Архив документов

Новые сроки хранения учетных документов компании: таблица

Все сроки начали действовать с 18 февраля.
Новые сроки хранения учетных документов компании: таблица

Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций.

Но по новому ФСБУ «Документооборот» появились новые правила хранения документов. Кроме них рассказываем от других ФСБУ на курсе «Клерка».

Научиться работать с ФСБУ

Изменения требований, предъявляемых к хранению учетных и кадровых документов, представляем в удобной для ознакомления форме.

ТАБЛИЦА: «Изменение сроков хранения учетных документов компании»

№  нового перечня

№  старого перечня

Вид документа

Было

Стало

Ценообразование

234

297

Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения

Постоянно

10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

237

299

Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки

Постоянно

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

238 – 240

300

Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

5 лет

Финансирование, кредитование деятельности

265,266

369, 379

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

5 лет

Бухгалтерский учет и отчетность

270

354

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

5 лет

272

    –

Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:

а) сводные годовые, годовые;

б) квартальные;

в) месячные

          –

а) постоянно;

б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);

в) 1 год

275

358,351

Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):

а) годовая;

б) промежуточная

Постоянно (на усмотрение архива)

а) до ликвидации организации;

б) 5 лет

277

362

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)

5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

281

458

Образцы подписей материально ответственных лиц

До минования надобности, но не менее 5 лет

5 лет после смены материально ответственного лица

284

     –

Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг

       –

5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы

285

407

Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:

а) у аудируемого лица;

б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)

5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:

— срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;

— для «б» —  при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

287

410

Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу

292

459

Журналы, базы данных учета:

а) ценных бумаг;

б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей

а) постоянно (на усмотрение архива);

б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

а) до ликвидации организации;

б) 5 лет

329

459

Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств

5 лет после ликвидации основных средств

До ликвидации организации

 –

459

Книги, журналы, карточки учета поступления валюты

5 лет при условии

проведения

проверки

               –

Учет оплаты труда

295

412

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат

5 лет.

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

6 лет.

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

296

413

Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения)

75 лет

*50/75 лет

301

657

Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

*50/75 лет

Налогообложение

303

382

Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

5 лет

305

   –

Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом

         –

5 лет

308

390, 395

Расчеты по страховым взносам

Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.

При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет

*50/75 лет

309

905

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

6 лет.

При отсутствии лицевых счетов  *50/75 лет

310

  –

Налоговые декларации ИП

       –

Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет

310

392

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

5 лет

313

397

Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами

75 лет

5 лет

314

398

Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней

5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения

315

399

Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

6 лет

317

368

Счета-фактуры

4 года

5 лет

318

401

Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения

Постоянно

5 лет

319

    –

Журнал учета принятых справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и уточнений к ним

        –

5 лет

Учет имущества

321

427

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств (при условии проведения проверки (ревизии)

Постоянно (на усмотрение архива).

О ТМЦ и движимом имуществе – 5 лет

5 лет

323

429

Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов

Постоянно (на усмотрение архива)

5 лет после выбытия основных средств и нематериальных активов

324

    –

Отчеты независимых оценщиков об оценочной стоимости имущества организации

       –

До ликвидации организации

325

432

Акты приема-передачи недвижимого имущества от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс)

Постоянно (на усмотрение архива)

5 лет после выбытия недвижимого имущества

329

Пп. «д» п. 459

Журналы, карточки, базы данных учета:

а) основных средств (зданий, сооружений), обязательств;

б) материальных ценностей и иного имущества

5 лет после ликвидации основных средств

а) до ликвидации организации;

б) 5 лет

Обеспечение работы ТКС

570

232

Сертификаты ключа проверки электронной подписи

Постоянно (на усмотрение архива). В электронном виде – 5 лет после исключения из реестра

5 лет после исключения из реестра сертификатов ключей проверки электронных подписей

571

237

Договоры, соглашения с удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи

15 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения после истечения срока действия договора

5 лет после приостановления или аннулирования действия сертификата ключа проверки электронной подписи

572

238

Документы (заявления, запросы, уведомления, переписка) об изготовлении сертификата ключа проверки электронной подписи, о приостановлении, возобновлении и аннулировании действия сертификата ключа проверки электронной подписи

15 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

5 лет

574

240

Списки уполномоченных лиц – владельцев сертификатов ключа проверки электронной подписи

Постоянно

5 лет после замены новыми

Трудовые отношения

Организация труда и служебной деятельности

373,374

561, 563

Документы о численности, составе и движении работников, квотировании рабочих мест

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

5 лет

376

566

Предложения о потребности в привлечении иностранных работников, в том числе увеличении (уменьшении) размера потребности в привлечении иностранных работников

Постоянно

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

377

567

Заявки о потребности в привлечении иностранных работников

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

1 год

387,

389

579

Отчеты о выполнении колдоговоров, документы (протоколы, справки, акты, уведомления, переписка) по проверке выполнения условий коллективного договора

