Деньги под отчет: сколько можно выдать, не опасаясь претензий ФНС
Разбираемся в статье, какие суммы можно выдать под отчет подрядчикам и сотрудникам по договору ГПХ, чтобы не получить претензии ФНС.
Сергей Яровойэксперт Школы Клерка
Компаниям часто приходится выдавать денежные средства под отчет своим сотрудникам или подрядчикам, которые работают по ГПХ. При этом необходимо соблюдать ограничения установленные в локально-нормативных актах организации и в законодательстве, иначе ФНС признает выданные суммы к доходу подотчетника.
Как работник может получить подотчетные суммы
Выдача подотчетных сумм регламентируется указаниями Центробанка (№ 5587-у от 05.10.20, № 4416-у от 19.06.17).
Средства можно выдавать на основании заявления работника с резолюцией руководителя или приказа о выдаче подотчетных средств.
Если подотчет выдается по заявлению, в нем не требуется указывать сумму и срок возврата, но необходимо обозначить цель получения. Допускается оформление массового приказа для выдачи средств нескольким сотрудникам или одному сотруднику несколько раз.
Как выдать под отчет наличные и безналичные денежные средства
При выдаче наличных средств по расходному ордеру кассир должен установить личность получателя. Требовать ли при этом паспорт получателя или нет — решает кассир.
Без предъявления документа удостоверяющего личность можно перечислить подотчетные средства на карту сотрудника. При этом в платежном поручении в поле 20 «Назначение платежа кодовое» указывается вид дохода «2» и «5» очередность платежа.
Какой максимальный лимит выдачи в подотчет
Максимальный размер денежных средств передаваемых под отчет не закреплен законодательно, поэтому работодатель обязан сам установить его в коллективном договоре или в отдельном внутреннем положении.
Там же следует прописать сроки предоставления авансового отчета и возможность выдачи дополнительных средств без предоставления предыдущего отчета.
Руководитель вправе не устанавливать ограничений по сумме, или назначить их для отдельных подразделений, или в зависимости от ситуаций.
Многие спрашивают, существует ли лимит выдачи в подотчет в размере 100 тысяч рублей. Действительно существует такой лимит, но он действует только для наличных расчетов между юрлицами и ИП в рамках одного договора.
Выдача под отчет суммы свыше 100 тысяч рублей не будет нарушением, если подотчетник будет рассчитываться с разными контрагентами или по разным договорам.