Кадровый ЭДО в приложениях 1С: несколько важных моментов

Электронные больничные листы и электронные трудовые книжки уже мало кого удивляют. Постепенно бизнес переводит в электронный формат и другие документы по кадрам: различные приказы, заявления, расчетные листки. Рассмотрим, как организовать кадровый электронный документооборот с помощью программ 1С.

С чего начинается кадровый ЭДО

Власти продлили эксперимент по электронным кадровым документам. Чтобы подключиться к "пилоту", работодателю необходимо:

  • получить согласие от сотрудников;
  • обеспечить кадровиков квалифицированными электронными подписями (ЭП);
  • обеспечить сотрудников неквалифицированными или простыми ЭП;
  • завести личный личный кабинет работодателя на портале «Работа в России», там же сотрудники заводят свои личные кабинеты;
  • доработать информационную систему, в которой предприятие ведет учет.
На данный момент возможность кадрового ЭДО реализована в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1.  Со временем поддержку кадрового ЭДО реализуют в следующих конфигурациях:

  • «1С:Зарплата и управление персоналом», ред. 3;
  • «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», ред. 3;
  • «1С:Комплексная автоматизация»;
  • «1С:Бухгалтерия предприятия»;
  • «1С:ERP. Управление предприятием».
Какой путь проходит электронный кадровый документ

Вот основные этапы кадрового ЭДО:

  1. Пользователь «1С» (кадровик, бухгалтер, расчетчик) создает документ в базе и подписывает его своей квалифицированной ЭП. В будущем, предполагается, появятся единые форматы ряда кадровых документов для качественной цифровизации кадрового ЭДО. 
  2. Специалист выгружает документ в личный кабинет работодателя на портале «Работа в России».
  3. Находясь на портале, специалист направляет документ из личного кабинета работодателя в личный кабинет сотрудника.
  4. Сотрудник, авторизуясь через Госуслуги, переходит в свой личный кабинет портала «Работа в России» и получает документ.
Поддержка кадрового ЭДО в «1С:ЗУП»

Чтобы начать работу с кадровым ЭДО, установите галку «Используется интеграция с порталом «Работа в России» (раздел «Настройка» – «Кадровый учет»).

На начальной странице, в Текущих кадровых делах, появится дополнительный раздел «Кадровый ЭДО», который содержит в себе ссылки на задачи пользователя.

Для оперативной выгрузки данных в печатных формах ряда документов появится дополнительная команда «Передать на «Работа в России».

Пример организации кадрового ЭДО в части отпусков:

  1. Сотрудник с помощью мобильного приложения «1С: Кабинет сотрудника» оформляет заявление на отпуск и отправляет его на согласование.
  2. Руководитель организации (подразделения) получает уведомление о необходимости согласовать отпуск сотрудника. Возможные действия руководителя: просто ознакомиться с заявлением, согласовать отпуск, отказать с указанием причины отказа. При согласовании руководитель должен подписать заявление ЭП – для этого достаточно ввести ее пароль.
  3. У пользователя «1С», например, кадровика, в программе выходит задача о необходимости создать отпуск конкретного сотрудника. Документ отпуска можно сформировать, нажав одну кнопку «Ввести отпуск». Программа автоматически заполнит все данные.
  4. В личном кабинете сотрудник увидит всю цепочку согласования его отпуска. 
  5. После оформления Приказа на отпуск кадровик выгружает данные в кабинет сотрудника, подписав его ЭП.
  6. Сотрудник в мобильном приложении получает уведомление о необходимости визировать документы. В личном кабинете он может просмотреть, скачать и подписать полученные документы, проверить подпись работодателя. 
  7. Кадровик в форме «Документы кадрового ЭДО» проверяет, подписал ли сотрудник документы.
Гость, внимание! Закрываем набор на курс по всем ФСБУ
Набираем последнюю группу на комплексный курс повышения квалификации по всем новым ФСБУ: «Аренда», «Запасы», «ОС», «Капвложения» и «Документооборот».

На курсе узнаете, как новые стандарты влияют на налоги, научитесь избегать ошибок, поймете, что придется изменить в учете и как его настроить по-новому.

Занятия с 1 по 30 июня. Места в группе пока есть. Программу курса посмотреть можно тут

 

Подборка полезных мероприятий

Разместить