Предназначение кассовой дисциплины
Нормативную базу для организации кассовой дисциплины разработал ЦБ, а проверками занимаются налоговые органы. Вот самые важные правила обращения с наличкой, которые необходимо соблюдать:
Лимит расчетов наличными между юрлицами и ИП не более 100 000 рублей.
Необходимо своевременно и в полном объеме оприходовать наличную выручку с наличием подтверждающих документов.
Расходовать наличные деньги можно только на цели, установленные ЦБ.
Необходимо контролировать остаток наличных в кассе организаций илиИП.
С одной стороны, кассовая дисциплина это инструмент государственного надзора, а с другой стороны, бизнес с помощью установленных регламентов может контролировать важнейший ресурс — деньги.
Установленные правила позволяют организациям с большим оборотом наличности вести учет, сохранять денежные средства, анализировать финансовые операции, оценивать качество работы сотрудников и менеджмента.
Рассмотрим подробнее, какие требования к кассовой дисциплине в организации предъявляют ФНС и ЦБ.
Все сервисы «Клерка» в одной подписке для бухгалтера на год!
Подписка Клерк.Премиум — это информационная и практическая помощь бухгалтерам, кадровикам и ИП. Сейчас можно получить подписку на год со скидкой 35% и супер-подарком!
🎁Подарок новым подписчикам: курс повышения квалификации с удостоверением в ФИС ФРДО «Бухгалтер-2024 ― Главные изменения по налогам, отчетности, ФСБУ, зарплате и воинскому учету».
Цена подписки на год прямо сейчас: 9 685 рублей.
Лимит расчетов
Максимальная сумма расчетов наличными между организациями или ИП не должна превышать 100 000 рублей (указание Банка России от 09.12.2019 № 5348-У). То же правило касается расчетов в иностранной валюте, на дату сделки оплата не должна превышать сумму, эквивалентную 100 000 рублей по официальному курсу Банка России.
Исключение и полный безлимит действует только при расчетах с физлицами. Юрлица и ИП в рамках одного договора могут передать наличными только 100 000 и ни рублем больше, остальное безналичным путем.
Нет смысла дробить сумму и подписывать множество договоров в пределах лимита. А также строить цепочки наличных расчетов, используя безлимитные возможности физлиц. Такие схемы налоговые органы научились быстро раскрывать, доказывать и наказывать.
Тратить наличную выручку нужно с умом и с разрешения ЦБ
Только ИП вправе тратить выручку на личные нужды, т.е. не связанные с предпринимательской деятельностью. Остальные цели расходования жестко регламентировал ЦБ. Это:
Выплата зарплаты, премий, доплат за сверхурочную работу, отпускные и другие аналогичные расчеты.
Пособия, страховые возмещения, материальная помощь и другие платежи социальной направленности.
Расчеты с поставщиками на закупку товаров, расчеты с подрядчиками за выполнение работ или оказание услуг (за исключением приобретения ценных бумаг).
Выдача под отчет (например, на оплату командировочных расходов).
Возврат за товары и услуги, которые покупатель ранее оплатил наличными.
Наличные расчеты с физлицами-нерезидентами ещё более ограничены, зарплату необходимо перечислять только безналично, а из кассы организации можно выплатить:
за возврат товаров, приобретенных ранее за наличный расчет;
за неоказанные услуги, которые были оплачены ранее;
компенсацию сумм НДС при вывозе товаров, купленных в России (tax free);
под отчет.
С организациями-нерезидентами применяются только безналичные расчеты.
Запомните два главных правила:
Если деньги поступили в кассу из банка — их можно тратить на любые нужды организации, без ограничения целей.
Если деньги не поступили в качестве выручки и не получены из банка — тратить их нельзя, их нужно сдать в банк.
Лимит остатка в кассе
Максимальная сумма остатка денежных средств в кассе организации на конец дня не должна превышать установленного ею же лимита. Его можно определить расчетным способом, например:
Выручка от продажи / расчетный период × период между днями сдачи наличных в банк.
