Хранение документов

Электронные документы. Когда их надо распечатывать и хранить на бумаге

Периодичность вывода на печать документов синтетического учета, хранение которых осуществляется кредитной организацией в электронном виде.
1,1 тыс. 329
Электронные документы. Когда их надо распечатывать и хранить на бумаге

Вопросы

1. ЕслибБанк организует хранение документов в электронном виде в соответствии с требованиями указания Банка России от 25.11.2009 № 2346-У, должны ли выводиться на печать и храниться на бумажном носителе какие-либо из перечисленных документов синтетического учета, с какой периодичностью:

  • Оборотная ведомость по счетам кредитной организации: ежедневная, за месяц, за квартал, за год.
  • Ежедневный баланс.
  • Отчет о финансовых результатах.
  • Ведомость оборотов по отражению событий после отчетной даты.
  • Сводная ведомость оборотов по отражению событий после отчетной даты.

2. Можем ли мы в учетной политике указать, что все перечисленные документы хранятся в электронном виде и выводятся на печать по мере необходимости?

Требуется помощь? Задайте безлимитное количество вопросов на консультации!

Наши эксперты оперативно найдут верный ответ и помогут. 

Все подробности здесь

Мнение консультантов

В случае, когда учетной политикой или стандартами экономического субъекта банка предусмотрено хранение указанных в тексте вопроса документов в электронном виде в соответствии с указанием № 2346-У, периодичность вывода на печать данных документов определяется банком самостоятельно в составе учетной политики.

Банк вправе установить в учетной политикой, что все перечисленные в тексте вопроса документы хранятся в электронном виде и выводятся на печать по мере необходимости.

Обоснование мнения консультантов

Согласно пункту 4.1 части III Положения № 579-П кредитные организации обязаны обеспечить сохранность кассовых документов, бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Кредитные организации обязаны хранить кассовые документы, бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета, типовые формы аналитического и синтетического учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение нормативных сроков хранения, но не менее пяти лет. Ответственность за организацию хранения несет руководитель кредитной организации.

  • Руководитель кредитной организации должен обеспечить безопасные условия хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности и их защиту от изменений.
  • Руководитель по согласованию с главным бухгалтером должен закрепить за работниками бухгалтерской службы места для хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности на бумажном носителе в шкафах и других хранилищах, установить порядок эвакуации документов в случае необходимости при возникновении чрезвычайной ситуации.

Сформированные в установленном порядке бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и типовые формы аналитического и синтетического учета за операционный день помещаются на хранение в следующем порядке (пункт 4.2 части III Положения № 579-П):

  • хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и типовых форм аналитического и синтетического учета на бумажном носителе осуществляется в специально оборудованных помещениях (архивах);
  • хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, сформированных в электронном виде, осуществляется в порядке, установленном нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета.

В соответствии с пунктом 1.1 Указания № 2346-У кредитная организация вправе хранить указанные в приложении 1 к настоящему Указанию документы в электронном виде (далее по тексту — ДЭВ). Хранение указанных документов в электронном виде осуществляется в соответствии с требованиями настоящего Указания.

Так, согласно пункту 1.2 Указания № 2346-У с момента формирования ДЭВ должны обеспечиваться его неизменность и возможность предоставления на бумажном носителе по форме и содержанию, действовавшим на момент составления ДЭВ. Для ДЭВ должна обеспечиваться идентификация его составителя.

В свою очередь в числе установленных приложением 1 к Указанию № 2346-У документов поименованы:

  1. отчет о финансовых результатах;
  2. оборотная ведомость;
  3. баланс;
  4. группировка счетов бухгалтерского учета для составления ведомости оборотов по отражению событий после отчетной даты;
  5. группировка счетов бухгалтерского учета для составления сводной ведомости оборотов по отражению событий после отчетной даты.

В Письме от 04.10.2018 № 41-3-3-2/821 представителями Департамента бухгалтерского учета Банка России высказано мнение о том, что поскольку перечень документов в приложении 1 к Указанию № 2346-У, хранение которых может осуществляться в электронном виде, содержит наименование документа «Оборотная ведомость», возможно электронное подписание и хранение отчетности по форме 0409101 «Оборотная ведомость по счетам бухгалтерского учета кредитной организации», формируемой на ежедневной основе и представляемой кредитными организациями по запросу уполномоченных представителей в соответствии с Указанием № 2181-У.

