Кадровый учет

Пять вопросов об обработке и хранении персональных данных сотрудников

Государство тщательно следит за тем, чтобы компании соблюдали правила обработки и хранения персональных данных сотрудников. Юрист Юлия Девяткова рассказала, о чем важно помнить работодателю, чтобы не получить штраф.
Пять вопросов об обработке и хранении персональных данных сотрудников
Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру

1. Нужно ли получать у работника согласие на обработку его персональных данных

Не всегда. Когда речь идет о персональных данных, необходимых для заключения договора с сотрудником, его согласие на их обработку не нужно (п. 5 ч. 1 ст. 6 закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Работодатель имеет право запрашивать и обрабатывать информацию о сотруднике в том объеме и ситуациях, которые указаны в законе, коллективном договоре и локальных актах.

Например:

  • результаты обязательного предварительного медосмотра (ст. 69 ТК);

  • данные из документов, которые работник предъявил при заключении трудового договора (ст. 65 ТК).

Если компания продолжает вести личные карточки по форме № Т-2, то на сбор персональных данных в объеме, предусмотренном этим документом, согласие тоже не нужно.

Письменное согласие работника необходимо, когда работодатель:

Если не попросить сотрудника дать письменное согласие в этих случаях, можно получить штраф:

  • для должностных лиц — от 100 000 до 300 000 рублей;

  • для юридических лиц — от 300 000 до 700 000 рублей (ч. 2 ст. 13.11 КоАП).

Как правило, компании необходимо больше информации о сотрудниках, чем предусмотрено в законодательстве. Поэтому большинство работодателей при трудоустройстве получают у работников письменные согласия на обработку данных.

Но важно помнить: организация не имеет права собирать и хранить лишние персональные данные — например, информацию о политических и религиозных убеждениях, частной жизни и пр. Нарушение этого правила также может привести к штрафам:

  • для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей;

  • для организаций — от 60 000 до 100 000 рублей (ч. 1 ст. 13.11 КоАП).

Как заполнять трудовые книжки, кадровую документацию и формировать отчеты по сотрудникам без ошибок, расскажем на курсе профпереподготовки с дипломом «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП».

Вы научитесь вести кадровый учет, увольнять и принимать сотрудников, оформлять все виды рабочего времени, отпуска и пособия, вести воинский учет и работать в 1С:ЗУП. После обучения вы получите диплом на 256 ак. часов, который внесем в реестр Рособрнадзора ФИС ФРДО.

Сейчас вы записаться на курс можно со скидкой за 8 900 рублей вместо 32 890 рублей. Старт обучения уже 1 июня!

Записаться

Программа соответствует профстандарту «Специалист по управлению персоналом» и стандартам Министерства образования РФ.

2. Что делать, если сотрудник отозвал согласие на обработку персональных данных

Сотрудник в любой момент вправе отозвать свое согласие на обработку персональных данных. Для этого ему достаточно подать заявление в произвольной форме на имя работодателя (ч. 2 ст. 9 закона № 152-ФЗ).

Однако это не повод прекращать обработку всех персональных данных сотрудника и тем более его увольнять. Работодатель по-прежнему может обрабатывать информацию, которая необходима:

3. Как хранить документы, содержащие персональные данные работников

Работодатель должен исключить возможность неправомерного доступа третьих лиц к персональным данным работников — в том числе тем, что хранятся на материальных носителях (например, личные дела, бумажные трудовые книжки и приказы).

Для этого необходимо:

  1. Создать перечень сотрудников, которые обрабатывают персональные данные или имеют к ним доступ, и утвердить его приказом руководителя. Обычно в список входят генеральный директор, его заместители, специалисты кадровой службы, бухгалтерии, службы безопасности и юридического отдела.

  2. Составить положение о защите персональных данных, в котором будет указано, где хранится личная информация сотрудников. Организация вправе самостоятельно их определять. Например, хранить бумажные документы в сейфах или металлических несгораемых шкафах с замками, а электронные — в локальной компьютерной сети.

Работодатель вправе разместить на папках с бумажными документами гриф ограничения доступа («Персональные данные» или «Конфиденциально»), но закон не обязывает это делать.

4. Можно ли уволить сотрудника за разглашение персональных данных других работников

Да, но только если работник:

В остальных случаях уволить сотрудника за разглашение персональных данных коллег нельзя.

5. Что делать, если нужно уничтожить информацию о персональных данных сотрудников

Работодатели обязаны подтверждать уничтожение персональных данных в порядке, установленном в приказе Роскомнадзора от 28 октября 2022 г. № 179 «Об утверждении требований к подтверждению уничтожения персональных данных».

Если речь идет об ликвидации бумажных документов, составьте акт об уничтожении персональных данных. В нем должны быть указаны:

  • наименование и адрес юридического лица;

  • Ф. И. О. сотрудников, чьи персональные данные были уничтожены;

  • Ф. И. О., должности лиц, уничтоживших персональные данные работников, а также их подписи;

  • перечень категорий уничтоженных персональных данных;

  • наименования уничтоженных документов с указанием количества листов в каждом (в случае обработки персональных данных без использования средств автоматизации);

  • способ, причина и дата уничтожения персональных данных.

Если вы удаляете персональные данные из электронной информационной системы, обязательно настройте журнал регистрации событий. Тогда ваши действия будут отражены в акте и выгрузке из журнала.

