Отпуска

Чек-лист: что делать, когда коллега уходит в отпуск. Четкий порядок действий

Сезон отпусков в разгаре. Если вы еще не подменяете кого-то из коллег-отпускников, то, скорее всего, скоро будете подменять. Предстоит жонглировать не только собственными задачами, но и чужими; больше переписки по почте и в мессенджерах; больше встреч и созвонов; больше вопросов, возникающих в связи с малознакомыми задачами; выше риск нарушить дедлайны… Мы верим, что уход коллеги в отпуск не повод убиваться на работе за двоих. Рассказываем по порядку, как подготовиться к классическому летнему испытанию на прочность.
1,1 тыс. 317
Чек-лист: что делать, когда коллега уходит в отпуск. Четкий порядок действий
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Расставьте точки над «ё»

Когда вы узнаете об уходе коллеги в отпуск, найдите в себе смелость задать все неудобные вопросы — желательно в присутствии руководителя, чтобы ответы на них были обязательными к исполнению для всех сотрудников отдела.

Уточните, действительно ли именно вы должны замещать отпускника, передаст он все свои функции вам или их предстоит разделить с другими сотрудниками отдела.

Если вы в первый раз заменяете коллегу, спросите, предполагается ли доплата за увеличенный объем работы.

Запланируйте с коллегой встречу по передаче дел

Попросите коллегу добавить в свое расписание встречу продолжительностью от получаса до двух — в зависимости от количества задач, которые вам предстоит выполнять — чтобы уделить достаточно внимания передаче дел.

Оптимально, если устроить такое обсуждение за 2-3 дня до его ухода.

Встреч может быть и несколько, например:

  • коллега устно сообщает вам о предстоящих задачах и текущих проектах — вы конспектируете;

  • коллега проверяет ваш конспект, вносит правки и замечания, разъясняет нюансы;

  • коллега обучает вас функциям или задачам, с которыми вы прежде не сталкивались (об этом ниже).

Добейтесь от коллеги письменного документа

Ответственный сотрудник и сам составит некий регламент-подсказку по передаче дел. Однако ваш коллега может быть слишком занят. А бывает, что человек уходит в отпуск перед увольнением (о чем может знать только он) или является племянником собственника компании (о чем известно всем) — и вежливо посылает вас в корпоративный таск-менеджер.

В этом случае сами зафиксируйте в гугл-документе все предполагаемые обязанности, а затем попросите коллегу посмотреть или проверить его. Это не потребует много сил и времени, поэтому есть вероятность, что вам охотно пойдут навстречу.

Документ о передаче дел можно составить в любой удобной форме. Самый простой вариант — список дел с дедлайнами, полезными ссылками и контактами участников. Более удобный — таблица проектов со следующими графами:

  • название проекта/задачи;

  • срок выполнения / дедлайн;

  • описание задачи — какие конкретно действия в нее входят, что будет считаться выполнением/завершением;

  • контакты всех участников;

  • полезная информация для выполнения — ссылки, папки;

  • для встреч (планерок, созвонов) — повестка каждой, где взять информацию для подготовки; статус задачи. Графа будет особенно полезна, когда коллега вернется из отпуска.

Это не очевидно, но не все задачи нужно делегировать на время отпуска (а значит, не все вы должны брать на себя). Если коллега сам об этом не задумался, обсудите с ним: какие задачи он успеет выполнить до ухода, какие можно поставить на паузу до возвращения.

Пройдите экспресс-обучение

Подумайте, какие обязанности коллеги вам не знакомы, что вы не умеете делать совсем или делаете недостаточно ловко. Попросите коллегу провести мастер-класс для вас или хотя бы прислать ссылки на обучающие материалы: на руководства, видео, инструкции.

Тонете в задачах? Тянете весь отдел на себе? Задумались о поиске новой работы? Актуальные вакансии уже ждут вас на Бухджоб.

Подстрахуйтесь от неудачи

Обсудите с сотрудниками отдела: к кому из них вы можете обратиться, если поймете, что никак не успеваете или не справляетесь с критически важными задачами; кто поможет вам советом или проконсультирует.

При этом постарайтесь добиться внятного «Договорились», а не бесполезного «Там видно будет».

Внесите в свой календарь встречи и дедлайны

Оставляя чужие задачи и встречи в отдельном списке, вы рискуете забыть о них в ежедневной суете. Или обрекаете себя на «перерасход мыслетоплива» и непрерывное беспокойство о том, успеваете ли с ними.

