Уничтожение документов

Какие документы и как уничтожать в 2022 году

В процессе работы компании образуется множество различных бумаг. Одни из них подлежат постоянному хранению, другие необходимо уничтожить по истечении определенного периода времени. В каком порядке происходит утилизация, как ее правильно оформить, расскажем далее в нашей статье.
Какие документы и как уничтожать в 2022 году

В процессе работы компании образуется множество различных бумаг. Одни из них подлежат постоянному хранению, другие необходимо уничтожить по истечении определенного периода времени. В каком порядке происходит утилизация, как ее правильно оформить, расскажем далее в нашей статье.

Способы уничтожения документов с истекшими сроками хранения

Нормативными актами не установлены конкретные способы уничтожения бумаг с истекшими сроками хранения, поэтому каждая компания может выбрать свой метод избавления от макулатуры.

Бумажную документацию обычно уничтожают путем:

  • сжигания. Этот способ надежен, так как информация уничтожается полностью. Однако для его реализации необходимо иметь производственную печь;
  • измельчения, например, с помощью шредера;
  • химического воздействия, где под влиянием химсредств бумага размягчается и становится просто массой.

Электронные документы можно уничтожить:

  • физически, например, сломать диск или накопитель, на котором сохранены данные;
  • используя программно-технический способ, при котором данные стирают или поверх них записывают новую информацию.

Компания не обязана утилизировать документы самостоятельно. При большом объеме она может воспользоваться услугами специальной компании, занимающейся уничтожением документации.

Должна отсутствовать возможность восстановить информацию, поэтому нельзя:

  • выбрасывать ненужные бумаги на ближайшую свалку;
  • расшивать тома и использовать бумагу в качестве черновиков;
  • отдавать документацию школьникам как макулатуру и так далее.

Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Порядок уничтожения документации с истекшим сроком хранения для государственных органов и муниципалитетов установлен правилами, утвержденными Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее – правила). Частные фирмы могут разработать и утвердить собственный порядок, при разработке которого рекомендуем опираться на указанные правила. Разберем пошагово порядок утилизации бухгалтерской, кадровой и другой документации.

Шаг 1. Создание экспертной комиссии

Персональный состав комиссии утверждает генеральный директор фирмы своим приказом (постановлением, распоряжением). Ее основная задача – отбор документов для последующей утилизации. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных оценить практическое значение документации.

Например, для экспертизы ценности бухгалтерских бумаг в комиссию включают бухгалтера, для экспертизы ценности кадровых документов – менеджера по персоналу, для экспертизы ценности юридической документации – юриста и так далее.

Если в компании есть филиалы и представительства, то дополнительно можно создать центральную экспертную комиссию, которая будет координировать работу экспертных комиссий (пп. 4.7, 4.9 правил).

На комиссию обычно возлагают такие обязанности, как:

  • отбор к уничтожению бумаг, не подлежащих дальнейшему хранению, с составлением соответствующих актов;
  • участие в процедуре утилизации документации с составлением соответствующего акта;
  • подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не установленных законодательно;
  • участие в разработке документооборота организации;
  • организация обеспечения сохранности документации.

Задачи и функции экспертной комиссии можно зафиксировать в специальном положении, которое утверждает руководство фирмы.

Прямо сейчас на «Клерке» набираем группу на курс повышения квалификации по теме «ФСБУ 5/2019: «Запасы»!

После курса вы:

  • научитесь понимать и применять на практике требования нового стандарта;
  • будете знать, что делать при поступлении заказов, обесценивании материалов и отпуске в производство;
  • сможете выбрать нужный именно вашей компании способ применения новых стандартов;
  • будете делать только нужные проводки.

Программу курса посмотреть можно здесь.

Шаг 2. Проведение экспертизы

В ходе инспекции комиссия изучает документы и определяет их сроки хранения. По ее результатам (п. 4.11 правил):

  • составляет описи бумаг, отобранных для постоянного хранения;
  • выбирает документы, чей срок хранения истек.

Экспертная комиссия при оценке документов может продлить срок, в течение которого компания будет хранить их по своему усмотрению, если сочтет, что документ представляет собой какую-либо научно-историческую ценность или до сих пор имеет практическое значение. Например, намечается судебное разбирательство и документация может там пригодиться.

