Алексей Кулешов, менеджер по продукции компании PANTUM, назвал основные ошибки при выборе оргтехники и дал советы, как их избежать.
Ошибка №1. Неправильная оценка объема печати
Одной из распространенных ошибок является покупка техники, не соответствующей реальному объему задач. Так, приобретение принтера с низким уровнем производительности для компании, где ежедневно печатается несколько сотен страниц, является нерациональным.
Такое устройство будет постоянно эксплуатироваться на пределе своих возможностей, что приведет к быстрому износу деталей и увеличению расходов на обслуживание.
В отличие от бюджетных устройств, производительные принтеры для предприятий с высоким объемом печати оснащены более прочными механизмами. Они способны выдерживать интенсивную работу без частого выхода из строя элементов (роликов и барабанов), что существенно снижает затраты на их замену.
С другой стороны, приобретение мощного принтера для офиса с небольшим объемом печати также нецелесообразно. Вложения в дорогостоящую технику окажутся неоправданными из-за низкой интенсивности использования ее возможностей.
Рекомендация. Определите спектр задач и объем листов, который планируется распечатывать. К полученному результату следует прибавить примерно 20% на возможные изменения и развитие бизнеса. В таком случае выбранная техника не просто будет соответствовать потребностям компании, но и оставит задел на будущее.
Ошибка №2. Переизбыток функций в офисной технике
Нередко при покупке офисного оборудования выбор падает на устройства с наибольшим набором опций. Функции автоматической подачи документов, сортировки распечаток, возможности отложенной печати и печати с использованием идентификаторов пользователей, наличие множества кассет для бумаги различных типов, а также возможность сканирования и копирования документов — все это может быть весьма полезным в офисной среде.
Однако такое устройство стоит дороже простого принтера.
Рекомендация. Прежде, чем совершить покупку, стоит четко определить, какие именно функции необходимы для работы, и не тратить средства на лишние.
Ошибка №3. Выбор цветного устройства при отсутствии потребности в цветной печати
Покупка цветного печатного устройства может быть оправдана в том случае, если функцию цветной печати планируется использовать регулярно. Однако на практике многие компании сталкиваются с тем, что потребность в цветных документах оказывается гораздо ниже ожидаемой.
В случае с струйными принтерами, если цветная печать используется редко, картриджи простаивают и могут со временем высохнуть. В результате затраты на расходные материалы будут увеличиваться.
Лазерный цветной принтер не создает таких сложностей, как струйный. Если техника не использовалась несколько месяцев или даже полгода, то с тонером проблем не возникнет. Достаточно встряхнуть картридж, и он будет печатать так же, как и при ежедневной эксплуатации.
Рекомендация. Цветной принтер стоит дороже, чем монохромный, и занимает больше места. Поэтому перед покупкой стоит оценить, насколько часто будет использоваться это устройство и насколько рационально его приобретение. Если печать цветных документов нужна редко, лучше выбрать лазерное устройство.
Ошибка №4. Некорректный способ подключения и передачи данных
В случае крупных или средних компаний выбор оборудования для печати требует особого внимания. Например, если в офисе необходима сетевая печать, но приобретен принтер без такой функции, это может стать серьезной проблемой.
Аналогичная ситуация возникает, когда требуется беспроводная печать, а устройство поддерживает только проводное соединение через LAN-кабель. Ошибки в планировании и закупке оборудования часто приводят к подобным неудобствам.
Рекомендация. Важно учитывать, что для средних и крупных офисов предпочтительнее использовать сетевые технологии подключения, так как они обеспечивают более высокую скорость работы, особенно при сканировании или печати больших объемов документов.
Ошибка №5. Инвестиции в устаревшее оборудование
Приобретение принтеров, которые уже не производятся или являются функционально устаревшими, может обернуться финансовыми потерями. Такие устройства часто лишены поддержки со стороны производителя, а значит, найти расходные материалы для них становится проблематично.
Рекомендация. Отдавайте предпочтение моделям, выпущенным не более чем за год или два до покупки. Это гарантирует наличие расходных материалов минимум на ближайшие пять лет. Если поиск комплектующих составляет сложность, стоит отказаться от покупки устройства.
Важно быстро и легко находить оригинальные расходные материалы в достаточном количестве как на маркетплейсах, так и в специализированных магазинах.
Ошибка №6. Несоответствие стандартам российского рынка
Покупка принтеров, предназначенных для использования в других странах (например, в Азии), может привести к нежелательным последствиям. Такие устройства могут иметь специфические требования к расходным материалам, которые не соответствуют стандартам российского рынка.
Рекомендация. Выбирайте принтеры, адаптированные для работы в России и обеспечивающие бесперебойную замену картриджей. Избегайте моделей, требующих изменения программного обеспечения или прошивки для совместимости с расходными материалами, предназначенными для других регионов.
Ошибка №7. Недооценка важности гарантийных и сервисных обязательств
Зачастую покупатели уделяют недостаточно внимания условиям гарантии и возможностям сервисного обслуживания, что может стать проблемой в случае возникновения неисправностей. Особенно это важно для большого офиса, где устройства используются регулярно. Поломка и долгий ремонт могут приостановить работу или принести определенные трудности.
Рекомендация. Тщательно изучите условия гарантийного обслуживания и возможности технической поддержки от производителя. Это даст уверенность в том, что при необходимости вы сможете быстро получить квалифицированную помощь.
Резюме
Выбор офисной техники имеет решающее значение для бесперебойной работы любого рабочего пространства. При приобретении принтера или МФУ (многофункционального устройства) с функцией сканера и копира необходимо учитывать потребности компании и ключевые параметры печатных устройств.
Неправильный выбор может привести к тому, что техника выйдет из строя раньше времени, либо вложенные средства не окупятся ожидаемым образом.
Эксклюзивные материалы, актуальные комментарии и ответы экспертов в Telegram-канале Клерк.Премиум.
Начать дискуссию