В статье рассмотрим основные настройки системы в части регламентированного учета перед началом эксплуатации 1С:ERP 2.5, нюансы отражения документов в процессе эксплуатации и распространенные ошибки, связанные с формированием проводок в бухгалтерском учете.
Это важно для бухгалтеров, главных бухгалтеров и других пользователей, чья работа связана с отражением документов и формированием проводок в регламентированном учете.
Регламентированный учет в 1С:ERP — лишь один из блоков в системе управления предприятием, поэтому нецелесообразно рассматривать 1С:ERP только как систему для ведения регламентированного учета.
Рекомендуем смотреть результаты отражения документов сначала в оперативных отчетах, которые находятся в разделах 1С:ERP, а уже затем проверять движения по счетам в оборотно-сальдовых ведомостях. Это связано с тем, что учет строится в первую очередь на различных регистрах накопления, а затем уже производится отражение на счетах бухгалтерского учета.
Регламентированный учет можно включить/отключить функциональной опцией: раздел НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Регламентированный учет.
Если принято решение вести регламентированный учет в 1С:ERP, то перед формированием документов в системе нужно выполнить настройку регламентированного учета:
определить группы финансового учета номенклатуры и группы финансового учета расчетов;
выполнить настройку отражения документов в регламентированном учете.
Первоначальные настройки
Группы настроек финансового учета номенклатуры (ГФУ)
Справочник находится в разделе Регламентированный учет — Настройки и справочники — Группы настроек финансового учета номенклатуры. Представляет собой справочник, в котором хранятся правила отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций движения отдельных групп номенклатуры ТМЦ (Рисунок 1).
Рисунок 1
Как правило, создается столько значений в справочнике, сколько основных счетов учета для номенклатуры используются в организации. В чистой базе справочник не заполнен, поэтому его нужно наполнять самостоятельно.
ГФУ указывается в карточке номенклатуры в группе настроек финансового учета (Рисунок 2).
Рисунок 2
Также ГФУ можно заполнить в справочнике Вид номенклатуры в группе настроек Значения, используемые по умолчанию — в этом случае установленная ГФУ будет автоматически заполняться в каждую вновь созданную позицию номенклатуры этого вида (Рисунок 3).
Рисунок 3
Если на момент настройки счетов учета справочник Номенклатура уже загружен в систему и требуется указать ГФУ для всего справочника, удобнее всего использовать групповое изменение реквизита Группа настроек фин. учета с помощью встроенной обработки Групповое изменение реквизитов.
Управленческий учет: с нуля до настройки в 1С, Excel и Google-таблицах
Хотите стать самым ценным сотрудником для бизнеса? С курсом «Управленческий учет»каждый бухгалтер научиться понимать, откуда приходят и куда уходят деньги, и сможет предлагать руководителю правильные управленческие решения. После обучения вы получите удостоверение о повышении квалификации на 140 акад. часов. Сейчас научиться управленческому учету можно со скидкой 59%.
Для этого в списке номенклатуры сначала нужно выделить несколько элементов, а затем нажать на кнопку Изменить выделенные (рисунок 4).
Рисунок 4
Группы настроек финансового учета расчетов (ГФУ расчетов)
Справочник находится в разделе Регламентированный учет — Настройки и справочники — Группы настроек финансового учета расчетов. Представляет собой справочник, в котором хранятся правила отражения в бухгалтерском учете расчетов с контрагентами (Рисунок 5).
Рисунок 5
В чистой базе и этот справочник не заполнен, поэтому его также нужно наполнять самостоятельно. ГФУ расчетов может быть указана в карточке договора с контрагентом (рисунок 6).
Рисунок 6
Если договоры с контрагентами не используются или конкретный документ в рамках договора необходимо отразить на других счетах взаиморасчетов, то в документах оперативного учета можно выбрать соответствующую настройку в реквизите Группа фин. учета расчетов (рисунок 7).
Рисунок 7
Настройка счетов учета для отражения документов в регламентированном учете
Панель настроек можно открыть из рабочего места в разделе Регламентированный учет — Отражение документов в регл. учете по ссылке Настроить счета или Счета учета не требуют настройки, если все настройки уже были выполнены (рисунок 8).