Или лимит может соответствовать специфике бизнеса. При любом варианте полученное значение нужно зафиксировать приказом руководителя. Если нет необходимости, то каждый год лимит пересматривать не надо. Приказ будет действовать до вступления в силу нового распоряжения.
Но оставлять организацию без установленного лимита также опасно, налоговая приравняет его к нулю. Если не сдавать всю полученную выручку ежедневно в банк, то нарушение лимита при проверке автоматически приведет к штрафным санкциям.
Есть исключение: сверх лимита в кассе можно хранить деньги в дни выплаты зарплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения в эти дни кассовых операций. Важно — срок выдачи зарплаты не должен превышать пяти рабочих дней, включая день получения наличных из банка.
ИП и представители малого бизнеса не обязаны устанавливать и соблюдать лимит, но свое нежелание лучше все-таки зафиксировать внутренним приказом.
Лимит остатка в кассе это не только слабое место при налоговой проверке, это реальная возможность для контроля финансовых потоков в компании, а также снижение риска хищения наличных из кассы организации.
Хранение наличных в кассе
Правила хранения и оборота наличных законодательно установлены только для кредитных организаций, все остальные обязаны разработать собственный регламент о том, как и где хранить наличные. Порядок хранения наличных устанавливается приказом руководителя.
Помните, что речь идет в первую очередь о сохранности собственной выручки, поэтому обязательно включите в порядок:
правила по работе, передаче и хранению ключей от хранилища с денежными ценностями;
правила и периодичность проведения ревизии ценностей;
регламент действий в случае хищений.
Документы для кассы
Чтобы контролировать поступление и расходование наличных денежных средств, применяются приходные (ПКО) и расходные (РКО) кассовые ордера. Их формы установлены постановлением Госкомстата № 88 и с 18.08.1998 не менялись.
Налоговая обязательно проверит правильность заполнения и наличие подписей ответственных лиц. Ими могут быть главный бухгалтер, кассир или директор.
Для усиления контроля за наличными средствами в организации можно применять образцы подписей уполномоченных сотрудников, чтобы кассир сверял их при выдаче наличных.
Вместо оформления на каждого сотрудника РКО для выдачи зарплаты можно использовать расчетно-платежную или платежную ведомости.
Все приходные и расходные документы при необходимости фиксируются в журналах регистрации, но так или иначе попадают в кассовую книгу организации. Для учета принятых и выданных кассиру денег используется отдельная книга. В зависимости от специфики и характера ведения бизнеса перечень кассовых документов можно расширить.
Как и другую первичку, все перечисленные кассовые документы необходимо хранить пять лет после года выполнения операций. Срок нужно увеличить до окончания судебных разбирательств, если такие ведутся.
Как выдать и принять деньги в кассе
Для оформления расхода наличных из кассы нужно выполнить следующие действия:
Проверить оформление РКО на наличие подписей и их соответствие образцам, корректность указанных сумм цифрами и прописью, а также основание выдачи.
Идентифицировать лицо, которое указано в РКО и обратилось за наличными.
Получить подпись получателя денег.
Пересчитать и выдать деньги.
Зафиксировать расход в кассовой книге.
Понятно, что расходные операции относятся к операциям повышенного риска, но и при неверной фиксации выручки может произойти хищение наличных.
Для оприходования наличных нужно придерживаться следующего алгоритма:
Проверить ПКО: наличие подписей, соответствие подписей образцу, корректность сумм цифрами и прописью.
При наличии — поверить дополнительные документы, указанные в ПКО.
Пересчитать внесенные деньги и сверить полученную сумму с документом.
Если сумма внесенных средств верна, поставить подпись в ПКО и квитанции к нему, далее — выдать ее тому, кто осуществляет внесение средств.
Отразить в кассовой книге информацию о принятых денежных средствах.
