Онлайн-кассы

Какую онлайн-кассу выбрать для бизнеса

С 2021 года практически любой предприниматель обязан рассчитываться с покупателями и клиентами через онлайн-кассу. На рынке сразу появился десяток компаний, которые продают и настраивают устройства. Рассказываем, какое есть оборудование, как предпринимателю сделать выбор и кому все-таки онлайн-касса не нужна.
Какую онлайн-кассу выбрать для бизнеса
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Что такое онлайн-касса и для чего она нужна

Онлайн-касса — такое же устройство, как и обычный кассовый аппарат: выбивает чеки, сохраняет данные о них.

Но в отличие от обычных аппаратов онлайн-касса данные о продажах шифрует и отправляет оператору фискальных данных (ОФД), который затем передает их в налоговую. 

Налоговая получает достоверную информацию о доходе продавца — данные в накопителе скорректировать невозможно. Чеки, проведенные через онлайн-кассу, можно отправлять покупателю в СМС или по электронной почте. 

Какие категории ИП должны использовать онлайн-кассы

По закону устанавливать и пользоваться онлайн-кассами обязаны большинство ИП, за исключением следующих: 

  • ИП и самозанятые, которые используют налоговый режим на профессиональный доход. Чеки по продажам они оформляют в приложении «Мой налог»;

  • физлица, которые сдают в аренду свое жилье или машино-место, на любом налоговом режиме;

  • ИП и юрлица, которые занимаются ремонтом обуви и одежды, ремонтом или изготовлением ключей, продают через киоски мороженое, безалкогольные напитки или молоко на розлив; 

  • ИП, которые работают в труднодоступной местности; 

  • ИП, которые работают на патенте по ряду видов деятельности, торгуют с прилавка на ярмарках и рынках. 

Чем полезны онлайн-кассы 

  • Меньше бумажной работы. Сокращает количество отчетов и налоговых проверок: данные передаются напрямую в ФНС. 

  • Полезная статистика. С помощью онлайн-кассы можно собирать и анализировать статистику по продажам, контролировать работу своих сотрудников. 

  • Быстро подключить. Онлайн-кассу подключить гораздо проще и быстрее, чем обычную. А поставить ее на учет или снять с него можно онлайн, без посещения ФНС. 

  • Автоматизируют продажи. Весь процесс продажи товара автоматизирован — от момента формирования чека на оплату до расчета сдачи и суммы налога с продажи. 

  • Интеграция с другими системами. Онлайн-кассу можно интегрировать с CRM-системой, системами лояльности, системами управления складом. Это упрощает бизнес-процессы и делает их более прозрачными. На сведение данных и аналитику уходит гораздо меньше времени. 

В чем сложности с использованием онлайн-касс

  • Технические условия. Чтобы онлайн-касса работала, нужен стабильный интернет и компьютер с совместимым ПО. В противном случае касса может зависать, будут сложности с обработкой чеков и платежей.  

  • Стоимость. Помимо покупки самого аппарата нужно оплачивать услуги оператора фискальных данных за обработку платежей и отправку их в налоговую. 

  • Необходимость обучения. Работать с онлайн-кассой сотрудникам может быть сложнее, чем с обычным оборудованием. Нужно учиться взаимодействовать с аппаратом, решать сложности, если они возникнут. 

Сколько стоят онлайн-кассы

На стоимость кассы влияет ее тип. В таблице приведены средние цены на оборудование в Москве.

Тип устройства

Средняя цена

Кнопочные кассы

12 000 рублей

Сенсорные мобильные аппараты

15 000 рублей

Стационарные сенсорные кассы

20 000 рублей

Полноценные POS-системы

от 50 000 рублей

Облачные решения

от 1500 рублей в месяц

Виды онлайн-касс для ИП 

Рассмотрим, какими кассами могут воспользоваться индивидуальные предприниматели. 

POS-система на основе фискального регистратора

POS-система — это готовый комплекс устройств, который включает в себя:

  • фискальный регистратор;

  • дисплей продавца и покупателя;

  • клавиатуру;

  • ящик для наличных денег;

  • интерфейсы для подключения дополнительных устройств: весов, сканера и т. д. 

Сам регистратор подключается к POS-терминалу, для его работы необходимо специальное ПО, без которого работать он не будет.

POS-терминал — это системный блок с вычислительным центром. Терминалы могут поставляться отдельными блоками или в качестве моноблока — сразу с дисплеем. 

Преимущества POS-систем в том, что это комплексное решение. После установки можно сразу начать использовать систему, при необходимости докупая дополнительное оборудование и интегрируя его с терминалом. 