Для удобства занесите дела коллеги в свое расписание, пометьте их новым цветом, поставьте в описании ссылку на документ о передаче дел, настройте напоминания.

Поставьте на паузу часть своих задач

На время замены можно отказаться от некоторых рутинных дел или перенести сроки по условно-бессрочным («негорящим») проектам.

Подумайте, какие свои задачи сможете временно выполнять «на минималках», чтобы рабочий день не растягивался на лишние 3 часа.

Поищите варианты группировки одинаковых или похожих задач — это поможет свести к минимуму «переключения». Например, проверяйте сразу обе почты, объедините все документы в одну папку или одновременно обзванивайте и своих и чужих клиентов.

Оформите всё официально

Если ваш коллега наделен особыми полномочиями, например правом подписи каких-либо документов или правом представительства в суде, напомните ему официально переложить их на вас. Пусть оставит устные инструкции, письменную доверенность или официальный приказ.

Если для выполнения задач коллеги вам потребуется заходить на какие-либо площадки или платформы, вносить от его имени изменения в CRM, попросите оставить пароли или настроить гостевые доступы.

Обсудите план Б

«Официальным» планом Б будет обращение за помощью к опытным коллегам, ведь по умолчанию беспокоить человека в отпуске нельзя. Но иногда — всё-таки приходится…

Поэтому спросите у того, кто оставляет вам свои задачи: в каких крайних случаях вы можете связаться с ним, в какое время суток и какими способами это будет удобно.

Если ваш коллега — гиперответственный или тревожный человек или от качества его работы зависит судьба отдела/компании, допустимо договориться о ежедневных летучках, на которых вы будете коротко вводить его в курс дела, получать подсказки и добро на некоторые действия.

Устройте репетицию по передаче дел

За день-два до ухода коллеги в отпуск возьмите часть его текучки на себя: так вы сможете погрузиться в задачи под присмотром, будет больше времени, чтобы обучиться чему-то сложному и непонятному.

Если кажется, что вы ожидаете и просите от коллеги слишком многого, — вам не кажется. И всё же в его собственных интересах передать вам дела так, чтобы спокойно отдыхать от работы, не ожидая ежедневно звонков.

Если потратит на вас усилия и время сейчас — не будет вынужден по возвращении выслушивать недовольство клиентов и разгребать накопившиеся завалы.

Чек-лист подготовки к уходу коллеги в отпуск

  • Сформулируйте четкий список задач и функций, которые временно перейдут к вам.

  • Проведите с коллегой пару встреч по передаче дел за 2-3 дня до его ухода.

  • Получите на руки документ о передаче дел: регламент, список, таблицу с подсказками и статусами.

  • Пройдите необходимое обучение по задачам, с которыми не знакомы.

  • Найдите коллегу, который поможет вам в случае, если не будете успевать.

  • Внесите встречи и дедлайны коллеги в своей календарь.

  • Сократите объем своей работы, чтобы хватало времени и сил на чужую.

  • Оформите документы о передаче дел, получите пароли и доступы.

  • Договоритесь о ситуациях, когда можно будет побеспокоить коллегу в отпуске.

  • Попробуйте выполнить некоторые задачи коллеги заранее, чтобы передача дел была более плавной и вы потом чувствовали себя спокойнее.

Начать дискуссию

Акция ко Дню главбуха! Онлайн-курсы по учету на маркетплейсах, финмоделированию, ФСБУ и зарплате за 3690 рублей!

21 апреля — День главного бухгалтера. Мы поздравляем коллег и делаем скидку на онлайн-курсы, которые помогут вам продолжать профессиональное развитие! До 22 апреля включительно онлайн-курсы по учету на маркетплейсах, ФСБУ, зарплате и финмоделированию за 3690 рублей!

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Банки

Банки через камеры банкоматов будут смотреть, кто снимает деньги

Через камеры в банкоматах будут отслеживать, что именно владелец снимает средства с карты. Такая видеоидентификация снизит число мошеннических операций.

Недвижка продолжает дорожать. Рубль не смог обвалиться. IPO МТС Банка, халвинг биткоина, рост ОФЗ, другие новости. Воскресный инвестдайджест

Пока Павел Дуров собирает коллекцию стульев и рефлексирует из-за баклажанов, лёжа в ледяной ванне, рубль не смог обвалиться, биткоин отхалвился, ОФЗ пошли вверх, как и недвижка. Всё больше дивидендов и новых выпусков облигаций, готовится к IPO МТС Банк, а я пополнил портфель новыми активами и рассказал о самом интересном, что произошло за неделю.

