Евгения Михайловаэксперт Школы Клерка
Как оформить выплату
Если сотрудник отправился в командировку на личном автомобиле, то порядок компенсации расходов и их налоговый учет зависят от оформления.
Чтобы выплаты были законными, с сотрудником стоит заключить письменное соглашение (это может быть пункт в трудовом договоре или отдельный документ), так как это требование ст. 188 ТК.
В документе необходимо разделить фиксированную компенсацию за факт использования автомобиля и возмещение фактических расходов (парковка, платные дороги и ГСМ).
Не выбирайте между удобной поддержкой и обучением — получите всё сразу.
Подписка «Система + Школа»📚 открывает полный доступ к рабочему столу и профессиональным курсам. Удобно для тех, кто хочет работать быстрее, закрывать задачи увереннее и сразу повышать квалификацию.
Новые тарифы для максимальной выгоды!
Сейчас подписка доступна со скидкой 39%🔥
23 475 ₽ — 14 400 ₽ за 6 месяцев.
Ваша экономия —
9 075 ₽.
Как учитывать компенсацию в целях налога на прибыль
Для целей налога на прибыль в расходах учитывают фиксированную компенсацию только в пределах лимита (установлены постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92):
2 400 руб. в месяц — для легковых автомобилей с двигателем до 2 тыс. см³ включительно,
3 000 руб. — для автомобилей с двигателем свыше 2 тыс. см³,
1 200 рублей — для мотоциклов.
Лимиты относятся именно к компенсации за использование имущества. Расходы на топливо учитывают отдельно.
Фактические затраты на ГСМ учитывают в расходах полностью, если они документально подтверждены и экономически обоснованы. Для учета нужны чеки с АЗС и путевой лист (или другой документ с фиксацией маршрута, пробега и служебного характера поездки), а также расчет расхода топлива исходя из пройденного километража и внутренних норм.
Облагается ли компенсация НДФЛ и страховыми взносами
Фиксированная компенсация и возмещение расходов на ГСМ не облагается НДФЛ и страховыми взносами по п. 1 ст. 217 НК и пп. 2 п. 1 ст. 422 НК при условии полного документального подтверждения.
К обязательным документам относятся:
соглашение об использовании личного авто;
путевой лист;
чеки на топливо;
копия документа, который подтверждает право собственности сотрудника на автомобиль (СТС/ПТС).
Если размер компенсации явно несоразмерен реальному использованию автомобиля и не подкреплен расчетами, ФНС может расценить ее как скрытый доход и доначислить налоги и штрафы.