Кадровые документы

Ошибки кадровика при ведении кадровых документов: антирейтинг кадровых решений

Без кадрового делопроизводства не может функционировать компания, где есть хотя бы один сотрудник. Но так как этот процесс напрямую не влияет на прибыль, на него обращают внимание в последнюю очередь. Это приводит к сложностям при проверках, штрафам и трудовым спорам.
Ошибки кадровика при ведении кадровых документов: антирейтинг кадровых решений

Например, по данным Верховного суда, в 2021 году было рассмотрено 200 тысяч дел в сфере защиты трудовых прав, было удовлетворено 96% требований об оплате труда и 53% — о восстановлении на работе.

Не автоматизировать

Конечно, на первом месте — автоматизация, точнее, её отсутствие.

Разберём на нескольких примерах:

  1. Разработка шаблона трудового договора в «1С:ЗУП» занимает 2–4 часа, подготовить один трудовой договор вручную — 30 минут. В итоге настроенный шаблон оправдает затраты времени уже через 8 договоров. Но главное — ошибок станет меньше.
  2. Для оформления больничного кадровику нужно получить лист нетрудоспособности от сотрудника, внести данные в фонд социального страхования, рассчитать величину выплат. В «1С:ЗУП» этот процесс полностью автоматизирован, информацию о нетрудоспособности можно напрямую получить из ФСС и тут же подтянуть данные о сотруднике. При этом, если больничный наложится на отпуск, программа сразу проинформирует.
  3. Ведение табельного учёта в бумажном журнале или в Excel-таблице неизбежно приведёт к ошибкам, особенно в производственных компаниях с сотнями сотрудников. Модуль «Портал табельщика» в «1С: ЗУП» можно синхронизировать со СКУД, и данные о выходе работника будут автоматически поступать в систему. Плюс программа сравнивает справочный и основной табели и показывает расхождения.

Автоматизация снижает нагрузку на сотрудников кадрового отдела, экономит время и сокращает ошибки.

Работать на старой версии «1С:ЗУП»

Поддержка редакции 2.5 «1С ЗУП КОРП» действует ограниченно до 2023 года, потом в системе не будут обновляться формы регламентированной отчётности в соответствии с законодательством. А значит — все изменения разработчикам нужно будет дописывать вручную, создавая «костыли» для программы.

То есть переходить в любом случае придётся, но мы не рекомендуем ждать до последнего.

Переход на «1С ЗУП» 3.1 — это довольно длительный и сложный процесс, особенно если есть много доработок и надстроек под бизнес-процессы компании. Но затраты точно окупятся, потому что «тройка» работает корректнее, например, можно запускать перекрёстные проверки.

По нашему опыту переход на новую версию может решить до 80 % проблем в КДП.

Не использовать личные кабинеты сотрудников

После пандемии многие компании так и не вернулись к работе в офисе, но и КДП не адаптировали для работы в удалённом формате. Поэтому для оформления отпуска или подписания документов нужно ездить в офис, что не всегда удобно и возможно.

Личный кабинет — это self-service-портал, где сотрудник может скачивать справки, согласовывать отпуск и командировку, обновлять персональные данные и в целом общаться с кадровой службой.

Если подключить модуль КЭДО, то личный кабинет почти полностью исключает бумажный документооборот, упрощает контроль возвратности документов и сокращает нагрузку на сотрудников кадровой службы

Отдавать ведение КДП бухгалтеру или расчётчику заработной платы

В небольших компаниях кадровый документооборот достаётся в нагрузку специалисту по расчёту заработной платы, бухгалтеру или даже специалистам из HR, которые занимаются рекрутингом. Обычно так делают, когда для отдельного кадровика недостаточно задач.

Но объединение функций — не выход, потому что ведение КДП по всем правилам — сложная и трудозатратная работа, в которой нужно разбираться. Лучше взять кадровика на полставки или подумать об аутсорсинге.

Не проводить кадровые проверки

Финансовый аудит компании проходить обязаны, а вот к кадровому делопроизводству таких требований нет. Но вы никогда не знаете, когда к вам придёт с проверкой трудовая инспекция.