Продлевать сроки относительно установленных государством можно, запрещено их сокращать. За нарушение этого правила установлена административная ответственность. На граждан может быть наложен штраф от 1 до 3 тыс. рублей, должностных лиц – от 3 до 5 тыс. рублей, на юрлица — от 5 до 10 тыс. рублей (ст. 13.20 КоАП).

Также в ходе экспертизы комиссия может выявить наличие одновременно оригиналов и копий документов. Тогда она может решить, что храниться далее будут только оригиналы, а копии подлежат утилизации. Кроме того, в ее обязанности входит определение возможности восстановления текста поврежденных бумаг. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, то поврежденный документ не уничтожают, а в последующем реставрируют или фотокопируют.

Результаты экспертизы отражают в протоколе заседания комиссии, форма которого законом не регламентирована, то есть каждая компания включает в него те сведения, которые считает необходимыми.

Шаг 3. Составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Далее отобранные к утилизации бумаги необходимо описать. Для этого предназначен акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (п. 4.11 правил). Нет необходимости описывать каждое дело – достаточно указать их общее количество. Можно использовать форму, приведенную в правилах (приложение № 21) или самостоятельно разработанный бланк.

Перечень документации, внесенной в акт, следует согласовать на заседании экспертной комиссии. После этого акт должен утвердить руководитель компании.

Шаг 4. Уничтожение документации

Как указывалось выше, бумаги можно уничтожить самостоятельно, например, силами экспертной комиссии или можно привлечь специализированную организацию. Передачу оформляют приемо-сдаточной накладной, в которой указывают:

  • дату передачи;
  • количество дел;
  • вес макулатуры.

Рекомендуем проводить непосредственное уничтожение бумаг под контролем экспертной комиссии или назначенного для этого сотрудника фирмы. Такой надзор обеспечит конфиденциальность сведений, содержащихся в уничтожаемых документах.

Для фиксации факта уничтожения макулатуры следует составить акт. Утвержденной формы такого акта нет, поэтому используют произвольную форму. О том, как правильно его составить, расскажем в конце нашей статьи.

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения

На уничтожение выделяют бухгалтерские документы, хранить которые более нет необходимости. При этом действует следующее правило: срок хранения начинает течь с 1 января года, следующего за тем, когда документ был завершен делопроизводством.

Уничтожить документацию можно после 1 января года, следующего за тем годом, когда закончился временной интервал, в течение которого фирма была обязана ее хранить.

Такие сроки установлены в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденном Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее – перечень).

Кроме того, необходимо учитывать следующее.

  • Уничтожение бухгалтерских документов (первички, регистров бухучета, финансовой отчетности, аудиторских заключений) производят после истечения сроков, установленных в разделе 4.1 перечня, но не ранее чем через пять лет после окончания отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402).
  • До истечения 5 лет не следует утилизировать данные бухгалтерского, налогового учета и другой документации, необходимой для исчисления и уплаты налогов, в том числе бумаг, подтверждающих получение доходов или осуществление расходов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
  • Документы, подтверждающие объем убытка, нельзя уничтожать в течение всего срока, в течение которого компания уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283 НК РФ).

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов, за которое установлена ответственность ст. 120 НК РФ. Если нарушение совершено в течение одного налогового периода, штраф составит 10 тыс. рублей, в течение более одного налогового периода – 30 тыс. рублей.

Уничтожение бухгалтерской документации производят по общим правилам, которые мы разобрали выше.

Инструкция по уничтожению кадровых документов с истекшим сроком хранения

Особенность утилизации кадровых документов состоит в том, что большинство из них фирмы должны сохранять в течение длительного времени. Например, сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника должны храниться 50 лет (75 лет, если были закончены делопроизводством до 01.01.2003), начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (п. 450 перечня, пп. 4.1, 4.3, 4.8 инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237). Это дает возможность бывшим работникам получить интересующие их сведения, например, при назначении пенсии.

