Какова периодичность инвентаризации финансовых обязательств в бюджетном учреждении
Финансовые и иные обязательства учреждения должны быть проверены в рамках инвентаризации (п. 9 Инструкции по отчетности, утвержденной приказом Минфина от 25.03.2011 № 33н, пп. 80—81 федерального стандарта бухучета для организаций госсектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. приказом Минфина от 31.12.2016 № 256н, п. 27 Положения по ведению бухучета, утвержденного приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н):
- по основаниям, в сроки и в порядке, установленным субъектом учета в рамках формирования своей учетной политики;
- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;
- в случае стихийного бедствия, пожара, аварии или других ЧС, в том числе вызванных экстремальными условиями;
- при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
- при передаче (возврате) комплекса объектов учета (имущественного комплекса) в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение, а также при выкупе, продаже комплекса объектов учета (имущественного комплекса);
- в других случаях, предусмотренных законодательством и НПА;
- при составлении годовой отчетности;
- при реорганизации или ликвидации учреждения.
Учреждение вправе определять в локальных правовых актах, в которых устанавливается порядок инвентаризации, в соответствии с п. 6 Инструкции, утвержденной приказом Минфина от 01.12.2010 № 157н, дополнительные основания для проведения соответствующей процедуры.
Порядок проведения инвентаризации обычно входит в состав учетной политики учреждения. В случае, если учреждение автономное или бюджетное, инвентаризация в нем должна проводиться по состоянию на 1 июля, 1 октября, 1 января года, следующего за отчетным, поскольку в соответствии с п. 69 Инструкции, утвержденной приказом Минфина № 33н, данным организациям необходимо предоставлять распорядителю сведения по задолженностям (форма 0503769), которые, в свою очередь, выявляются в ходе инвентаризации.
Каков алгоритм инвентаризации финансовых обязательств в бюджетных структурах?
Алгоритм инвентаризации финансовых обязательств учреждения в целом будет схожим с тем, что характеризует инвентаризацию любых других пассивов, а также активов хозяйствующего субъекта. Он предполагает реализацию рассматриваемой процедуры в рамках следующих этапов:
1. Издание приказа руководством учреждения о проведении инвентаризации.
Для этого используется унифицированная форма ИНВ-22, утвержденная постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.
Посредством рассматриваемого приказа утверждается также комиссия по инвентаризации — внутренняя структура бюджетного учреждения, без которой инвентаризация не может быть проведена.
В случае если учреждение бюджетное или автономное, имеет смысл сформировать постоянно действующую комиссию, имеющую соответствующие полномочия, поскольку данными учреждениями предполагается регулярное, как мы отметили выше, раз в квартал, предоставление отчетности распорядителю на основе данных, получаемых в том числе в ходе инвентаризации.
2. Отражение сведений о приказе в журнале.
Данный журнал также составляется с применением унифицированного источника — ИНВ-23.
3. Оформление расписок материально ответственными лицами (далее — МОЛ).
Как правило, данные расписки включены в структуру унифицированных инвентаризационных описей, задействование которых предполагается на следующем этапе. Но если это не так — данные расписки могут составляться в свободной форме.
4. Заполнение унифицированных инвентаризационных описей, иных документов.
Например, сличительных ведомостей по итогам изучения документов бухучета, отражающих наличие у учреждения финансовых обязательств.
В данном случае речь идет о заполнении как минимум:
- описи по форме 0504083 (опись задолженностей по займам), утвержденной в приложении № 1 к приказу Минфина от 30.03.2015 № 52н;
- описи по форме 0504089, также утвержденной приказом № 52н (опись расчетов с покупателями, поставщиками).
Можно отметить, что в структуре обеих форм присутствуют формулировки, с юридической точки зрения аналогичные тем, что могут приводиться в расписках МОЛ.
Если учреждение бюджетное или автономное, то оно должно, как мы отметили в начале статьи, также заполнять форму 0503769 по приказу № 33н по состоянию на 1 июля, 1 октября, 1 января года, следующего за отчетным.
Кроме того, могут составляться иные описи, предусмотренные локальным нормативом учреждения, который регламентирует инвентаризацию.
- Заполнение отчетных документов:
- всеми учреждениями — акта сверки взаиморасчетов с контрагентами, перед которыми у учреждения есть финансовые обязательства (по унифицированной форме ИНВ-17);
- бюджетными и автономными учреждениями — сведений о проведении инвентаризаций в виде Таблицы № 6 по приказу № 33н.
Рассмотрим более подробно работу с указанными формами.
Инвентаризация финансовых обязательств: заполнение форм ИНВ-22 и ИНВ-23
Итак, первый этап инвентаризации финансовых обязательств учреждения — составление приказа о проведении соответствующей инвентаризации по унифицированной форме ИНВ-22.