Лучше подготовиться и заранее инициировать аудит: независимые эксперты проверят соответствие документооборота текущему законодательству.

Когда особенно стоит задуматься об аудите:

  • долгое время КДП вели по минимуму, например, потому что не могли найти специалиста;
  • была серия сокращений, возникали конфликты с уволенными сотрудниками;
  • несколько месяцев не проверяли и не учитывали изменения в законодательстве.

Не вести воинский учёт

Вести воинский учёт — обязательно, но, по нашим данным, его ведут только четверть компаний.

Да, военкомат не может заблокировать счёт, как налоговая, но может инициировать проверку прокуратуры. Штрафы за ошибки в воинском учёте были небольшие, но сейчас они растут.

Это муторная и сложная работа, потому что воинский учёт ведут по месту прописки ваших сотрудников, то есть одному кадровику иногда приходится общаться с десятком военкоматов. Но гарантируем — вести воинский учёт регулярно гораздо легче, чем собирать информацию разом перед проверкой.

Эта одна из тех задач, которую логичнее всего отдать на аутсорсинг.

Не анализировать возможность перехода на аутсорсинг

Чтобы посчитать выгоду от аутсорсинга, недостаточно сравнить зарплату сотрудника в штате и стоимость услуг. За внутреннего специалиста компания платит взносы в фонд, обеспечивает его рабочим местом, тратит время и деньги на развитие. Так что, если сравнить затраты на кадровика и стоимость аутсорсинга, то можно сэкономить до 20% в месяц.

Плюс штатный сотрудник не может знать всех нюансов, например, как действовать в случае сложных увольнений. Аутсорсинговая компания регулярно решает кадровые задачи и отточила процессы на сотнях проектов — расчёты будут точными и в срок.

Итог

Главная ошибка при ведении КДП — не оптимизировать процессы и закрывать глаза на нарушения. Когда в компании нет единых правил заполнения документов, нет экспертизы в сфере кадрового делопроизводства и никто не следит за изменениями в законодательстве, это рано или поздно приведёт к проблемам. Ведь на основании кадровых документов рассчитывается зарплата и другие выплаты, это влияет на общую прибыль компании и удовлетворённость сотрудников.

Понимаем, что сразу исправить всё не получится, но попробуйте исправить хотя бы один пункт, постепенно у вас получится наладить КДП внутри вашей компании.

Автор: Наталия Аленичева, директор департамента аутсорсинга расчета заработной платы и кадрового администрирования компании UCMS Group подготовила антирейтинг решений при ведении КДП, которые чаще всего допускают в компаниях.

Начать дискуссию

Кабмин будет развивать институт «цифровых атташе»

Мишустин указал на необходимость развития института «цифровых атташе» для продвижения российского программного обеспечения и софта за рубеж.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

☀️😎 Лето ближе ― цены ниже! До понедельника еще ниже суперцены на топовые курсы «Клерка»

Чтобы выходные не прошли зря, мы снизили цены на курсы по учету на маркетплейсах, зарплате, кадрам и бухгалтерии с нуля. Успейте купить за 3 690 рублей, утром в понедельник они подорожают!

Для пострадавшего от стихии бизнеса снизили ставки по УСН

На 2024 год для организаций и ИП из Оренбургской области установили льготные ставки по УСН: 1% на объекте «доходы» и 5% на объекте «доходы минус расходы».

Лучшие спикеры, новый каждый день

Спецрежимников хотят сделать плательщиками НДС

На заседании по совершенствованию налогового законодательства предложили наделить бизнес статусом плательщика НДС начиная с 30 млн рублей годовой выручки.

Важность проверки долговых обязательств перед покупкой фирмы

Проверка долговых обязательств перед покупкой бизнеса играет решающую роль в успешной сделке и будущем развитии приобретаемого предприятия. Вот почему это так важно.

Друзья, еще одна рекомендация на выходные

Шестую книгу в этом году я просто проглотил.

Друзья, еще одна рекомендация на выходные
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Ведение бизнеса

Какие бывают риски отмывания доходов и их признаки

Финансовые и коммерческие организации сталкиваются с жесткими требованиями, в том числе по антиотмывочному закону. Чтобы работать без претензий, надо следить за изменениями в законодательстве, конъюнктуре рынка и структуре клиентской базы.

