Электронные документы. Когда их надо распечатывать и хранить на бумаге

Периодичность вывода на печать документов синтетического учета, хранение которых осуществляется кредитной организацией в электронном виде.

Вопросы

1. ЕслибБанк организует хранение документов в электронном виде в соответствии с требованиями указания Банка России от 25.11.2009 № 2346-У, должны ли выводиться на печать и храниться на бумажном носителе какие-либо из перечисленных документов синтетического учета, с какой периодичностью:

  • Оборотная ведомость по счетам кредитной организации: ежедневная, за месяц, за квартал, за год.
  • Ежедневный баланс.
  • Отчет о финансовых результатах.
  • Ведомость оборотов по отражению событий после отчетной даты.
  • Сводная ведомость оборотов по отражению событий после отчетной даты.

2. Можем ли мы в учетной политике указать, что все перечисленные документы хранятся в электронном виде и выводятся на печать по мере необходимости?

Требуется помощь? Задайте безлимитное количество вопросов на консультации!

Наши эксперты оперативно найдут верный ответ и помогут. 

Все подробности здесь

Мнение консультантов

В случае, когда учетной политикой или стандартами экономического субъекта банка предусмотрено хранение указанных в тексте вопроса документов в электронном виде в соответствии с указанием № 2346-У, периодичность вывода на печать данных документов определяется банком самостоятельно в составе учетной политики.

Банк вправе установить в учетной политикой, что все перечисленные в тексте вопроса документы хранятся в электронном виде и выводятся на печать по мере необходимости.

Обоснование мнения консультантов

Согласно пункту 4.1 части III Положения № 579-П кредитные организации обязаны обеспечить сохранность кассовых документов, бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Кредитные организации обязаны хранить кассовые документы, бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета, типовые формы аналитического и синтетического учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение нормативных сроков хранения, но не менее пяти лет. Ответственность за организацию хранения несет руководитель кредитной организации.

  • Руководитель кредитной организации должен обеспечить безопасные условия хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности и их защиту от изменений.
  • Руководитель по согласованию с главным бухгалтером должен закрепить за работниками бухгалтерской службы места для хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности на бумажном носителе в шкафах и других хранилищах, установить порядок эвакуации документов в случае необходимости при возникновении чрезвычайной ситуации.

Сформированные в установленном порядке бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и типовые формы аналитического и синтетического учета за операционный день помещаются на хранение в следующем порядке (пункт 4.2 части III Положения № 579-П):

  • хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и типовых форм аналитического и синтетического учета на бумажном носителе осуществляется в специально оборудованных помещениях (архивах);
  • хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, сформированных в электронном виде, осуществляется в порядке, установленном нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета.

В соответствии с пунктом 1.1 Указания № 2346-У кредитная организация вправе хранить указанные в приложении 1 к настоящему Указанию документы в электронном виде (далее по тексту — ДЭВ). Хранение указанных документов в электронном виде осуществляется в соответствии с требованиями настоящего Указания.

Так, согласно пункту 1.2 Указания № 2346-У с момента формирования ДЭВ должны обеспечиваться его неизменность и возможность предоставления на бумажном носителе по форме и содержанию, действовавшим на момент составления ДЭВ. Для ДЭВ должна обеспечиваться идентификация его составителя.

В свою очередь в числе установленных приложением 1 к Указанию № 2346-У документов поименованы:

  1. отчет о финансовых результатах;
  2. оборотная ведомость;
  3. баланс;
  4. группировка счетов бухгалтерского учета для составления ведомости оборотов по отражению событий после отчетной даты;
  5. группировка счетов бухгалтерского учета для составления сводной ведомости оборотов по отражению событий после отчетной даты.

В Письме от 04.10.2018 № 41-3-3-2/821 представителями Департамента бухгалтерского учета Банка России высказано мнение о том, что поскольку перечень документов в приложении 1 к Указанию № 2346-У, хранение которых может осуществляться в электронном виде, содержит наименование документа «Оборотная ведомость», возможно электронное подписание и хранение отчетности по форме 0409101 «Оборотная ведомость по счетам бухгалтерского учета кредитной организации», формируемой на ежедневной основе и представляемой кредитными организациями по запросу уполномоченных представителей в соответствии с Указанием № 2181-У.

Наряду с этим подпунктом 3.2.6 пункта 3.2 Указания № 3054-У определено, что ведомость оборотов по отражению событий после отчетной даты помещается в отдельный сшив «Годовая отчетность за ____ год» либо хранится в электронном виде в соответствии с приложением 1 к Указанию № 2346-У.

В соответствии с пунктом 3 части I Положения № 579-П кредитная организация разрабатывает и утверждает учетную политику в соответствии с настоящим Положением и иными нормативными актами Банка России. При этом подлежат обязательному утверждению руководителем кредитной организации, в частности:

  • порядок и периодичность распечатывания на бумажных носителях документов аналитического и синтетического учета. Распечатывание на бумажных носителях документов аналитического учета (в том числе лицевых счетов) осуществляется в соответствии с пунктом 2.1 части III Положения № 579-П;
  • другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Согласно пункту 2.2 части III Положения № 579-П:

  • ежедневная оборотная ведомость (ежедневная оборотная ведомость составляется по балансовым и внебалансовым счетам по типовой форме, приведенной в приложении 5 к настоящему Положению);
  • ежедневный баланс (типовая форма баланса, а также порядок его составления изложены в приложении 6 к настоящему приложению);
  • отчет о финансовых результатах по типовой форме приложения к Положению № 446-П;
  • ведомость оборотов по отражению событий после отчетной даты по типовой форме приложения 10 к настоящему Положению;
  • сводная ведомость оборотов по отражению событий после отчетной даты по типовой форме приложения к настоящему Положению,

являются формами синтетического учета.

При этом ни пункт 2.2 части III Положения № 579-П, ни Положение № 579-П в целом не содержит норм, регламентирующих порядок распечатывания на бумажном носителе документов (форм) синтетического учета, и такой порядок в силу пункта 1.3 части I Положения № 579-П должен быть определен кредитной организацией самостоятельно в составе учетной политики.

В Письме от 10.02.2016 № 18-1-1-10/223 (по вопросу 2) Банк России, подтвердив право банка, выполняя требования Положения № 397-П, хранить указанные в приложении 1 к указанию № 2346-У документы только в электронном виде, при условии, что они изначально составлены и (или) поступили в электронном виде, указал, что «Такие документы могут распечатываться кредитной организацией только при необходимости».

Разберитесь с самым сложным налогом - НДС! Даже входящий-исходящий НДС не будет вызывать у вас сложностей, заполняйте книги покупок и продаж играючи!

Курс повышения квалификации

120 ак. часов
удостоверение в ФИС ФРДО
профстандарт «Бухгалтер»

После курса любые проверки ФНС вас больше не будут пугать! Старт потока 15 августа, запишитесь прямо сейчас пока есть места, курс стоит всего 18 800 рублей.

Смотрите полную программу курса тут, или оставьте заявку ниже, менеджер подробно проконсультирует вас!

Платный контент, доступный в «Премиум». Что такое «Премиум»?
Трудовое право