По истечении указанных сроков документации подлежат уничтожению. Таким образом, в будущем, 2022 году, подпадут под уничтожение документы отдела кадров и документы по личному составу:

  • за 1946 год – если их нужно было сохранять в течение 75 лет (приказы о приеме, переводе, увольнении, трудовые договоры, личные карточки и так далее);
  • за 1976 год – если их нужно было хранить в течение 45 лет (документы о несчастных случаях на производстве, журналы инструктажа по охране труда);
  • за 2011 год – если их нужно было сохранять в течение 10 лет (протоколы заседаний аттестационных комиссий);
  • за 2016 год – если их нужно было хранить в течение пяти лет (документация о квотировании рабочих мест, переписка о потребности в привлечении иностранной рабочей силы, предложения о мерах по улучшению охраны труда);
  • за 2018 год – если их нужно было сохранять в течение трех лет (приказы о дисциплинарных взысканиях, графики отпусков, списки сотрудников, прошедших повышение квалификации и профпереподготовку);
  • за 2020 год – если их нужно было хранить в течение 1 года (заявки о привлечении иностранных работников, списки на выдачу средств индивидуальной защиты).

Утилизацию такой документации проводят по общим правилам.

Уничтожение электронных документов с истекшим сроком хранения

Нормативными актами не установлена специальная процедура уничтожения электронных документов. Поэтому компании должны придерживаться обычного порядка проведения утилизации. Экспертная комиссия также проводит экспертизу и оформляет акт о выделении к уничтожению электронной документации, чей срок хранения истек. В акте на уничтожение следует отразить, кто, когда и каким методом провел утилизацию.

Во многих случаях невозможно уничтожить все экземпляры электронных документов, и в этом случае компания должна сделать то, что в ее силах – утилизировать те экземпляры, которые находятся под ее полным контролем, включая страховые, резервные, рабочие и другие копии.

Методов, обеспечивающих невозможность доступа, стирание либо физическое уничтожение информации известно довольно много. Надежнее всего уничтожать электронные документы вместе с носителями информации, особенно если речь идет о конфиденциальных или секретных сведениях. Примером можно считать измельчение носителей информации в мощных промышленных шредерах.

Правила составления актов уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Акт об уничтожении документации, чей срок хранения истек, как правило, составляют на фирменном бланке компании. В нем необходимо:

  • проставить порядковый номер и дату оформления;
  • привести перечень уничтоженных бумаг или реквизиты акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
  • указать способ утилизации (например, сжигание или измельчение в шредере, стирание информации в случае электронных документов).

Если макулатура была уничтожена сторонней фирмой, то в акт следует включить реквизиты первичного документа, оформленного по факту оказания такой услуги.

После утилизации акт подписывают члены комиссии и утверждает руководитель организации.

Комментарии

1
  • DVA

    С методами уничтожения не перемудрили? Это же не гос. тайна. И даже не коммерческая (по умолчанию). Ну пусть документы, содержащие персональные данные, не стоит разбрасывать.

    А кто мешает сдать в макулатуру счета-фактуры, например, если особый режим обращения с информацией в них не установлен ни ЛНА, ни договорами?

КоАП РФ

За невступление в прямое владение акциями теперь штрафуют

В КоАП внесены изменения, касающиеся административной ответственности за неисполнение обязанностей по вступлению в прямое владение акциями.

Курсы повышения
квалификации

19
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Ведение бизнеса

О компании «RG-SOFT»

Официальный партнер фирмы 1С с 2003 года. Входим в ТОП-20 ведущих компаний по автоматизации бизнеса, внедрению и сопровождению программного обеспечения 1С в Москве и Московской области.

О компании «RG-SOFT»
Бесплатно с Право

Срок исковой давности по договору подряда или оказания услуг: как правильно считать. Мини-курс

Разберем в мини-курсе, как правильно считать срок исковой давности по договору подряда или оказания услуг и выясним, что на него влияет.

Срок исковой давности по договору подряда или оказания услуг: как правильно считать. Мини-курс
Лучшие спикеры, новый каждый день

Кабмин передает государственное имущество резидентам ТОР

Предприниматели, которые выполнят инвестиционные обязательства, получат право выкупить госимущество без проведения торгов.

Лимиты по основным средствам на УСН хотят увеличить до 450 млн рублей

Чтобы у бизнеса был стимул вкладывать деньги в основные средства, Совет Федерации предлагает поднять порог для применения УСН еще выше.

ПСН

Даже если патент получен в середине года, лимит для ПСН считают с начала года

Применять ПСН можно, пока доход не достигнет 60 млн рублей. При этом ИП на УСН+ПСН учитывают доход от обоих режимов налогообложения.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

👔 С физлиц будут взыскивать налоговые долги через приставов, минуя суд. Мнение налогового юриста

Введут внесудебное взыскание налоговых долгов с физических лиц.