Криптовалюта

Купить криптовалюту за рубли: 2 лучших способа

Сегодня Bitcoin, Ethereum, Tether и другая крипта свободно торгуется в России, и ее можно покупать не только по безналу, но и за наличные рубли. Из всех существующих способов обмена можно выделить два наиболее удобных. Это специализированные обменные сервисы и криптоматы. Рассмотрим их особенности, преимущества и недостатки, и разберемся, как проще и безопаснее покупать криптовалюту в рублях!

Купить криптовалюту за рубли: 2 лучших способа
Экономика России

Путин дал добро на компенсацию ущерба за счет американских активов

Президент дал возможность пострадавшим обращаться в суд, если власти США необоснованно лишили их прав на имущество.

1
Законопроекты

Косметические лосьоны, тоники, душистые воды предложили маркировать

Законодатели предложили ввести обязательную маркировку спиртосодержащей непищевой продукции, если доля спирта в ней превышает 10%.

Инвестиции

Где дивиденды, Газпром? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпрома

«Когда-нибудь Газпром встанет с колен и отрастёт» — очень часто можно услышать такое мнение, несмотря на то, что акции Газпрома продолжают пикировать вниз. Но стоит вспомнить и о том, что даже исторически акции Газпрома в минусе. Продолжаю серию дивидендных разборов, и сегодня наш клиент — Народное Достояние.

Где дивиденды, Газпром? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпрома

Евгений Коваленко, основатель Verol: цель — достичь оборота в 1 миллиард рублей в 2024 году, вдохновляясь примером Дональда Трампа

Сняли второй эпизод проекта «ТоТ еще разговор»

Евгений Коваленко, основатель Verol: цель — достичь оборота в 1 миллиард рублей в 2024 году, вдохновляясь примером Дональда Трампа
8
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
НК РФ

Донастройка налоговой системы должна сделать ее более справедливой и к гражданам, и к бизнесу, и к регионам

Заместитель председателя Совета Федерации Николай Журавлев заявил, что донастройка налоговой системы должна учитывать задачи развития регионов РФ.

Утвердили рекомендации, посвященные вопросам совершенствования налогового законодательства

Повышение НДФЛ, налога на прибыль, обложение УСН с оборотом более 60 млн.руб. в год НДС и другие изменения в НК РФ. Обзор для бухгалтера.

У стран СНГ будет свой Налоговый кодекс

Страны СНГ накопили уникальный опыт в сфере разработки национальных налоговых кодексов, заявили в Совете Федерации.

Экономика России

700 км федеральных трасс реконструируют и построят в этом году

Почти 700 км федеральных трасс реконструируют и построят по нацпроекту «Безопасные качественные дороги» в 2024 году.

Майский микро-аванс, шестичасовая рабочая пятница для женщин, споры вокруг НДФЛ и День кадровика: дайджест самого интересного 📢«Ночной бухгалтер» № 1689

Собрали самое интересное за сегодняшний день: праздник у работников кадровой службы, повышение ставок НДФЛ, сокращенная пятница женщинам и жалобы сотрудников на скромный майский аванс. Вас также ждут тесты, мозгонапрягатель, мемы на мотивы картин великих художников и разные полезности для бухгалтера.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Кредитование

Банкам и МФО запретили выдавать кредиты клиентам с долговой нагрузкой выше 80%

Центробанк установил новые ограничения для кредитования заемщиков с высокой долговой нагрузкой.

🌴До понедельника снизили цены на курсы по маркетплейсам, зарплате, кадрам и бухгалтерии с нуля!

Чтобы выходные не прошли зря, мы снизили цены на курсы по учету на маркетплейсах, зарплате, кадрам и бухгалтерии с нуля. Успейте купить за 3 690 рублей, утром в понедельник они подорожают!

🌴До понедельника снизили цены на курсы по маркетплейсам, зарплате, кадрам и бухгалтерии с нуля!
2

Интересные материалы

Инвестиции

Инвесторы подали больше миллиона заявок на разблокировку активов

Инвестиционная палата разделит полученные иностранные ценные бумаги на лоты и предложит их зарубежным инвесторам.