Недвижка продолжает дорожать. Рубль не смог обвалиться. IPO МТС Банка, халвинг биткоина, рост ОФЗ, другие новости. Воскресный инвестдайджест
Лучшие спикеры, новый каждый день

РЖД объявили о запуске нового мобильного суперприложения: что оно дает

Замгендиректора РЖД Евгений Чаркин на конференции Data Fusion заявил, что «Российские железные дороги» (РЖД) планируют запустить новое мобильное суперприложение (SuperApp) в начале 2025 года.

492
Маркетплейсы

Законодатели взялись за трудовые права работников маркетплейсов

Работодатели скрывают трудовые отношения с сотрудниками маркетплейсов под договорами с самозанятыми. Из-за этого работники не получают отпускных и больничных.

435

Как привлечь к работе иностранного сотрудника из дальнего зарубежья 

Оформление иностранного работника из визовой страны — достаточно трудоемкий процесс. Любое упущение может обернуться для компании штрафом до 1 млн руб. за одного человека. Расскажем, как нанять персонал из дальнего зарубежья и избежать самых распространенных ошибок. 

Как привлечь к работе иностранного сотрудника из дальнего зарубежья 
1
818
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Топ-11 инструментов для SEO-анализа сайта

Есть здесь SEO-специалисты? Мы сделали для вас подборку из 11 бесплатных инструментов для SEO-анализа по продвижению сайта. Новичок вы или нет — неважно, эти сервисы помогут оптимизировать работу и сэкономить время.

Банки

Европа вынуждает крупный банк быстрее свернуть бизнес в России

Raiffeisen Bank International ждет требования от ЕЦБ ускорить процесс сокращения бизнеса в России.

2
437
Банкротство

Долги банкротов побили антирекорд

За 2023 год суд признал порядка 7,3 тысяч компаний несостоятельными. Их задолженность достигла 3,98 трлн рублей.

УК РФ

Следователи смогут получать доступ к телефонным переговорам до санкции суда

МВД в рамках выполнения поручений правительства разработало изменения в Уголовно-процессуальный кодекс.

Роспотребнадзор разъяснил, что считается вынужденным отказом пассажира от полета и тогда вернут деньги

В связи с периодическими сообщениями о задержках или отменах авиарейсов авиаперевозчиками Роспотребнадзор без привязки к причинам таких задержек и отмен обратил внимание на ряд моментов.

Инвестиции

Мартышкин портфель. Итоги восьмого месяца инвестиционного эксперимента

Закончился восьмой месяц эксперимента с мартышкиным портфелем против народного портфеля. В нём смотрим, получится ли портфелю из случайных 10 акций РФ обогнать портфель из 10 самых популярных у частных инвесторов «народных» акций.

Мартышкин портфель. Итоги восьмого месяца инвестиционного эксперимента
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Статистика Яндекса помогла оспорить упущенную выгоду

Между организацией и индивидуальным предпринимателем был заключен договор франшизы, в рамках которого ИП получил право использования товарного знака в целях открытия бутиков для реализации косметической продукции.

О госзакупках простым языком

Сегодня, как и было обещано, хочу поделиться с вами обновлениями в системе государственных закупок.

УК РФ

МВД хочет приостанавливать денежные переводы в рамках уголовного преследования

Силовые структуры смогут приостанавливать такие переводы на 10 дней.

Банки

Банки обяжут за 24 часа предоставлять в МВД данные о переводе электронных денег

Министерство внутренних дел разработало проект соответствующего федерального закона.

335
Банки

Киргизский Finca Bank приостановит зачисление переводов из «Сбера» и «Тинькофф»

Ограничения начнут действовать в мае.

310

⚡️Меняем тарифы на «Клерке». Успейте подключить безлимитные консультации

У нас молния. С понедельника на «Клерке» произойдут изменения. Тарифов с безлимитными консультациями больше не будет. Хотите безлимит? Подключайте тариф на год или на полтора прямо сейчас.

Иллюстрация: Вера Ревина / «Клерк»
Самозанятые

👵 Чтобы заработать пенсию, самозанятые должны платить добровольные взносы. Но не обязаны, уточняет наш эксперт

В стаж для пенсии идет период работы, если за этот период начисляют и уплачивают взносы. За работников взносы платит работодатель, ИП сами платят свои взносы. А самозанятые не платят.

Интересные материалы

Экономика России

Официально: сколько в России ресторанов, кафе и баров

Росстат привел статистику за 2023 год по местам общепита.