Рисунок 8
В этой панели настроек можно посмотреть, какие настройки отражения в регламентированном учете уже имеются в системе, а какие нужно выполнить — в правой панели по разделам в скобках указано количество элементов, требующих настройки. В некоторых полях указано значение Не требуется — это означает, что в системе еще не было документа, который бы требовал этот вариант настройки, поэтому рекомендуется донастроить сразу все счета. Вернуться к настройке можно в любой момент.
Есть два режима настроек: Общие и Исключения. В режиме Общие счета настраиваются без детализации по организации и месту учета. В режиме Исключения счета настраиваются с детализацией по организации и месту учета, при формировании проводок имеют более высокий приоритет чем общие настройки.
В данном рабочем месте также необходимо заполнить счета учета, которые будут использоваться по умолчанию. Они будут использоваться в отражении документов в тех случаях, когда реквизит Группа настроек фин. учета номенклатуры или расчетов не заполнены в соответствующем справочнике или документе.
Донастройки или смена настроек
В реальной жизни практически не бывает такого, чтобы в процессе эксплуатации 1С:ERP не возникало потребности донастраивать правила формирования проводок, менять группы настроек финансового учета номенклатуры или расчетов в справочниках или документах.
Есть такая особенность: если счета в ГФУ номенклатуры или расчетов были изначально настроены неверно — то документы достаточно переотразить в учете, нет необходимости перепроводить документы. А если значения ГФУ номенклатуры или расчетов указаны или изменены в объектах системы после того, как были введены документы, то ждать корректных проводок даже после перепроведения документов чаще всего не стоит. Самый простой способ исправления ошибок в проводках после перенастройки счетов учета — старые введенные документы с неверными проводками удалить и создать новые. Однако, таких документов может быть очень много и такой способ будет трудоемким и потребует значительного времени. Что делать, если в проводках неверные счета учета?
В первую очередь, необходимо проверить Настройку отражения документов в регламентированном учете на предмет настроенных исключений. Пользователи забывают, что когда-то настраивали исключения, а иногда и случайно выполняют такие настройки. Если в каком-то из разделов в рабочем месте по настройке счетов указан неверный счет, его можно изменить по кнопке Ещё — Разрешить редактирование указанных счетов.
Если эти настройки выполнены корректно, то каждую ситуацию нужно рассматривать более подробно.
Счет учета номенклатуры в проводках зависит от Вида запасов, который зафиксирован в документе.
Сначала разберемся, в каких документах исправляем ошибки: в приходных или расходных?
Если необходимо исправить счет учета номенклатуры в документах по приходу МПЗ (поступление товаров и услуг, передача продукции из производства и т.д.) — достаточно распровести, а затем снова провести документ.
А вот с документами по расходу МПЗ (реализация товаров и услуг, внутреннее потребление товаров, передача материалов в кладовую/производство и т.д.) таких действий не всегда достаточно. Для поиска ошибки необходимо настроить типовой отчет Ведомость по товарам организаций, чтобы он показывал движения номенклатуры в разрезе видов запасов с регистраторами (рисунок 9).
Рисунок 9
Вид запасов состоит из таких реквизитов, как Тип запасов, Организация, Группа фин.учета, и его наименование складывается из этих реквизитов. Если в карточке номенклатуры Группа фин. учета не указана, то наименование складывается только из реквизитов Тип запасов и Организация.
Поэтому, если в карточке номенклатуры указать или изменить группу фин.учета, то вид запасов в своем наименовании в движении документа вид запасов, связанный с номенклатурой, тоже должен иметь указанную группу фин.учета.
Рассмотрим ситуацию: в номенклатуре LNK-364/SMD-8B не была указана ГФУ, по умолчанию в документах счет учета с пустой ГФУ для номенклатуры — 41.01, а верное значение — Материалы, счет 10.01. Указываем данное значение в карточке номенклатуры, формируем отчет (рисунок 10) — ничего не изменилось, проводки в документах после перепроведения не поменялись.
Рисунок 10
Начинать нужно с изменения движения в приходных документах, а затем в расходных.
Более того, в данном случае будет недостаточно отменять проведение в документах, а затем проводить заново. Дело в том, что старый вид запасов уже зафиксирован в документе и надо сначала его обновить. В приходных документах данный реквизит скрыт, вывести его можно через кнопку Ещё — Изменить форму, поставить флажок на реквизит элемента формы Вид запасов (рисунок 11), а затем очистить поле и провести документы, новый вид запасов сгенерируется для данной номенклатуры.
