Что такое УПД и когда он нужен бизнесу: изменения, особенности заполнения

УПД — универсальные передаточные акты — это документы, которые упрощают все, что связано с разными типами имущественных прав, с отгрузкой товаров, передачей услуг. Кроме того, этот тип документов можно использовать в качестве составляющей бухучета. По мнению многих специалистов, УПД намного удобнее, чем другие форматы. Достаточно только разобраться в том, как правильно использовать этот инструмент.

Что собой представляет УПД?

Сама аббревиатура УПД расшифровывается как «универсальный передаточный акт». Фактически, УПД — это особый счет-фактура, который отличается от других наличием дополнительных реквизитов и рядом отличительных черт. В частности, в него входят составляющие от:

• двух типов накладных (товарной и на отпуск материалов на сторону);
• дополнительного раздела товарно-транспортной накладной, который также называется товарным;
• акта приема-передачи объекта основных средств.

Преимущество использования УПД в том, что этот документ может заменить собой одновременно несколько других. Используется в качестве первички, может являться законным основанием для определения объема вычетов по сделкам, а также — для признания конкретных расходов.

Когда может понадобиться УПД?

Этот тип документации нельзя назвать универсальным или же обязательным. Он применяется исключительно по желанию налогоплательщика, то есть если он самостоятельно определил для себя такую необходимость. При этом сфера применения УПД достаточно широкая. Например, он может существенно упростить ряд операций в следующих ситуациях:

• передача имущественных прав или итогов по выполненным работам;
• регулярная отгрузка разных типов товаров;
• выполнение компанией функций посредника.

Какие изменения стоит учесть в 2021?

Основная часть всех нюансов, связанных с особенностями составления и применения УПД, четко зафиксирована в письме ФНС № ММВ-20-3/96 от 21.10.2013. Фактически, именно там закреплено, что форма заполнения данного документа является свободной. Есть рекомендованный вариант, но он не обязателен.

Однако есть один важный нюанс. Составляющей частью УПД является стандартный счет-фактура, который должен быть заполнен в соответствии со всеми нюансами и с учетом всех изменений. Как раз для счета-фактуры существует установленная форма, актуальность которой следует проверять. Именно поэтому в 2021 году при заполнении УПД стоит учесть некоторые изменения.

Однако бояться изменений не стоит: реальное нововведение только одно. В счете-фактуре появляется строка 5а, которая называется «Документ об отгрузке N п/п». Соответствующее изменение стоит учесть при заполнении УПД. Но есть исключения: данное изменение касается исключительно плательщиков НДС, которые используют УПД со статусом «1».

Эти идентификаторы позволяют упростить процесс контроля отгрузки товаров и предоставления услуг, которые имеют отношение к средствам, полученным из федерального бюджета авансовых средств. Они в индивидуальном порядке присваиваются госконтрактам, которые либо имеют отношение к работе с оборонным заказом, либо напрямую финансируются из бюджетных источников. Эти идентификаторы являются уникальными. Всем, кто не имеет никакого отношения к работе с госконтрактом, достаточно поставить прочерк в строке 8.

Особенности составления формы УПД и заполнения документа

ФНС не устанавливает никаких жестких стандартов в отношении формы УПД. Любая компания может составить свой вариант, ориентируясь на предложенные стандарты и соблюдая нормы, касающиеся счетов-фактур (если в этом есть необходимость). Первоначально требуется выбрать статус УПД. От этого напрямую зависит специфика документа и возможная сфера его применения:

• «1» — совмещает функции счета-фактуры и накладной, используется для облагаемых НДС расчетов;
• «2» — может применяться исключительно в качестве накладной или же акта, но не в качестве счета-фактуры, преимущественно используется для не облагаемых НДС расчетов.

Можно по собственной инициативе вносить все необходимые блоки, чтобы максимально полно вести учет данных. Обязательным также является соблюдение таких норм:

• наличие и корректность реквизитов;
• корректность расположения данных реквизитов (стоит ориентироваться на предложенный налоговой образец).

Одним из главных преимуществом УПД является его мультифункциональность, благодаря которой становится возможно регулировать по собственному усмотрению содержание документа. В него можно включать:

• все дополнительные имущественные права;
• все проводимые операции.

При фиксации информации о проводимых операциях следует ориентироваться на стандарт, который является типичным для счетов-фактур. Как правило, описание любой информации производится по подобному образцу:

• блок, идентичный данным счета-фактуры, который включает в себя данные об участниках операции и ее содержании (также здесь указываются реквизиты);
• ниже располагают блок с информацией о договоре, заключенном между сторонами;
• под этими двумя блоками следует максимально подробно указать данные обо всех сопроводительных документах и файлах, которые имеют отношение к данной операции (например, к ним относятся транспортные накладные).

Электронные и бумажные версии УПД

Сейчас УПД, как и многие другие формы документации, может составляться и в электронном, и в бумажном виде. Законодательство не предусматривает обязательного использования бумажной версии. Такой вариант может потребоваться в случае, если:

• УПД применяют вместо первичной документации;
• документ используют при поставках продукции;
• требуется необходимость организовать передачу разных прав, включая имущественные, на определенные объекты.

Бумажная версия документа, если она все же готовится, должна быть обязательно подписана уполномоченными лицами, представителями обеих сторон.

Оформление электронной версии УПД получило большее распространение. В частности, именно она установлена законодателем, как основная. Может быть:

• односторонней — включать в себя один файл, представленный в формате XML, который содержит исключительно информацию о продавце;
• двусторонней — представляет собой расширенный файл, который также представляется в формате XML, содержит информацию не только о продавце, но и о покупателе.