Хранение первички

Когда документы налогового учета хранят дольше пяти лет

Общая норма статьи 23 НК: срок хранения налоговых документов составляет 5 лет. Но в совокупности с другими, специальными нормами НК, этот срок может оказаться больше.
2 тыс. 788
Когда документы налогового учета хранят дольше пяти лет
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Общие правила хранения учетной документации

Напомним: сроки хранения документации определяют по Инструкции, утвержденной приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 237.

Общий срок хранения — 5 лет. Началом срока хранения считают 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством.

Срок, исчисляемый годами, истекает 31 декабря последнего года срока хранения. Для хранения документов по налогам НК предусматривает в основном тот же пятилетний срок, хотя есть случаи, когда установлен срок 6 лет, и ряд случаев — когда 4. Вместе с тем просто знать срок хранения недостаточно. Главное – его правильно посчитать.

При определении срока хранения нужно учитывать некоторые особенности. Например, для налога на прибыль налоговый период — год, для НДС — квартал.

Документы, подтверждающие сумму убытка

Фирма обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда она уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль на сумму убытков, то есть переносит убытки на будущее.

Если убыток не переносят, то к хранению документов, подтверждающих его образование, применяют общий порядок хранения документов налогового учета.

То есть на эти документы распространяется общеустановленный срок хранения (5 лет). Так написано в письме Минфина от 28 января 2022 г. № 03-03-06/3/5632.

Обоснование: подпункт 8 пункта 1 статьи 23, пункт 4 статьи 283 НК.

По совокупности этих двух норм нужно обеспечить сохранность документов, подтверждающих размер убытков, в течение 5 лет после окончания года, в котором в составе расходов признана последняя часть убытка.

Получите ответы на любые вопросы бухгалтерского, налогового и кадрового учета с подпиской Клерк.Премиум. Ответим за пару часов на любое количество ваших вопросов про налоги, проверки, учет, 1С, право. Только эксперты-практики. Подписывайтесь!

Пример. Сколько лет хранить документы по убытку

Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2022 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2037 года. При этом в отчетные (налоговые) периоды по 31 декабря 2024 года налоговая база по налогу на прибыль за текущий отчетный (налоговый) период не может быть уменьшена на сумму убытков более чем на 50%.

Сохраняйте все первичные документы за календарный год, по итогам которого фирма получила убыток. Это накладные, акты выполненных работ, акты оказанных услуг, счета, ведомости, акты приема-передачи, кассовые и товарные чеки и др.

Отсутствие документов, подтверждающих объем понесенного убытка, ведет к утрате права переносить убытки прошлых лет, как не подтвержденные документально, при расчете налоговой базы по налогу на прибыль за текущий год. Такое решение изложено в Постановлении ФАС Поволжского округа от 29 марта 2011 г. по делу № А49-4451/2010.

Документы при списании безнадежного долга

Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности в расходы по налогу на прибыль, хранятся 5 лет после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. Это договоры с контрагентами, письма, платежные документы.

Но срок их хранения продлевают, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново. В этом случае и срок хранения тоже начинает течь заново.

Хранение счетов-фактур

К налоговым документам относятся и счета-фактуры. Порядок хранения счетов-фактур регулируют Правила ведения счетов-фактур, утвержденные постановлением Правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Согласно его пункту 10, счета-фактуры должны храниться в хронологическом порядке по дате их выставления (составления — в случае если документ не подлежит направлению покупателю) или получения за соответствующий налоговый период. Срок хранения и у бумажных, и у электронных счетов-фактур один — 5 лет.

Но одного только указания на предельный пятилетний срок недостаточно. Нужно понимать, с какого момента этот срок нужно начинать отсчитывать. 

Разъяснения давал Минфин. Срок хранения счета-фактуры начинает отсчитываться после окончания периода, в котором он в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов (см., например, письмо Минфина от 19 июля 2017 г. № 03-07-11/45829). 

Пример. Как определить начало срока хранения счета-фактуры

Фирма отгрузила покупателю товар и выставила счёт-фактуру № 200 от 2 июля 2023 г. Этот счет-фактура отражена в декларации за 3 квартал 2023 года. Значит, отсчёт срока хранения счета-фактуры начнётся 1 октября 2023 г., составит 5 лет и закончится 30 сентября 2028 г. 

А когда срок хранения счета-фактуры продлевается? 

Это связано с переносом налоговых вычетов по НДС по правилам пункта 2 статьи 171 НК

Вычеты НДС можно переносить в пределах 3 лет с момента принятия на учет товаров (работ, услуг). То есть, если фирма заявит вычет с переносом, то хранить счет-фактуру придется дольше. 

Если это будет максимально разрешенный срок, то хранить счет-фактуру придется фактически 8 лет.

Пример. Как рассчитать срок хранения счета-фактуры при переносе вычета

Для использования в основной деятельности фирма приобрела товар и поставила его на учёт в июле 2023 г. Поставщик предъявил счет-фактуру № 200 от 2 июля 2023 г.

Несмотря на то, что условия для вычета выполняются, фирма решила отложить вычет на 1 год. Значит, он будет заявлен только в декларации за 3 квартал 2024 г. Пятилетний срок хранения начнёт течь 1 октября 2024 г. и закончится 30 сентября 2029 г.

