Сроки хранения кассовых документов в 2026 году: что важно знать бухгалтеру

К кассовым документам, которые нужно хранить по правилам бухучета и архивного дела, относят:

• приходные кассовые ордера (ПКО);

• расходные кассовые ордера (РКО);

• кассовую книгу;

• книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО‑5).

Отдельно выделяют расчетно-платежные (Т‑49) и платежные (Т‑53) ведомости. Они связаны с выплатой зарплаты и подпадают под особые правила: это одновременно и кассовые документы, и документы по личному составу — категория зависит от того, ведутся ли в организации лицевые счета работников.

Базовые сроки хранения не менялись, они закреплены в Перечне типовых управленческих архивных документов (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236):

• ПКО, РКО, кассовая книга, КО‑5 — не менее пяти лет после года, в котором документ был использован в учете (п. 277 перечня № 236). Основание для минимального срока также содержится в ст. 29 закона № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».

• Расчетные и платежные ведомости (Т‑49, Т‑53) при наличии лицевых счетов — 6 лет (п. 295 перечня № 236).

• Те же ведомости при отсутствии лицевых счетов считаются документами по личному составу и хранятся:

  • 50 лет — если делопроизводство по ним завершено после 1 января 2003 года;

  • 75 лет — если до этой даты.

Срок хранения начинается с 1 января года, следующего за годом, когда документ последний раз использовался в учете или был закончен по делопроизводству.

Пример. Кассовая книга велась в 2025 году. Отсчет пятилетнего срока начинается с 1 января 2026 года. Уничтожить документ можно будет не ранее 1 января 2031 года — при условии, что по этому периоду завершены все проверки.

На практике документы не уничтожают, пока не пройдет выездная налоговая проверка по соответствующему периоду. Даже если формально срок хранения истек, отсутствие первичных документов грозит доначислениями.

Сами сроки не зависят от формы документа, но требования к хранению электронных версий стали строже. Действует приказ Росархива от 31.07.2023 № 77, который регулирует организацию архивного хранения, в том числе электронных документов.

Что нужно обеспечить на весь срок хранения:

• Целостность и аутентичность. Документ не должен быть изменен; вместе с файлом хранят электронную подпись и сведения о подписавших.

• Читаемость. Предпочтительный формат для долговременного хранения — PDF/A. При устаревании носителей или форматов проводят миграцию данных.

• Доказательность неизменности. Полезно фиксировать контрольные суммы (хэши), хранить документы в контейнерах, вести журналы доступа.

• Ведите учет сроков по каждому делу. Для бумажных документов фиксируйте дату окончания делопроизводства (часто это дата последней записи или закрытия кассовой книги). Для электронных — аналогично, плюс отдельно учитывайте срок действия сертификатов ЭП.

• Проводите инвентаризацию архива. Это не только сверка дат, но и проверка наличия, физического состояния бумажных дел и читаемости электронных файлов.

• Не уничтожайте документы до завершения споров и проверок. Даже если формальный срок истек, сохраняйте документы, пока не будет окончательного решения по делу.

• Оформляйте уничтожение по правилам. Процедура проходит через экспертную комиссию, составляется акт. Это отдельный регламентированный процесс по архивным правилам.

Прямой «штраф за срок хранения» отдельной статьей не предусмотрен. Риски связаны с отсутствием первичных документов:

• Налоговые доначисления, пени и штрафы по НК: если нет документов, расходы не подтвердят, а расчеты с работниками нельзя будет обосновать.

• Административная ответственность должностных лиц по ст. 15.11 КоАП за грубое нарушение требований к бухучету (в том числе отсутствие первичных документов).

• Сложности в спорах. При трудовых или иных конфликтах отсутствие ведомостей и кассовых ордеров ухудшает позицию организации.