Какую онлайн-кассу выбрать для бизнеса

Что такое онлайн-касса и для чего она нужна

Онлайн-касса — такое же устройство, как и обычный кассовый аппарат: выбивает чеки, сохраняет данные о них.

Налоговая получает достоверную информацию о доходе продавца — данные в накопителе скорректировать невозможно. Чеки, проведенные через онлайн-кассу, можно отправлять покупателю в СМС или по электронной почте. 

Какие категории ИП должны использовать онлайн-кассы

По закону устанавливать и пользоваться онлайн-кассами обязаны большинство ИП, за исключением следующих: 

• ИП и самозанятые, которые используют налоговый режим на профессиональный доход. Чеки по продажам они оформляют в приложении «Мой налог»;

• физлица, которые сдают в аренду свое жилье или машино-место, на любом налоговом режиме;

• ИП и юрлица, которые занимаются ремонтом обуви и одежды, ремонтом или изготовлением ключей, продают через киоски мороженое, безалкогольные напитки или молоко на розлив; 

• ИП, которые работают в труднодоступной местности; 

• ИП, которые работают на патенте по ряду видов деятельности, торгуют с прилавка на ярмарках и рынках. 

Чем полезны онлайн-кассы 

• Меньше бумажной работы. Сокращает количество отчетов и налоговых проверок: данные передаются напрямую в ФНС. 

• Полезная статистика. С помощью онлайн-кассы можно собирать и анализировать статистику по продажам, контролировать работу своих сотрудников. 

• Быстро подключить. Онлайн-кассу подключить гораздо проще и быстрее, чем обычную. А поставить ее на учет или снять с него можно онлайн, без посещения ФНС. 

• Автоматизируют продажи. Весь процесс продажи товара автоматизирован — от момента формирования чека на оплату до расчета сдачи и суммы налога с продажи. 

• Интеграция с другими системами. Онлайн-кассу можно интегрировать с CRM-системой, системами лояльности, системами управления складом. Это упрощает бизнес-процессы и делает их более прозрачными. На сведение данных и аналитику уходит гораздо меньше времени. 

В чем сложности с использованием онлайн-касс

• Технические условия. Чтобы онлайн-касса работала, нужен стабильный интернет и компьютер с совместимым ПО. В противном случае касса может зависать, будут сложности с обработкой чеков и платежей.  

• Стоимость. Помимо покупки самого аппарата нужно оплачивать услуги оператора фискальных данных за обработку платежей и отправку их в налоговую. 

• Необходимость обучения. Работать с онлайн-кассой сотрудникам может быть сложнее, чем с обычным оборудованием. Нужно учиться взаимодействовать с аппаратом, решать сложности, если они возникнут. 

Сколько стоят онлайн-кассы

На стоимость кассы влияет ее тип. В таблице приведены средние цены на оборудование в Москве.

Виды онлайн-касс для ИП 

Рассмотрим, какими кассами могут воспользоваться индивидуальные предприниматели. 

POS-система на основе фискального регистратора

POS-система — это готовый комплекс устройств, который включает в себя:

• фискальный регистратор;

• дисплей продавца и покупателя;

• клавиатуру;

• ящик для наличных денег;

• интерфейсы для подключения дополнительных устройств: весов, сканера и т. д. 

Сам регистратор подключается к POS-терминалу, для его работы необходимо специальное ПО, без которого работать он не будет.

Преимущества POS-систем в том, что это комплексное решение. После установки можно сразу начать использовать систему, при необходимости докупая дополнительное оборудование и интегрируя его с терминалом. 

Однако они дороже всех остальных решений. Самые бюджетные варианты систем стоят от 50 000 рублей. 

Стационарная касса с сенсорным дисплеем 

Стационарная касса или сенсорный кассовый аппарат — более простое и недорогое устройство.

Поставщики онлайн-касс часто предлагают готовое ПО для обработки платежей и отправки данных ОФД. Статистика по продажам, аналитика доступны в личном кабинете облачных сервисов и на дисплее самого устройства.  

К такой кассе тоже можно подключить дополнительные устройства и наладить взаимодействие с системами учета. Денежный ящик для наличных придется покупать отдельно. 

