Как изменилась работа бизнеса на удаленке за год и причем тут ОЦО

Мы постоянно рассказываем про общие центры обслуживания (ОЦО), но у многих возникает вопрос: а нашей компании-то это как поможет? Чтобы ответить на этот вопрос, мы подробно расспросили обо всем эксперта компании, которая вывела в ОЦО часть своих процессов и опробовала это на практике, в том числе на удаленке.
35 71
Как изменилась работа бизнеса на удаленке за год и причем тут ОЦО

Мы постоянно рассказываем про общие центры обслуживания (ОЦО), но у многих возникает вопрос: а нашей компании-то это как поможет? Чтобы ответить на этот вопрос, мы подробно расспросили обо всем эксперта компании, которая вывела в ОЦО часть своих процессов и опробовала это на практике, в том числе на удаленке.

Наш собеседник — Наталья Старикова, директор ОЦО «УРАЛХИМ».

Предыстория. В «УРАЛХИМе» в ОЦО вывели ведение бухгалтерского учета, подготовка отчетности по налоговому учету, РСБУ и МСФО. Также в ОЦО находятся операционное казначейство, ИТ-поддержка и HR-сервисы. Большую часть прошлого года сотрудники центра работали дистанционно.

— Наталья Владимировна, какие бизнес-процессы у вас изменились при работе на удаленке?

­— Во-первых, существенно увеличилась нагрузка на ИТ-службу ОЦО. Как известно, не во всех ОЦО есть ИТ-сервис, у нас он есть, и именно его специалисты активно занимались переводом компаний, которые находятся на обслуживании, на удаленную работу. В одной из компаний порядка 4 тыс. сотрудников, в другой — около 10 тыс., 30-40% из них были вынуждены перейти на удаленку, а вся работа по их переводу и поддержке легла на нашу ИТ-инфраструктуру. Приходилось как настраивать удаленные рабочие места, так и решать проблемы с техническим оснащением рабочих мест сотрудников предприятий на дому.

Второй момент — мы поменяли алгоритм обмена первичными документами. Схема работы с документами в электронном виде осталась прежней. А вот приемка документов на бумажных носителях изменилась. Мы понимали, что сотрудников и ОЦО, и бизнеса, и контрагентов в большинстве нет на рабочих местах. Поэтому разрешили клиентам присылать первичные документы по электронной почте, причем не только с рабочей, но и с личной. И мы принимали эти документы к учету, но обязательно ставили признак «копия документа». Соответственно, требовали, чтобы контрагент либо позже направлял оригиналы, либо предлагали оперативно перейти на электронный документооборот.

К сожалению, на ЭДО перешла только небольшая часть контрагентов — около 10%, хотя мы рассчитывали на более существенный прирост электронных документов за апрель-май.

Третий важный момент — работа в HR-блоке. Опыт удаленной работы поменял мышление не только специалистов ОЦО, но и людей из бизнеса, которые раньше лишний раз перестраховывались, главным образом это касается юридических подразделений. Если до пандемии они были категорически против перевода определенных документов в электронный вид, то сейчас все изменилось. Если изначально мы рассчитывали, что переведем кадровый документооборот в электронный вид к 2023 году, то сейчас думаем, что уже к концу 2021 года нам удастся по максимуму перейти на кадровый ЭДО. Разработаны личный кабинет сотрудника в электронном виде, люди активно обмениваются кадровыми документами в режиме онлайн, но пока остается пул законодательно обязательных документов, которые подписываются в бумажном виде.

Если мы перейдем на взаимодействие по кадровому документообороту только в электронном виде, то кадровики в бизнесе, скорее всего, станут методологами. К примеру, в банках операционисты исчезли, потому что мы сами все стали делать онлайн. Наверное, в кадровом секторе постепенно произойдет то же самое. Если расчет зарплаты и контроль за правильным оформлением документов останется, то подготовка документов и занесение их в систему как функции серьезно трансформируются.

В целом, расширение электронного документооборота — одно из ключевых направлений экономии для нашего ОЦО. Мои коллеги из других сервисных центров подтвердят, что переход на ЭДО дает до 20% экономии.

К 2021 году мы планируем довести работу по ЭДО с контрагентами до 50%. Здесь важно сотрудничество с клиентом: если он не готов к переходу, значит, мы не очень правильно ему все объяснили. Клиенту должно быть удобно работать на ЭДО.

— Какие еще резервы для сокращения затрат вы видите?

