Защита персональных данных

Образец положения о персональных данных работников

Специфика современных реалий обязывает сохранять конфиденциальность личных сведений граждан. Для работодателей это означает необходимость принять положение о защите персональных данных и утвердить порядок их обработки. Рассказываем, как составить и утвердить документ.
10,1 тыс. 4,2 тыс.
Образец положения о персональных данных работников
Иллюстрация: iAmMrRob/pixabay

Наши коллеги из clubtk.ru написали материал: образец положения о персональных данных работников. С их разрешения мы перепечатываем статью полностью.

Что относят к персональным данным

Закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ определяет персональные данные как любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к субъекту или позволяющую его идентифицировать (п. 1 ст. 3 № 152-ФЗ). Этот законодательный акт не содержит разъяснения, какие конкретно данные о физическом лице включает в себя это понятие.

Но в контексте трудовых отношений к ним, как правило, относят:

  • Ф.И.О.;

  • дату рождения;

  • паспортные данные;

  • адрес регистрации и проживания;

  • ИНН;

  • номер СНИЛС;

  • информацию об образовании и трудовом стаже;

  • семейное положение, наличие детей;

  • факты биографии;

  • финансовое положение, включая сведения о зарплате (письмо Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681);

  • фотографию, используемую для установления личности (письма Роскомнадзора от 10.02.2020 № 08АП-6782, Минцифры России от 17.07.2020 № ОП-П24-070-19433).

Это минимальный перечень сведений о себе, который человек предоставляет при приеме на работу. В процессе сотрудничества к нему добавляются условия трудового договора и дополнительных соглашений, сведения о постановке на воинский учет, социальные льготы, факты дисциплинарных взысканий и поощрений, отчеты для органов статистики и т. п. Массив полученной информации составляет личное дело работника.

Особенности работы с персданными

Принимая человека на работу, предприятие берет на себя функции оператора по обработке данных. С 01.09.2022 о факте обработки ПД в целях трудовых отношений необходимо уведомить Роскомнадзор.

Работодатель осуществляет сбор, хранение, систематизацию, накопление и обновление информации, касающейся работников. Работа с личными данными ведется как с использованием средств автоматизации, так и без их применения. Обработка конфиденциальных сведений осуществляется не только в период сотрудничества, но и после его завершения, на стадии архивирования.

Законодательство обязывает организации хранить личные дела, законченные делопроизводством до 2003 года, 75 лет, законченные делопроизводством после 2003 года — 50 лет. А на основании п. 440 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, все документы (положение о защите персональных данных работников муниципального учреждения или коммерческого, инструкции) об обработке персональных сведений хранят постоянно. На всех этапах работы с личными сведениями работодатель обязан предотвращать передачу их третьим лицам при отсутствии на то законных оснований.

Как составить документацию о работе с персданными

Составляя общую политику или отдельный порядок в отношении личных сведений работников, ориентируйтесь на структуру положения о персональных данных, предлагаемую чиновниками и экспертами.

Раздел

Содержание

Основные положения

Цели документа, законы, порядок утверждения

Основные понятия. Состав персональных данных работников

Определения понятий, используемых в документе. Перечень личных сведений. Список документов, где они содержатся

Операции с персданными

Условия обработки информации

Доступ к личной информации сотрудников

Порядок внешнего и внутреннего доступа к информации

Защита личных сведений сотрудников

Комплекс мер для обеспечения безопасности конфиденциальных сведений. Права и обязанности работников в этой области

Порядок публикации сведений

Указание ресурса для публикации положения или политики об обработке данных

Ответственность за разглашение информации

Разъяснение ответственности за нарушение сохранности информации в соответствии с законодательством

Скачать образец положения об обработке персональных данных работников, составленного с учетом требований законодательства в этой сфере.

Обращаем внимание руководства самых маленьких компаний: вам понадобится положение о работе с персональными данными работников для микропредприятий в 2022 году только в том случае, если в трудовых договорах не прописаны особенности сбора, обработки, хранения, уничтожения личных сведений. Если такие формулировки присутствуют, то отдельный локальный нормативный акт утверждать не надо.

Закон позволяет утвердить либо один документ (политику) в отношении обработки персданных работников, либо несколько небольших, которые будут включать порядок различных операций. Название локального нормативного акта и их количество не принципиально, важно прописать все те нюансы, которые требует закон.

Как ввести в действие документацию об обработке и защите личной информации сотрудников

На этапе разработки документов их содержание следует согласовать с руководителями отделов, задействованных в обработке сведений, юридической службой, профсоюзом, если таковой имеется. Полностью согласованный проект положения о защите персональных данных и иные ЛНА утверждаются приказом руководителя организации. Если необходимо внести изменения в текст, издается новый приказ с уточнениями.

Со всеми документами, которые регламентируют особенности сбора, хранения, защиты, обработки, передачи и уничтожения личной информации, знакомят всех работников. Сотрудникам, принимаемым на работу, следует ознакомиться с ними до подписания трудового договора и дать согласие на обработку передаваемых сведений. Подтверждение ознакомления с текстом оформляется на усмотрение работодателя.

Наиболее удобный способ — ведение журнала ознакомления с локальными нормативными актами.