Мобильный аппарат с сенсорным дисплеем и аккумулятором

Портативные кассы выполняют все те же функции, что и перечисленные выше: формируют и печатают чеки, отправляют информацию в ОФД. Объем памяти у них небольшой, так что такое решение не подойдет для торговли большой номенклатурой товаров. 

Разобраться с такими кассами не сложнее, чем со смартфонам, что удобно для сотрудников. 

Если нужны данные по продажам, доступ к статистике и аналитике, их можно получить в кабинете сервиса, который предоставляет ПО для устройства. 

Кнопочная касса-калькулятор 

Это обычная кнопочная касса, которую часто можно встретить в небольших магазинах у дома. Работает от аккумулятора, печатает чеки.

Объем памяти в таких кассах ограничен, поэтому ее стоит использовать, если товарная номенклатура — до 10 товаров. Такой кассой также пользуются, не загружая готовые товарные позиции, а просто набирая стоимость того или иного товара в момент продажи. 

Получить развернутую статистику по продажам, проанализировать данные с такими кассами невозможно. Эти кассы самые бюджетные. 

Облачная онлайн-касса

Такая касса используется в интернет-магазинах, при продаже услуг онлайн, в службах доставки и такси, вендинговых аппаратах. Она заменяет физическую контрольно-кассовую технику. Все операции проводятся и учитываются в облачном сервисе. Подключение к такой кассе осуществляется через интернет.  

Цифровую кассу нельзя использовать при расчетах с клиентами в торговых точках, пунктах выдачи и билетных кассах. 

Стоимость аренды таких сервисов стартует от 1500 рублей в месяц в зависимости от выбранного тарифа и формы оплаты: ежемесячно или единовременно за год. 

Как ИП выбрать онлайн-кассу 

Чтобы выбрать кассу, нужно в первую очередь учитывать вид бизнеса — онлайн или офлайн. Если ведете бизнес в интернете, подойдет облачная касса. 

Важно! Если наряду с физическими точками продаж у вас есть интернет-магазин, вам нужно купить физическую онлайн-кассу и доступ к облачному сервису. 

Для офлайн-бизнеса важно опираться на следующие параметры: 

• Объем номенклатуры товаров. Его важно учитывать, потому что, например, мобильные сенсорные терминалы или кнопочные кассы-калькуляторы имеют ограниченный объем памяти и для большой номенклатуры не подойдут. 

• Проходимость точки продаж и интенсивность покупок. Этот параметр важен, потому что влияет на требования к скорости работы устройства, скорости печати чеков.

• Необходимость часто вносить изменения в товарные позиции. В случае, если товарные позиции часто меняются и за этими изменениями должен следить кассир, следует такой фактор учесть и выбрать устройство, подходящее задаче. 

• Потребность в статистике по продажам, в аналитике продаж, работы кассиров и отдельных торговых точек, если у вас их несколько. Интеграции с другими системами учета. Более простые варианты устройств доступ к расширенной статистике и интеграциям с системами учета могут не предоставлять. 

• Бюджет. 

Рассмотрим каждый из этих пунктов применительно к видам онлайн-касс для офлайн-бизнеса, которые мы описали выше. 

Из чего складывается стоимость использования онлайн-кассы

Расходы на онлайн-кассу можно разделить на единовременные и постоянные. 

К единовременным относятся: 

• расходы на покупку самого устройства;

• расходы на покупку дополнительных устройств: денежный ящик, весы, сканер.  

• получение ЕЦП, регистрация и настройка устройства, обучение сотрудников.

Эти услуги, как правило, не идут в комплекте к покупке. Однако поставщики касс часто предоставляют скидку на них при покупке. 

Постоянные расходы: 

• оплата интернета — без подключения к Сети касса не работает: 

• расходные материалы: кассовая лента;

• техническое обслуживание по договору;

• оплата услуг ОФД.

Где купить онлайн-кассу

Главное требование к онлайн-кассе — регистрация в системе ФНС. Поэтому покупать их следует только у авторизованных поставщиков либо у их дилеров. 