Акты и выгрузки из информационных журналов хранят в течение 3 лет с момента уничтожения персональных данных.

Начать дискуссию

Бесплатно с ЕНП (единый налоговый платеж)

Какие налоги войдут в уведомление по ЕНП в июне 2024 года

Одно уведомление в июне бухгалтеры уже сдали по сроку 03.06.2024. Не позднее 25 июня нужно сдать еще одно.

Какие налоги войдут в уведомление по ЕНП в июне 2024 года

Курсы повышения
квалификации

19
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

⚡️ Итоги дня: Москва выбирает аромат для поликлиник, Metallica даст виртуальный концерт для всех, а хакер украл внутренние данные Apple

Подготовили обзор главных событий дня — 21 июня 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Пассивный доход для фрилансера: восемь проверенных идей

Фрилансеры, желающие стабилизировать свой доход и стать финансово независимыми, зачастую обращаются к поиску источников пассивного дохода. Но что делать в такой ситуации?

Пассивный доход для фрилансера: восемь проверенных идей
Лучшие спикеры, новый каждый день

Депутат предложила ввести выплату студенческого маткапитала на федеральном уровне

Опыт ряда регионов с выплатами студенческого материнского капитала заслуживает проработки на федеральном уровне, считает первый зампред комитета Госдумы по просвещению Яна Лантратова.

Медицина

Ботулизм. Чем он опасен и как его избежать

Чем опасен ботулизм, как его избежать и что делать, если избежать не получилось, рассказывает бухгалтерам гастроэнтеролог DocMed Анастасия Левитская.

Разбираемся в дебрях проекта закона, направленного на совершенствование налоговой системы

Мои заметки, похоже, вносят не ясность, а наоборот — создают ещё больше вопросов по применению проектируемого закона. Тогда давайте пройдемся по первоисточнику еще разок.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Как составить табель учета рабочего времени при вахтовом методе работы: образец

Табель учета рабочего времени — инструмент для подсчета зарплаты работника, учитывающий фактически отработанные часы. Как правильно составить табель учета рабочего времени при вахте сотрудников сроком три месяца и рассчитать зарплату и сверхурочные?

Как составить табель учета рабочего времени при вахтовом методе работы: образец

Регионы смогут вводить туристический сбор с 2025 года

Базовая ставка туристического налога составит около 65 рублей, но местные власти могут применять понижающий коэффициент в зависимости от заполняемости номеров.

В Госдуме предрекли скорое замедление инфляции и все-таки неповышение ЦБ ключевой ставки

Глава комитета Госдумы по финансовому рынку, депутат Анатолий Аксаков считает, что инфляция в России может замедлиться уже в июле.

Брокер «Синара» не может вывести юани с Мосбиржи

«Синара» временно не принимает поручения на вывод юаней с брокерских счетов клиентов. Также инвесторы не могут внести эту валюту.

Банки

Т-банк в списке крупнейших эквайеров Европы

Банк в 2023 году провел 2 млрд операций через национальные платежные системы и занял второе место в рейтинге интернет-эквайеров России.

Как будет проходить амнистия по дроблению бизнеса

Предприниматели смогут получить налоговую амнистию при условии консолидации бизнеса и отказа от применения схем дробления.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Должностная инструкция кадровика в 2024 году

Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2024 году.

Должностная инструкция кадровика в 2024 году
Бесплатно с Дробление бизнеса

Дробление бизнеса: признаки, последствия и тенденции проверок ФНС. Мини-курс с видео, конспектом и тестами

Налоговики усиливают контроль за дроблением бизнеса. Разберем признаки дробления, которые могут привлечь внимание ФНС, возможные негативные последствия признания схемы незаконной, а также современные тенденции проверок соблюдения законодательства о налогах и сборах. 

Дробление бизнеса: признаки, последствия и тенденции проверок ФНС. Мини-курс с видео, конспектом и тестами
Общество

Праздник дня. Всемирный день рукопожатий

Рукопожатие — один из самых распространенных и узнаваемых жестов приветствия с интересной историей.

Праздник дня. Всемирный день рукопожатий

Работающим пенсионерам компенсируют недополученные выплаты

Пенсии будут индексироваться дважды в год в соответствии с теми правами, которые накопились у работающих пенсионеров.

В основе налоговых изменений-2025 четыре принципа, объяснили в Госдуме

Глава комитета ГД по бюджету и налогам Андрей Макаров отметил, что по итогам обсуждения были выработаны четыре принципа, которые легли в основу правительственных законопроектов.

Бесплатно с Отпуска

Срок для выплаты отпускных с примерами. Мини-курс

Рассказываем в мини-курсе, как выплатить отпускные работнику в установленные законодательством сроки.

Срок для выплаты отпускных с примерами.  Мини-курс

Вакансии

Новые вакансии для бухгалтеров и финансистов Добавить вакансию

💭 НДФЛ с продажи имущества не изменится, но будет исключение. Принцип «кто больше зарабатывает, тот больше платит» стал концепцией, поясняет эксперт

Владельцы имущества и ценных бумаг, которые получают годовой доход свыше 50 млн рублей, будут платить НДФЛ с продажи таких активов по повышенной ставке.

Интересные материалы

ФССП передаст государству бизнес-центр «Агат» в Москве

Недвижимость принадлежит экс-совладельцу банка «Югра» Алексею Хотину, которого отправили в колонию на девять лет по делу о растрате.