Хранение первички

Что нужно знать про сроки хранения кассовых документов

Срок хранения кассовых документов в организации — минимум 5 лет. Этот период начинается со следующего года после создания расчетных бумаг.
Что нужно знать про сроки хранения кассовых документов

Наши коллеги из clubtk.ru написали материал: что нужно знать про сроки хранения кассовых документов. С их разрешения мы перепечатываем статью полностью.

Срок хранения кассовых документов в организации — минимум 5 лет. Этот период начинается со следующего года после создания расчетных бумаг.

Какие документы относят к кассовым

Документация по кассе используется для проведения расчетов с контрагентами и внутри организации. К ним относятся:

  • приходный ордер (ПКО): его выдают при поступлении денег;

  • расходный ордер (РКО): формируют при выбытии денежных средств;

  • журнал регистрации ПКО и РКО: в нем ведется учет приходных и расходных ордеров;

  • авансовые отчеты: применяют для учета подотчетных средств;

  • объявление на взнос наличными: заполняют при внесении денег в банк для пополнения расчетного счета;

  • кассовая книга: используется для отражения всех приходно-расходных операций и остатков денежных средств;

  • книга учета принятых и выданных денежных средств: ведется, если в компании есть несколько кассиров и старший кассир, в ней регистрируют операции по выдаче и поступлению денег между ними;

  • журнал кассира-операциониста: в него заносятся операции по приходу и расходу наличных денег по каждой ККМ на предприятии.

Документацию по кассе ведут и в бумажной, и в электронной форме. Руководитель назначает ответственного сотрудника по проведению операций и формированию документов по кассе отдельным приказом:

В бухгалтерских и налоговых нормативах указано, какой срок должны храниться документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями и осуществление финансовых операций по кассе. Период хранения такой документации содержат:

  • 402-ФЗ от 06.12.2011 (ст. 29); НК РФ (п. 8 ч. 1 ст. 23);

  • Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 (п. 277).

Кроме того, срок хранения кассовых чеков в организации и других банковских регистров прописаны в Указаниях ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014. По нормам Центробанка, все платежные регистры по банку и кассе хранятся в течение 5 лет.

Каков период их хранения

Порядок сохранности регистров по кассе регулируется и бухгалтерским, и налоговым законодательством. В ст. 23 НК РФ разъясняется, каков срок хранения денежных документов по кассовым операциям: организации обязаны сохранять документацию со сведениями бухгалтерского и налогового учета в течение 5 лет. Доходные и расходные регистры по требованию налоговиков хранятся столько же.

Определяет период, сколько хранятся документы по кассе в организации, и 402-ФЗ. В ст. 29 закона о бухгалтерском учете установлен минимальный срок сохранности первичных учетных регистров. Он составляет 5 лет после окончания отчетного года, что совпадает с требованиями НК РФ.

Предприятие самостоятельно организовывает хранение и обеспечивает условия, требуемые для сохранности документации. При необходимости в компании создают архив и переводят туда все регистры прошлых лет (п. 2 ст. 13 125-ФЗ от 22.10.2004).

Если компания проводит ревизию кассы, составляется специальный ревизионный акт. В 402-ФЗ нет отдельного положения, сколько времени хранится акт ревизии главной кассы и как его хранить. Но в законе о бухучете четко прописан период хранения кассовых документов. Все регистры, связанные с дисциплиной по кассе, хранятся в компании в течение 5 лет.

Подтверждает минимальные сроки хранения кассовой книги в организации (и других документов кассы) и приказ Росархива № 236. В п. 277 приказа № 236 приводятся сроки хранения банковских регистров и документов кассы, корешков денежных чековых книжек, ордеров, табелей и других бланков.

В соответствии с п. 277 перечня № 236, сроки хранения приходного кассового ордера составляют 5 лет. РКО, кассовая книга, журналы кассира и чеки хранятся в течение аналогичного периода.

Есть ли штрафы за несоблюдение сроков хранения

За нарушение сохранности первичной операционной документации предусмотрены налоговая и административная ответственность. В законодательных нормативах прописано, сколько хранить кассовые документы ООО, НКО и бюджетных учреждений. Срок хранения составляет 5 лет. Если компания нарушит установленный законом период, ей придется заплатить:

  • от 5000 до 10 000 рублей на должностное лицо — за первое нарушение (ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ);

  • от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо или дисквалификация на период от 1 до 2 лет — за повторное нарушение (ч. 2 ст. 15.11 КоАП РФ).

За нарушение правил хранения и комплектования архивных документов штраф составляет (ст. 13.20 КоАП РФ):

  • от 1000 до 3000 рублей — для физических лиц;

  • от 3000 до 5000 рублей — для должностных лиц;

  • от 5000 до 10 000 рублей — для организаций.

Предусмотрена и налоговая ответственность. За грубое нарушение правил учета доходов и расходов компания заплатит от 10 000 до 30 000 рублей (п. 1, 2 ст. 120 НК РФ).

В указаниях ЦБ РФ № 3210-У отдельно поясняется, сколько хранить кассовые документы ИП, — в течение 5 лет, но только если предприниматели решили вести кассовую документацию (пп. 4.1, 4.6 указаний № 3210-У). ИП вправе не вести бухгалтерский учет, не оформлять кассовую книгу и приходно-расходную документацию.

Комментарии

2
  • Nasty N

    А если порча, потоп, пожар... Как то можно отмазаться? Или в электронном виде хранить?

  • mila f

    Давно терзает вопрос, сколько по времени нужно хранить чеки от Эквайринга?

