Ошибки в декларации в 2026 году: когда ИФНС не примет вашу отчетность

Спойлер: полный перечень оснований для отказа в приеме отчетности закреплен в п. 19 Административного регламента ФНС (утв. приказом от 08.07.2019 № ММВ-7-19/343). Хотя бы одна из них может стать основанием для отказа. Стоит ли терять время, если можно сразу проверить декларацию по всем основаниям?

Допустим, вы можете представлять декларацию на приеме или направить по почте. Для бумажных деклараций актуальны следующие причины для отказа:

1. Отчет подается не в ту инспекцию. Всегда проверяйте код ИФНС перед отправкой.

2. Декларация подана не по установленной форме, в т. ч. устаревшей.

3. Нет подписи. На бумаге обязательно должна стоять подпись руководителя (или ИП), либо представителя по доверенности (тогда нужна еще и доверенность с соответствующим полномочием).

4. Отсутствуют обязательные реквизиты. Например, полное название организации, ИНН, для ИП — Ф. И. О.

5. При подаче не представлен документ, удостоверяющий личность.

6. Нет доверенности у представителя. Если декларацию сдает или отправляет почтой представитель, у него должна быть доверенность, без доверенности может представлять декларацию гендиректор или сам ИП.

7. Подпись поставил «недействительный» руководитель. Документ не примут, даже если подпись есть, но подписант лишен полномочий. Например:

• руководитель дисквалифицирован, а ИП лишен права вести бизнес;

• руководитель (ИП) снят с учета в связи со смертью;

• есть вступивший в силу акт суда о том, что руководитель отказался от участия в компании, либо признан недееспособным, безвестно отсутствующим или умершим;

• в ЕГРЮЛ есть отметка о недостоверности сведений о директоре и т. п.

При отправке по ТКС причины для отказа те же, что и на бумаге, но есть особенности:

1. Проверяют не форму, а формат. Отказ последует, если файл сдан по неверному XML-формату. На всякий случай: сдавать декларацию через интернет-сервис «Электронные заказные письма» Почты России нельзя, этот способ не позволяет подписать файл нужным образом (письмо ФНС от 03.09.2025 № АБ-4-19/8039).

2. УКЭП должна быть корректной, т. е. данные владельца сертификата должны совпадать с данными подписанта на титульном листе. Если отчет подписывает представитель, копию доверенности нужно приложить к файлу, а электронную доверенность направить в инспекцию до начала документооборота. При отправке через ЛК налогоплательщика физлицу достаточно усиленной неквалифицированной подписи.

Также отказ придет, если есть ошибки в суммах в РСВ, т. е. если суммы выплат, базы по взносам (включая доп. тарифы) по каждому сотруднику в сумме не сходятся с итоговыми показателями по всему плательщику и (или) указаны недостоверные персональные данные в РСВ. Опечатка в Ф. И. О., неверный СНИЛС или ИНН сотрудника — и есть все основания для отказа в приеме.

Часто бухгалтеры боятся, что декларацию не примут из-за ошибки в КПП или ОКТМО. Это не основание для отказа, если иных нарушений нет, инспекция обязана принять такой отчет (см. также письма Минфина от 04.07.2013 № 03-02-07/1/25589, ФНС от 18.04.2014 № ПА-4-6/7440). 

Правда, на практике электронную декларацию могут отклонить на этапе первичного контроля, если неверный КПП указан в имени файла — в таком случае просто исправьте имя файла и отправьте отчет повторно. Если же ошибка в КПП или ОКТМО внутри самой декларации, налоговая ее примет, но позже может прислать требование о даче пояснений.