Эксперты Контура рассказали о том, как безболезненно перейти на МЧД уже сейчас.
Кратко о МЧД
Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это электронная доверенность, которая позволяет руководителю компании передать часть своих полномочий представителю.
Главная задача МЧД – подтвердить, что сотрудник может подписывать электронные документы от имени организации.
Как было: для подписания документов от лица компании сотрудники пользовались квалифицированной электронной подписью (КЭП), в которой были указаны данные физлица и данные организации. Никаких дополнительных оснований.
Как будет: сотрудники смогут подписывать документы только при наличии КЭП физлица и машиночитаемой доверенности от руководителя. Станет необходимо прикладывать МЧД или сведения о ней к пакету документов.
Возможность добровольно применять в работе МЧД появилась 1 марта 2022 года. Обязательное использование МЧД вводится поправками в закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Они должны вступить в силу 1 января 2023 года, но переходный период хотят продлить до 1 сентября того же года.
Как подготовиться к введению МЧД в компании
На получение КЭП физлица, выпуск доверенностей и обучение работе всех ответственных сотрудников может понадобиться от одного до шести месяцев. Законодательство уже разрешает использовать МЧД, а значит, бизнес может начать процесс перехода сейчас.
После официального перехода работать по-прежнему уже не получится. КЭП юрлица, выданные сотрудникам, перестанут действовать. Документы, подписанные и переданные без доверенности, не будут считаться юридически значимыми.
Чтобы научиться работать с МЧД, придется принять несколько важных решений.
Шаг 1. Получить КЭП на руководителя и сотрудников
Первое, что нужно сделать – получить КЭП, с которыми можно работать после перехода на МЧД. Для руководителей компаний и их сотрудников подписи разные.
Компания должна определиться с тем, как она организует выпуск КЭП физлица для всех ответственных сотрудников:
- В каком это будет формате: массовое получение подписей или самостоятельное.
- Как будет оплачиваться: организацией или работниками. Здесь нет универсального решения, каждая компания делает свой выбор.
Шаг 2. Выпустить МЧД
Как и КЭП физлица, МЧД выпускается на каждого ответственного сотрудника. Все доверенности должен подписать руководитель с помощью своей КЭП. Важно решить, как компания будет выдавать МЧД сотрудникам, выбрать способ создания доверенностей и место хранения.
Ниже мы разберем возможные варианты.
Шаг 3. Научиться работать с МЧД в системе ЭДО
Последнее, но немаловажное – понять, как работать с МЧД в системе электронного документооборота (ЭДО). Определиться, будет ли компания работать в веб-версии или ей понадобятся доработки интеграционного решения.
Это важный момент, потому что доработки могут занять в некоторых случаях до полугода.
Как создавать и передавать машиночитаемые доверенности
Создать доверенность можно несколькими способами:
- в специализированных сервисах, например в Контур.Доверенности;
- на сайте реестра машиночитаемых доверенностей, созданного ФНС;
- самостоятельно в информационной системе компании.
Первые два варианта – самые простые. Форматы уже готовы, остается только заполнить необходимые данные.
Третий вариант подойдет крупным компаниям, которые хотят всё сделать своими силами. Для этого ФНС и Минцифры разработали форматы доверенностей, по которым должен подготавливаться XML-файл. После выпуска необходимо будет организовать регистрацию всех МЧД в реестре ФНС.
Оператор ЭДО СКБ Контур разработал специальный сервис для своих клиентов – Контур.Доверенность. С его помощью легко выпускать и подписывать МЧД. Доверенности из сервиса можно оперативно выгрузить для работы с документами в системе электронного документооборота Контур.Диадок.
Передавать МЧД сотрудник может:
- отдельным файлом вместе с пересылаемым документом;
- используя только реквизиты доверенности.
В Контур.Диадоке можно работать с МЧД, выпущенной любым способом. Достаточно загрузить доверенность в систему. Контур.Диадок проверит актуальность МЧД при подписании и передаче и сообщит об ошибках. В системе также можно выбрать доверенность по умолчанию. Она будет подгружаться автоматически при работе с документами.