При необходимости работник сможет сколько угодно раз обращаться за текстом документов. Чтобы упростить эту процедуру, рекомендуется выложить их в ресурсы корпоративного электронного доступа.

Начать дискуссию

Банк ВТБ начал тестировать свою метавселенную

Разработка напоминает игру Roblox, в которой у пользователей есть свои цифровые личности.

56

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Бухгалтеры

Зарабатывай с «Клерком». Реферальная программа Клерк.Партнер

Да-да, теперь и у нас появилась собственная реферальная программа. Вы можете рекомендовать наши курсы и вебинары и получать доход. 

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
1
334
Маркетплейсы

Банкам не нравится, что маркетплейсы проводят оплату через свои структуры

Ozon и Wildberries дают клиентам скидки, если они проводят оплату заказов через свои финансовые инструменты. Банки расценивают это как нарушение конкуренции и просят ЦБ внимательно следить за действия маркетплейсов.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Акцизы

Акцизы на игристые вина повысят, но налог будет меньше запланированного

Совет Федерации решил снизить новые ставки акциза на игристые вина отечественного производства.

68
Экономика России

Прогноз Центробанка: доля безналичных платежей вырастет до 90%

По итогам 2023 года безналичные платежи составили 83% от всех расчетов. За несколько лет этот показатель будет 90%.

Банки

Экс-менеджеры банка «Открытие» заплатят 107 млрд рублей

Ответчики оплатят убытки при первой санации банка «Траст», которую проводило «Открытие».

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Экономика России

Инвестиции в экономику РФ выросли: на сколько и что повлияло

Правительство считает, что на рост инвестиций повлияли инвестиционные контракты, инфраструктурные кредиты и соглашение о защите капиталовложений.

Инспектор ФНС попала под суд за незаконный возврат налогов

Сотрудник налоговой незаконно вносила в базу ложные сведения о возврате невостребованных фиксированных платежей для иностранных граждан. Ущерб составил более 37 млн рублей.

Бесплатно с Счета-фактуры

Новые форматы счет-фактур и УПД: изменения

ФНС приказом от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ закрепила новые форматы счета-фактуры и УПД. При этом до 1 апреля 2025 действует переходный период: организации могут применять старые формы документов. После этой даты будет обязательно использовать УПД и счет-фактуры из приложения к приказу № 970.

Новые форматы счет-фактур и УПД: изменения
Экономика России

ЦБ: мониторинг деловой активности остается вблизи максимумов

Несмотря на то, что предприятия зафиксировали снижение спроса, оценки бизнес-климата в стране достигают максимальных значений за 12 лет.

Земельный налог

Земельный налог за сельхозземли не всегда 0,3%

Ставка земельного налога 0,3% – это своего рода льгота. И чтобы она была, надо соблюдать условия.

Налоговая утвердила формат электронных банковских гарантий

Банкам разрешат давать бизнесу электронные гарантии и отправлять их в ФНС в электронной форме.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Бесплатно с Больничные

Новые правила обмена сведениями с СФР в 2024 году для больничных листов. Мини-курс

Как осуществляется обмен сведениями с СФР для больничных листов в 2024 году, разбираем в сегодняшнем мини-курсе.

Новые правила обмена сведениями с СФР в 2024 году для больничных листов. Мини-курс
Кадры

Стали известны первые контуры обновленного нацпроекта «Кадры»

Национальный проект «Кадры» стартует в России с 1 января 2025 года.

Экспорт

Экспортерам упростят процедуру подтверждения нулевой ставки НДС

Начиная со второго квартала 2025 года предпринимателям будет не нужно ставить отметки таможенных органов при дополнении реестра сведений по перевозочным документам.

Отчетность по МСФО

Вышел новый стандарт МСФО 18 «Представление и раскрытия в финансовых отчетах»

Новый стандарт МСФО (IFRS) 18 заменил собой принятый в 1997 году IAS 1 «Представление финансовой отчетности».

Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: Red Wings меняют название, Wildberries теперь продает машины, а за неправильное обращение с навозом будут наказывать

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

89
Саморазвитие

Когда хобби становится работой: разговор об эмоциональном выгорании. Возможно ли получать удовольствие от обязанностей

Когда впервые ловишь себя на мысли, что любимое занятие уже приносит не только радость, но и стресс… скажем так, возникают смешанные чувства. Что-то вроде удивления, переходящего в легкое раздражение и имеющее примесь отрицания. «Как так? Ведь это ровно то, чем я всегда хотел заниматься, моя страсть, мой личный остров счастья в океане реальности, да еще и деньги платят!» — возмущается внутреннее «я». И тут же на сцену выходят дедлайны, ответственность, перегрузки, чужое мнение и неизбежные ожидания. Островку некомфортно, волны съедают прибрежную полосу.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Кадры

Росстат: сколько времени уходит на поиск работы у выпускника

Ведомство поделилось данными о трудоустройстве выпускников: способах и сколько в среднем на это уходит времени.

56

Интересные материалы

Ипотека

Минфин может повысить ставки на ипотеку: какую именно

Власти считают, что все задачи льготной программы уже выполнены, поэтому можно пересмотреть льготную ставку для тех, кто покупает жилье в ипотеку на Дальнем Востоке.