В данном случае в документе принципиально важно отразить:
- перечни конкретных обязательств, которые подлежат инвентаризации;
- причину проведения инвентаризации (она может отражать специфику хозяйственных операций с пассивами — например, если кредитор направил учреждению исковое требование с завышенными цифрами, и это стало причиной инициирования инвентаризации обязательств).
В остальном документ заполняется так же, как и в случае с инвентаризацией любого другого пассива или же актива. Нужно корректно отразить данные о составе комиссии, обеспечить заверку документа руководителем.
Сведения о приказе о проведении инвентаризации должны быть отражены в журнале, который составляется на основе другой унифицированной формы — ИНВ-23. В данном источнике также важно отразить перечень конкретных обязательств, которые проверяются в рамках инвентаризации. В остальном заполнение соответствующей формы осуществляется по общим правилам.
Инвентаризация финансовых обязательств: описи
Рассматриваемый документ применяется в целях отражения итогов инвентаризации о долгах учреждения перед контрагентами в соответствии с учетными сведениями. Форма 0504083 позволяет отразить, в частности:
- величину долга — в целом, по основной части, процентам;
- величину неуплаченных процентов, штрафных санкций, пеней;
- подтвержденные и неподтвержденные суммы долгов;
- просроченную задолженность.
Рассматриваемый документ должен быть подписан главой комиссии по инвентаризации и всеми ее представителями.
Следующий важный документ при инвентаризации финансовых обязательств учреждения — опись расчетов с контрагентами по форме 0504089. В нем фиксируются:
- сведения о долгах учреждения (обусловленных, в частности, обязательствами по гражданско-правовым договорам);
- сведения о контрагентах;
- суммы задолженностей, классифицируемые по различным основаниям;
- подтвержденные и неподтвержденные долги;
- суммы с истекшим сроком исковой давности.
Аналогично рассматриваемый документ подписывается главой комиссии и ее членами.
Сведения о задолженности бюджетного и автономного учреждений
Бюджетные и автономные учреждения заполняют на соответствующем этапе инвентаризации сведения о задолженности учреждения по форме 0503769. В данном документе фиксируются:
- данные о дебиторской и кредиторской задолженности;
- данные о просроченных задолженностях;
- аналитические сведения о движении обоих типов задолженностей.
Можно отметить, что рассматриваемая форма задействуется в рамках инвентаризации финансовых обязательств, прежде всего в целях удостоверения корректности освоения учреждением бюджетных средств. В случае если в форме 0503769 будут отражены не предусмотренные контрактом долги или их размер превысит тот, что предусмотрен контрактом, у распорядителя бюджетных средств обязательно возникнут вопросы к руководству учреждения.
Акт сверки с контрагентами
Заполняется соответствующий акт на основе тех сведений, которые отражены в описях по задолженностям, рассмотренным выше.
Главная цель его составления — получить подтверждение текущего состояния задолженности от контрагента.
Кроме того, акт полезен с точки зрения:
- выявления ошибок в учете финансовых обязательств учреждения;
- отражения отсутствия разногласий по задолженностям со стороны контрагента;
Обязательно составление соответствующего документа в двух экземплярах при условии подписания обоих компетентными представителями учреждения, а также представителями контрагента.
Подписанный акт может быть основанием для инициирования взыскания долга с обязанной стороны в суде.
Сведения об инвентаризациях по таблице № 6
Бюджетные и автономные учреждения составляют еще один отчетный документ — таблицу № 6 «Сведения о проведении инвентаризаций» по приказу № 33н. В ней отражаются сведения о результатах проведенных в рамках отчетного периода инвентаризаций обязательств учреждения:
- В графах 1–4 Таблицы № 6 отражаются причины инициирования инвентаризации, дата ее проведения, а также реквизиты приказа о ее проведении.
- В графах 5 и 6 фиксируются расхождения результатов инвентаризации со сведениями бухучета.
- В графе 7 указывается перечень мер, которые приняты учреждениями в целях устранения обнаруженных расхождений.
Таблица № 6 предоставляется распорядителю бюджетных средств один раз в год.
Итоги
Финансовые обязательства бюджетного учреждения перед заемщиками и контрагентами отражаются в документах бухгалтерского учета и периодически подлежат проверке в рамках инвентаризации. Для удостоверения различных типов финансовых обязательств применяются унифицированные формы, утвержденные приказами Минфина № 33н (в его юрисдикции — бюджетные и автономные учреждения) и № 52н (в его юрисдикции — все госучреждения, в т. ч. казенные).
Конечная цель проведения инвентаризации соответствующих обязательств — предоставление распорядителю сведений, отражающих факты корректного получения и расходования средств бюджетным учреждением.
Начать дискуссию