Однако они дороже всех остальных решений. Самые бюджетные варианты систем стоят от 50 000 рублей

Стационарная касса с сенсорным дисплеем 

Стационарная касса или сенсорный кассовый аппарат — более простое и недорогое устройство.

Устанавливается стационарно, позволяет проводить необходимые операции. Есть кассы, которые продаются в комплекте с фискальным регистратором, для других потребуется такой регистратор докупить. 

Поставщики онлайн-касс часто предлагают готовое ПО для обработки платежей и отправки данных ОФД. Статистика по продажам, аналитика доступны в личном кабинете облачных сервисов и на дисплее самого устройства.  

К такой кассе тоже можно подключить дополнительные устройства и наладить взаимодействие с системами учета. Денежный ящик для наличных придется покупать отдельно. 

Мобильный аппарат с сенсорным дисплеем и аккумулятором

Портативные кассы выполняют все те же функции, что и перечисленные выше: формируют и печатают чеки, отправляют информацию в ОФД. Объем памяти у них небольшой, так что такое решение не подойдет для торговли большой номенклатурой товаров. 

Разобраться с такими кассами не сложнее, чем со смартфонам, что удобно для сотрудников. 

Если нужны данные по продажам, доступ к статистике и аналитике, их можно получить в кабинете сервиса, который предоставляет ПО для устройства. 

Кнопочная касса-калькулятор 

Это обычная кнопочная касса, которую часто можно встретить в небольших магазинах у дома. Работает от аккумулятора, печатает чеки.

В таких кассах установлено ПО для выполнения ключевых операций: продажи, возвраты, коррекции чеков. 

Объем памяти в таких кассах ограничен, поэтому ее стоит использовать, если товарная номенклатурадо 10 товаров. Такой кассой также пользуются, не загружая готовые товарные позиции, а просто набирая стоимость того или иного товара в момент продажи. 

Получить развернутую статистику по продажам, проанализировать данные с такими кассами невозможно. Эти кассы самые бюджетные. 

Облачная онлайн-касса

Такая касса используется в интернет-магазинах, при продаже услуг онлайн, в службах доставки и такси, вендинговых аппаратах. Она заменяет физическую контрольно-кассовую технику. Все операции проводятся и учитываются в облачном сервисе. Подключение к такой кассе осуществляется через интернет.  

Цифровую кассу нельзя использовать при расчетах с клиентами в торговых точках, пунктах выдачи и билетных кассах. 

Цифровая касса так же, как и другие, интегрируется с системой учета, складской системой. Покупать облачную кассу не нужно — поставщик предоставляет доступ к сервису ежемесячно по лицензии. В любой момент можно отказаться от использования. 

Стоимость аренды таких сервисов стартует от 1500 рублей в месяц в зависимости от выбранного тарифа и формы оплаты: ежемесячно или единовременно за год. 

Если вы продаете товары через собственный интернет-магазин — онлайн-касса вам необходима. При торговле через маркетплейсы установки кассы можно избежать. Все нюансы работы с маркетплейсами: от заключения договора до ведения учета и расчета налогов, узнаете на онлайн-курс «Бухгалтерия маркетплейса-2024: учет, налоги, 1С», учитесь, когда вам удобно и быстро осваивайте новую специализацию.

Сейчас курс продается со скидкой: 3 690 рублей вместо 16 350 рублей.

Купить курс

Как ИП выбрать онлайн-кассу 

Чтобы выбрать кассу, нужно в первую очередь учитывать вид бизнеса — онлайн или офлайн. Если ведете бизнес в интернете, подойдет облачная касса. 

Важно! Если наряду с физическими точками продаж у вас есть интернет-магазин, вам нужно купить физическую онлайн-кассу и доступ к облачному сервису. 

Для офлайн-бизнеса важно опираться на следующие параметры: 

  • Объем номенклатуры товаров. Его важно учитывать, потому что, например, мобильные сенсорные терминалы или кнопочные кассы-калькуляторы имеют ограниченный объем памяти и для большой номенклатуры не подойдут. 

  • Проходимость точки продаж и интенсивность покупок. Этот параметр важен, потому что влияет на требования к скорости работы устройства, скорости печати чеков.

  • Необходимость часто вносить изменения в товарные позиции. В случае, если товарные позиции часто меняются и за этими изменениями должен следить кассир, следует такой фактор учесть и выбрать устройство, подходящее задаче. 

