Передоверие — это механизм, который позволяет руководителю организации делегировать выпуск доверенностей любому другому работнику.
Например, если с документами работает бухгалтерия, поручить создание МЧД главному бухгалтеру.
Он сможет самостоятельно контролировать процесс работы с электронными доверенностями и выпускать МЧД на других сотрудников.
Чтобы внедрить передоверие в компании, нужно пройти несколько этапов.
Шаг 1. Определиться со схемой работы с доверенностями в компании
В первую очередь компания должна понять, какой формат работы с доверенностями она готова применять.
Есть несколько вариантов:
Все доверенности будут проходить через руководителя, он лично будет подписывать МЧД на каждого сотрудника.
Этот вариант подойдет организациям с небольшим количеством работников или узким кругом, ответственных за электронный документооборот (ЭДО).
Руководитель передоверит свои полномочия другому сотруднику, например заместителю.
В этом случае заместитель будет действовать от лица организации по доверенности, и на ее основании выпускать МЧД на других сотрудников.
Возможность передоверия будет передаваться сотрудникам по цепочке, например, чтобы каждый ответственный мог выпустить МЧД для своего отдела.
Такая схема подойдет для крупных компаний с большим штатом.
Шаг 2. Понять, нужно ли заверять МЧД у нотариуса
Проходить процедуру нотариального заверения должны все доверенности, за исключением тех, которые выдает руководитель юрлица, филиала или представительства юрлица.
Поэтому если в процессе передоверия МЧД будут выдавать другие сотрудники, их будет необходимо заверять у нотариуса.
Шаг 3. Подготовить документы
Чтобы выпустить нотариально заверенную МЧД, доверитель должен обратиться к нотариусу.
Ему будет необходимо предъявить:
Паспорт для удостоверения личности.
Паспортные данные уполномоченного лица.
Актуальную выписку из ЕГРЮЛ, подтверждающую правоспособность юридического лица.
Корневую доверенность.
Список полномочий, которыми необходимо наделить уполномоченное лицо. Например, заместитель директора, который уже получил корневую доверенность от генерального директора, готовит информацию о полномочиях, которые он собирается передоверить главному бухгалтеру.
Шаг 4. Выпустить МЧД с нотариальным заверением
Весь процесс выпуска нотариально заверенной электронной доверенности происходит непосредственно у нотариуса.
Доверитель предоставляет все необходимые документы для выпуска доверенности.
Нотариус проверяет данные о родительской доверенности, сведения о физлице и юрлице.
Если все в порядке, нотариус формирует документ на специальном планшете и вносит в него данные о будущей доверенности: сведения о доверителе и доверенном лице, срок действия, полномочия, возможность передоверия.
Доверитель с помощью стилуса изображает собственноручную подпись на экране планшета. Это изображение считается простой электронной подписью (ПЭП), которую сохраняют, чтобы можно было подтвердить факт обращения.
Нотариус фиксирует информацию и придает доверенности юридическую силу, подписывая его своей квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Чтобы впоследствии узнать о действительности такой доверенности, нужно будет проверить КЭП нотариуса, а не доверителя, так как КЭП заявителя в МЧД с передоверием не используется.
Сейчас нотариат ожидает, что Минцифры поможет реализовать возможность направлять документы, обладающие юридической силой, от нотариуса заявителю и обратно на портале Госуслуг.
Это станет удобным инструментом в процессе оформления МЧД.
Шаг 5. Выгрузить доверенность для работы
После создания и подписания МЧД нотариус выгружает ее в распределенный реестр ФНС и в личный кабинет заявителя на портале нотариата.
Оттуда ее можно выгрузить и использовать для работы с электронными документами.
В Федеральной нотариальной палате подчеркивают, что сейчас для заверения МЧД действуют все те же правила, что и в случае с бумажной доверенностью. Необходимы те же самые документы и присутствие доверителя.
Отличия состоят в том, что ФНС, ФНП и Минцфиры работают с автоматизацией процессов по передоверию электронных доверенностей —поэтому планируются новые инструменты для упрощения процедуры.
Комментарии
2передоверие не очень полезная и хорошая вещь
Если этим славным ведомствам больше нечем заняться, почему остальные должны участвовать в этом редкостном кретинизме?
P.S. Я уже сейчас знаю, чем они будут заниматься в дальнейшем - бороться с теми, у кого подобные доверенности окажутся незаконным образом. Причем, данное явление, не исключаю, будет носить массовый характер.