Постоянно

3 года

390

584

Документы (протоколы, требования, справки, сведения, рекомендации, заявления, докладные записки, расчеты) о разрешении трудовых споров, в том числе коллективных, с участием посредника

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

1 год после принятия решения

Нормирование и оплата труда

397

569, 589

Нормы труда (нормы выработки, нормы времени, нормативы численности, нормы обслуживания и другие нормы)

Постоянно

1 год после замены новыми

398

590

Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения, фотографии рабочего дня) о разработке норм выработки и расценок

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

1 год после утверждения разработанных норм

399

592

Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, ставок, окладов (должностных окладов), тарифных сеток и тарифных коэффициентов

5 лет

3 года

400

593

Тарификационные списки (ведомости) работников

75 лет

*50/75 лет

403, 404

599

Документы (протоколы, акты, справки, сведения):

а) об оплате труда и исчислении трудового стажа работника организации;

б) о выплате денежного содержания и исчислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности, должности государственной (муниципальной) службы

а) – ;

б) 75 лет

*50/75 лет

Охрана труда

408

Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности)

       –

5 лет после истечения срока действия сертификата

409

606

Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда

Постоянно

5 лет

413

     –

Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников

         –

*50/75 лет

414

613

Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда

75 лет

*50/75 лет

415, 416

     –

Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, на выполнение особо опасных и вредных работ; журнал учета выдачи нарядов-допусков

         –

1 год после закрытия наряда-допуска; при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет

419

622

Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

*50/75 лет

423

   –

Журналы, книги учета:

а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте);

б) профилактических работ по охране труда, проверке знаний по охране труда

        –

а) 45 лет;

б) 5 лет

424

630

Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий

Постоянно (на усмотрение архива)

45 лет

425

632

Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото- и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве по месту составления. Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

45 лет

Кадровое обеспечение

Прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет

434

Пп. «б»п.19

Приказы, распоряжения по личному составу, документы (докладные записки, справки, заявления):

а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы;

б) о служебных проверках;

в) о направлении в командировку работников;

г) о дисциплинарных взысканиях

а, в) 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

б) – ;

г) 5 лет

а) *50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения;

б) 5 лет;

в) 5 лет.

Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда *50/75 лет;

г) 3 года

435

657

Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

*50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

436

    –

Уведомления, предупреждения, работников (ам) работодателем

        –

3 года

440

    –

Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных по месту утверждения

        –

Постоянно

441

666

Согласие на обработку персональных данных

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором

442

77

Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности

Постоянно (на усмотрение архива)

3 года после замены новыми

443

77

Должностные регламенты (инструкции) работников

75 лет

*50/75 лет

444, 463

658, 695

Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих; книги, журналы, карточки учета, базы данных приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

*50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

445

656

Личные дела руководителей и работников организаций

Постоянно (на усмотрение архива)

*50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

448

    –

Листы собеседования, стажировочные листы водителей

          –

5 лет

451

    –

Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий

           –

1 год

453

693

Графики отпусков

1 год

3 года

454

19

Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий

5 лет

3 года

455

649

Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

3 года

457

685,690

Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе

3 года

5 лет

458

    –

Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе

       –

5 лет после снятия с учета

461

82

Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

1 год

463

695

Книги, журналы, карточки учета, базы данных:

а) лиц, подлежащих воинскому учету;

б) отпусков;

в) прихода и ухода работников, местных командировок;

г) выдачи командировочных удостоверений

а) 3 года после увольнения;

б) 3 года;

в, г) -;

а, б) 5 лет;

в) 1 год;

г) 5 лет

* 50/75 лет — если делопроизводство закончено до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 – 50 лет.

(1) — с возможностью частичного отбора для постоянного хранения.

Начать дискуссию

Как считать отпускные в 2024 году

Многие сотрудники отгуляли положенный отпуск еще весной, большинство в мае, когда была возможность взять от отдыха все — и праздничные, и отпускные. Однако самый главный сезон отпусков еще впереди. Рассказываем, как в режиме завала правильно рассчитать отпускные каждому сотруднику.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Как выбрать обменник криптовалют: что нужно знать новичку

Опытные криптотрейдеры успешно справляются с покупкой и продажей криптовалют, в отличие от новичков, которые могут столкнуться с мошенниками и потерять деньги. Чтобы избежать этого, важно выбирать только проверенные обменники криптовалют, отвечающие строгим требованиям!

Как выбрать обменник криптовалют: что нужно знать новичку

Печать в трудовом договоре не нужна, вкладыш в ТК можно не вшивать, пять вопросов по штатному расписанию: важные новости для кадровика

Собрали важные для кадровика пояснения Минтруда и Роструда в одном обзоре.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Лучшие спикеры, новый каждый день

Мотивированные мнения без сомнения

Мотивированные мнения — один из наиболее спорных инструментов в рамках налогового мониторинга, с которым многие связывают свои опасения и нежелание переходить на новый режим взаимодействия с контролирующим органом.

Мотивированные мнения без сомнения

Предпринимателям Оренбургской области продлят сроки уплаты налогов на имущество

Отсрочку на 12 месяцев по уплате налогов получат предприниматели, которые пострадали от паводков.