  • Потребность в статистике по продажам, в аналитике продаж, работы кассиров и отдельных торговых точек, если у вас их несколько. Интеграции с другими системами учета. Более простые варианты устройств доступ к расширенной статистике и интеграциям с системами учета могут не предоставлять. 

  • Бюджет

Рассмотрим каждый из этих пунктов применительно к видам онлайн-касс для офлайн-бизнеса, которые мы описали выше. 

Кассы

Параметры

Объем номенклатуры

Проходимость точки продаж и интенсивность покупок

Изменения в товарные позиции, корректировки

Статистика, аналитика и интеграции с другими учетными системами

Стоимость

POS-система

от 200 и выше

Большой покупательский поток, необходима высокая скорость печати чеков

Да

Позволяет получать расширенную статистику и аналитику. Проводить интеграции

от 50 000 рублей минимум

Стационарная касса с сенсорным дисплеем

от 200 и выше

Средний покупательский поток, высокая скорость печати чеков не требуется

Да

Можно получить статистику и аналитику, провести интеграции с учетными системами

от 20 000 рублей

Мобильный аппарат с сенсорным дисплеем

до 200 позиций

Низкий покупательский поток

Вносить можно, но не очень удобно

от 15 000 рублей

Кнопочная онлайн-касса

до 10 позиций или ручной ввод суммы покупки

Низкий покупательский поток

Для изменений нужна перенастройка ПО 

Нет

от 12 000 рублей

Из чего складывается стоимость использования онлайн-кассы

Расходы на онлайн-кассу можно разделить на единовременные и постоянные. 

К единовременным относятся

  • расходы на покупку самого устройства;

  • расходы на покупку дополнительных устройств: денежный ящик, весы, сканер.  

  • получение ЕЦП, регистрация и настройка устройства, обучение сотрудников.

Эти услуги, как правило, не идут в комплекте к покупке. Однако поставщики касс часто предоставляют скидку на них при покупке

Фискальный накопитель тоже покупается при установке кассы, если не идет в комплекте. Менять накопитель нужно каждые 13, 15 или 36 месяцев в зависимости от выбранного устройства. 

Постоянные расходы

  • оплата интернета — без подключения к Сети касса не работает: 

  • расходные материалы: кассовая лента;

  • техническое обслуживание по договору;

  • оплата услуг ОФД.

Где купить онлайн-кассу

Главное требование к онлайн-кассе — регистрация в системе ФНС. Поэтому покупать их следует только у авторизованных поставщиков либо у их дилеров. 

Самый выгодный вариант — взять в лизинг оборудование у банка. Когда предприниматель открывает расчетный счет и подключает эквайринг, многие банки дают в аренду устройства бесплатно либо в рассрочку без процентов.

Есть компании, которые продают онлайн-кассы под ключ. Помимо установки и настройки самого оборудования предоставят учетную систему с кассовым ПО и будут оказывать услуги в качестве оператора фискальных данных. 

Способы подключения кассы 

Разберем по шагам, что нужно для подключения кассы: 

1. Выбрать и купить-онлайн кассу, отвечающую вашим требованиям.

2. Подключить кассу и ПК (если купили не моноблок) к интернету. 

3. Выбрать оператора фискальных данных и заключить с ним договор. Список ОФД доступен на сайте ФНС. 

4. Зарегистрировать кассу в налоговой. 

Для этого нужно создать личный кабинет на сайте ФНС. Для создания ЛК потребуется цифровая подпись. После — оформить заявление на регистрацию кассы.

После проверки заявления вы получите регистрационный номер кассы — он придет в ваш личный кабинет на портале ФНС. 

5. Провести фискализацию кассы. Это необходимо сделать в течение суток после получения регистрационного номера в ФНС. 

Фискализация проводится либо с помощью ПО на компьютере, к которому подключена касса, либо в самой кассе, если она позволяет такие операции проводить. Чтобы провести фискализацию, вам потребуется:

  • регистрационный номер кассы, полученный в налоговой;

  • адрес, название и ИНН;

  • данные сотрудника, от имени которого вы подали заявления на регистрацию;

  • название выбранного ОФД и параметры подключения к нему. 

Далее остается зарегистрировать кассу в ОФД и подключить дополнительное оборудование, которое планируете использовать. 

Все эти шаги можно проделать самостоятельно или обратиться к поставщику кассы. 

Что делать, если с кассой возникли проблемы 

  • Обрыв интернет-соединения. В таком случае работа кассы будет остановлена, если соединение разорвалось в момент оформления покупки — чек выдан не будет. Нужно дождаться, пока соединение восстановится, и выдать чек покупателю. 