Бесплатно с ЕНП (единый налоговый платеж)

Как на ЕНС начисляют налоги по первичным и уточненным декларациям: таблица

Налог к уменьшению по первичной декларации на ЕНС отразится сразу, по уточненной — только через 3 месяца.

Как на ЕНС начисляют налоги по первичным и уточненным декларациям: таблица

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Мотивация сотрудников: важны не только деньги

Люди идут на работу, чтобы получать зарплату. И этим никого не удивишь. Однако мы живем в мире, где увеличение доходов зачастую сопровождается ростом расходов, и, как следствие, чувство полной финансовой удовлетворенности остается недостижимым.

Мотивация сотрудников: важны не только деньги

Как получить деньги в случае наступления страхового случая

Что можно сделать, если страховая компания не хочет платить, и как обезопасить себя от такой ситуации?

Как получить деньги в случае наступления страхового случая
Лучшие спикеры, новый каждый день

Сотрудники за рубежом: способы оформления, риски, что учесть в договорах и документах

Компании все чаще заключают трудовые договоры с работниками за пределами России. С 2024 подход к налогообложению доходов сотрудников за рубежом поменялся (с 2025 он поменяется и для зарубежных исполнителей по ГПХ). Расскажем о правилах, действовавших до 2023 года включительно, ведь периоды 2021–2023 для налоговой проверки еще открыты, и о новых правилах. 

Сотрудники за рубежом: способы оформления, риски, что учесть в договорах и документах

⚡️ Итоги дня: за дипфейки хотят ввести уголовку, чиновникам создадут собственную цифровую «Среду», а за оскорбление учителей будут штрафовать

Подготовили обзор главных событий дня — 28 мая 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Платежка для судебного пристава или удержания по исполнительному листу

Рассказываем как работодателю составить платежное поручение на перечисление удержаний из доходов работника судебному приставу и как определить максимальный размер удержаний. Разберём особенности заполнения платежки на выплату зарплаты, из которой были удержаны суммы по исполнительному листу

Платежка для судебного пристава или удержания по исполнительному листу
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Назван среднемесячный доход самозанятых на маркетплейсах

Число регистраций самозанятых продавцов на Wildberries выросло на 225%. В основном они продают свечи, одежду, аксессуары и зарабатывают около 50 000 рублей в месяц.

За что бухгалтер попадет под субсидиарную ответственность

Если на бухгалтера была возложена обязанность по хранению финансовых документов компании, его могут привлечь к субсидиарной ответственности за уничтожение, сокрытие и искажение информации о реальном положении дел бизнеса.

Суд начал снимать арест с имущества Блиновской

Арест сняли с квартиры, на которую нашелся покупатель, а также с одного из банковских счетов Елены Блиновской.

Восьмое Правило Волшебника. Хроники перехода с 7-ки на 8-ку

Совету Руководителей было озвучено, что только после того как они поймут, что те заклинания, которые были написаны в глубоком прошлом уже не могут существовать в новой реальности. Те цели, которые они ставили перед Старым Волшебником и есть то, что тормозит переход на новую программу.

Банки

Альфа-банк планирует создать свой пенсионный фонд

Запуск программы долгосрочных сбережений стал для Альфа-банка стимулом к созданию собственного негосударственного пенсионного фонда.

Ипотека

При отказе от ипотеки жилье можно будет продать по максимально выгодной, а не минимальной цене

Госдума приняла в третьем чтении закон, разработанный Ириной Яровой, который устанавливает порядок самостоятельной реализации залогодателем-физическим лицом заложенного банку имущества.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Какие документы нужны для оформления пенсии по возрасту. И как понять, какая пенсия вам положена

Вы наверняка знаете, что размер пенсии по старости зависит от трудового стажа и размера зарплаты. Но даже при самом солидном стаже пенсия может оказаться ниже ожиданий, если вы неправильно соберете документы. Рассказываем, как устроено пенсионное обеспечение и какие документы нужны для пенсии.

Какие документы нужны для оформления пенсии по возрасту. И как понять, какая пенсия вам положена

Неожиданно: о сумме уплаченного НПД самозанятому справку не дадут

ФНС разъяснила, какие справки самозанятые могут получить через «Мой налог».

Банки

По СБП будет можно отправлять без комиссии в 30 раз больше денег

Физлица смогут отправлять денежные переводы самому себе через систему быстрых платежей. Максимальный лимит одной операции увеличат с 1 до 30 млн рублей.

У Сбера появилась нейросеть для создания коротких видео

Нейросеть Kandinsky Video доступна всем пользователям без ограничений. Она может генерировать видео до 6 секунд по текстовому описанию и по картинке.

Документ «Расход материалов» в 1С:Бухгалтерии предприятия ред. 3.0: как списывать материальные запасы

Документ «Расход материалов (Требования-накладные)» предназначен для списания материальных запасов, необходимых для производства и нужд организации, для отражения операций по передаче сотрудникам инвентаря, спецодежды, техники и прочих ценностей, операций по переработке давальческого сырья, а также для передачи тары в эксплуатацию.

Документ «Расход материалов» в 1С:Бухгалтерии предприятия ред. 3.0: как списывать материальные запасы

За работников из другой местности будут доплачивать большему числу компаний

Предложено расширить перечень работодателей, которым предоставляют субсидию на частичную компенсацию затрат на выплату зарплаты работникам, привлеченным из другой местности.

Минпромторг: система маркировки стала информационной базой для проведения проверок

Индикаторы риска, которые передает система маркировки, указывают на возможные нарушения и передают информацию контролирующим органам для начала проверки.

Интересные материалы

Количество представителей малого и среднего бизнеса побило рекорд

Заместитель председателя правительства Александр Новак заметил, что в 2024 году сохраняется тенденция к росту численности МСП.