Как оформить передачу топливной карты сотруднику

Если по договору с топливной компанией компания покупает все топливо по картам, а поставщик выставляет компании УПД на весь объем, то получение части топлива для личных нужд могут расценить как возмездную передачу товара. Даже если компания яне получает наценки, а сотрудник компенсирует закупочную стоимость, это будет считаться реализацией по п. 1 ст. 39 НК.

Если из договора и фактических обстоятельств видно, что компания не продает топливо сотруднику, а только предоставляет возможность совершить заправку через корпоративную систему и компенсировать расходы, то операцию можно рассматривать как возмещение расходов работодателя. 

Для компенсации с сотрудником стоит заключить отдельное письменное соглашение. В нем четко прописывают возможность использования карты исключительно этим сотрудником, максимальный объем или денежный лимит личных заправок, порядок подтверждения каждой операции, а также алгоритм добровольного удержания задолженности из заработной платы.

Оформить передачу карты можно актом приема-передачи или записью в журнале выдачи топливных карт. Дальше нужно убедиться, что все заправки личного характера документально подтверждены (например, путевыми листами).

При реализации нужно начислить НДС, а при компенсации — нет. С НДФЛ и страховыми взносами аналогично — при реализации стоимость топлива признается доходом в натуральной форме, а при компенсации доход будет отсутствовать.