  • Полная остановка работы кассы. Касса перестает работать по нескольким причинам. Диапазон проблем широкий — от отключения электроэнергии и заполненности фискального накопителя до сбоя установленных параметров смены и времени. 

Вне зависимости от них с неработающей кассой продолжать деятельность продавец не может — последуют штрафы от ФНС. Поэтому в причине нужно разобраться.

Если сделать это самостоятельно не получается, нужно обратиться к поставщику кассы, с которым у вас заключен договор на техническое обслуживание. 

  • Ошибки при работе с кассой. Если в процессе работы кассира с кассой возникают ошибки, то на дисплей, как правило, выводится номер ошибки. Чтобы решить возникшую проблему, в инструкции к кассе нужно найти номер ошибки и описание шагов для ее устранения. Если описания нет или действия по инструкции не помогают, нужно обратиться к поставщику кассы. 

Какие штрафы будут, если использовать кассу неправильно 

  • Если ИП не использует онлайн-кассу, ФНС назначит штраф. Сумма штрафа — от 25% до 50% от не проведенной через кассу покупки, но не менее 10 000 рублей. 

  • Штраф на невыдачу чека покупателю для ИП составляет 2000 рублей. 

Единый штраф от 1500 до 3000 рублей за эти нарушения: 

  • использование кассы без регистрации в ФНС;

  • использование кассы без фискального накопителя;

  • применение кассы, которая не прошла фискализацию;

  • отсутствие договора с ОФД;

  • ошибки при формировании фискальных документов.

Как выбрать онлайн-кассу: кратко

  • Онлайн-касса шифрует данные о продажах и отправляет оператору фискальных данных (ОФД), который затем передает их в налоговую. 

  • С 2021 года большинство ИП обязаны использовать онлайн-кассу. 
    Некоторые предприниматели могут не устанавливать оборудование — это, например, плательщики налога на профессиональный доход или бизнес, который находится в местности без доступа в интернет. 

  • Есть несколько видов онлайн-касс — кнопочные, стационарные и мобильные с сенсором, POS-системы. 

  • POS-системы — самые дорогие. Это готовый комплекс устройств с клавиатурой, весами, терминалом, регистратором и так далее.

  • Облачная онлайн-касса подойдет для бизнеса без физических точек. В этом случае оборудование покупать не нужно, но придется ежемесячно платить деньги за лицензию.

  • Кнопочная касса-калькулятор — самый недорогой вариант. Это простая касса с небольшим объемом встроенной памяти. 

  • Когда предприниматель открывает расчетный счет и подключает эквайринг, многие банки дают устройства в бесплатную аренду либо в рассрочку без процентов.

Комментарии

1
  • Захар Кожевин

    Надо выбирать такую кассу, где в будущем можно будет провести интеграцию с сайтом и выставлять счета в мессенджер, поскольку сейчас это очень актуально.

Офис Клерка номинирован на премию Best Office Awards 2024

Объявлены проекты-номинанты премии Best Office Awards 2024. Награждение победителей премии состоится 31 мая в MTC Live Hall финале форума

Офис Клерка номинирован на премию Best Office Awards 2024

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Алексей Иванов рассказал как блог на Клерке помог компании «Мое дело» выйти из кризиса. В костюме фирмы Adidas

Стратегии монетизации контента на платформе «Клерк» с использованием вебинаров, рассылок и лит-магнитов.

Банки

Покупка жилья в кредит станет более быстрой

Чтобы застройщики быстрее получали финансирование, а участники долевого строительства тратили меньше времени на посещение банков, депутаты предложили разрешить при покупке жилья открывать эскроу-счета удаленно.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Инвестиции

Инвестиции в недвижимость: новый ЗПИФ Рентал ПРО от создателей ПНК-Рентал. IPO в конце мая – начале июня

«Можем повторить!» — сказали ребята из «А класс капитал» и решили, что пора выводить на биржу новый фонд. С названием долго не думали. Был ПНК-Рентал для всех, а будет Рентал ПРО для квалифицированных инвесторов. Был фонд с пассивным управлением, а будет фонд с активным управлением. Собрал известную информацию и свои мысли по новому фонду.

Инвестиции в недвижимость: новый ЗПИФ Рентал ПРО от создателей ПНК-Рентал. IPO в конце мая – начале июня
Мошенничество

В сервис заказа такси встроили азартные игры

Злоумышленники использовали агрегатор такси и проводили через него незаконные операции, связанные с выигрышами на ставках и в онлайн-казино.