Начать дискуссию

Законодатели взялись за трудовые права работников маркетплейсов

Работодатели скрывают трудовые отношения с сотрудниками маркетплейсов под договорами с самозанятыми. Из-за этого работники не получают отпускных и больничных.

191

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Как привлечь к работе иностранного сотрудника из дальнего зарубежья 

Оформление иностранного работника из визовой страны — достаточно трудоемкий процесс. Любое упущение может обернуться для компании штрафом до 1 млн руб. за одного человека. Расскажем, как нанять персонал из дальнего зарубежья и избежать самых распространенных ошибок. 

Как привлечь к работе иностранного сотрудника из дальнего зарубежья 
Банки

Европа вынуждает крупный банк быстрее свернуть бизнес в России

Raiffeisen Bank International ждет требования от ЕЦБ ускорить процесс сокращения бизнеса в России.

1
211
Лучшие спикеры, новый каждый день

Акция ко Дню главбуха! Онлайн-курсы по учету на маркетплейсах, финмоделированию, ФСБУ и зарплате за 3690 рублей!

21 апреля — День главного бухгалтера. Мы поздравляем коллег и делаем скидку на онлайн-курсы, которые помогут вам продолжать профессиональное развитие! До 22 апреля включительно онлайн-курсы по учету на маркетплейсах, ФСБУ, зарплате и финмоделированию за 3690 рублей!

Долги банкротов побили антирекорд

За 2023 год суд признал порядка 7,3 тысяч компаний несостоятельными. Их задолженность достигла 3,98 трлн рублей.

УК РФ

Следователи смогут получать доступ к телефонным переговорам до санкции суда

МВД в рамках выполнения поручений правительства разработало изменения в Уголовно-процессуальный кодекс.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Роспотребнадзор разъяснил, что считается вынужденным отказом пассажира от полета и тогда вернут деньги

В связи с периодическими сообщениями о задержках или отменах авиарейсов авиаперевозчиками Роспотребнадзор без привязки к причинам таких задержек и отмен обратил внимание на ряд моментов.

Мартышкин портфель. Итоги восьмого месяца инвестиционного эксперимента

Закончился восьмой месяц эксперимента с мартышкиным портфелем против народного портфеля. В нём смотрим, получится ли портфелю из случайных 10 акций РФ обогнать портфель из 10 самых популярных у частных инвесторов «народных» акций.

Мартышкин портфель. Итоги восьмого месяца инвестиционного эксперимента

Статистика Яндекса помогла оспорить упущенную выгоду

Между организацией и индивидуальным предпринимателем был заключен договор франшизы, в рамках которого ИП получил право использования товарного знака в целях открытия бутиков для реализации косметической продукции.

О госзакупках простым языком

Сегодня, как и было обещано, хочу поделиться с вами обновлениями в системе государственных закупок.

УК РФ

МВД хочет приостанавливать денежные переводы в рамках уголовного преследования

Силовые структуры смогут приостанавливать такие переводы на 10 дней.

Банки

Банки обяжут за 24 часа предоставлять в МВД данные о переводе электронных денег

Министерство внутренних дел разработало проект соответствующего федерального закона.

259
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Банки

Киргизский Finca Bank приостановит зачисление переводов из «Сбера» и «Тинькофф»

Ограничения начнут действовать в мае.

239

⚡️Меняем тарифы на «Клерке». Успейте подключить безлимитные консультации

У нас молния. С понедельника на «Клерке» произойдут изменения. Тарифов с безлимитными консультациями больше не будет. Хотите безлимит? Подключайте тариф на год или на полтора прямо сейчас.

Иллюстрация: Вера Ревина / «Клерк»
Самозанятые

👵 Чтобы заработать пенсию, самозанятые должны платить добровольные взносы. Но не обязаны, уточняет наш эксперт

В стаж для пенсии идет период работы, если за этот период начисляют и уплачивают взносы. За работников взносы платит работодатель, ИП сами платят свои взносы. А самозанятые не платят.

Экономика России

Официально: сколько в России ресторанов, кафе и баров

Росстат привел статистику за 2023 год по местам общепита.

Налоговая подсмотрит за вами через камеры, если понадобится. 🎥«Ночной бухгалтер» № 1668

Улыбнитесь, вас скрывает скрытая камера! А может и не скрытая, а просто камера наблюдения на улице. Корреспондент «Клерка» узнала о любопытном способе налоговиков проверять ваш бизнес.

Иллюстрация: создана при помощи ИИ playground.com / Елена Балаклицкая

КС РФ: иногда УК должна продолжать управление домом и после прекращения договора

Конституционный Суд уточнил порядок прекращения обязательств компании (УК) по управлению многоквартирным домом.

Банкротство

Новое постановление КС: как теперь платить налоги при банкротстве компании

Чтобы не получать требования о взыскании убытков от налоговиков или других кредиторов, арбитражный управляющий должен согласовать интересы сторон в суде, который определит порядок выплат при банкротстве организации.

Интересные материалы

Бухгалтеры

❗️ Оформите подписку «Клерк.Премиум» со скидкой 50%! В понедельник цена вырастет

До 22 апреля вы можете купить подписку «Клерк.Премиум» на 12 месяцев со скидкой 50% за 9900 рублей. Успейте получить доступ к образовательным материалам «Клерка» по старой цене.