Когда применение онлайн-кассы стало обязательным, выявлять неоприходованную выручку стало проще простого. ФНС в автоматическом режиме сличает данные, поступившие от ОФД, и сведения из предоставленной документации. Поэтому необходимо взвешенно подходить к контролю сотрудников и дополнительно проводить инвентаризацию касс.
Отражение кассовой дисциплины в бухучете
Для учета кассовых операций используется счет 50 «Касса». Дополнительные субсчета для детализации отражения операций по синтетическому счету помогут вести учет наличных в денежных ящиках ККТ, или учет таких денежных документов, как путевки для сотрудников, авиа- и ж/д билеты. Выбранные субсчета необходимо закрепить в учетной политике.
Счет 50 «Касса» активный и соответственно, поступление выручки отражается по дебету, а расход из кассы по кредиту.
Контроль и штрафы за нарушение кассовой дисциплины
Как мы уже неоднократно упоминали, надзор в области соблюдения кассовой дисциплины осуществляют налоговые инспекции. Плановую проверку ждать бесполезно, они не предусмотрены. А вот на внеплановых мероприятиях инспекторы проверят порядок применения онлайн-кассы и полноту учета наличной выручки.
Срок давности привлечения к ответственности за правонарушения, связанные с применением ККТ, составляет один год. Этот срок начинает исчисляться со дня совершения правонарушения.
При проверке кассовой дисциплины сроки для применения наказания намного короче и составляют всего два месяца, т.е. за превышение лимита остатка в кассе за сентябрь 2023 года привлечь к ответственности в январе 2024 года уже нельзя.
Внеплановая проверка начинается с предъявления поручения на проведение проверки и служебных удостоверений инспекторов, которые вправе потребовать оригиналы кассовых документов или их заверенные копии.
Срок проверки кассовой дисциплины строго регламентирован:
не более 20 рабочих дней отводится на проверку кассовых операций;
не более 10 рабочих дней — на выездную и документарную проверки.
Заканчивается, как и любая другая налоговая проверка, оформлением акта. В нем фиксируются выявленные нарушения. Все экземпляры подписываются проверяющими, а один в обязательном порядке остается в организации.
На оспаривание акта у вас есть 10 календарных дней, но начинать нужно уже с момента подписания. Проследите затем, чтобы инспектор сделал отметку на акте о приеме возражений. Протокол об административном правонарушении можно оспорить в арбитражном суде.
Но ещё до получения протокола у вас есть все шансы получить штраф, если не предоставите документы для проверки или ограничите доступ инспекторов. Организацию накажут от 5 000 до 10 000 рублей, а её руководителя, также как и ИП, от 2 000 до 4 000 рублей.
Если налогоплательщик препятствует завершению проверки, штраф составит:
для компании — от 20 000 до 50 000 рублей;
для руководителя или ИП — от 5 000 до 10 000 рублей.
Мы подробно разобрали основные ошибки при организации кассовой дисциплины:
расчеты наличными между юрлицами и ИП суммами свыше 100 000 рублей;
сокрытие (полное или частичное) наличной выручки;
нарушения при хранении и обороте наличных денег;
превышение установленного лимит остатка по кассе.
За подобные нарушения применяют штрафы из ст. 15.1 КоАП:
юрлицам могут назначить штраф от 40 000 до 50 000 рублей;
должностным лицам и ИП — от 4 000 до 5 000 рублей за одно нарушение.
При этом следует помнить, что запрещено одновременно штрафовать организацию и должностное лицо (закон от 26.03.2022 № 70-ФЗ). То есть, если оштрафовали руководителя, то компанию к ответственности привлекать не будут, при условии, что она приняла все меры для соблюдения правил и норм, за нарушение которых предусмотрена ответственность.
Кроме административной ответственности налоговые инспекторы обязательно выпишут предписания с указанием сроков устранения нарушений.
Начать дискуссию