Криптовалюта

Как и где купить криптовалюту пошаговая инструкция

Биткоин, Эфир, USDT и другие криптовалюты – отличный способ инвестировать в 2024 году. Сегодня ими пользуются не только крипотрейдеры, но и новички. Многие считают, что купить криптовалюту сложно и непонятно, поэтому отказываются от вложений. К счастью, это не так, и сегодня купить криптовалюту в России так же просто, как обменять рубли на доллары или евро!

Как и где купить криптовалюту пошаговая инструкция
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Трудовое право

Роструд назвал основные правовые особенности сезонной работы

По Трудовому кодексу есть особенности регулирования труда работников, занятых на сезонных работах.

Банки

Исламский банкинг будет интересен 90 тысячам компаний

По оценкам Сбера, к 2030 году 30% населения будут составлять мусульмане. Услуги банка, которые не противоречат нормам шариата, заинтересуют 5 млн человек.

Вопросы официального трудоустройства иностранных специалистов. Общая методичка

В рамках указанной статьи вы сможете узнать об основных этапах и нюансах, связанных с официальным трудоустройством иностранных специалистов.

Кабмин направит на поддержку Запорожской и Херсонской областей 4,4 млрд рублей

Деньги пойдут на выплату зарплат сотрудников бюджетных учреждений.

Госзакупки

Самые интересные споры по госзакупкам за 1 квартал 2024 года

ФАС привела обзор судебной практики в сфере госзакупок за 1 квартал 2024 года.

🔥 Акция «Жаркие скидки в любую погоду»! Самые горячие онлайн-курсы «Клерка» за 4 290 рублей до 20 мая

Мы предлагаем самые выгодные цены на онлайн-курсы по учету на маркетплейсах, УСН, ВЭД, финмоделированию, ФСБУ и бухгалтерии с нуля. Только до 20 мая их можно купить за 4 290 рублей!

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Инвестиции

Святой рандом мая. PIKK — акции ПИК

Продолжаю третий сезон святого рандома с покупкой российских акций. Каждый месяц я выбираю одну рандомную акцию из индекса Мосбиржи. Ну как я, делает это святой рандом, он же генератор случайных чисел. Я её потом просто покупаю. Почему? Да потому что какой смысл ручками выбирать акции, если рынок ведет себя непредсказуемо ¯\_(ツ)_/¯

Святой рандом мая. PIKK — акции ПИК
Бесплатно с Трудовые отношения

Сверхурочные в 2024 году: как оплачивать по новым правилам

Порядок оплаты сверхурочных работ закреплен в обновленной ст. 152 ТК во исполнение поручения, которое дал законодателям КС в постановлении от 27.06.2023 № 35-П. Теперь при оплате сверхурочной работы необходим принимать во внимание все компенсационные и стимулирующие выплаты.

Сверхурочные в 2024 году: как оплачивать по новым правилам
Бесплатно с Налоговые проверки

Продажа авто учредителю по цене ниже рыночной: сколько доначислят налоговики

Если организация продает самортизированные активы по низкой цене взаимозависимым лицам, ей доначислят налоги. Разбираем судебную практику.

Продажа авто учредителю по цене ниже рыночной: сколько доначислят налоговики

Что будет с интернетом, мобильной связью, Почтой России, электронными услугами, ИТ: заявления Минцифры

Максут Шадаев перед утверждением на должность министра цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ назвал основные направления работы и какие вызовы стоят перед Минцифры.

Новое приложение «Ситидрайва» удалили из App Store

Уже установленные приложения будут работать на iOS. Пользователям рекомендуют отключить функцию «Сгружать неиспользуемые».

Платись, платись большая и маленькая: независимо от размера зарплату нужно платить два раза в месяц! 💰«Ночной бухгалтер» № 1684

Даже если ваш сотрудник на неполной ставке получает зарплату размером в несколько тысяч рублей, ее нельзя платить один раз. Даже сотрудник просит. Так Роструд сказал.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Расценки на техобслуживание газового оборудования, возможно, будет устанавливать государство

Регионы предлагают ввести государственное регулирование стоимости услуг по техобслуживанию газового оборудования.

Интересные материалы

Обменники крипты: как выбрать подходящий

Сегодня купить и продать криптовалюту* в России можно несколькими способами: через криптовалютные биржи, P2P-сервисы, криптоматы и обменники, работающие онлайн и офлайн. Последний вариант позволяет проводить сделки анонимно – без отправки своих персональных данных и платежных реквизитов.

Обменники крипты: как выбрать подходящий