Рисунок 11
Второй вариант изменения вида запасов, более простой: в документе перевыбрать номенклатуру и перепровести документ.
После исправления видов запасов в приходных документах можно менять их в расходных. Для этого достаточно распровести документ, а затем провести его обратно. Если этот способ не помог, в расходном документе по кнопке Ещё можно открыть Виды запасов и в случае необходимости скорректировать их.
После проведенных изменений снова формируем отчет Ведомость по товарам организаций (рисунок 12).
Рисунок 12
Вид запасов скорректирован, теперь можно проверять отражение на счетах регламентированного учета в ОСВ по счету 10.01 (рисунок 13).
Рисунок 13
Счета учета расчетов с контрагентами также зависят от данных оперативного учета.
Если формируется неверный счет учета в документе — стоит смотреть настройку группы фин. учета не только в этом документе, но и в связанных с ним распоряжениях. Например, если вместе с реализацией товаров и услуг оформлен заказ клиенту — нужно проверить, какая ГФУ расчетов указана на вкладке Дополнительно заказа клиента (рисунок 14). Исправлять ГФУ расчетов в документе Реализация товаров и услуг в таком случае бессмысленно, исправлять ее нужно в Заказе клиента.
Рисунок 14
Установленная ГФУ расчетов в договоре с контрагентом влияет только на автоматическое заполнение группы настроек фин.учета в документах по этому договору.
Почему в проводках не зачитывается аванс с контрагентом?
Нет смысла проверять взаиморасчеты и искать ошибку в ОСВ по счету.
Одна из распространенных ошибок, из-за которых не зачитываются авансы — смена настройки порядка расчетов в договоре. Так, если изначально порядок расчетов был «по заказам» и по данному документу уже были сформированы в системе документы, а затем порядок расчетов был изменен на другую детализацию расчетов, необходимо привести все документы к одной настройке (рисунок 15).
Рисунок 15
Для поиска проблем, связанных с зачетом аванса, можно воспользоваться типовыми отчетами Расчеты с клиентами или Расчеты с поставщиками, добавив в структуру отчета Объект расчетов. Наличие в отчете различных видов детализаций в рамках одного договора говорит о том, что в договоре была изменена настройка порядка расчетов (рисунок 16).
Рисунок 16
Для исправления ситуации необходимо во всех документах со старой настройкой перевыбрать договор, чтобы в документе применился новый порядок расчетов (рисунок 17).
Рисунок 17
Если документов по договору со старой настройкой в базе много — то порядок расчетов в них можно изменить с помощью обработки Групповое изменение реквизитов (обязательно перед таким изменением необходимо сделать резервную копию информационной базы!).
Если при формировании документа Взаимозачет задолженности не зачитывается аванс, но при этом в отчетах Расчеты с клиентами или Расчеты с поставщиками никаких ошибок в объектах расчетов не обнаружено, то необходимо выполнить регламентную операцию из закрытия месяца — Актуализация движений документов по данным взаиморасчетов (рисунок 18). После него будет сформирована дополнительная проводка по зачету авансов с контрагентом.
Рисунок 18
В заключение отмечу, что главное правило в регламентированном учете в 1С:ERP — не использовать счета учета номенклатуры и счета взаиморасчетов с контрагентами в документе Операция (регл. учет), даже при выполнении исправлений. При попытке использовать такие счета в документе система выдаст предупреждение в виде пиктограммы о том, что в документе выбраны счета, операции по которым следует отражать документами оперативного учета (рисунок 19).
Рисунок 19
Также рекомендую стараться не использовать корректировку проводок в документе, так как после каждого перепроведения документа откорректированные проводки нужно будет дополнительно перепроверять и подтверждать их актуальность.
Итак, простые правила, которые позволят держать под контролем формирование проводок в 1С:ERP:
корректно определить перечень вариаций отражения на счетах бухгалтерского учета операций движения ТМЦ и создать ГФУ на каждую из них;
периодически контролировать полноту и правильность заполнения ГФУ при создании новых позиций номенклатуры;
корректно определить перечень вариаций отражения на счетах бухгалтерского учета взаиморасчетов с поставщиками, клиентами, прочими контрагентами и создать ГФУ расчетов на каждую из них;
следить за привязкой ГФУ расчетов в Заказах клиентов, Заказам поставщикам, договорах и прочих документах, в которых есть движения взаиморасчетов с контрагентами.
Начать дискуссию