— Важное направление — роботизация процессов. К концу года у нас должно быть около 50 роботов по направлениям кадрового сервиса, финансовый сервис, и НСИ. Роботы (мы их называем цифровыми сотрудниками) у нас сейчас закрепляются за функциями и переходят на контроль к самому подразделению.

Есть и еще несколько направлений. Мы сейчас работаем по передаче управленческого учета в ОЦО, а также постоянно рассматриваем процессы, которые можно упростить. Так, по казначейским операциям можно исключить согласование платежей: чем качественнее оформлена карточка договора в системе, тем полнее она закрывает все зоны контроля.

Вообще, у нас целый пул задач по снижению количества контрольных мероприятий. Приведу только один пример: в нашей ИТ-системе формируется сразу три вида отчетности — по РСБУ, МСФО и управленческая отчетность. Так вот управленцы нас перепроверяют, мы сейчас анализируем, что они делают и зачем. И это касается всех систем контроля. Мы смотрим на процессы целиком: есть контроли со стороны бизнеса, есть матрицы контролей в ОЦО и в управляющей компании. Мы смотрим, что можно упростить и за счет этого снять нагрузку с сотрудников, которые заняты контрольными процедурами.

­— Какие главные выводы вы сделали по итогам дистанционной работы?

— Самый главный вывод — бизнес увидел, что дистанционно все работает нормально, благодаря этому мышление у людей начинает меняться. Это станет сильнейшим катализатором для изменения многих процессов. Выйдя с удаленки, бизнес уже не будет прежним.

Готовность бизнеса к работе с онлайн-инструментами будет точно выше минимум в два раза: и к электронному обмену документами на всех направлениях (в HR, с контрагентами), и к онлайн-коммуникациям. Благодаря этому, к примеру, поменяется структура командировок. Люди теперь понимают, что можно эффективно коммуницировать и удаленно.

Хотя, конечно, я чувствую, что при дистанционных коммуникациях пропадает визуальный контакт, приходится подробно проговаривать то, что можно было раньше быстро и на ходу обсудить. Но если речь идет о командировках, то нужно более взвешенно оценивать необходимость поездок. Онлайн-решения позволят расширять горизонты.

— Что изменится в работе с персоналом?

— Точно расширятся возможности по подбору персонала. Я думаю, что мы сможем привлекать сотрудников, в том числе узкой квалификации, в любом регионе. Пакет релокации теперь будет обсуждаться в последнюю очередь, гораздо актуальнее решить, как более эффективно организовать удаленное рабочее место.

Наверное, мы пересмотрим свои позиции по отношению к сотрудницам, находящимся в декретном отпуске. Если мама в декрете готова работать, чтобы не терять своей квалификации, то мы можем привлекать ее удаленно, хоть и не на полный рабочий день. Как вариант, в пиковые периоды, когда нужно срочно обработать большой пакет документов.

Изменится отношение к сотрудникам на больничных листах. Если человек на больничном, но готов удаленно работать (состояние здоровье позволяет), то почему бы и нет. Готовы привлекать людей с ограниченными возможностями, которые вынуждены сидеть дома, но могут профессионально и эффективно выполнять задачи сервисного центра.

Начать дискуссию

Технологические компании, которые выходят на IPO, получат налоговые льготы

Бизнес из сферы технологий при выходе на биржу сможет пользоваться льготами по налогу на прибыль. А инвесторов, которые покупают ценные бумаги при первичном размещении, освободят от НДФЛ.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Внешнеэкономические сделки разрешат оплачивать криптовалютой. Только если ее добыли в РФ

Для оплаты контрактов по ВЭД будет можно использовать криптовалюту, которую добыли в России.

Утвердили 2 перечня, по которым использование вторсырья простимулирует государство

С 1 марта 2024 года действует Перечень товаров и Перечень работ и услуг, которые производят, выполняют и оказывают с использованием определенной доли вторичного сырья в составе.

Лучшие спикеры, новый каждый день

🔥 Повышайте свой профессионализм на тренинге от «Клерка»! Поделимся секретом, как за 6 шагов начать вести управленческий учет

Эффективность бухгалтера повышается, когда он помогает руководителям принимать верные управленческие решения. Научитесь самостоятельно настраивать для любого бизнеса управленческий учет.

Госзакупки

Участникам госзакупок запретят работать с компаниями из Реестра недобросовестных поставщиков

Депутаты хотят обязать заказчиков госзакупок устанавливать требование об отсутствии информации об участнике в Реестре недобросовестных поставщиков.

