Центр обслуживания металлургической компании развивает не только внешний и внутренний ЭДО, но и внедрил мобильную электронную подпись для сотрудников. Правда, для этого пришлось купить дополнительные телефоны. Разберемся, какова эффективность проекта.
Внешний ЭДО
Внешний ЭДО в компании состоит из двух направлений – входящих документов по закупке МТР и услуг, и исходящих сбытовых документов. Исходящие документы, как правило, переводить в электронный вид проще: условия поставки продукции зависят от компании, к тому же многие покупатели уже внедрили ЭДО или готовы к переходу на электронный документооборот.
С входящими документами сложнее. Тут все строится на взаимном интересе и диалоге. В первую очередь переводятся в электронный вид документы компаний, с которыми у компании значительный документооборот. Благодаря этому постепенно и планомерно увеличивается доля внешних документов в электронном виде.
Доля получаемых от контрагентов цифровых документов с января 2019 г. по декабрь 2020 г. выросла с 32 % до 76 %, то есть более чем в 2,5 раза. Цель компании – получать от контрагентов не менее 95 % цифровых документов.
В декабре 2020 года стартовал проект по переводу в электронный вид заключаемых компанией договорных документов.
Внедрение электронных договоров позволяет:
- ускорить бизнес-процессы;
- обеспечить прозрачность документооборота;
- снизить затраты на формирование и хранение договоров;
- исключить риск изменения договорного документа контрагентом.
Доля внешних электронных договорных документов (без внутригрупповых договорных документов) в феврале 2021 года составляла 16 %, цель компании – достичь 40 % в декабре этого года.
Внутренний ЭДО
Если в области внешнего документооборота компания идёт по пути перевода каждого контрагента на ЭДО, то перевод внутренних первичных учетных документов в цифровой вид происходит по видам документов. Начали этот перевод с наиболее распространенных видов документов, требующих больших трудозатрат по их обработке.
Сначала анализируется процесс формирования документа, вносятся в него изменения, чтобы убрать лишние шаги – «петли». Изучается возможность сокращения количества согласующих лиц, на каком шаге наиболее удобно формировать документ и т.д. Каждая форма документа требует проработки, изменения, технической разработки в части электронного подписания.
Это кропотливая работа, и перевод в ЭДО внутренних документов идёт не так быстро. Но нарабатывается определенный алгоритм цифровизации и каждый последующий документ переводить в электронный вид становится проще.
На сегодняшний день в электронный вид в компании переведены следующие виды внутренних документов:
- акт на списание;
- акт на списание нормируемых материалов;
- акт о выполненных объемах работ;
- акт оприходования лома и отходов черных и цветных металлов;
- акт перевода МПЗ (изменение аналитических признаков);
- акт приема-передачи имущества на хранение;
- приходный ордер;
- требование-накладная;
- формы производственных отчетов.
В ближайшее время в электронный вид будут переведены сменный рапорт и инвентаризационные документы.
Эффект от перевода внутренних документов в электронный вид состоит не только в снижении трудозатрат и расходов на канцтовары, но и в том, что сам процесс согласования, подписания и обработки информации становится намного проще и быстрее.
Пока доля внутренних цифровых документов компании составляет 40 %. Целевой показатель на ближайшие годы – 95 %.
Виды электронных подписей для внутренних документов
В компании для подписания внутренних документов используются два вида подписей – мобильная электронная подпись и простая электронная подпись.
Мобильная электронная подпись. Компания одной из первых в России внедрила мобильную электронную подпись (МЭП), позволяющую осуществлять подписание электронных документов при помощи расположенного на SIM-карте приложения. МЭП является усиленной квалифицированной электронной подписью.
Этот инструмент может использоваться на личном мобильном телефоне, и изначально обсуждался именно этот вариант. Но выяснилось, что сотрудники опасаются потерять телефон и электронную подпись. В итоге для МЭП используются дополнительно закупленные телефоны. Сотрудник получает на телефон push-уведомление с полными реквизитами подписываемого документа и просьбой подписать его. Далее он проверяет документ в учетной системе, и, в случае отсутствия замечаний, подписывает документ, вводя специальный пароль на своем телефоне. Удостоверяющий центр проверяет запрос и одобряет его.
Преимущества подхода в том, что это быстро, удобно и не требует дополнительных настроек или установки специального программного обеспечения на рабочем компьютере. На любой рабочей станции, вне своего рабочего места, сотрудник может просмотреть необходимый документ и подписать его с помощью мобильной подписи.
Простая электронная подпись. Этот вид подписи используется для документов, не связанных с материальной ответственностью, например, итоговые ведомости инвентаризации, производственные отчеты и т. п. Подписание электронного документа такой подписью осуществляется работником путём выполнения команды подписания в интерфейсе информационной системы.
Оценка эффективности внедрения ЭДО
Основные показатели оценки эффективности перехода на электронный документооборот – это снижение трудозатрат (экономия FTE) и расходов на оформление и хранение документов (тыс. рублей). Проект по переходу на внешний ЭДО в 2020 г. позволил сэкономить 5 FTE трудозатрат и 90 тыс. рублей на канцтоварах, на внутренний ЭДО – 8 FTE и 30 тыс. рублей соответственно.
При этом следует понимать, что фактическая экономия трудозатрат более существенна, чем расчетная, поскольку учитывается среднее время подписания того или иного документа, а по факту на подписание одного бумажного документа может потребоваться 2 минуты, а другого – 30 минут.
Что касается сроков окупаемости проекта по переходу на ЭДО, то внешний ЭДО окупился буквально за несколько месяцев – затраты на внедрение невелики и не увеличивались по мере роста объема. Внутренний ЭДО окупился примерно за полгода. Работа была более сложной, требовала анализа и разработки ПО под каждую форму, а также закупки МЭП после внедрения новых цифровых форм, требующих вовлечения в процесс сотрудников, не обладающих МЭП.
Советы коллегам, которые находятся в начале процесса перехода на ЭДО
- «Есть слона по частям». Начинать с простого, делать небольшие успешные шаги.
- Один за всех и все за одного. Работать с группой единомышленников. Так легче преодолеть сопротивление, не опустить руки. Совместно творчески подходить к поиску решения возникающих проблем.
- Ничего не бояться и двигаться вперед. Начните, и результаты не заставят себя ждать!
Начать дискуссию