоть и накормленных.

    Перестав покупать пиццу, потеряешь часть персонала. Вот и резерв для роста.

  • Ефимов Павел

    Обычная кофе машина всё-таки экономит и с той и с другой стороны, и может смотивировать задержаться.

    Смысл покупать приставку, начиная с XBOX начинка уже совпадает, если конечно у вас нет киберспортсменов. У монитора сидят- может в снукер?

УСН

Минфин: при торговле через маркетплейсы на УСН агентское вознаграждение тоже идет в доход

При УСН есть закрытый перечень доходов, которые не учитываются для налогообложения. Эта норма не предусмотривает уменьшение доходов принципалов на вознаграждение, которое они платят агентам.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Основные изменения по НДС в 2023–2024 

Большинство последних новаций по налогу на добавленную стоимость являются «отраслевыми». Поправки касаются застройщиков, экспортеров, рестораторов, туроператоров, продавцов детских товаров и даже перекупщиков б/у авто. В статье собрали для вас самые важные изменения на 2023–2024 гг.

Основные изменения по НДС в 2023–2024 

Будут изменения по имущественным налогам: обзор от ФНС

В НК внесут поправки, направленные на повышение эффективности налогообложения имущества.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Верховный суд РФ может изменить практику назначения выездных налоговых проверок

Мнение налогового адвоката о судебном иске к ФНС о незаконности налоговой проверки.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Бухотчетность составляют в тысячах рублей. Опрос про ошибки из-за округлений

До 1 апреля компании должны сдать бухотчетность за 2023 год.

85
Кадры

Четверть компаний отказывают в найме соискателям с долгами

Чаще всего кредитную историю проверяют у менеджеров по работе с клиентами, специалистов по продажам и закупкам.

45
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

💥Госзакупки. Как компании не попасть в реестр недобросовестных поставщиков

Компания выиграла тендер на госзакупку, но по каким-то причинам не смогла выполнить контракт — это прямая дорога в реестр недобросовестных поставщиков (РНП). Расскажем, какие аргументы и обстоятельства помогут избежать реестра, сохранить репутацию и деньги компании. Забирайте подсказки от редакции.

Иллюстрация: Вера Ревина/«Клерк»
6
123

В сервис «Прозрачный бизнес» ФНС добавила спецрежим ИП. Пользователи: наконец-то! + опрос

Теперь через сервис ФНС «Прозрачный бизнес» любой желающий может узнать, какие специальные налоговые режимы применяет ИП.

Нашлась биржа, которая сфокусируется на IPO попавших под санкции промышленных компаний

СПБ Биржа начала заниматься IPO российских промышленников, попавших в те же санкционные списки, что и СПБ Биржа.

Шведский бизнес Avito переехал в Калининградскую область

Шведская компания Avito AB провела редомициляцию и теперь будет зарегистрирована как международная компания в специальном административном регионе.

Как предпринимателю выйти из операционки: пошаговая инструкция

Сосредоточение в своих руках всех процессов, желание все сделать самому — проблема многих предпринимателей. В результате попытки охватить все не остается времени на разработку новой, более продуктивной стратегии. Чтобы разгрузить себя и заниматься более глобальными бизнес-задачами, владельцу бизнеса нужно научиться делегировать.

Как предпринимателю выйти из операционки: пошаговая инструкция
19
Отпуска

Сотрудник не может переносить отпуск, если у него заболел ребенок

Продлить или перенести ежегодный оплачиваемый отпуск разрешено только если заболел сам сотрудник, а не его ребенок.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Как исправить ошибку в уведомлении по ЕНП в 2024 году. Когда налоговая не начислит пени

Налоговики не всегда начисляют пени из-за ошибок в уведомлениях по ЕНП. Но в интересах бизнеса их всё-таки исправить. Подробно и на конкретных примерах рассказали, как это сделать.

Как исправить ошибку в уведомлении по ЕНП в 2024 году. Когда налоговая не начислит пени

Песков: нейросети в руках недобросовестных людей — еще одна большая угроза

Заместитель руководителя администрации президента РФ, пресс-секретарь В. Путина Дмитрий Песков заявил, что нейросети в руках недобросовестных людей или террористов могут стать грозным оружием.

👫 На одну штатную единицу можно принять двух полставочников. Эксперт: запрета нет, и Верховный Суд это косвенно подтверждает

Ранее Роструд заявлял, что одну должность не могут делить между собой два человека по полставки каждый, должно быть 2 должности. Теперь поступили новые вводные.

358

Шестиугольник управления проектами. Что это такое и для чего нужен

Управление любым проектом представляет собой многоуровневый процесс, имеющий множество составляющих. Как минимум он включает в себя планирование, мотивацию, материальное и прочее обеспечение, а также контроль исполнительных процессов.

Шестиугольник управления проектами. Что это такое и для чего нужен
1
21

ФНС объяснила, какой ОКТМО указывать в ЕНП-уведомлении по налогу на имущество

В уведомлении по ЕНП при указании кода ОКТМО надо учитывать особенности исчисления и уплаты налогов.

🎓 Уже завтра бухгалтеры узнают, как Минтруд и ФНС будут бороться со скрытыми сотрудниками

Подготовьтесь к проверкам и запросам по сотрудникам и уберегите себя от штрафов.

Клиенты Сбера могут разблокировать карту после блокировки из-за криптовалют

Чтобы снизить риск блокировки карт из-за сомнительных операций, клиенты Сбербанка могут подтвердить свои криптовалютные доходы, сделав скриншот с сайтов криптобирж.

Интересные материалы

УСН

📌 Как ИП на УСН «доходы» в 2024 году уменьшать налог на фиксированные взносы: таблица

Чтобы уменьшать налог по УСН за 2024 год на взносы ИП за 2024, их не нужно платить. А вот на взносы 1% за 2024-й налог за 2024 год уменьшить нельзя независимо от того, платили вы их или нет.