Наряду с этим подпунктом 3.2.6 пункта 3.2 Указания № 3054-У определено, что ведомость оборотов по отражению событий после отчетной даты помещается в отдельный сшив «Годовая отчетность за ____ год» либо хранится в электронном виде в соответствии с приложением 1 к Указанию № 2346-У.

В соответствии с пунктом 3 части I Положения № 579-П кредитная организация разрабатывает и утверждает учетную политику в соответствии с настоящим Положением и иными нормативными актами Банка России. При этом подлежат обязательному утверждению руководителем кредитной организации, в частности:

  • порядок и периодичность распечатывания на бумажных носителях документов аналитического и синтетического учета. Распечатывание на бумажных носителях документов аналитического учета (в том числе лицевых счетов) осуществляется в соответствии с пунктом 2.1 части III Положения № 579-П;
  • другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Согласно пункту 2.2 части III Положения № 579-П:

  • ежедневная оборотная ведомость (ежедневная оборотная ведомость составляется по балансовым и внебалансовым счетам по типовой форме, приведенной в приложении 5 к настоящему Положению);
  • ежедневный баланс (типовая форма баланса, а также порядок его составления изложены в приложении 6 к настоящему приложению);
  • отчет о финансовых результатах по типовой форме приложения к Положению № 446-П;
  • ведомость оборотов по отражению событий после отчетной даты по типовой форме приложения 10 к настоящему Положению;
  • сводная ведомость оборотов по отражению событий после отчетной даты по типовой форме приложения к настоящему Положению,

являются формами синтетического учета.

При этом ни пункт 2.2 части III Положения № 579-П, ни Положение № 579-П в целом не содержит норм, регламентирующих порядок распечатывания на бумажном носителе документов (форм) синтетического учета, и такой порядок в силу пункта 1.3 части I Положения № 579-П должен быть определен кредитной организацией самостоятельно в составе учетной политики.

В Письме от 10.02.2016 № 18-1-1-10/223 (по вопросу 2) Банк России, подтвердив право банка, выполняя требования Положения № 397-П, хранить указанные в приложении 1 к указанию № 2346-У документы только в электронном виде, при условии, что они изначально составлены и (или) поступили в электронном виде, указал, что «Такие документы могут распечатываться кредитной организацией только при необходимости».

Начать дискуссию

Кто такой самозанятый и как с ним работать безопасно для бизнеса

По пунктам разбираемся, кто может применять НПД, какие риски сотрудничества с самозанятым можно выделить и как наладить безопасное сотрудничество.

Кто такой самозанятый и как с ним работать безопасно для бизнеса

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Навязчивых коллекторов начнут штрафовать до 2 млн рублей

Коллекторы, сотрудники банков и МФО по взысканию просроченной задолженности теперь будут нести административную ответственность за беспокойство должников в неположенное время, за навязчивые звонки и сообщения.

Как компаниям с упрощенным учетом применять ФСБУ «Нематериальные активы»

Организациям, которые используют упрощенный учет, легче применять новый ФСБУ 14/2022 НМА, так как для них действует целый ряд послаблений. Расскажем, о каких преимуществах речь и кто имеет право ими воспользоваться.

Как компаниям с упрощенным учетом применять ФСБУ «Нематериальные активы»
Лучшие спикеры, новый каждый день

Болейте на здоровье: как рассчитать и оплатить больничный в 2024 году

При расчёте больничного в 2024 году учитывайте новый МРОТ — он влияет на величину среднего дневного заработка. Подробно и на примерах рассказали о том, что еще нужно знать работодателю о пособиях по временной нетрудоспособности.

Болейте на здоровье: как рассчитать и оплатить больничный в 2024 году

Как отдыхаем в марте 2024: будут длинные выходные

Эту неделю придется доработать полностью, а следующая рабочая неделя будет короче.

🎓Вебинар: Как разработать финансовую модель для бизнеса. 15 марта в 11:00 мск!

Освойте навыки финансового моделирования, сделайте финмодель бизнеса и повысьте свою ценность как специалиста.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
УСН

Бухгалтеры по-разному учитывают материалы в расходах по УСН: опрос

При УСН «доходы минус расходы» для включения в расходы стоимости материалов (не путайте с товарами) необходимо выполнение двух условий: поступление материалов и оплата за них.