Есть компании, которые продают онлайн-кассы под ключ. Помимо установки и настройки самого оборудования предоставят учетную систему с кассовым ПО и будут оказывать услуги в качестве оператора фискальных данных. 

Способы подключения кассы 

Разберем по шагам, что нужно для подключения кассы: 

1. Выбрать и купить-онлайн кассу, отвечающую вашим требованиям.

2. Подключить кассу и ПК (если купили не моноблок) к интернету. 

3. Выбрать оператора фискальных данных и заключить с ним договор. Список ОФД доступен на сайте ФНС. 

4. Зарегистрировать кассу в налоговой. 

После проверки заявления вы получите регистрационный номер кассы — он придет в ваш личный кабинет на портале ФНС. 

5. Провести фискализацию кассы. Это необходимо сделать в течение суток после получения регистрационного номера в ФНС. 

Фискализация проводится либо с помощью ПО на компьютере, к которому подключена касса, либо в самой кассе, если она позволяет такие операции проводить. Чтобы провести фискализацию, вам потребуется:

• регистрационный номер кассы, полученный в налоговой;

• адрес, название и ИНН;

• данные сотрудника, от имени которого вы подали заявления на регистрацию;

• название выбранного ОФД и параметры подключения к нему. 

Далее остается зарегистрировать кассу в ОФД и подключить дополнительное оборудование, которое планируете использовать. 

Все эти шаги можно проделать самостоятельно или обратиться к поставщику кассы. 

Что делать, если с кассой возникли проблемы 

• Обрыв интернет-соединения. В таком случае работа кассы будет остановлена, если соединение разорвалось в момент оформления покупки — чек выдан не будет. Нужно дождаться, пока соединение восстановится, и выдать чек покупателю. 

• Полная остановка работы кассы. Касса перестает работать по нескольким причинам. Диапазон проблем широкий — от отключения электроэнергии и заполненности фискального накопителя до сбоя установленных параметров смены и времени. 

Если сделать это самостоятельно не получается, нужно обратиться к поставщику кассы, с которым у вас заключен договор на техническое обслуживание. 

• Ошибки при работе с кассой. Если в процессе работы кассира с кассой возникают ошибки, то на дисплей, как правило, выводится номер ошибки. Чтобы решить возникшую проблему, в инструкции к кассе нужно найти номер ошибки и описание шагов для ее устранения. Если описания нет или действия по инструкции не помогают, нужно обратиться к поставщику кассы. 

Какие штрафы будут, если использовать кассу неправильно 

• Если ИП не использует онлайн-кассу, ФНС назначит штраф. Сумма штрафа — от 25% до 50% от не проведенной через кассу покупки, но не менее 10 000 рублей. 

• Штраф на невыдачу чека покупателю для ИП составляет 2000 рублей. 

Единый штраф от 1500 до 3000 рублей за эти нарушения: 

• использование кассы без регистрации в ФНС;

• использование кассы без фискального накопителя;

• применение кассы, которая не прошла фискализацию;

• отсутствие договора с ОФД;

• ошибки при формировании фискальных документов.

Как выбрать онлайн-кассу: кратко

• Онлайн-касса шифрует данные о продажах и отправляет оператору фискальных данных (ОФД), который затем передает их в налоговую. 

• С 2021 года большинство ИП обязаны использовать онлайн-кассу. 
  Некоторые предприниматели могут не устанавливать оборудование — это, например, плательщики налога на профессиональный доход или бизнес, который находится в местности без доступа в интернет. 

• Есть несколько видов онлайн-касс — кнопочные, стационарные и мобильные с сенсором, POS-системы. 

• POS-системы — самые дорогие. Это готовый комплекс устройств с клавиатурой, весами, терминалом, регистратором и так далее.

• Облачная онлайн-касса подойдет для бизнеса без физических точек. В этом случае оборудование покупать не нужно, но придется ежемесячно платить деньги за лицензию.

• Кнопочная касса-калькулятор — самый недорогой вариант. Это простая касса с небольшим объемом встроенной памяти. 

• Когда предприниматель открывает расчетный счет и подключает эквайринг, многие банки дают устройства в бесплатную аренду либо в рассрочку без процентов.