💬 На сайте «Клерка» заработал новый бесплатный инструмент, полезный всем!

Новый бесплатный сервисный инструмент «Сумма прописью онлайн» на «Клерке» поможет быстро перевести сумму, записанную цифрами, в сумму прописью по всем правилам орфографии русского языка.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Сложные вопросы перехода на ФСБУ 14 и доработки для эффективного перехода на ФСБУ 14 предприятий с большим количеством НМА и РБП

С 2024 года стал обязательным к применению стандарт ФСБУ 14 «Нематериальные активы», утвержденный приказом Минфина от 30.05.2022 № 86н.

Сложные вопросы перехода на ФСБУ 14 и доработки для эффективного перехода на ФСБУ 14 предприятий с большим количеством НМА и РБП

Цитата дня. Про самозанятых

Налоговый режим для самозанятых не будут менять до 2028 года.

Цитата дня. Про самозанятых

Женщинам за рождение детей до 25 лет хотят платить 200 000 рублей

Для улучшения демографической ситуации депутаты предлагают установить единовременные пособия молодым мамам.

Начисление налогов в 1С в 2024 году: что изменилось в условиях ЕНС

С 2024 года в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» действует новый принцип учета расчетов на ЕНС. Что касается самого порядка учета и исчисления налогов или взносов, то он остался прежним. Рассмотрим на конкретных примерах, как сейчас в «1С:Бухгалтерия 8» происходит начисление налогов.

Начисление налогов в 1С в 2024 году: что изменилось в условиях ЕНС

Обзор сервисов по работе с самозанятыми, физлицами и ИП 2024. Поиск исполнителей, документы, проверки, расчеты

В нашем обзоре мы собрали сервисы, которые помогают бизнесу и самозанятым решать все задачи – поиск исполнителей, расчеты, обмен документами, проверка партнеров и т. д. Кроме того, многие из таких площадок работают с обычными физиками и ИП. Так что можно закрыть вопросы сотрудничества с любыми исполнителями.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Почему долги по кредитам и займам не исчезнут сами собой

В трудной финансовой ситуации долги становятся невыносимым бременем. Некоторые надеются, что из-за какого-нибудь технического сбоя или другого счастливого случая запись о кредите исчезнет из базы данных банка и возвращать ничего не придется. Но так бывает только в мечтах. Рассказываем, какими мифами утешают себя должники и как все обстоит на самом деле.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

👑 Госдума хочет повысить налоги на роскошь. Надежда на благоразумие региональных властей, говорит эксперт

Регионам планируют дать право участвовать в определении налоговой ставки на дорогостоящую недвижимость и люксовые автомобили.

Глава ТПП: от совершенствования налоговой системы должен выиграть честный бизнес

Представители бизнес-сообщества сформулировали свои предложения и замечания по совершенствованию налоговой системы.

Как ответить на требование ФНС по самозанятым: инструкция для заказчика

Если вам поступил запрос от Федеральной налоговой службы (ФНС) с требованием предоставить сведения и документы, касающиеся сотрудничества с самозанятыми, это может означать, что вас подозревают в маскировке трудовых отношений через договоры с плательщиками налога на профессиональный доход (НПД). У вас есть пять рабочих дней на подготовку ответа. Важно действовать быстро и грамотно, чтобы устранить все сомнения ФНС.

Как ответить на требование ФНС по самозанятым: инструкция для заказчика

Работа есть! Аналитик 1С ― самая дорогая вакансия в мае

Самые дорогие вакансии для удаленных работников в мае — аналитик 1С. Его заработок доходит до 450 тысяч рублей в месяц. Зарплаты таких работников отличаются в зависимости от уровня компетенций конкретного специалиста, локации работодателя и других факторов. Расскажем про все подробней.

Работа есть! Аналитик 1С ― самая дорогая вакансия в мае

Минфин может снять ограничение по числу договоров долгосрочных сбережений

Участники программы долгосрочных сбережений пока что могут заключить только 3 договора.

Как дистанционно подписать документы с клиентом-физлицом: возможные варианты

Современному бизнесу расстояния — не помеха. Можно легко масштабироваться и выйти на совершенно другой уровень дохода, если не ограничивать себя одним регионом, одной аудиторией и расширять партнерские связи. 

Как дистанционно подписать документы с клиентом-физлицом: возможные варианты

Какими документами можно подтвердить продажи на маркетплейсах

Маркетплейсы самостоятельно формируют и отправляют селлерам документы, которые должны быть отражены в бухгалтерском учете продавца.

Интересные материалы

Как бизнесу сотрудничать с самозанятыми, ИП и физлицами

Работа с внештатниками — лучший выход в ситуации, когда нужны исполнители на разовые задания или на сезонные работы. Как с ними сотрудничать, не допуская ошибок, особенно если самозанятых стало критически много? Вам поможет платформа Qugo.

Как бизнесу сотрудничать с самозанятыми, ИП и физлицами