Можно ли принять к учёту авансовый отчёт с кассовым чеком без QR-кода
Расскажем, можно ли принять к учёту авансовый отчёт с кассовым чеком без QR-кода.
Прежде всего, внимание к авансовым отчетам обусловлено тем, что надлежащий учёт расчетов с подотчётными лицами по счёту 71 зависит не только от бухгалтерии, но в большей степени от подотчётных лиц, а также от руководителя.
Нюансов масса: и ненадлежащее оформление авансовых отчётов, зависшие подотчётные суммы, и случаи, когда работник потратил свои деньги для служебных целей, командировки, представительские расходы, и многое другое. Неправильное или некорректное отражение всех этих операций может привести к претензиям со стороны контролирующих органов, и как следствие, снятию расходов.
Ну и, конечно, не стоит забывать про оправдательные первичные документы, прилагаемые к авансовым отчётам. А еще о том, сколько опасности в себе несут кассовые чеки, начиная от отсутствия реквизитов и до НДС в кассовом чеке.
Поговорим о чеке
Требования к содержанию кассового чека установлены законом о применении ККТ № 54-ФЗ от 22.05.2003.
Бухгалтерский учёт
К бухгалтерскому учёту можно принять авансовый отчёт с кассовым чеком без QR-кода.
Основное условие – это чтобы такой отчёт был утверждён руководителем организации.
Ведь, как правило, руководитель утверждает авансовый отчет, если у него отсутствуют сомнения в том, что поручение подотчётным лицом выполнено, затраты действительно произведены, а товары или услуги оплачены.
Кроме того, для целей бухгалтерского учета кассовый чек – не единственный документ, доказывающий факт расходов, также можно подтвердить, к примеру, товарным чеком (письмо Минфина от 16.08.2017 № 03-01-15/52653).
Налоговый учёт
А вот в налоговом учёте все обстоит иначе.
Налог на прибыль
К налоговому же учёту принять расходы по чеку, в котором по каким-то причинам нет QR-кода, не получится, поскольку QR-код является обязательным реквизитом кассового чека.
В результате отсутствия данного реквизита такие чеки будут оформлены с нарушением законодательства и, как следствие, произведённые расходы не имеют надлежащего документального подтверждения для налога на прибыль.
Такие выводы отражены в ряде писем Минфина: № 03-03-06/1/96791 от 30.11.2021, № 03-03-07/15819 от 05.03.2021, № 03-03-06/1/3300 от 22.01.2020.
УСН
Чек ККТ, на котором отсутствует QR-код, не является надлежащим подтверждением понесённых расходов и для целей налогообложения УСН. Обоснование точно такое же, как и по налогу на прибыль.
В целях налогообложения расходами признаются обоснованные и документально подтверждённые затраты, в частности на основании документов, оформленных в соответствие с требованиями законодательства (п. 1 ст. 252 НК). Это правило действует и при упрощённой системе налогообложения (п. 2 ст. 346.16 НК).
В результате того, что в налогооблагаемой базе организации нельзя учесть расходы возникает закономерный вопрос, а будет ли облагаться сумма, выплачиваемая подотчётному лицу по авансовому отчёту, НДФЛ?
Сам по себе факт не отражения при определении облагаемой базы по налогу на прибыль/УСН расходов, совершенных подотчётным лицом, не может свидетельствовать о получении дохода, облагаемого НДФЛ.
А вот, если организацией не произведено отражение в учёте приобретенных подотчётным лицом товарно-материальных ценностей или отсутствуют доказательства, подтверждающие расходование им денежных средств, то вероятнее всего, в таком случае у сотрудника возникнет доход, подлежащий обложению НДФЛ.
Чтобы не допускать таких ситуаций следует осуществлять более тщательный контроль за первичными документами, поступающими в бухгалтерию, и обязательно проинструктировать подотчётных лиц на какие реквизиты чеков обращать особое внимание при совершении покупок от лица организации.
Начать дискуссию