НДФЛ

НДФЛ предложили повысить до 25%. Бухгалтеры говорят, что налог надо отменять для бедных

Очередной законопроект с прогрессивной шкалой НДФЛ собираются внести в Госдуму депутаты от «Справедливой России». А вот бухгалтеры считают, что если зарплата не дотягивает до прожиточного минимума, то налога не должно быть вообще.

1,5 тыс.

Налог на проценты с вкладов можно использовать для получения вычетов

Резиденты РФ могут получить социальный, инвестиционный или имущественный вычет, если они заплатили налог по доходам от вкладов.

Годовая (финансовая) отчетность банка. Как отражать в бухучете результаты налоговой проверки

В течение отчетного 2023 года в Банке проводилась выездная налоговая проверка за 2019 — 2021 годы, начатая 30.12.2022 года и оконченная 29.12.2023 года, что подтверждается справкой о проведенной выездной налоговой проверке.

Иллюстрация: Вера Ревина /«Клерк»

Главбух — гонец с плохими новостями. История бухгалтера, решившего уйти из профессии

Мы нашли нашего пользователя-главбуха, которая продавала подписку Клерк.Премиум+Консультации. Выяснилось, что она решила оставить профессию бухгалтера и перешла в другую сферу. Мы выяснили, почему специалисты уходят из бухгалтерии. Читайте, ставьте лайки и делитесь своим мнением.

Главбух — гонец с плохими новостями. История бухгалтера, решившего уйти из профессии
570

На какой КБК нужно перечислять НДС в феврале 2024 года?

Добрый день. Мое сообщение для обсуждения )) Как вы думаете, на какой КБК нужно оплачивать НДС в феврале 2024г.? Дайте, пожалуйста, реквизиты нормативного документа, если у вас есть

62
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Валюта

Незаконные перевозки валюты сократились в 2,5 раза

Таможенники в 2023 году возбудили 82 уголовных дела, связанных с незаконной перевозкой наличной валюты.

Третье Правило Волшебника. Хроники перехода с 7-ки на 8-ку

«Страсть правит разумом». Как я писала в статье «Второе Правило Волшебника», ИТ-Ангелы берут на себя  роль Искателей Истины в заколдованной фирме, в самом сакральном месте — кассе.

Топ-5 проблем с налогами, которые возникают у бизнеса. На что обратить внимание бухгалтеру

Одна из ключевых сложностей в бизнесе — это налоги. Самостоятельно разобраться в тонкостях налогообложения собственнику бывает сложно. Поэтому возникают проблемы с неправильным пониманием обязательств, ошибки в декларациях и задержки с уплатой. Халатное отношение к этой сфере ведёт к потере бизнеса.

Топ-5 проблем с налогами, которые возникают у бизнеса. На что обратить внимание бухгалтеру
НДФЛ

В каждом регионе может быть свой минимальный срок владения недвижимостью для продажи ее без НДФЛ

Если продать недвижимость до истечения минимального срока владения, то будет доход, облагаемый НДФЛ.

Продавцы из стран ЕАЭС будут платить НДС за онлайн-покупки россиян

Если онлайн-магазин из страны ЕАЭС продает товары российским физлицам (не ИП), то местом реализации будет считаться Россия и такая торговая площадка будет платить НДС в России.

Как избежать налоговых рисков и правильно подготовиться к сдаче отчетности 2024. Советы эксперта

Залогом благополучного и устойчивого развития бизнеса, наряду с другими составляющими, считается постоянная профилактика налоговых рисков. Эффективным инструментом такой профилактики выступает инициативный аудит.

Как избежать налоговых рисков и правильно подготовиться к сдаче отчетности 2024. Советы эксперта

Налог на прибыль в ОАЭ и с чем его едят. А может ли быть налоговая ставка 0%?

С 1 июня 2023 года компании в ОАЭ должны платить корпоративный налог на прибыль. Однако его ставка будет одной из самых либеральных в мире — 9%. А может ли быть налоговая ставка 0%? Узнаете из статьи.

УСН

Проценты по векселю – это личные, а не предпринимательские доходы ИП на УСН

Доход в виде процента (дисконта) по векселю, выданному банком предпринимателю на УСН, не облагается налогом по УСН.