Апостиль: что это такое и зачем нужен

У граждан может возникнуть необходимость предоставления российских документов в учреждения, находящиеся за пределами РФ. Таковыми могут быть, например, свидетельства о рождении детей для получения гражданства либо документы об образовании при поступлении в зарубежное учебное заведение.

Во всех подобных случаях российские сведения необходимо правильно заверить у компетентных российских органов. Причем в определенных случаях это может быть только проставление апостиля без прохождения сложной процедуры легализации.

Апостиль простыми словами

Для того чтобы использовать какой-либо официальный документ за границей, его нужно легализовать. Сделать это можно двумя способами:

1. Консульская легализация — это непростая процедура оформления документа для его предъявления в иностранном государстве. Она состоит из нескольких этапов: нотариальное удостоверение копии документа, заверение в Минюсте, Консульском департаменте МИД и в посольстве принимающего государства.

2. Проставление апостиля — это упрощенный порядок оформления документа для его действия в других странах. Он применяется, если документ будут предъявлять в государствах — участниках Гаагской конвенции. На сегодняшний момент таковыми являются более 100 стран. Среди них Казахстан, Армения, Германия, Грузия, Кипр, Китай, Республика Молдова, США, Узбекистан, Турция, Хорватия и другие государства. Указанная конвенция была принята 05.10.1961 в Гааге и вступила в силу 24.01.1965. В 1991 году к данному соглашению присоединился СССР, а в 1992 Россия подтвердила заявление о присоединении.

Например, российская нотариальная доверенность, предъявляемая на территории Болгарии, не нуждается в заверении, поскольку между нашими странами подписан Договор о правовой помощи по гражданским, семейным и уголовным делам. Согласно ему документы, которые на территории одной стороны рассматриваются как официальные, являются таковыми и в государстве другой стороны. Это значит, что проставление апостиля в данном случае не требуется.

Приведем пример: если гражданка России заключит брак с иностранцем в Италии, то для его легализации в России необходимо, чтобы официальное учреждение данной страны проставило на документах о замужестве штамп «апостиль». После этого они будут действительны на территории нашей страны.

Для чего нужен апостиль

Проставление апостиля необходимо для того, чтобы составленный в России официальный документ имел такую же юридическую силу за рубежом или наоборот. Такой штамп удостоверяет подпись, качество, в котором выступает подписант, а также подлинность печати на документе.

Где поставить апостиль

Перечень органов, которые могут удостоверить документ, утвержден постановлением Правительства от 30.05.2016 № 479. К ним относятся:

1. МВД. Указанный орган проставляет апостиль на справках о наличии или отсутствии судимости, о прекращении уголовного преследования, о реабилитации.

2. Генпрокуратура — на выданных ею документах.

3. Минобороны — на официальных архивных документах о военной службе в Вооруженных Силах.

4. Органы ЗАГС по субъектам могут ставить штампы на свидетельство о рождении, смерти, заключении или расторжении брака, об усыновлении и другие подобные документы.

5. Росархив, а также органы власти субъектов России в области архивного дела проставляют апостиль на архивных справках, выписках, копиях.

6. Региональные департаменты Минобразования — на документах об образовании, квалификации, ученых степенях и званиях.

7. Минюст — на документах, которые не относятся к перечисленным выше. Например, на согласии родителя на выезд ребенка за границу. Причем если между министерством и МФЦ заключено соглашение о взаимодействии, для проставления апостиля на документах можно обратиться в многофункциональный центр.

Прежде чем обратиться в компетентный орган, заявителю следует уплатить государственную пошлину. Ее размер составляет 2 500 рублей за каждый документ (п. 48 ст. 333.33 НК).

Рассмотрим порядок удостоверения на примере свидетельства о рождении, выданного на территории города Москвы. Для проставления апостиля в данном случае заявителю следует подготовить следующие документы:

• паспорт;

• запрос на проставление апостиля;

• свидетельство о рождении;

• квитанцию об уплате госпошлины (необязательно).

Запрос и необходимые сведения следует подать в архивно-информационный отдел управления ЗАГС, направить почтой или через МФЦ. В течение установленного срока документ с проставленным апостилем будет выдан заявителю.

На какие документы ставится апостиль

Порядок и сроки проставления штампа российскими компетентными органами, а также перечень документов, на которых он ставится, утверждены законом от 28.11.2015 № 330-ФЗ. К ним относятся только официальные бумаги, которые были выданы органами власти либо государственными учреждениями. О некоторых из них мы упоминали выше.

Среди других документов можно выделить следующие:

• нотариально удостоверенная доверенность или другие заверенные таким образом сведения;

• судебное постановление;

• справка из госоргана, например, из налоговой инспекции;

• документы коммерческих организаций, которые были заверены государственными регистрационными учреждениями. К ним можно отнести свидетельство о постановке компании на налоговый учет, документ о регистрации фирмы, ее устав и тому подобные. Причем документы, связанные с осуществлением предпринимательской деятельности (договоры, акты, счета) и составленные на территории иностранных государств, не признаются официальными документами. В связи с этим они не требуют обязательного удостоверения в виде проставления апостиля (п. 24 обзора, утвержденного Президиумом Верховного Суда 12.07.2017).

Как выглядит апостиль

Конвенция содержит следующие требования к апостилю:

• он должен иметь квадратную форму;

• его сторона не может быть менее 9 см;

• штамп проставляется либо на самом документе, либо на отдельном листе, который будет с ним скреплен. При этом апостиль может быть проставлен в электронном виде. Порядок направления соответствующего запроса установлен постановлением Правительства от 20.03.2021 № 436. Вместе с тем при удостоверении документа в цифровой форме заявителю по его запросу должна быть выдана бумажная форма апостиля;

• штамп составляется на русском языке (допускается использование английского или французского). При этом заголовок апостиля обязательно должен быть оформлен на французском языке.

Образец штампа представлен ниже.