Как организована работа с МЧД в системе ЭДО
В веб-версии Контур.Диадока уже все готово для того, чтобы начать работать с МЧД. Можно не ждать обновлений в сервисе, а тестировать новый способ подписания документов прямо сейчас. Как это реализовано:
-
Пользователь создает доверенность и загружает ее в сервис. Добавляет сам файл или номер МЧД.
- Выбирает документ, который хочет отправить.
- Выбирает из списка подписей КЭП физлица.
4. Выбирает доверенность из списка, ее реквизиты будут автоматически подгружены при отправке.
5. Подписывает и отправляет документ своему контрагенту.
До конца 2022 года команда Контур.Диадока планирует поддержать возможность работы с МЧД в роуминге и организовать тестовую среду по МЧД. Для всех пользователей Контур.Диадока доступны подробные и понятные инструкции, которые помогут ответить на любые вопросы о МЧД. Кроме того, в Контуре работает круглосуточная поддержка – клиенты не остаются без помощи даже ночью.
Если ваша компания хочет работать в системе ЭДО с помощью интеграции, обратитесь к команде Контур.Диадока. Специалисты помогут подготовить все необходимые доработки, чтобы успешно запустить МЧД в вашей организации. Лучше прийти с запросом заранее. Это важно, чтобы успеть реализовать проект в срок.
Напомним, что сейчас официальная дата перехода на МЧД – 1 января 2023 года. Если ее не изменят, то у бизнеса осталась всего пара месяцев на подготовку.
Как начать работать с МЧД уже сейчас
Ваша компания сможет работать с электронными подписями по-новому в Контур.Диадоке. Подключиться к системе можно день в день, если уже есть КЭП юрлица. Вы сможете продолжить работу с этим типом подписи, пока не получите КЭП физлица.
- Оставьте заявку на подключение. Если у вас нет электронной подписи, сообщите об этом менеджеру.
- Войдите в систему с помощью электронной подписи.
- Пригласите своих покупателей и поставщиков к обмену документами в сервисе.
- Начните сразу получать документы, это бесплатно в Диадоке.
- Подберите тариф на годовой пакет исходящих документов, если хотите подключить отправку.
- Загрузите готовую МЧД для работы в системе.
- Протестируйте работу с доверенностью: выберите входящий или исходящий документ и подпишите его с помощью КЭП физлица и МЧД.
Ответы на популярные вопросы о МЧД
1. Когда закончится срок действия КЭП руководителя, все подписанные МЧД перестанут действовать?
МЧД можно создавать на любой срок, сейчас в законе нет никаких ограничений по этому поводу. Даже если срок действия КЭП руководителя или физлица закончится и будет выдана новая подпись, доверенность, которую подписали старой КЭП, не теряет свою силу.
2. Можно ли вносить изменения в подписанные МЧД?
Как и в случае с электронными документами, в действующую подписанную машиночитаемую доверенность невозможно внести изменения. Например, добавить дополнительные полномочия. Это будет считаться нарушением целостности файла, и МЧД потеряет свою силу.
3. Нужно ли заново выпускать МЧД при смене паспортных данных?
Если сотрудник изменил свои паспортные данные, потребуется заново выпускать для него и КЭП физлица, и МЧД.
4. Как оформить доверенность с передоверием?
Доверенность с передоверием – это возможность передать полномочия от доверителя третьему лицу. Руководитель выдает МЧД на работу с документами одному сотруднику, а тот – передает свои обязанности второму с помощью передоверия. Такую доверенность можно оформить только у нотариуса.
А чтобы работать с таким типом МЧД, потребуется постоянно прикладывать корневую доверенность к пакету документов.
5. Как отозвать МЧД?
Компании могут отзывать действующие доверенности, если сотрудник уволился или перестал заниматься документооборотом в компании. Для этого достаточно заполнить и отправить заявление в реестре машиночитаемых доверенностей ФНС.
6. Как получить МЧД в формате PDF?
МЧД создаются, хранятся и передаются в машиночитаемом формате XML. Получить визуализацию машиночитаемой доверенности в формате PDF можно только через реестр ФНС. Для этого в реестре нужно выбрать опцию «Проверить полные сведения по доверенности».
После заполнения всех полей вы сможете получить и скачать PDF-файл. Но помните, что для работы подходят только МЧД в формате XML.
Реклама, АО «ПФ «СКБ Контур» (16+), ОГРН 1026605606620
Начать дискуссию