НДФЛ

Плата за незаконное увольнение облагается НДФЛ. Но платить его придется самостоятельно

Если сотрудника незаконно уволили, по решению суда ему может быть выплачена компенсация за вынужденный прогул. Она облагается НДФЛ.

Бесплатно с Индивидуальный предприниматель

Налоговые льготы для индивидуальных предпринимателей в 2024 году: федеральные, региональные и отраслевые послабления. Мини-курс с видео, конспектом и тестами

Государство продолжает политику поддержки малого и среднего бизнеса, предлагая различные льготы и послабления. Разберем федеральные, региональные и отраслевые налоговые льготы, доступные ИП в 2024 году, а также возможности получения грантов, субсидий и льготных кредитов.

Налоговые льготы для индивидуальных предпринимателей в 2024 году: федеральные, региональные и отраслевые послабления. Мини-курс с видео, конспектом и тестами
НДС

Для УСН снова все поменяется. Кто на УСН будет платить НДС с 2025 года

Разобрались, кого из упрощенцев обяжут платить НДС с 2025 года, какие будут ставки и кто получит освобождение.

Для УСН снова все поменяется. Кто на УСН будет платить НДС с 2025 года

Как оформить уведомление о переуступке права требования: образец

Когда право истребования долга переходит от одного кредитора к другому, нужно своевременно предупредить об этом должника. Рассказываем, как оформить уведомление о переуступке права требования.

Как оформить уведомление о переуступке права требования: образец
ФСБУ НМА

Права по лицензионному договору могут быть НМА или услугой

В Фонде «НРБУ БМЦ» разработали единообразный подход к разграничению ситуаций, когда права лицензиата по лицензионным договорам признаются нематериальными активами или учитываются как предоставление услуг.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Как определить стоимость основого средства, если его приобрели не за деньги

Если в договоре купли-продажи нет денежных единиц, то это не означает, что основное средство не имеет цены или бесценно. Стоимость все равно придется определить и платить с нее налог на имущество.

Как определить стоимость основого средства, если его приобрели не за деньги
Банкротство

Можно ли исключить риск оспаривания сделки в банкротстве?

❗️Ответ на этот вопрос — никак! Хотите обезопасить сделку на сто процентов, тогда откажитесь от ее оформления, нет сделки — нет риска оспаривания.

УК РФ

👓 Статью 238 УК предложили отнести к предпринимательской: отвечать должен не только гендир

Член генсовета «Деловой России» Екатерина Авдеева предложила сделать ст. 238 Уголовного кодекса предпринимательской.

Бизнес-карты: топ 7 вопросов, которые возникают у бизнеса

Бизнес-карта — удобный инструмент для ведения бизнеса. У компаний часто возникают вопросы: нужна ли доверенность для использования карты, сколько работников вправе пользоваться одной картой, можно ли снимать с бизнес-карты иностранную валюту? Ответим на самые распространенные вопросы о бизнес-картах.

Бизнес-карты: топ 7 вопросов, которые возникают у бизнеса
Пенсии

Почти 8 млн работающим пенсионерам проиндексируют пенсии

Законопроект об индексации пенсионных выплат с 2025 года рассмотрят в первом чтении. Изменения затронут 7,87 млн человек.

Бессрочный трудовой договор нельзя переделать в срочный

Даже если обе стороны согласны трансформировать бессрочный трудовой договор в срочный, такая трансформация будет незаконной.

Вакансии

Новые вакансии для бухгалтеров и финансистов Добавить вакансию
НДФЛ

За прощенный работодателем заем надо заплатить НДФЛ

Если сотрудник занял деньги у работодателя, а потом уволился и этот долг простили, то возникает доход для целей НДФЛ.

Интересные материалы

Самозанятые

Почему бизнес предпочитает работать с самозанятыми через платформы

Компании часто обращаются к плательщикам НПД за услугами — это гибкое, выгодное и эффективное решение. Но работать напрямую с физлицами со специальным налоговым статусом иногда может быть довольно рискованно: статус каждого исполнителя надо проверить, подписать договор, перечислить гонорар и получить закрывающие документы. Поэтому бизнес все чаще стал сотрудничать с самозанятыми через специальные платформы.

Почему бизнес предпочитает работать с самозанятыми через платформы