Товар получен и уже продан, а документов на него до сих пор нет. Что делать бухгалтеру?

Современный бухгалтер часто даже и не представляет, как можно вручную, не пользуясь программными средствами, разнести банковскую выписку, свести расчетную ведомость по заработной плате человек на 150-200, или рассчитать сумму какого-либо налога.

Точно также многие просто-напросто не могут даже и представить, что документы от поставщика — акт приема-передачи, счет и счет-фактура — могут передаваться не одновременно с отгрузкой товара, а спустя какое-то (иногда и довольно продолжительное) время.

И в такой ситуации, когда товар (материалы) давно получены, и уже проданы (или отпущены в производство), а документов на них до сих пор нет, кое-кто впадает в ступор.

Ситуация

История, рассказанная на одном из форумов. По всей видимости, товар был получен еще в ноябре-декабре прошлого года и тогда же и продан. До сдачи готового отчета остались считанные дни, а когда придут закрывающие документы — покрыто неизвестным мраком. Коллега в сердцах обозвала что менеджеров поставщика, что своих — раздолбаями, но этим делу не помочь.

Сразу обратимся к Методическим указаниям по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденным приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н. С этого года, в связи с выходом ФСБУ 5/2019 «Запасы», они утратили силу. Но, тем не менее, читать старые документы бывает полезно.

И раздел V «Неотфактурованные поставки» этих Методических указаний как раз и посвящен порядку отражения в регистрах бухгалтерского учета материально-производственных запасов при отсутствии расчетных документов поставщика.

Точно такой порядок учета неотфактуровок следует применять и для целей налогообложения.

Итак, неотфактурованными поставками признаются поступившие в организацию запасы, на которые отсутствуют расчетные документы поставщика (п. 36 Методических указаний).

То есть сам факт поступления запасов подтверждается каким-то первичным учетным документом — накладной, актом приема-передачи и т. д., но там указано только их количество. Для складских работников, производственников и прочего нефинансового люда такого документа вполне достаточно, чтобы оприходовать эти материальные ценности, затем, допустим, продать, или отпустить в производство.

А то, что неизвестна их цена, упомянутых выше товарищей это, вполне естественно, не волнует, да и волновать не должно.

Ценности он получил, за что расписался в накладной или акте, затем их передал по назначению, что тоже удостоверил свой подписью. А то, что соответствующие службы поставщика почему-то не хотят как можно быстрее получить свои деньги...

Вот что делать бухгалтерии в этой ситуации, когда количество поступивших и израсходованных материалов известно (и документально подтверждено), а их стоимость — нет?

Как было раньше

Ещё раз повторю, что в прошедшие времена такая ситуация была вполне рядовой, и какого-либо затруднения, а тем более паники, не вызывала.

Бухгалтер, занимавшийся учетом материалов (бухгалтер-материалист) шел* к инженерам производственно-технического отдела, или (реже) в отдел снабжения и, протягивая копию такого первичного документа, кратко произносил: неотфактуровки.

Занимающийся такими вопросами сотрудник в кратчайшие (или не очень) сроки возвращал накладную (акт), в котором он проставлял цены на указанные в ней материалы. Обычно это была или их сметная (договорная) стоимость, или цена, по которой такие же материалы были приобретены относительно у других поставщиков, и т. д. Бухгалтера достоверность этих цифр уже не волновала, так как указавший их сотрудник ПТО (или МТО) официально подтверждал эту информацию своей подписью.

И бухгалтер, имея на руках полностью оформленный первичный учетный документ (где было указано не только количество поступивших запасов, но и их, пусть и примерная, но все так стоимость), принимал к учету указанные в нем материалы проводкой:

• Дебет счета 10 (41) Кредит счета 60 (субсчет «Неотфактурованные поставки»).

А сейчас?

В Методических указаниях как раз и указано, что запасы, признанные неотфактурованными поставками, приходуются по учетным, или рыночным ценам (п. 39).

Сразу обращаю внимание, что проводки:

• Дебет счета 19 Кредит счета 60,

а тем более:

• Дебет счета 68.02 Кредит счета 19

бухгалтер сделать не вправе.

Счета-фактуры (или УПД) в наличии нет. Следовательно, никакой суммы налога на добавленную стоимость, которую мы имеем право принять к вычету, не возникает, и возникнуть не может.

А как вести аналитику по указанному выше субсчету к счету 60, это уже пусть каждый определяет самостоятельно. То ли общей кучей, то ли в разрезе каждого поставщика, или, может, как-то ещё.

И далее эти материалы (точнее, запасы) уже ничем не будут отличаться от тех, на которые расчетные документы есть в наличии.

И в какой-то момент поставщик наконец-то соизволит прислать весь положенный пакет документов, в том числе и счет-фактуру (или УПД). И только тогда мы узнаем их реальную стоимость, а также и величину НДС.

Только после этого можно сделать проводки:

• Дебет счета 19 Кредит счета 60;
• Дебет счета 68.02 Кредит счета 19.

При поступлении расчетных документов можно скорректировать учетную стоимость материалов и расчеты с поставщиками (п. 40 Методических указаний).

Если расчетные документы по неотфактурованным поставкам поступили в следующем году после представления годовой бухгалтерской отчетности, то (п. 41 Методических указаний):

• учетная стоимость материальных запасов не меняется;
• уточняются расчеты с поставщиком.

При этом суммы сложившейся разницы между учетной стоимостью оприходованных запасов и их фактической себестоимостью списываются в месяце, в котором поступили расчетные документы:

• уменьшение стоимости запасов отражается записью Дебет счета 60 Кредит счета 91-1— прибыль прошлых лет, выявленная в отчетном году;
• увеличение стоимости запасов отражается записью Дебет счета 91-2 Кредит счета 60 — убытки прошлых лет, выявленные в отчетном году.

В каких-то ситуациях, пусть и не часто, они могут принести пользу. В новых, порой, регламентировано далеко не всё.