Рынок ЭДО, кажется, застрял

Технологии для полного перехода на электронный документооборот уже есть. Но бизнесу мешают контрагенты без ЭДО, привязка подписи к рабочему месту и нежелание сотрудников менять привычные процессы.

Только 10% российских компаний полностью отказались от бумажного документооборота. Такие данные получил сервис «Моё дело» по итогам опроса 2,2 тыс. представителей малого и среднего бизнеса из разных регионов России.

При этом электронные документы и цифровую подпись уже используют 73% предпринимателей. Получается, ЭДО проник почти повсеместно, но в большинстве компаний он существует параллельно с бумагой.

Чаще всего на бумаге оформляют:

• акты выполненных работ — 63% компаний;

• договоры — 45%;

• кадровые документы — 43%.

Обычно компания сначала переводит в электронный вид тот участок, где можно быстрее всего сэкономить деньги и время. Остальные документы продолжают печатать, подписывать вручную и хранить в шкафах.

В результате появляется не единый электронный документооборот, а несколько автоматизированных участков внутри старой бумажной системы.

Главным препятствием для полного перехода 38% участников опроса назвали отсутствие ЭДО у контрагентов.

Компания может автоматизировать внутренние процессы, купить сервис и выпустить электронные подписи сотрудникам. Но если поставщики и клиенты по-прежнему просят бумажные договоры и акты, второй контур приходится сохранять.

Для полного перехода недостаточно цифровизировать одну компанию — электронным должен стать весь обмен документами между участниками сделки.

Еще 33% предпринимателей останавливает необходимость использовать физический токен и оборудованное рабочее место.

С этой проблемой сталкиваются уже после подключения ЭДО. Документ подготовлен, согласован и отправлен руководителю, но подписать его невозможно, пока руководитель не вернется в офис или не получит доступ к нужному компьютеру.

У 35% пользователей ЭДО документы периодически «зависают» именно из-за отсутствия руководителя. При этом 45% опрошенных хотят подписывать их без привязки к рабочему месту, а 40% — с телефона.

Документы одной компании могут одновременно находиться в бухгалтерской программе, ERP, CRM, системе электронного документооборота, файловом хранилище и сервисе оператора ЭДО.

Если между этими системами нет нормальной интеграции, сотрудникам приходится переносить данные вручную, загружать файлы и проверять, совпадают ли версии документов.

Поэтому рынок ЭДО уже не испытывает дефицита самих технологий. Главная проблема — связать существующие системы компании в единый процесс.

Еще 30% респондентов рассказали, что переходу мешает сопротивление сотрудников.

Люди привыкли распечатывать документы, собирать подписи и раскладывать оригиналы по папкам. Четверть опрошенных сомневается в юридической силе электронных документов, столько же опасается технических сбоев и утечек данных.

Одной установки программы здесь недостаточно. Компании приходится менять внутренние регламенты, распределять ответственность и обучать сотрудников.

На рынке есть как готовые сервисы, которые можно быстро подключить, так и платформы для глубокой настройки под процессы конкретной компании.

Чем сложнее бизнес, тем труднее выбор. Готовое решение может не учитывать все внутренние процессы, а кастомизация требует времени, денег и участия интеграторов.

Пока компания сравнивает варианты и готовит техническое задание, бумажный документооборот продолжает работать еще несколько лет.

Следующий этап развития рынка ЭДО связан уже не столько с появлением новых программ, сколько с услугами внедрения.

Бизнесу нужны специалисты, которые смогут:

• описать существующие процессы;

• определить, какие документы можно перевести в электронный вид;

• связать ЭДО с учетными и корпоративными системами;

• настроить мобильное подписание;

• обучить сотрудников;

• отказаться от бумажных дублей.

Регулирование также постепенно переводит отдельные документы в электронный формат, но пока не формирует единого цифрового контура. Поэтому компании автоматизируют отдельные участки, а не весь жизненный цикл документа.