Общество

Депутаты хотят сделать программу материнского капитала бессрочной

Пока что программа маткапитала действует до конца 2026 года. Президент предложил ее продлить до 2030 года, а депутаты считают, что такую поддержку нужно предоставлять на бессрочной основе.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Семейную ипотеку продлят, рубль крепнет, крипта летит в космос, много новых облигаций и ожиданий дивидендов. Воскресный инвестдайджест

Новые санкции не повлияли на рубль и индекс. Крипта продолжает штурмовать новые высоты. Семейную ипотеку продлят как минимум до 2030 года, рынок ждёт дивидендов, размещаются новые выпуски облигаций, а я пополнил портфель новыми активами и рассказал, что интересного произошло за неделю.

Семейную ипотеку продлят, рубль крепнет, крипта летит в космос, много новых облигаций и ожиданий дивидендов. Воскресный инвестдайджест

6 способов привлечения лидов для юридической фирмы в 2024

В наше время конкуренция на рынке юридических услуг становится все более острой.

Если налоговики затягивают сроки проверки, то это игра в свои ворота

Конституционный суд подтвердил: несвоевременные действия налоговиков не продлевают совокупный срок принудительного взыскания налоговой недоимки.

Если налоговики затягивают сроки проверки, то это игра в свои ворота

🏆Книжная полка. Что почитать бухгалтеру?

Концентрация и дисциплина в спорте закаляют тебя, твой характер и ведут к новым победам. А так ли сильно спорт отличается от бизнеса?

🏆Книжная полка. Что почитать бухгалтеру?
252

Следственный комитет закрыл дело против блогера Валерии Чекалиной

Блогер Лерчек теперь имеет право возместить имущественный вред в суде.

3
408

Прощаемся с зимой. Напоследок любуемся снежинками

Зима закончилась, но во многих городах все еще лежит снег. Мы все от него уже устали, но при этом нельзя отрицать, снег — это очень красиво. Сделали для вас подборку фотографий снежинок.

Прощаемся с зимой. Напоследок любуемся снежинками
302
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Таможенное право

ФТС назвала среднюю стоимость розы к 8 Марта + опрос

В преддверии 8 марта ФТС отчиталась о ввозе в Россию импортных свежих цветов - их видах, странах происхождения и таможенном оформлении.

С 1 марта МЧД для сдачи отчетов надо делать по новому формату

С 1 марта стала обязательной машиночитаемая доверенность для тех организаций и ИП, которые в силу закона должны сдавать налоговую отчетность в электронной форме и делают это через уполномоченного представителя.

Реклама

ЦБ: банки продолжают рекламировать кредиты с ложной информацией о ставках

Несмотря на предписание Центробанка указывать в рекламе полную стоимость кредита рядом с процентной ставкой, организации продолжают игнорировать это требование.

268

💼Управленческий учет в компании можно выстроить за 6 простых шагов! Научитесь этому на тренинге от «Клерка»

Эффективность бухгалтера повышается, когда он помогает руководителям принимать верные управленческие решения. Узнайте, как легко вести управленческий учет для любого бизнеса.

Главбух — гонец с плохими новостями. История бухгалтера, решившего уйти из профессии

Мы нашли нашего пользователя-главбуха, которая продавала подписку Клерк.Премиум+Консультации. Выяснилось, что она решила оставить профессию бухгалтера и перешла в другую сферу. Мы выяснили, почему специалисты уходят из бухгалтерии. Читайте, ставьте лайки и делитесь своим мнением.

Главбух — гонец с плохими новостями. История бухгалтера, решившего уйти из профессии
75
14,4 тыс.

Какие документы нужны для СФР по больничному?

Добрый день. Пришёл запрос от СФР по больничному. С этим человеком у нас заключён договор ГПХ и ещё ни копейки ему не платили и не начисляли. Нужно ли мне с него какое-то заявление взять, что он желает это пособие по основному месту (надеюсь, что оно у него есть), а не у нас?

110
Налог на прибыль

Предприятия ТЭК и ЖКХ из новых регионов получат отсрочку по уплате налога на прибыль

Компании могут отсрочить уплату налога на прибыль за 2023 год на 12 месяцев. Потом платежи разобьют на равные части, которые предприятия будут платить в течение следующего года.

Интересные материалы

Инвестиции

Топ-10 дивидендных акций 2024 от аналитиков Финам

Пассивный доход — как много в этих словах для сердца инвесторского слилось. Вот и аналитики Финам не просто так сидят за мониторами, но и изучают отчёты компаний, дают прогнозы по дивидендам, на которых опять богатеть. Смотрим прогнозы на ближайшие 12 месяцев.

Топ-10 дивидендных акций 2024 от аналитиков Финам